Thuiswerken: 24 manieren om uw productiviteit te verhogen

Met de toename van zowel parttime als fulltime mogelijkheden om op afstand te werken, kunt u afscheid nemen van lang pendelen en kleine kantoorhokjes. 

Hoewel het vooruitzicht om in pyjama te kunnen werken aantrekkelijk kan lijken (en comfortabel), brengen jobs op afstand ook een nieuwe reeks uitdagingen met zich mee als het gaat om tijdbeheer, werkplaatscommunicatie en teamwerk. Mensen die thuis werken moeten hun schema's aanpassen en nieuwe manieren leren om te slagen in een thuiswerkjob. Ondertussen worden managers geconfronteerd met de uitdaging om teams op afstand te leiden en te motiveren, terwijl de samenwerking en de kwaliteit van het werk op hetzelfde niveau blijven als voorheen.

Gedijen in deze nieuwe omstandigheden kan een uitdaging zijn, daarom geven we u 24 tips over hoe u het beste uit het WFH-leven kunt halen en tegelijk de productiviteit kunt verhogen.

Samenwerken met intentie

Als u gewend bent om zij aan zij met uw team te werken, kan samenwerking op afstand even wennen zijn. Gelukkig kunt u deze hindernis overwinnen door duidelijke samenwerkingsnormen vast te stellen. Zo doet u dat:

1. Communicatierichtlijnen instellen

Om ervoor te zorgen dat iedereen in uw team op dezelfde golflengte zit, stelt u richtlijnen op voor de frequentie, het tijdstip en de middelen van de communicatie. Bepaal ook hoe de communicatie tussen de afdelingen zal verlopen. 

Beslis welk communicatiemedium in een bepaalde situatie het beste is. Als vragen of problemen bijvoorbeeld in een e-mail of Slack-bericht kunnen worden behandeld, hoeft er geen vergadering te worden georganiseerd. 

Omgekeerd, als de situatie vereist dat er vaak in realtime heen en weer wordt gebeld, zou een snel telefoongesprek beter zijn. 

2. Configureer uw tools voor samenwerking op afstand

Wanneer u op afstand werkt, zal het aantal e-mails dat u verstuurt en ontvangt waarschijnlijk toenemen. U moet er daarom voor zorgen dat u thuis toegang hebt tot uw e-mail van het werk. 

Naast e-mails gebruikt elk team verschillende tools om samen te werken. Uw team moet beslissen welke tools het zal gebruiken voor berichten en videoconferenties, en om projecten bij te houden. 

Spreek af welke tools voor samenwerking op afstand uw team nodig heeft en controleer van tevoren of al uw inloggegevens werken. Zorg voor goede Wi-Fi, zodat u niet het risico loopt uw werk kwijt te raken of vergaderingen af te breken.

3. Een tool voor teamsamenwerking implementeren

Het beheren van teams op afstand vereist veel flexibiliteit wat betreft de planning. U moet misschien nieuwe tools leren gebruiken, asynchrone communicatie omarmen en creatief worden bij het oplossen van problemen. 

Behalve communicatietools is het ook nuttig om een gecentraliseerd projectbeheerplatform op te zetten waar u de projecten en taken van uw team kunt plannen en bijhouden. U kunt dat doen door spreadsheets te maken, mappen voor elk project aan te maken en te delen, of projectbeheersoftware te gebruiken om processen te automatiseren. 

Met een robuust opgezet projectbeheersysteem kunnen de teamleden op één plaats de informatie vinden die ze nodig hebben en de deliverables indienen, zodat er minder extra e-mails en vergaderingen nodig zijn. 

4. Overcommuniceer wanneer u in verschillende tijdzones werkt

Thuiswerkjobs kunnen telewerkers de flexibiliteit bieden om van overal te werken. Wanneer mensen echter vanuit verschillende tijdzones werken, worden de antwoordtijden langer. Om te vermijden dat er tijd verloren gaat tussen twee uitwisselingen, moet u zo gedetailleerd mogelijk zijn in uw berichten of e-mails. 

Hier zijn enkele manieren om dit te doen:

• Geef zoveel mogelijk informatie vooraf

• Geef projectdeadlines aan

• Link naar middelen of verwante gesprekken

• Vul uw bericht aan met afbeeldingen of screenshots 

• Laat uw teamleden van tevoren weten wanneer u afwezig zult zijn

Als u asynchrone communicatie onder de knie krijgt, verliest u geen tijd aan projecten en heeft uw team alles heeft wat het nodig heeft om verder te werken. 

5. Stel vroegtijdig projectdoelen en verwachtingen vast

Om rekening te houden met de vertragingen in de communicatie, kunt u het beste vroeg verwachtingen stellen, vooral wanneer u aan projecten werkt met veel verschillende functies. Wees duidelijk bij het stellen van individuele en teamprioriteiten. Geef gedetailleerde richtlijnen, doelen en datums voor projecten. 

Nadat u de eerste verwachtingen en doelen hebt bepaald, moet u bereid zijn om vragen te beantwoorden of dingen te verduidelijken als ze zich voordoen. Als de projecten eenmaal begonnen zijn, geef dan regelmatig feedback om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan. 

Het is ook belangrijk om flexibel te zijn en u voor te bereiden op het verschuiven van datums indien nodig.

6. Teamvergaderingen opnemen

Grotere teamvergaderingen of all-hands vergaderingen zijn goede gelegenheden om in contact te komen met andere teamleden en bedrijfsupdates te krijgen. Het is echter mogelijk dat niet iedereen deze vergaderingen kan bijwonen vanwege tijdzoneverschillen, ziekte of als ze op vakantie zijn.

Om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich erbij betrokken voelen en toegang hebben tot dezelfde informatie, neemt u deze Skype- of Zoom-vergaderingen op en deelt u ze met iedereen. 

Dat geldt ook voor trainingssessies of andere belangrijke presentaties. Maak de opnames en diapresentaties toegankelijk, zodat de teamleden ze in hun eigen tempo kunnen bekijken en aan de slag kunnen.

Verbind met uw team

Zelfs als u uw teamgenoten niet in levende lijve kunt zien, kunt u toch virtueel contact met hen houden. Hier zijn enkele manieren om in contact te blijven:

7. Plan regelmatige check-ins

Communicatie is de sleutel als het om samenwerking gaat en dat geldt nog meer als u in teams op afstand werkt. 

Om de communicatie in stand te houden, moet u regelmatig vergaderen met uw directe collega's, of dat nu dagelijks, wekelijks of om de dag is. Door deze conferentiegesprekken te houden, kunnen de teamleden dingen bespreken die moeilijk via e-mail of Slack over te brengen zijn. U zult ook meer gedetailleerde updates krijgen over hoe uw teamgenoten het doen. 

Hier zijn enkele gespreksonderwerpen die u misschien in de agenda van de vergadering wilt opnemen:

• Krijg updates over lopende projecten

• Geef feedback over vroegere of lopende projecten

• Controleer het algemene welzijn van uw teamgenoot

• Bespreek aankomende projecten 

• Bijkomende middelen of training verstrekken

Die kunnen bijdragen tot een meer productieve en boeiende vergadering. 

8. Erken de successen van uw team

Het is belangrijk om de bijdragen van teamleden te erkennen en te vieren, zodat zij zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen. Of het nu is via een e-mail, een openbare pluim op Slack, of een oproep tijdens een vergadering, zoek manieren om uw waardering en steun te tonen.

Dit soort erkenning is ook een manier om positief gedrag en prestaties als voorbeeld te stellen, zodat andere teamleden het kunnen volgen.

9. Bied mogelijkheden voor teambetrokkenheid

Werken op afstand kan eenzaam zijn, omdat het moeilijker kan zijn om contact te leggen met andere teamleden. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Creëer mogelijkheden voor sociale interactie om uw team betrokken te houden. 

Hier zijn enkele manieren om uw team te betrekken:

• Organiseer virtuele teambuildingactiviteiten

• Sociale uren inplannen

• Deel wat motiverende citaten voor het team

• Maak contact via virtuele lunches of koffiepauzes

Deze activiteiten helpen niet alleen de teamleden zich verbonden te voelen, maar zijn ook goede manieren om de teambanden te versterken, wat op zijn beurt de cohesie en de samenwerking verbetert.  

Blijf thuis productief

Dat u niet op kantoor bent, betekent niet dat u niet productief kunt zijn. Probeer deze strategieën om uw concentratie op te voeren terwijl u op afstand werkt:

10. Maak een ochtendroutine

Een goede ochtendroutine kan u in de juiste werkstemming brengen. De overgang naar werken op afstand kan uw schema in de war geschopt hebben. Als u weer een dagelijkse ochtendroutine heeft, kunt u zich klaar voelen om aan uw werkdag te beginnen. 

Stel uw eigen "van-huis-naar-werk"-routine in om uw werkdag makkelijker te beginnen. Kleed u bijvoorbeeld aan alsof u naar uw werk gaat, neem een douche, of zet een kop koffie. Als u echt "naar het werk gaat", zult u ook eerder productief zijn. 

Zo kunt u ook een routine maken om uw werkdag af te sluiten en te decomprimeren. U kunt bijvoorbeeld nagaan wat u voor die dag gedaan hebt, u omkleden en de tijd nemen om te mediteren of uw geest leeg te maken. 

11. Houd u aan een schema

Telewerken, flexjob en andere thuiswerkmogelijkheden kunnen de voordelen van flexibele uren en gemak met zich meebrengen. Vergeet echter niet dat het langer kan duren om dingen gedaan te krijgen als uw workflow voortdurend verstoord wordt. 

U hoeft niet strikt van 9 tot 5 te werken, maar u moet werkuren opzij zetten en waar mogelijk aan houden om een continue workflow te behouden. 

Vergeet niet pauzes in te lassen, zodat u tijd hebt om op te laden. Door regelmatig pauzes te nemen, kunnen uw hersenen ontspannen en zich opnieuw concentreren, zodat u de hele dag productief kunt blijven.

Het kan ook gemakkelijk zijn om de tijd uit het oog te verliezen wanneer u online werkt, dus het gebruik van tijdregistratiesoftware kan u helpen uw schema te volgen. 

12. Pak taken met hoge prioriteit in de ochtend aan

Zoals Mark Twain eens zei: "Als het uw taak is een kikker op te eten, dan kunt u dat het beste 's morgens vroeg doen."

Wanneer dit citaat wordt toegepast op het prioriteren van taken, is het een goed advies. Door uw "kikker" (of de grootste of belangrijkste taak) 's morgens op te eten, zult u zich de hele dag meer voldaan en minder gestrest voelen, wanneer u overgaat op minder belangrijke of tijdgevoelige taken. 

U zult waarschijnlijk meer van uw onverdeelde aandacht aan een taak kunnen besteden als u 's morgens begint, omdat er later meer afleiding is als andere taken en meldingen beginnen binnenkomen.

13. Combineer uw takenlijst met tijdsblokken

Het is gemakkelijk om van het pad af te raken of uitstelgedrag te vertonen wanneer u vanuit het comfort van uw woning werkt. Daarom kan het nuttig zijn om strategieën voor tijdbeheer of taakbeheer te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld takenlijstsoftware en tijdsblokken gebruiken om taken te plannen in volgorde van belangrijkheid.

Uw taken visualiseren kan u helpen op schema te blijven en dingen op tijd af te krijgen. Als u de dag begint met een duidelijk idee van wat u wilt bereiken, kunt u zich beter concentreren op het voltooien van één taak tegelijk en multitasking voorkomen. 

14. Definieer een aparte fysieke werkruimte

Het is misschien verleidelijk om vanuit uw bed of de keuken te werken, maar uw productiviteit kan eronder lijden omdat er overal om u heen afleiding is. Het is beter om ruimtes voor persoonlijk leven en werk te scheiden, zodat er duidelijke grenzen zijn. 

Als u geen aparte kamer hebt om als kantoor te gebruiken, maak dan een deel van een kamer vrij als uw werkruimte. Investeer in een goede tafel, een goede stoel en een goede computer, zodat u comfortabel en geconcentreerd kunt werken. 

Een eigen werkruimte kan u in de juiste stemming brengen om te werken, en aan de andere leden van uw gezin het signaal geven dat u aan het werk bent. 

15. Ruim uw werkruimte op

Het kan moeilijk zijn u op het werk te concentreren als uw bureau rommelig is. Onderzoek heeft uitgewezen dat rommel ons meer gestrest en angstig kan maken. 

Om dit te vermijden, moet u de tijd nemen om een systeem te bedenken om uw werkruimte thuis te organiseren. Een opgeruimde werkruimte zal u tijd besparen bij het schoonmaken en het vinden van dingen die u nodig hebt.

Hier zijn enkele manieren om georganiseerd te blijven:

• Ontwikkel een digitaal of fysiek archiefsysteem om bestanden te ordenen

• Organiseer de werkbalk van uw browser met bladwijzers en veelgebruikte functies

• Ruim uw bureau op tijdens de pauzes

Laat aan het eind van de dag uw bureau achter zoals u het de volgende dag graag zou zien. 

16. Beperk de afleiding

Wanneer uw persoonlijke leven en beroepsleven thuis door elkaar lopen, zijn onderbrekingen van buitenaf tijdens de werkuren onvermijdelijk - dat is begrijpelijk. U kunt echter ook maatregelen nemen om afleiding zoveel mogelijk te beperken.

Hier zijn enkele dingen die u kunt doen om afleiding bij het werken te verminderen:

• Als u uw telefoon niet nodig hebt, zet deze dan in de stille of vliegtuigmodus

• App-meldingen uitschakelen

• Draag een hoofdtelefoon met noise-canceling om storende geluiden te blokkeren 

• Laat anderen uw werkschema weten, zodat zij u ook buiten de werkuren kunnen bereiken

17. Communiceer verwachtingen naar uw huisgenoten

Om alles vlot te laten verlopen, zowel op het werk als thuis, is het van cruciaal belang verwachtingen te stellen aan uw huisgenoten. 

Laat iedereen weten wat uw werkschema is, en wanneer en hoe ze u kunnen bereiken terwijl u werkt. 

Als u kinderen hebt en u deelt de zorgverantwoordelijkheden, stem uw roosters dan op elkaar af. U kunt bijvoorbeeld de dag in shifts verdelen, waarbij u afwisselend werkt en u op de verzorging van de kinderen concentreert.  

Het is een goed idee om verwachtingen voor uw huisgenoten op te stellen over hoe zij uw aandacht kunnen krijgen tijdens de werkuren. Als uw deur bijvoorbeeld gesloten is, betekent dit dat ze een briefje onder de deur moeten schuiven in plaats van te kloppen. 

Door dit mee te delen kunt u conflicten thuis voorkomen en hopelijk duidelijke verwachtingen op het werk stellen. 

Geef voorrang aan uw mentale gezondheid

Werken op afstand kan een uitdaging zijn voor onze mentale gezondheid, zoals onduidelijke grenzen en een gevoel van isolement. Hier zijn enkele strategieën om uw mentale en lichamelijk welzijn te bevorderen als u thuis werkt:

18. Praat erover met teamleden

Het isolement van werk op afstand kan een tol eisen op onze geestelijke gezondheid. Het kan daarom enorm nuttig zijn om over een netwerk van mensen te beschikken die u kunt bereiken.

Zoek een werkmaatje met wie u contact kunt leggen en reik elkaar de hand om uitdagingen en successen te delen, werk- of niet-werkgerelateerd. Op die manier kunt u ook werkrelaties blijven opbouwen als u elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten. 

Breng uw zorgen ter sprake bij uw manager. Hij zal uw werkbelasting kunnen aanpassen of u de nodige middelen voor geestelijke gezondheidszorg kunnen geven. 

Als u uw werkuren moet herschikken of vragen hebt over het opnemen van mentale gezondheidsdagen, neem dan contact op met uw human resources-team voor ondersteuning. 

19. Plan tijd voor uzelf

Het opzetten van een gestructureerde routine is belangrijk wanneer u werk en hobby's met elkaar in evenwicht brengt. Hoe gedetailleerd u uw plan maakt, hangt van u af, maar in het algemeen kan het opstellen van een ruw schema van dagelijkse taken nuttig zijn om uzelf verantwoordelijk te houden. 

Dit is vooral belangrijk wanneer u tijd wilt maken voor de dingen waarvan u houdt. Het kan gemakkelijk zijn om van uw werk uw eerste prioriteit te maken, maar tijd voor uzelf uittrekken kan de kans op een burn-out op lange termijn verkleinen. 

Uw schema zou taken kunnen omvatten zoals:

• Maak een wandeling van 15 minuten

• Lees een hoofdstuk van een boek

• Bel een vriend of familielid

Het is een goed gevoel als u aan het eind van de dag die activiteiten van uw lijstje kunt afstrepen en het kan uw passie voor het werk de volgende dag weer aanwakkeren. 

20. Profiteer van downtime

Om van de downtime te profiteren, stelt u uw piekuren voor productiviteit in op de tijdstippen dat uw huisgenoten slapen. U kunt bijvoorbeeld een paar uur eerder opstaan dan zij, of werken terwijl ze weg zijn. U kunt ook rustige uren inplannen waarin u wat werk gedaan kunt krijgen. 

Gebruik deze rustige uren om taken met hoge prioriteit aan te pakken die de meeste concentratie vereisen. Dan kunt u de hele dag door werken aan taken die minder concentratie vergen. 

21. Wees geduldig met uzelf en met de mensen om u heen

Deze tip geldt zowel voor werkende ouders als voor ouders zonder kinderen. Of u nu afleiding om u heen hebt of alleen uzelf afleidt, geduld is de sleutel. 

U kunt uw aandacht maar op zoveel dingen tegelijk richten, dus soms moet u het wat rustiger aan doen. Het is bijvoorbeeld niet erg dat u steeds een pauze neemt. Maak er alleen geen gewoonte van die u ertoe brengt uw deliverables te verwaarlozen.

Een evenwicht vinden tussen werk, zelfzorg en relaties met de mensen om u heen kan moeilijk zijn. Van tevoren plannen is enorm nuttig, maar toch kunnen er altijd onverwachte dingen gebeuren. Laat uw team weten wanneer dat gebeurt en bedenk een reserveplan. 

Wees vooral geduldig met uzelf. Aanvaard dat sommige dagen beter zullen zijn dan andere, want iedereen heeft tijd nodig om zich aan te passen.

22. Houd een consequent slaapschema aan

Naarmate de werktijden flexibeler worden, kan het verleidelijk zijn om later op te blijven om Netflix te kijken of uit te slapen tot de middag. Maar als u uw circadiaans ritme verstoort, kunt u de hele dag door een wisselend energieniveau of vermoeidheid hebben.

Het is aanbevolen dat volwassenen 7 of meer uren slaap krijgen elke nacht. Houd u aan die vuistregel, dan voelt u zich op uw best op het werk en kunt u zich maximaal concentreren.

23. Stel werkgrenzen in

Als de grenzen tussen werk en privé vervagen, kan het moeilijker zijn die twee van elkaar te scheiden. Het is zelfs zo dat 71% van de werknemers in 2020 minstens één keer een burn-out heeft gehad. Daarnaast meldt 87% van de werknemers dat ze elke dag bijna 2 uur overwerken.

Om een burn-out te voorkomen en een goed evenwicht tussen werk en privéleven te bereiken, is het van cruciaal belang duidelijke grenzen te stellen en daar komt het maken van een schema goed bij van pas. Bepaal uw werktijden en wanneer mensen contact met u kunnen opnemen. 

Als u klaar bent met uw werkdag, laat dan alles wat met werk te maken heeft tot de volgende dag - zelfs de e-mails die na het werk binnenkomen. Neem de tijd om u op uzelf, uw hobby's en uw relaties te concentreren. 

24. Neem tussen de middag 30 minuten tijd voor frisse lucht

Urenlang naar een scherm staren en grote hoeveelheden informatie verwerken kan lichamelijk en geestelijk uitputtend zijn. 

Telkens wanneer u een langere pauze hebt, dient u even afstand te nemen van het scherm om uw ogen en uw hersenen rust te geven.

Hier zijn enkele manieren om dit te doen:

• Beperk uw tijd op sociale media

• Maak wandelingen tijdens de pauzes

• Zet werkmeldingen uit tot de volgende werkdag 

• Zet uw laptop/computerapparatuur na het werk weg

Een verandering van omgeving kan u ook helpen uw creativiteit te doen ontwaken. 

Laat thuiswerken in uw voordeel werken

Het vergt enige tijd om het evenwicht tussen werk en privéleven onder de knie te krijgen, of u nu in een startende of kleine onderneming werkt. Blijf flexibel en maak uw behoeften al doende kenbaar aan uw team. 

Als u eenmaal de juiste tools en een thuiswerkplek hebt, bent u klaar om u in uw thuiskantoor te installeren en te beginnen werken. Vergeet niet dat thuiswerken zo zijn voordelen heeft, vooral als u enkele van deze tips in praktijk brengt.