PR-plansjabloon

Public relations bouwt bewustzijn en vertrouwen op bij je publiek. Daarom is het zo belangrijk dat je PR consistent en georganiseerd is, anders kom je in het beste geval rommelig en in het slechtste geval ronduit chaotisch over. Maar hoe krijg je dit niveau van consistentie voor elkaar in een grote organisatie waar je "veel koks in de keuken" hebt? Antwoord: door een stap-voor-stap handleiding op te stellen voor je PR-planningsproces - ook wel bekend als een PR-plansjabloon.

Wat is een PR-plansjabloon?

Een PR-plansjabloon is een opgeslagen schets van je PR-planningsproces. Dit sjabloon dient als een stap-voor-stap gids, waarmee iedereen in je team een PR-plan kan maken en opbouwen waarbij niets door de mand valt. 

Zie je PR-plansjabloon als een actieplan voor alles wat je moet doen om een succesvolle PR-campagne te voeren. Door je PR-plan uit te werken als een sjabloon, zorg je ervoor dat elk mediaplan belangrijke details bevat, zoals een media-embargoplan, de publicaties en journalisten die je benadert, en meer. 

Waarom een PR-plansjabloon gebruiken?

PR-inspanningen zijn vaak cross-functional. Terwijl jij (als degene die verantwoordelijk is voor PR) de leiding hebt over het opbouwen van mediarelaties en het samenstellen van een communicatieplan, vertrouw je waarschijnlijk op andere teams om te helpen bij het proces. Vaak omvat dit coördinatie met de marketingstrategie en het plan van je bedrijf om contentmarketing te timen met je PR-campagne. Of misschien moet je samenwerken met je productteam om technische specificaties te verifiëren. Voor welk bedrijf je ook werkt, PR-werk doe je zelden alleen.

En de stappen in het PR-proces zijn vaak kritisch. Zo zou je bijvoorbeeld alle persberichten door het juridische team willen laten lopen, of een inhoudembargo instellen dat om 6 uur 's ochtends afloopt. Door al deze kleine, maar essentiële details op één plaats bij te houden, kun je ervoor zorgen dat ze niet worden vergeten, ongeacht wie de PR-campagne leidt.

Daarom is het zo belangrijk om een rotsvast proces te hebben. Als je een PR-plansjabloon gebruikt kun je de verschillende afdelingen beter op elkaar afstemmen en er tegelijkertijd voor zorgen dat elke kritische stap wordt meegenomen. Als je je PR-plansjabloon uitwerkt in een werkbeheerplatform, kun je ook direct verbinding maken met teams en in vogelvlucht zien wat er wanneer gebeurt. Zo kun je bijhouden of er stukken worden overgeslagen.

Wat moet je opnemen in je PR-plansjabloon

Je PR-plansjabloon moet de specifieke behoeften van je team omvatten. Als je het maakt, begin dan met de onderstaande onderdelen - en pas je sjabloon aan zodat het bij je team past.

• Middelen: Neem alle informatie op die je al hebt verzameld over je doelgroep, marktonderzoek en PR-strategie. Dit doet twee dingen: het geeft gemakkelijk toegang tot documenten die je tijdens je PR-campagne nodig hebt, en het laat zien hoe dit plan aansluit op grotere PR-doelen en -initiatieven..

• Verantwoordelijke: Wijs relevante secties en taken toe aan specifieke teamleden, zodat belanghebbenden weten wie verantwoordelijk is voor specifieke actiepunten. Dit helpt belanghebbenden om vragen naar de juiste mensen te sturen, zodat ze sneller antwoorden krijgen.

• Mediakanalen: Vermeld alle platforms die je benadert voor outreach. Hieronder vallen waarschijnlijk traditionele publicaties, maar je kunt ook verder gaan dan dat. Voer je een sociale media campagne? Neem influencers op. Maak je contact met marketingcommunicatieteams bij andere bedrijven? Vermeld ze hier ook. 

• Rapporten: Het laatste stuk van je PR-plansjabloon moet laten zien hoe je succes gaat meten. Wees specifiek - ben je op zoek naar ranglijsten, prijzen, of korte-termijn-hobbels? Elk doel is anders, en vereist daarom verschillende soorten rapportage.

Hoe gebruik je een PR-plansjabloon?

Je PR-plansjabloon is meer dan een schets. Het is een levend document dat je bedrijf beschermt tegen kritieke fouten in de publieke belangstelling. In die zin is het grootste en belangrijkste gebruik van je sjabloon dat het fungeert als een stap-voor-stap handleiding voor het PR-proces van je bedrijf.

Afhankelijk van je specifieke situatie kunnen deze stappen bestaan uit:

• Contact opnemen met klanten vóór een uitgave om offertes te bevestigen.

• Zo nodig doorlichten met het juridische of uitvoerende team.

• Journalisten benaderen voor mediaplaatsingen.

• Coördinatie van een media-embargo op al het nieuws, zodat belangrijke nieuwswaardige informatie op het juiste moment naar buiten komt.

• Een persberichtsjabloon gebruiken om kernboodschappen voor nieuwe aankondigingen op te stellen.

• Je plan zo nodig tot op de minuut timen om ervoor te zorgen dat je de juiste details deelt, met de juiste mensen, op het juiste moment.

• Vervolgvragen doorsturen naar de juiste leidinggevenden na grote aankondigingen.

• Metriek verzamelen om de algemene respons op een campagne te analyseren. 

Of je nu nieuw bent in PR of een doorgewinterde professional, je PR-plansjabloon zal je helpen de best mogelijke PR-campagne te produceren, elke keer weer.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafdiagram. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat ze ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen nemen. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren 

Aanbevolen apps

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Canva. Met de integratie tussen Canva en Asana kun je heel makkelijk prachtige Canva-ontwerpen insluiten om je Asana-projecten tot leven te brengen. Van diapresentaties, sociale media en wireframes tot video's, met de Canva-integratie kun al je ideeën en ontwerpen op één plek consolideren zodat je naadloos kunt communiceren en samenwerken..

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Box. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Box-bestandkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen