Guru, z siedzibą w Filadelfii, to niewielka, ale szybko rozwijająca się firma technologiczna, która ma szerokie grono klientów, w tym między innymi Square, Buzzfeed i Zoom.

Zapewnienie spójności działań zespołów ds. sprzedaży i marketingu

Julia Bersin jest starszym menedżerem ds. marketingu w zespole ds. marketingu wzrostu i odpowiada za tworzenie programów marketingu przychodzącego, takich jak kampanie generowania popytu, wydarzenia terenowe i inne. Wszystkie te działania wymagają ścisłej koordynacji i uzgodnień z zespołem ds. rozwoju sprzedaży, aby działania marketingowe przyciągały odpowiednie osoby i umożliwiały przekazywanie wartościowych leadów do zespołu sprzedaży.

Chociaż zespół Julii ma siedzibę w San Francisco, Julia ściśle współpracuje z Daltonem Gilgorem, który kieruje zespołem ds. rozwoju sprzedaży z centrali w Filadelfii. Często przed wydarzeniem terenowym lub webinarium wspólnie opracowują strategię, aby określić grupę docelową, a następnie ściśle współpracują w trakcie kampanii i po jej zakończeniu, aby zapewnić podjęcie działań następczych w odniesieniu do każdego wartościowego leadu, uzyskując w ten sposób jak najwyższy zwrot z inwestycji z każdego działania marketingowego.

Chociaż Julia i Dalton korzystają z Zooma i Slacka do komunikacji, trudno było im skutecznie współpracować przy większych projektach – zwłaszcza ze względu na odległość geograficzną i różnicę stref czasowych. Potrzebowali rozwiązania, które pozwoliłoby wszystkim utrzymać pracę na właściwych torach i dotrzymać terminów.

Bez narzędzia do zarządzania projektami w jednym miejscu zespoły ds. marketingu wzrostowego i rozwoju sprzedaży:

• Spędzały kilka godzin tygodniowo na spotkaniach poświęconych aktualizacjom statusu, ponieważ projekty były rozproszone między zespoły i lokalizacje – nie miały wglądu w pracę wykonywaną przez każdy zespół, a informacje były rozproszone.

• Szczegóły wymykały się spod kontroli, ponieważ wiadomości na Slacku nie były przekładalne na konkretne działania, trudno było je śledzić i nie było jasne, za co każda osoba była odpowiedzialna.

Wiedzieli, że musi istnieć lepszy sposób monitorowania projektów i utrzymywania koordynacji działań, nawet w przypadku różnych zespołów i lokalizacji po obu wybrzeżach.

Eliminowanie silosów geograficznych i organizacyjnych

Poszukując narzędzia do zarządzania projektami, które mogłoby połączyć oba zespoły, zespoły ds. sprzedaży i marketingu wiedziały, że potrzebują produktu, który pomoże im określić zakresy odpowiedzialności, wyznaczyć jasne terminy i w prosty sposób aktualizować plany projektów. Chcieli również narzędzia, które mogłoby stać się ich centralnym repozytorium prac w toku i które byłoby zintegrowane z aplikacją Slack. Wtedy właśnie zdecydowali się wypróbować Asanę.

Na szczęście nie musieli daleko szukać. Zespół marketingowy korzystał już z Asany, zanim firma zdecydowała się wdrożyć tę platformę dla wszystkich. Ponieważ Asana była już im dostępna, Julia i zespół ds. marketingu zaczęli dodawać zespół ds. sprzedaży do Asany w ramach projektów międzyfunkcyjnych, takich jak webinary. Gdy wszyscy interesariusze znaleźli się na tej samej platformie, współpraca między zespołami sprzedaży i marketingu za pośrednictwem Asany rozwijała się w naturalny sposób, umożliwiając każdemu zespołowi bycie na bieżąco z postępami projektu w czasie rzeczywistym.

Dzięki Asanie ściślej ze sobą współpracujemy. Gdy mamy jakiś projekt, wszyscy nad nim pracują. To nie tak, że Dalton ma swój własny projekt o tym samym celu. Po prostu czujemy, że jesteśmy razem w tym wszystkim.

Julia Bersin, kierownik ds. generowania popytu

Teraz, gdy oba zespoły korzystają z Asany, pełni ona rolę jednego źródła wiedzy dla wszystkich projektów realizowanych wspólnie przez zespoły sprzedaży i marketingu. Zamiast uczestniczyć w spotkaniach statusowych na Zoomie kilka razy w tygodniu, każdy może w dowolnym momencie sprawdzić, kto nad czym pracuje. Odpowiedzialność jest jasno określona i każdy wie, za które elementy projektu odpowiada, a za które odpowiadają inni. Taka przejrzystość eliminuje niejasności, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na pracy, zamiast sprawdzać, kto i za co jest odpowiedzialny, rozwiązywać problemy wynikające z braku komunikacji lub wykonywać tę samą pracę dwa razy.

Usprawnianie procesów w celu uzyskania lepszych wyników

Kiedy Julia i Dalton współpracują ze sobą, mogą wspólnie opracowywać strategię kampanii inboundowej, takiej jak webinar lub wydarzenie terenowe, i umieścić cały projekt w Asanie, korzystając z jednego z ich wstępnie przygotowanych szablonów niestandardowych. Wszystkie aspekty projektu – od planowania i realizacji wydarzenia po końcowe działania związane z kontaktowaniem się z potencjalnymi klientami – znajdują się w tym samym projekcie w Asanie.

Ponadto, dzięki bibliotece szablonów, którą oba zespoły wspólnie stworzyły, jeśli nowy pracownik działu marketingu rozpoczyna webinar lub wydarzenie, nie musi tworzyć planu projektu od zera – może skorzystać z jednego z szablonów i rozpocząć pracę, dokładnie wiedząc, jakie kroki podjąć i kogo zaangażować. Proces jest nie tylko szybszy i bardziej usprawniony, ale także zapewnia, że nic nie umknie uwadze, ponieważ uwzględnione są w nim nawet najdrobniejsze szczegóły.

Dzięki temu, że Asana pozwala nam zaoszczędzić czas, możemy realizować więcej projektów, finalizować więcej transakcji, organizować świetne wydarzenia marketingowe oraz zapewniać pozytywne doświadczenia obecnym i potencjalnym klientom. Wszystko sprowadza się do tego, aby zyskać czas na wykonywanie zadań, które są ważniejsze dla naszej firmy i naszych klientów.

Dalton Gilgor, menedżer ds. rozwoju relacji z klientami

W przypadku Guru Asana zatarła granice między działami, dzięki czemu każdy projekt jest w mniejszym stopniu grą o sumie zerowej, a w większym prawdziwym wysiłkiem zespołowym. Nawet jeśli dana osoba nie jest mocno zaangażowana w projekt, ma do niego dostęp, może zobaczyć, kto w nim uczestniczy, i jest bardziej świadoma ważnych inicjatyw realizowanych w całej firmie Guru. Ostatecznie pozwala to Julii i Daltonowi nadal tworzyć skuteczne inicjatywy w zakresie inbound marketingu, aby rozwijać Guru i umożliwiać zespołom na całym świecie znajdowanie informacji potrzebnych do wykonywania ich pracy.