Gespreksregistratiesjabloon

Als je een groot deel van je dag aan de telefoon doorbrengt, weet je hoe tijdrovend het maken - en bijhouden - van gespreksnotities kan zijn. Van het koud bellen van potentiële klanten tot het opvolgen van verkoopaanvragen en het opbouwen van nieuwe relaties met klanten, veel zaken doe je over de telefoon, dus het kan als een enorme tegenslag voelen als je je notities kwijt bent (of je eigen handschrift niet kunt lezen!).

Gelukkig kunnen gespreksregistratiesjabloon helpen. Deze dupliceerbare logboeken helpen je je dagelijkse gesprekken bij te houden - inclusief met wie je sprak en eventuele actiepunten die uit het gesprek voortkwamen - zodat je nooit meer bang hoeft te zijn dat je je gespreksnotities uit het oog verliest. 

Wat is gespreksregistratie?

Gespreksregistratie is de praktijk van het vastleggen van gegevens over inkomende en uitgaande telefoongesprekken in een gesprekslogboek. Typisch gebruiken teamleden die veel zaken via de telefoon doen, zoals telemarketeers of verkopers, gespreksregistratie. Maar elk team dat een gedetailleerd verslag van de communicatie wil bijhouden, kan baat hebben bij gespreksregistratie. 

Gewoonlijk noteer je de herkomst van het gesprek, de datum van het gesprek, de begin- en eindtijd van het gesprek, het doel van het gesprek, en eventuele daaruit voortvloeiende notities of actiepunten. Zo weet je precies waar je het over had en wat je verder moet doen.

Wat is een gespreksregistratiesjabloon?

Een gespreksregistratiesjabloon is een herbruikbare, sjabloonversie van een gespreksregistratie. Gespreksregistratiesjablonen dienen als een raamwerk voor al je gespreksregistraties.. Hoewel de inhoud van het gespreksregistratiesjabloon verandert, blijft de structuur hetzelfde, zodat je minder werk hebt aan het maken van een gespreksregistratie voor elk gebruik of elke dag. 

Het beste hiervan? Door een bewerkbaar gespreksregistratiesjabloon te maken in een projectbeheertool elimineer je het risico dat je je gespreksnotities misplaatst of verkeerd interpreteert. Bovendien kun je met een digitaal gespreksverslag in één oogopslag belangrijke context zien, zoals het doel van het gesprek, de volgende stappen, en eventuele andere gespreksspecifieke notities. Met een gespreksregistratiesjabloon zul je je nooit meer afvragen: "Wat bedoelde ik daar mee?". 

Met een gespreksregistratiesjabloon kan je:

• Bekijk al je gespreksnotities op één plaats

• Houd gespreksgerelateerde informatie over klanten bij

• Monitor de resultaten van gesprekken, zoals hoeveel koude gesprekken converteren naar klanten

• Bekijk alle actiepunten die uit gesprekken naar voren komen, zoals welke klanten om meer informatie vroegen of een opvolging nodig hadden

• Verbeter je client relationship management-praktijken (CRM)

• Voeg relevante documenten zoals Google Docs of Google Sheets bij gespreksnotities

• Bouw relaties met klanten op en anticipeer op de behoeften van klanten door gespreksregistraties te bekijken om te zien welke klanten vaak bellen en waarom 

• Krijg een beter inzicht in de teamprestaties en de effectiviteit van marketingcampagnes door gespreksgegevens zoals gespreksduur en conversiepercentage te volgen

Veel voorkomende soorten gespreksregistratiesjablonen

Hoewel elk team dat zijn processen van gespreksregistratie en notulering wil stroomlijnen en standaardiseren baat kan hebben bij gespreksregistratiesjabloon, zijn er een paar veel voorkomende use cases voor gespreksregistratie, waaronder:

• Verkoopgespreksregistratiesjabloon: Regiustreer informatie en uitkomsten over verkoopgesprekken, waaronder de naam en het bedrijf van de potentiële klant, het doel van het gesprek, en of de potentiële klant een opvolging nodig heeft. 

• Bestaand gespreksregistratiesjabloon van klanten: Volg inkomende en uitgaande gesprekken met huidige klanten om gemakkelijk de relatie met klanten te volgen en op te bouwen.  

• Gespreksregistratiesjabloon met gezondheidszorg of patiënten: Noteer patiëntinformatie, zoals de arts van de patiënt, zijn symptomen, eventueel gegeven instructies, en of hij/zij een opvolging van zijn arts nodig heeft. 

• Dagelijks of wekelijks gespreksregistratiesjabloon: Neem je dagelijkse of wekelijkse inkomende en uitgaande gesprekken op om je klantenrelaties of verkoopcijfers in de gaten te houden. 

• Gespreksregistratiesjabloon met klantenservice of ondersteuning: Bewaar informatie over inkomende oproepen voor ondersteuning of service, met inbegrip van wie de oproep deed en welke dienst nodig was.

Wat moet je opnemen in een gespreksregistratiesjabloon?

Om het meeste uit je gespreksregistratiesjabloon te halen, zorg je ervoor dat het belangrijke gespreks- en klantspecifieke informatie bevat. Door je sjabloon uit te bouwen met labels voor klantgegevens en actiepunten verkort je de tijd die je nodig hebt om de meest relevante informatie over je oproepen vast te leggen - zodat je verder kunt gaan met belangrijkere taken, zoals het maken van een verkoop.

Hier zijn een paar dingen die je in je basis gespreksregistratiesjabloon kunt opnemen:

• De naam van de persoon die het gesprek ontvangt

• Het bedrijf van de ontvanger van het gesprek 

• De contactgegevens van de ontvanger van het gesprek

• De datum en tijd van het gesprek

• De duur van het gesprek

• Het doel van de oproep

• Als je een opvolging met de klant moet doen

• Een ruimte voor gespreksspecifieke notities of actiepunten na het gesprek

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden.. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, en meer. Maak moeiteloze samenwerking mogelijk door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Automatiseren. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan het drukke werk en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden te verwittigen, en meer. Van ad-hoc-automatiseringen tot hele workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, dan kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Google Workplace-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd. Met een paar klikken kun je elk bestand uit My Drive gemakkelijk bijvoegen.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana taken direct vanuit je Gmail inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit een maat mist. Moet je naar een Asana taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail add-on gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail inbox op te zoeken..

• Slack. Zet ideeën, werkverzoeken en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met geadresseerden en vervaldatums. Leg werk gemakkelijk vast zodat verzoeken en taken niet verloren gaan in Slack.

Veelgestelde vragen