Productieschemasjabloon

Tijdige productie en leveringen zijn cruciaal. Veel bedrijven vertrouwen op een schema om het productieproces bij te houden, realistische schattingen voor de voltooiing van het product te geven en verzenddatums te bepalen. Maar het is niet genoeg om gewoon wat datums op de kalender te zetten - om effectief te zijn moeten productieschema's de belangrijkste onderdelen van je productieproces omvatten. 

Hoewel een vooraf bepaald schema je kan helpen het werk te plannen en de timing in te schatten, is de realiteit dat productie complex en onvoorspelbaar is. Een verstoring van de toeleveringsketen kan bijvoorbeeld een onverwachte vertraging veroorzaken, of de productie van een product kan langer duren dan gepland. Hoe kun je ervoor zorgen dat je schema's consistent zijn en dat de productie op schema en op orde blijft, terwijl je toch ook flexibel blijft als het onverwachte gebeurt?  

Antwoord: met een dynamisch productieschemasjabloon.

Wat is een productieschemasjabloon?

Een productieschemasjabloon is een overzicht van je productieschema, waarin je het productieproces van begin tot eind bijhoudt. Productieschema's geven de basisdetails van het proces - wat je maakt (het product) en wanneer het klaar zal zijn (de vervaldatum). 

Productieschemasjablonen worden meestal gebruikt in productie, waar het gebruikelijk is om honderden of zelfs duizenden producten per dag te produceren. Maar elk team, organisatie of industrie die producten maakt kan profiteren van het gebruik van een sjabloon. Zodra je je masterproductieschemasjabloon hebt opgeslagen, kun je binnen enkele minuten een nieuw schema bouwen en van start gaan. 

Waarom heb je een productieschemasjabloon nodig?

Je productieschema houdt het productieproces, het aanbod en de vraag bij, zodat je de producten die je klanten willen op tijd kunt leveren. Wanneer je een sjabloon maakt van je schema hoef je niet voor elk nieuwe product vanaf nul te beginnen. Dit bespaart tijd en moeite. Als je een verscheidenheid aan productschema's voor meerdere productieteams beheert, zorgt het gebruik van een productieschemasjabloon voor samenhang in de schema's. Daarnaast kan het je helpen bij andere cruciale aspecten van je productie, zoals het voorspellen van trends en verschuivingen in de toeleveringsketen. 

Traditioneel vertrouwen productiebedrijven en andere industrieën op statische projectschema's zoals Google Sheets of Excel-sjablonen. Maar hiermee kunt je je productiesjabloon niet bekijken of effectief met verschillende teams tegelijk werken. Als je daarentegen software met meer functionaliteit gebruikt, kun je je productieschema op verschillende manieren visualiseren (bijvoorbeeld als een Gantt-grafiek- of agendasjabloon). Dit visuele, globale overzicht maakt het gemakkelijker om potentiële knelpunten op te sporen en uit de weg te ruimen. In dit formaat kun je ook kijken naar de geplande versus de werkelijke productie en zo achterstanden opsporen of kansen identificeren om je productiecyclus efficiënter te maken. 

Een productieschemasjabloon gebruiken

Je vind een verscheidenheid van gratis productieschemasjablonen op het web - maar de sleutel tot een effectief schema ligt niet alleen in het sjabloon zelf, het is de software die het ondersteunt. Door een sjabloon op een dynamisch platform zoals werkbeheersoftware te maken, kun je functies gebruiken om de productie verder te verbeteren en te optimaliseren. Je kunt bijvoorbeeld automatiseringen gebruiken voor voorraadbeheer die je voorraad onmiddellijk bijwerken als je nieuwe producten maakt.

Gebruik bij het maken van je productieschemasjabloon secties om belanghebbenden duidelijk te laten zien wat je precies produceert, en wanneer ze kunnen verwachten dat het klaar is. Om dit te doen zou je het volgende op moeten nemen:

• Orderdetails: Vermeld het ordernummer, de artikelbeschrijving, de naam van de klant en andere informatie waarmee de order kan worden geïdentificeerd, zodat er makkelijk kan worden nagegaan wat er in productie is.

• Productiestatus: Werk je productiestatus bij terwijl je het proces doorloopt. Zo laat je belanghebbenden zien waar elke order zich bevindt en of deze op schema ligt.

• Werkschema's en vervaldatums: Bouw een werkplanning met duidelijke vervaldatums die aangeven wanneer de productie zal strarten en eindigen. Zorg ervoor dat je de taken en mijlpalen tussen deze datums opneemt, en alle afhankelijkheden- van pre-productie helemaal tot aan de voltooing. 

• Orders (kwantiteit): Hoeveel producten moet je maken? Door dit bij te houden kun je de verwachte productiesnelheid vergelijken met de werkelijke productiesnelheid. Als er een verschil is, kun je je proces aanpassen en er zo voor zorgen dat elk productieschema aan je quota voldoet en je niet achterop raakt.

• Grondstoffen gebruikt/benodigd: Wat heb je nodig om je producten te maken? Gebruik deze cijfers voor middelenbeheer en capaciteitsplanning, zodat je nauwkeuriger kunt inschatten wat er nodig is om specifieke artikelen te produceren of orders uit te voeren.

Integraties en apps die je met je sjabloon kunt gebruiken

Probeer deze functies en app-integraties om je productieschemasjabloon aan te passen aan de unieke behoeften van je team.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

Veelgestelde vragen