Persberichten: opvallende verhalen publiceren (met sjabloon)

Mediaberichtgeving is een uitstekende vorm van promotie, omdat mensen, zelfs met een eersteklas marketingstrategie, waarde vinden in meningen van derden. Een advertentie voor een nieuw restaurant kan je aandacht trekken, maar er is geen manier om te weten of het restaurant eerlijk is over de kwaliteit. Als je echter een lovende recensie over het restaurant in een tijdschrift leest, kan je perspectief veranderen. Met een vertrouwde aanbeveling van derden voel je je zekerder bij je keuze.

Wanneer je een opvallend persbericht stuurt, promoten journalisten het in de media, wat je bedrijf waardevolle, vertrouwde publiciteit geeft. In dit artikel leggen we uit hoe je een sterk persbericht schrijft, zodat je opgemerkt wordt door de media en je bereik vergroot.

Waarvoor wordt een persbericht gebruikt?

Persberichten zijn verhalen die bedrijfsnieuws aankondigen aan een relevante groep medialeden. Bedrijven en public relations-teams schrijven vaak persberichten om het volgende aan te kondigen:

• Productlanceringen of -updates

• Fusies of nieuwe partnerschappen

• Het veiligstellen van bedrijfsfinanciering

• Nieuwe leidinggevenden of bestuursleden

Het doel van het schrijven en verspreiden van persberichten is om medewerkers van de media ertoe te brengen ze te delen, zodat je bedrijf publiciteit krijgt buiten de marketinginspanningen om.

Wie is verantwoordelijk voor het schrijven van persberichten?

Je bedrijf heeft misschien een public relations-team dat je persberichten schrijft en verspreidt. Als je geen PR-team hebt, kun je je persbericht syndiceren via een service die het vervolgens naar verslaggevers, journalisten, bloggers, influencers en nieuwskanalen stuurt. Omdat de media elke week honderden persberichten kunnen ontvangen, is het van cruciaal belang dat je persbericht opvalt.

Om je persbericht te laten opvallen, moet je:

• Een sterke invalshoek voor je publiek kiezen

• Een geweldige kop en lead schrijven

• Houd je aan het juiste formaat

Het belangrijkste is dat je persbericht opvalt door iets interessants te kiezen om over te schrijven. De media willen niet lezen over wat er gebeurt tijdens je wekelijkse teamvergaderingen. Overweeg in plaats daarvan een persbericht te schrijven wanneer er iets nieuws en opmerkelijks gebeurt.

Wat zijn de 10 onderdelen van een persbericht?

Persberichten hebben een specifieke indeling. Dit maakt het voor de pers gemakkelijk om snel door de tekst te bladeren en de informatie te krijgen die ze nodig hebben. Een effectief persbericht moet de juiste indeling hebben en tegelijkertijd de lezer boeien.

Een persbericht omvat doorgaans: 

1. Logo: Geef je bedrijfslogo bovenaan het persbericht weer, zodat journalisten weten wie het document heeft verzonden.

2. Contactgegevens: volg je logo op met je contactgegevens, inclusief je naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer.

3. Datum van publicatie: De datum van publicatie voor een persbericht is meestal 'voor onmiddellijke publicatie'. Dit betekent dat iedereen in de media het persbericht kan delen zodra je het openbaar hebt gemaakt. Als het persbericht onder een nieuwsembargo valt, is het belangrijk om dat hier te verduidelijken.

4. Kop en subkop: je kop en subkop zijn cruciaal en je moet ze behandelen alsof ze deel uitmaken van een breaking news-artikel. Dit zijn misschien de enige items die de journalist leest, dus zorg ervoor dat ze de aandacht trekken.

5. Locatie en datum: je begint je eerste alinea met de locatie van je bedrijf en de datum van je breaking news. De locatie moet in hoofdletters staan. Als je vanuit een bekende stad rapporteert, hoef je de staat niet op te nemen.

6. Lead-zin: je eerste zin in het verhaal wordt je lead genoemd, en deze zin moet alles omvatten wat je van plan bent te zeggen in de alinea's die volgen. Net als de kop is dit misschien de enige zin die de journalist leest, dus je moet elke vraag beantwoorden die een lezer over het verhaal in deze zin zou willen weten.

7. Het verhaal: ga verder met je verhaal in twee of drie korte alinea's. 

8. Boilerplate: vul je verhaal aan met boilerplate-inhoud - of informatieve inhoud - over je bedrijf.

9. Eindnotatie: elk persbericht moet eindigen met drie hekjes. 

10. Laatste opmerkingen: het enige dat onder de eindnotatie moet komen, is een laatste opmerking die de lezer naar de website, e-mail of het telefoonnummer van je bedrijf leidt voor meer informatie over het verhaal. 

Beperk je persbericht tot één pagina om je nieuws snel over te brengen. Een persbericht dat goed is opgemaakt, een Briefing is en een sterk verhaal presenteert, heeft de beste kans om door de media te worden gepromoot.

Een persbericht schrijven: 5 stappen

Zodra je bekend bent met de indeling van het persbericht, kun je eindelijk beginnen met het schrijfproces. Je zult waarschijnlijk één persbericht schrijven en dit naar veel mediakanalen sturen, maar je kunt het document enigszins aanpassen, afhankelijk van naar wie je schrijft en wat je denkt dat ze willen horen.

1. Heb een nieuwswaardig verhaal te vertellen

Je kunt geen persbericht schrijven zonder iets nieuwswaardigs te hebben om je publiek te vertellen. Voorbeelden van nieuwswaardige verhalen waarover je bedrijf een persbericht kan schrijven, zijn:

• Een nieuw product of een nieuwe dienst aanbieden

• Grootse opening of rebranding van het bedrijf

• Een nieuwe en bekende klant binnenhalen

• Het aanbieden van een stageprogramma of een beurzenfonds

• Beslissen om groen te gaan

Persberichten zijn meestal niet iets waar je over brainstormt. In plaats van te zeggen: "Waar kunnen we vandaag een persbericht over schrijven?" deel alleen een persbericht wanneer er iets spannends en gedenkwaardigs gebeurt.

2. Schrijf een intrigerende kop

In de journalistiek wordt een kop van een verhaal de "hed" genoemd en de subkop de "dek". Het hebben van een sterke hed en dek is net zo belangrijk voor je persbericht als voor een kranten- of tijdschriftartikel. Kies je woorden zorgvuldig om de lezer te prikkelen en hem enthousiast te maken om verder te lezen. Als je hed en dek niet interessant zijn, loop je het risico je lezer te verliezen. 

Drie kwaliteiten van een sterke kop voor een persbericht zijn:

• Helderheid: je kop moet je lezer enthousiast maken voor wat er komt zonder hen te misleiden. 

• Informatief: geef iets in je kop dat je lezer informeert over het onderwerp.

• Betrokkenheid: gebruik interessante werkwoorden, woordspelingen of woordspelingen om je lezer te betrekken.

Omdat je subkop langer kan zijn dan je kop, moet je hier je kop ondersteunen met meer detail over het onderwerp. Een voorbeeld van een effectieve kop en subkop voor de lancering van het nieuwe softwareproduct van Apollo Enterprises kan er als volgt uitzien: 

• Kop: “We zijn gelanceerd!” Apollo lanceert opnieuw

• Dek: SaaS-bedrijf, Apollo Enterprises, heeft officieel een 'buitengewoon' SEO-product gelanceerd.

3. Beantwoord de '5 W's en H' in de lead

Als je kop succesvol is, zullen journalisten je verhaal verder lezen. Maar zoals je weet, hebben de meeste mensen geen tijd om een heel stuk inhoud te lezen - of erger nog - ze verliezen hun interesse voordat ze het einde bereiken. Dit is waar je lead om de hoek komt kijken. Je lead is de eerste zin van je persbericht en deze moet vergelijkbaar zijn met de lead in een nieuwsbericht. 

Het lijkt misschien een uitdaging, maar probeer in één zin zoveel mogelijk vragen over je verhaal te beantwoorden. Denk aan het wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe van je verhaal. Een voorbeeld van een leadzin voor het nieuwe product van Apollo Enterprises kan er als volgt uitzien:

Lead: Vandaag lanceerde Apollo Enterprises - een SaaS-bedrijf dat gespecialiseerd is in digitale marketing - zijn eerste SEO-product, dat tools voor inhoudsoptimalisatie en concurrentieanalyse biedt via een online platform en desktopapplicatie.

4. Ondersteun je verhaal in de inhoud

De rest van je verhaal moet informatie bevatten die ondersteunt wat je in je lead hebt vermeld. Wanneer je persbericht digitaal is, kun je het interactief maken door links naar relevante bronnen in je verhaal op te nemen. Je kunt je verhaal ook geloofwaardiger en interessanter maken door citaten uit belangrijke bronnen op te nemen. 

Het doel hier is om je onderwerp uit te werken met boeiende informatie die resoneert met je publiek. Bijvoorbeeld:

• Als je een nieuw product bespreekt, voeg dan een citaat van je hoofd engineering toe over het productontwikkelingsproces. 

• Als je een nieuw partnerschap aankondigt, voeg dan een citaat van je partner toe en eventuele details over je toekomstige plannen. 

• Als je een nieuwe medewerker aankondigt, voeg dan een professionele afbeelding van de persoon toe.

• Als je een nieuw programma voor het algemeen welzijn aankondigt, kun je statistieken en details opnemen over wie het programma zal helpen.

• Als je nieuw onderzoek aankondigt, voeg dan alle bevindingen toe die je hebt ontdekt, evenals de onderzoeksmethodologie die je hebt gebruikt.

Houd je verhaal kort en vermeld alleen de meest interessante details in deze sectie.

5. Vat je bedrijf samen met een standaardtekst

Na het voltooien van de nieuwssectie van uw persbericht, voegt u een paragraaf toe die bekend staat als de boilerplate. Geef de lezer in twee of drie zinnen een briefing van je bedrijf. 

De boilerplate is nuttig voor journalisten omdat het het 'wie' en 'wat' van je persbericht in duidelijke taal beantwoordt. In plaats van je in deze sectie te concentreren op ambacht of slimheid, lever je gewoon de feiten.

Persberichtsjabloon

Het persbericht van elk bedrijf ziet er iets anders uit. Zorg ervoor dat je de unieke flair van je team erop zet, terwijl je je nog steeds aan de standaard 10 secties houdt. Zo zou een sjabloon voor een persbericht eruit kunnen zien: 

Gebruik dit voorbeeld van een persberichtsjabloon als leidraad bij het maken van je eigen persbericht voor distributie. Als je een merkverhaal of campagneverhaal schetst, probeer dan ons sjabloon voor verhaalplanning om je ideeën te organiseren en te ontwikkelen.

Voorbeeld van een persbericht

Hier zie je een voorbeeld van een persbericht voor Apollo Enterprises en hun nieuwe productlancering. Een journalist die dit persbericht leest, zou snel zien wie het bedrijf is, wat voor soort bedrijf het is en wat het aankondigt.

Om dit persbericht te voltooien, zou Apollo Enterprises hun lead ondersteunen met informatie in de hoofdparagrafen. Enkele manieren waarop ze dit kunnen doen, zijn:

• Uitleggen hoe hun nieuwe product verschilt van andere producten op de markt.

• Uitleggen hoe de analysetools werken.

• Een casestudy van een bèta-gebruiker die de unieke functies heeft getest. 

Beste praktijken voor de distributie van persberichten

Bij het schrijven en verspreiden van je persbericht zijn er twee doelgroepen waar je aan moet denken. Je primaire publiek zijn de mediakanalen waarnaar je het verhaal stuurt, en je secundaire publiek zijn de mensen waarvan je hoopt dat het stuk ze zal beïnvloeden.

Volg deze beste praktijken om ervoor te zorgen dat je je persbericht voor beide doelgroepen hebt gemaakt:

• Maak het geloofwaardig: je weet misschien dat je verhaal geloofwaardig is, maar je moet dit aan je publiek bewijzen. Gebruik primaire bronnen, citaten, links en statistieken om je geloofwaardigheid te bewijzen. Hoe meer ondersteunende informatie je hebt voor je stuk, hoe beter.

• Schrijf voor een nichepubliek: je moet je persbericht niet naar elk mediacontact sturen dat je kunt vinden. Richt je op je mediapubliek op dezelfde manier als je je op klanten richt tijdens marketing. Je stuk zal alleen resoneren met relevante mediakanalen, dus zorg ervoor dat je het naar de juiste mensen stuurt.

• Vermijd verkooptaal: persberichten zijn niet de juiste plaats om verkooptaal te gebruiken. Medialeden willen niet verkocht worden aan je product of je nieuwsbericht. Ze willen dat je hun aandacht trekt, zodat ze zich genoodzaakt voelen om over je Bedrijf te delen of te schrijven.

• Bereid je voor op cross-channel promotie: als een journalist of mediablogger je persbericht op internet deelt, verbeter je je kansen op bedrijfssucces door je document interactief en socialemedia-vriendelijk te maken. Wees niet bang om dingen zoals hashtags, social media-handles, links en infographics in je Inhoud op te nemen.

Volg je campagne met tools voor workflowmanagement

Zodra je je persbericht naar relevante mediacontacten hebt gestuurd, moet je afwachten of iemand het promoot. Het opzetten van een workflow om een persberichtcampagne bij te houden, kan je helpen inzichten te vinden over de prestaties van een stuk.

Met werkbeheersoftware zoals Asana heb je alles wat je nodig hebt om het succes van je persbericht te plannen, uit te voeren en erover na te denken.