Kanbanbord-software: 11 topkeuzes

Een lijst met projecttaken bekijken is één ding. Maar de status van elke taak visualiseren? Dat is waar de magie gebeurt. 

Hoe sneller je de status van het werk kunt zien, hoe soepeler de projecten zullen verlopen. Kanbanbord-software helpt je dat te doen door taken in kolommen te organiseren op basis van hun voltooiingsfase - net als plakbriefjes op een fysiek bord. Maar in tegenstelling tot een fysiek bord, kun je met Kanban-software het werk visualiseren en samenwerken met je Team op één plek, vanaf elke locatie. 

Met zoveel Kanbanbord-tools op de markt, is het moeilijk om te weten welke je moet kiezen. Om de verwarring te verminderen, hebben we de top 11 opties in dit artikel uiteengezet.

Wat is Kanbanbord-software? 

Kanbanbord-software is een tool die teams helpt bij het plannen en visualiseren van werk in behandeling met behulp van de Kanban-methode. Een Kanbanbord is een visuele manier om taken uit te stippelen. Stel je een bord voor met plakbriefjes gerangschikt in kolommen, zoals 'te doen', 'in behandeling' en 'votooid'. Dat is de kanban-methodologie op zijn meest elementaire. Met Kanban-software kun je dezelfde visuele weergave van werk maken, maar met veel meer functionaliteit dan papieren plakbriefjes. 

Een eenvoudig takenbord bevat: 

• Taakkaarten: dit zijn je virtuele plakbriefjes. Ze vertegenwoordigen elke taak die je team moet voltooien, meestal met aanvullende informatie zoals wanneer de taak voltooid moet zijn en wie de eigenaar is. 

• Kolommen: de kolommen in je Kanbanbord vertegenwoordigen meestal de status van elke taak, zoals 'Nieuwe aanvragen', 'In behandeling' en 'Voltooid'. Naarmate taken vorderen, gaan ze door elke kolom totdat ze voltooid zijn. 

Waarom Kanbanbord-software gebruiken?

Met Kanbanbord-software kun je veel meer doen dan alleen taken door verschillende fasen slepen en neerzetten. Het is een hub waar je team samen kan plannen, organiseren en werk kan voltooien, zelfs als je niet in dezelfde kamer bent. Met een Kanban-tool kun je: 

• Al je projectinformatie op één plaats bewaren.

• Kanbanborden bouwen en samenwerken met je team in één tool.

• De status van het werk in realtime visualiseren.

• De voortgang van het project bewaken en knelpunten voorkomen voordat ze zich voordoen.

• Communiceren met teamgenoten door rechtstreeks op elke taak te reageren. 

• Taken automatisch naar verschillende kolommen verplaatsen wanneer teamleden het werk voltooien.

• Stel deadlines in en wijs eigenaren toe aan elke taak.

Kanbanbord-software is veel flexibeler dan een fysiek bord. Naarmate de omstandigheden veranderen, kun je eenvoudig werk opnieuw toewijzen, vervaldatums wijzigen en meer kolommen toevoegen wanneer processen complexer worden. 

Hoe kies je Kanbanbord-software?

De beste Kanbanbord-software gaat verder dan een eenvoudige organisatie met één project. Het moet flexibel genoeg zijn om in verschillende teams en projecten te gebruiken, zodat engineering hun sprints kan bijhouden, IT inkomende aanvragen kan bewaken, CRM hun agenda kan plannen en meer. Hoe meer use-cases de software biedt, hoe meer waarde je uit de tool kunt halen. En wanneer het in je hele bedrijf wordt gebruikt, kun je Kanbanbord-software gebruiken om samen te werken tussen teams - niet alleen voor één specifiek project. 

Belangrijkste kenmerken om naar te zoeken

Zorg ervoor dat de Kanbanbord-software die je kiest deze belangrijke functies bevat, vooral als je deze in je hele organisatie wilt gebruiken.

• Integraties: zoek naar software die je kunt verbinden met de tools die je team al gebruikt. Dit helpt je om meer waarde uit je bestaande tech stack te halen, omdat je informatie van apps zoals Slack, Jira en Salesforce op één plek kunt centraliseren. 

• Automatisering: Taken naar verschillende kolommen slepen en neerzetten werkt niet op schaal. Met automatiseringen kun je taken direct over je Kanbanbord verplaatsen terwijl je team het werk voltooit. De beste tools bevatten aangepaste automatiseringen die je kunt aanpassen aan je specifieke processen - en de tijd die je aan repetitieve taken besteedt, elimineren. 

• Dashboards: Verspil geen tijd met het handmatig opstellen van voortgangsrapporten. Zoek een tool met rapportagefunctionaliteit, zodat je onmiddellijk statistieken kunt visualiseren zoals onvolledige werkitems, voltooiingstijd van taken en teambandbreedte. 

• Tijdregistratie: weten hoe lang het duurt om taken te voltooien is essentieel om de werkbelasting van je team in evenwicht te brengen. Idealiter kun je met de software die je kiest de benodigde tijd inschatten en meten hoe lang het werk daadwerkelijk duurt.  

• Verschillende weergaveopties: het visualiseren van je werk op verschillende manieren kan je helpen knelpunten en blokkades te herkennen voordat ze zich voordoen. Kies een tool waarmee je heen en weer kunt schakelen tussen verschillende weergaven, zodat je je project kunt zien als een Kanbanbord, agenda, spreadsheet-lijst of Gantt-grafiek. 

• Sjablonen: in plaats van nieuwe projecten helemaal opnieuw te starten, kun je met sjablonen initiatieven starten met een vooraf gebouwd raamwerk. Zoek een tool met een robuuste sjabloonbibliotheek - plus de optie om aangepaste sjablonen te maken. 

Vragen om te overwegen

Afgezien van functies, is het ook belangrijk om te overwegen hoe deze nieuwe software zal passen bij de specifieke behoeften van je team (of bedrijf). Hier zijn enkele vragen die je moet stellen voordat je de sprong waagt: 

• Is deze software gemakkelijk te gebruiken? Als Kanbanbord-software niet intuïtief is, zullen teams het niet gebruiken. Bekijk productdemo's of plan een sessie met het verkoopteam om vertrouwd te raken met de gebruikersinterface van de software, inclusief de web-, desktop- en mobiele app. Zorg ervoor dat de software een gebruikershandleiding heeft die gemakkelijk te navigeren is. Je wilt dat teams gemakkelijk zelf aan de slag kunnen met de tool, zonder een steile leercurve.

• Zal de aanschaf van deze tool de bedrijfsresultaten verbeteren? Zorg ervoor dat je het potentiële investeringsrendement (ROI) van de software kunt kwantificeren. Onderzoek prijzen en zoek naar onafhankelijke rapporten die de tijdsbesparing van verschillende Pojectbeheertools kwantificeren, zoals dit rapport van Nucleus Research. 

• Is deze tool veilig? Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie privé blijft, zelfs wanneer werknemers op verschillende locaties en in verschillende tijdzones werken. Gegevensbeveiliging is een must-have-functie; doe je onderzoek en zorg ervoor dat de tool voldoet aan de vereiste beveiligingsnormen van je IT-team. 

• Kan ons bedrijf deze software in verschillende teams gebruiken? Nieuwe software zou niet moeten bijdragen aan applicatie-wildgroei. In plaats van een tool te kiezen die je alleen voor een specifiek team kunt gebruiken, zoek je naar opties die flexibel genoeg zijn om een breed scala aan use-cases te dekken. Idealiter zou samenwerkingssoftware workflows tussen teams moeten stroomlijnen, zoals campagne- en projectplanning, het bijhouden van werkaanvragen of strategische planning.

Beste kanban-software: onze top 11

Wil je een nieuwe tool gebruiken? Bekijk deze lijst om de beste software voor je Team te kiezen. 

Asana

Een bedrijfsklaar platform, gebouwd voor elke use-case 

Asana ondersteunt een breed scala aan bedrijfsklare functies, dus als je werk op grote schaal wilt beheren, is het een van de beste opties. Met functionaliteit zoals integraties, automatisering en dashboards kan je team tijd besparen op terugkerende taken en de projectprestaties in één oogopslag bekijken. Volgens een onafhankelijk onderzoek van Nucleus Research kan Asana de tijd die nodig is om een project te voltooien met maximaal 50% verminderen, de tijd die in vergaderingen wordt doorgebracht met maximaal 50% verminderen en projectfouten met maximaal 90% minimaliseren. 

Naast de Kanbanbord-functionaliteit kunnen teams met Asana schakelen tussen verschillende projectweergaven, zoals takenlijsten, agendaweergave en tijdlijnweergave. Dat betekent dat werknemers niet beperkt zijn tot alleen Kanbanborden. In plaats daarvan kunnen ze hun werkruimte organiseren op de manier die het beste werkt voor hun specifieke behoeften. 

Asana is ideaal voor organisaties die verder willen gaan dan eenvoudige projectplanning en taakbeheer. Het is flexibel genoeg om te implementeren in teams en use-cases, dus in plaats van projecten in silo's, kun je samenwerking tussen teams vergemakkelijken. 

Trello

Eenvoudige, klassieke Kanbanborden

Trello richt zich specifiek op Kanban-projectbeheer, met kleurrijke borden en Kanban-kaarten die je naar verschillende kolommen kunt slepen en neerzetten. De eenvoud van Trello betekent dat het gemakkelijk is om meteen aan de slag te gaan. Trello is ideaal voor kleine teams en projecten met één team, maar als je je bedrijf wilt opschalen, is de kans groot dat je Trello ontgroeid bent. 

Monday.com

Een gebruiksvriendelijke tool voor kleinere teams

Met een kleurrijke en boeiende interface is het voor teams eenvoudig om aan de slag te gaan met Monday.com. Je kunt Kanbanborden maken met een drag-and-drop-bouwer en schakelen tussen andere projectweergaven zoals agenda's en lijsten. Maar hoewel het gemakkelijk is om met Monday.com in afzonderlijke projecten te springen, kun je tegen obstakels aanlopen wanneer je de samenwerking tussen teams uitbreidt. 

Clickup

De favoriet van startups met krappe budgetten

De Kanbanborden van Clickup zijn eenvoudig te bouwen, met drag-and-drop-functionaliteit, kleurgecodeerde tags en andere gebruiksvriendelijke functies. De tool biedt meer dan alleen Kanbanborden, wat betekent dat je je werk op verschillende manieren kunt visualiseren, zoals lijsten en agenda's. Sommige gebruikers melden echter dat ze tegen obstakels aanlopen naarmate hun teams uitbreiden en cross-functional teamwork een prioriteit wordt.

Businessmap

Kanbanborden met volledige functionaliteit voor Agile-teams

Met Businessmap kun je complexere Kanbanborden maken. De tool bevat functionaliteit om verschillende borden aan elkaar te koppelen, bordkolommen op te splitsen in subkolommen en kaartsjablonen te maken voor terugkerend werk. Het is een sterke oplossing voor Agile-teams, maar als je een tool met extra use-cases wilt, kan Businessmap beperkend aanvoelen. 

Smartsheet

Een tool gericht op spreadsheets met kanban-functionaliteit

Smartsheet is gespecialiseerd in spreadsheets. Deze tool biedt meer mogelijkheden dan Microsoft Excel of Google Docs, zoals tijdregistratie en samenwerkingsfuncties. Het bevat ook een eenvoudige Kanbanbordweergave, waarmee gebruikers kaarten naar verschillende kolommen kunnen slepen en neerzetten. Maar spreadsheets zijn waar Smartsheet echt schittert - en omdat niet alle teams liever in sheets werken, vertaalt deze tool zich mogelijk niet goed in je hele organisatie.

Airtable

Kleurrijke spreadsheets met Kanbanbord-opties

Net als Smartsheet is de belangrijkste focus van Airtable spreadsheets, maar met een kleurrijkere gebruikersinterface. De filter-, sorteer- en groeperingsfunctionaliteit van Airtable helpt gebruikers om door gegevens te zoeken die anders overweldigend zouden kunnen zijn in Kanbanbord-formaat. Maar hoewel de software aanpasbaar is, kan deze beperkend aanvoelen wanneer je je team en processen schaalt. 

Wrike

Kanbanborden voor klantgerichte teams

Wrike biedt Kanbanbord-functionaliteit, met kaarten die je in verschillende kolommen kunt organiseren om de werkstatus te visualiseren. De gebruiksvriendelijke beveiligingsmachtigingen van de tool maken het gemakkelijk om veilig informatie te delen met externe klanten, wat nuttig kan zijn voor teams die prioriteit geven aan het werken met externe partners. Het kan echter minder effectief zijn voor het beheren van cross-team projecten.

Zoho Sprints

Een visuele, agile-specifieke tool

Zoho Sprints is een uitblinker voor agile teams, met specifieke functies voor Scrum- en Kanban-projectbeheer. De tool ondersteunt Agile-epic aanmaak en -beheer, plus gebruikersverhalen, work-in-progress-limieten en burndown-grafieken. Maar omdat Zoho Sprints zo is afgestemd op Agile-projectbeheer, is het misschien niet flexibel genoeg om in verschillende teams te gebruiken. 

Jira

Gemaakt voor softwareontwikkelaars

Jira is ontworpen voor softwareontwikkelaars, met Agile-specifieke functies zoals epics, gebruikersverhalen en sprints. De tool bevat Kanbanbord-functionaliteit, waarmee gebruikers tickets kunnen bijhouden in elke fase van de sprint-levenscyclus, zoals 'backlog', 'in behandeling', 'in QA' en 'klaar'. Maar hoewel Jira goed werkt voor technische teams, is het misschien niet flexibel genoeg om in je hele bedrijf te gebruiken.

Azure DevOps

Ontwikkelingsspecifieke diensten voor Agile-teams

Azure DevOps is op maat gemaakt voor softwareontwikkelingsteams. Naast een Kanban-systeem bevat de software Github-hosting en codebeoordelingsfunctionaliteit, een universele pakketopslagplaats en testplannen om teams te helpen hun code succesvol te implementeren. Deze tool is zeer specifiek, dus als je op zoek bent naar iets om te gebruiken voor verschillende use cases, is het misschien niet de beste optie. 

Visualiseer het werk op jouw manier

Kanbanborden zijn een handig hulpmiddel om te visualiseren waar het werk staat. Maar op zichzelf zijn ze niet genoeg om het werk tussen teams en grotere projecten te coördineren. Daarom bieden de beste Kanban-tools meer dan alleen borden. Met geweldige projectbeheersoftware kunnen teams het werk organiseren op de manier die voor hen het beste werkt, of dat nu als een Kanbanbord, checklist, agenda of Gantt-grafiek is. Met die flexibiliteit kun je je software aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, in plaats van je processen aan te passen aan je software.