Statusrapport

Denk aan de laatste keer dat je de status van een project hebt opgezocht. Je moest waarschijnlijk handmatig informatie uit verschillende bronnen halen, zoals spreadsheets, e-mailthreads en projectpartners, en deze vervolgens in een lange e-mail verzenden in de hoop dat je belangrijkste belanghebbenden deze zouden lezen.

Om effectief te zijn, moet een statusrapport eenvoudig samen te stellen en snel te verteren zijn, zodat projectteamleden en belanghebbenden snel kunnen zien wat er op schema ligt, wat er geblokkeerd is en wat er nog moet gebeuren. Dat is waar de statusrapportsjablonen van Asana kunnen helpen. Met vooraf ingevulde secties zoals projectstatus, samenvatting, prestaties en blokkades, kunnen je belanghebbenden snel belangrijke projectinformatie verzamelen. En omdat het rapport rechtstreeks verbonden is met het werk van je team in Asana, kun je tijdrovende gegevensverzameling overslaan. Zeg vaarwel tegen de handmatige status-e-mail en hallo tegen een nieuwe manier van werken. 

Wat is een projectstatusrapport?

Een projectstatusrapport is een tijdig document dat updates geeft over de voortgang van een project. Statusrapporten geven je team en de belangrijkste belanghebbenden een overzicht op hoog niveau van de voortgang van het project, zodat ze snel kunnen zien wat er op schema ligt, wat er achterloopt en wat er op de planning staat. Ze markeren ook aankomende blokkades en projectrisico's, zodat je kunt bijsturen om het project op schema te houden en scope creep te voorkomen. 

Projectstatusrapporten worden meestal wekelijks of maandelijks verzonden en houden iedereen op de hoogte, zodat je minder tijd hoeft te besteden aan het verzenden van statusupdates en meer tijd kunt besteden aan het uitvoeren van werk met een hoge impact. 

Wat is een statusrapportsjabloon?

Een statusrapportsjabloon is een sjabloonversie van een projectstatusrapport. Het fungeert als een raamwerk voor je statusupdates en schetst de belangrijkste secties en informatie die elk statusrapport moet bevatten. Aangezien de secties vooraf zijn ingevuld in het statusrapportsjabloon, hoef je ze alleen maar in te vullen en naar je projectteam te sturen. 

Zoek een statusrapportsjabloon dat is ingebouwd in een groter werkbeheerplatform, zoals Asana. Op die manier zijn statusupdates rechtstreeks verbonden met het werk dat je team doet, wat betekent dat je gegevens uit elk project of team kunt halen zonder tussen apps te schakelen. In plaats van handmatig informatie op te sporen of nummers uit verschillende bronnen te halen, kun je met projectstatusrapportsjablonen je informatie centraliseren en iedereen op één plek op de hoogte houden.

Wat moet je opnemen in een statusrapportsjabloon? 

De sleutel tot het schrijven van een effectief voortgangsrapport is het efficiënt samenvatten van de voortgang van het project, recente prestaties, aankomende blokkades en volgende stappen. Een beknopte statusupdate houdt de belangrijkste belanghebbenden en projectteamleden op de hoogte en biedt in één oogopslag alle informatie die ze nodig hebben.

Gelukkig zijn statusrapportsjablonen in Asana vooraf ingevuld met secties die het gemakkelijk maken om belangrijke projectinformatie te markeren. Wanneer je een statusupdate voor je project maakt, wordt het rapport vooraf ingevuld met secties voor:

• De naam van het rapport, die een samenvatting moet geven van het project waarover je rapporteert en alle informatie met betrekking tot de specifieke update, zoals de datums waarop het statusrapport betrekking heeft.

• Specifieke projectdetails, zoals de projectnaam, projectmanager, projecttijdlijn en de prioriteit van het project. 

• Een statustag die de gezondheid van het project aangeeft, zoals op schema, risico of niet op schema. 

• Huidig status van het project, met een overzicht van de voortgang van het project tot nu toe.

• Specifieke prestaties die het team heeft bereikt sinds de laatste update, zoals projectmijlpalen die ze hebben bereikt of statistieken die je wilt benadrukken.

• Huidige projectblokkades die de voortgang van het project vertragen, evenals eventuele toekomstige blokkades die je proactief wilt aanpakken.

• De volgende stappen die jij en je team zullen nemen na de statusupdate.

Bovendien kun je de sectie 'hoogtepunten' van het statusrapport gebruiken om de prestaties van het team te laten zien die sinds je laatste update zijn voltooid, zoals mijlpalen, taken of goedkeuringen. Aangezien het statusrapportsjabloon cijfers rechtstreeks uit Asana haalt, is het een gemakkelijke manier om belanghebbenden op de hoogte te houden zonder handmatig gegevens te hoeven ophalen.  

De voordelen van statusrapportsjablonen

Statusrapporten houden teamleden en cross-functional belanghebbenden op de hoogte van en afgestemd op de voortgang van het project. Door een statusrapportsjabloon in Asana te gebruiken, kun je het werk dat je team doet rechtstreeks koppelen aan je statusupdates, waardoor handmatige gegevensverzameling wordt verminderd en snel inzicht wordt geboden in de voortgang die je boekt in de richting van projectdoelen.  

Met het statusrapportsjabloon van Asana kun je:

• Snel de projectstatus communiceren aan teamleden en belangrijke belanghebbenden. 

• Realtime inzicht bieden in wat er op schema ligt en wat aandacht nodig heeft. 

• De status van het project op hoog niveau samenvatten, waardoor onnodige communicatie wordt verminderd en iedereen hoogtepunten en belangrijke statistieken krijgt. 

• De gezondheid van het project bijhouden en ervoor zorgen dat je hele Team zeker weet hoe het project vordert. 

• Proactief obstakels opsporen en oplossen, zodat je project op schema blijft en je projectdeadlines haalt. 

• Je statusupdates rechtstreeks koppelt aan waar het werk gebeurt, waardoor het schakelen tussen apps en het handmatig verzamelen van gegevens wordt verminderd. 

• Profiteer van portfolio's om de voortgang van je team in meerdere projecten bij te houden.

• Je team op één lijn te houden door de volgende stappen en actiepunten te delen. 

• Beperk onproductieve statusvergaderingen en e-mails. 

Functies en apps om te gebruiken met het statusrapportsjabloon van Asana

De gemiddelde kenniswerker schakelt tussen negen apps per dag - en al dat heen en weer schakelen leidt tot afleiding en lagere productiviteit. Dat is waar onze integraties en apps van pas komen. Door gebruik te maken van functies waarmee je projectgegevens op één plek kunt bijhouden en apps zoals Google Drive kunt synchroniseren, kun je een gecentraliseerd registratiesysteem maken voor al je projectwerk in Asana.

Geïntegreerde functies

1. Rapporten. Rapporteren in Asana vertaalt projectgegevens in visuele grafieken en begrijpelijke diagrammen. Door op de plek waar het werk zich bevindt te rapporteren over werk, kun je dubbel werk verminderen en hoef je minder tussen apps te switchen. En omdat al het werk van je team al in Asana zit, kun je gegevens uit elk project of team halen om op één plek een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er gebeurt.

2. Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel. 

3. Goedkeuringen. Soms moet je niet alleen een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet. 

4. Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte. 

Aanbevolen apps

1. Dropbox. Voeg bestanden rechtstreeks aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandenkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

2. Box. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Box-bestandkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

3. Google Werkplaats. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Google Werkplaats-bestandenkiezer, die geïntegreerd is in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

4. OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

Veelgestelde vragen