Air France KLM zorgt met Asana wereldwijd voor een vlotte bedrijfsvoering

Toen Air France en KLM in 2004 fuseerden, werden ze de grootste luchtvaartmaatschappij van Europa. Hoewel de twee luchtvaartmaatschappijen hun sterke, nationale merkidentiteiten - Frans en Nederlands - behielden, brengen ze nu een deel van hun activiteiten onder één dak samen.

"Een van de vruchten van het huwelijk tussen de twee luchtvaartmaatschappijen was de oprichting van een gezamenlijk financieel centrum dat dienst doet als boekhoudkundige centrale voor beide luchtvaartmaatschappijen," zegt Tamas Kadar, een Business Development Manager bij Air France KLM FSSC. Het gezamenlijke centrum voor financiële diensten is gevestigd in Boedapest en telt 200 personeelsleden. "De hele organisatie van Air France KLM streeft ernaar efficiënter en productiever te zijn," legt Tamas uit. "Ons servicecentrum in Boedapest geeft ons verschillende concurrentievoordelen: de locatie, de infrastructuur, het personeel en de economie," zegt hij. We kozen voor Boedapest omdat het geografisch dicht bij Amsterdam ligt en in dezelfde tijdzone. Het is ook een goede plaats om hoog opgeleide, meertalige arbeidskrachten aan te werven. Dit betekent dat zij van schaalvoordelen kunnen profiteren en efficiënter en goedkoper kunnen werken dan met een hele reeks afzonderlijke financiële centra in verschillende steden.

Bij het kantoor in Boedapest was de migratie van de boekhoudkundige activiteiten van Air France de grootste en meest omvangrijke toevoeging, zowel wat betreft personeel als werkbelasting. Dit begon met een wijziging van de verkoopadministratie en nieuwe inkomsten- en boekhoudsystemen, en ging verder met de migratie van de boekhoudkundige activiteiten van ongeveer 150 landen. Naast het uitvoeren van financiële operaties, zorgt het kantoor in Boedapest ook voor de berekening van de terugbetalingen van de ongeveer 250 duizend terugbetalingsaanvragen en de opsporing van fraude.

In zijn functie leidt Tamas het business development-team, dat toepassingen ontwikkelt om het boekhoudproces en andere bedrijfsactiviteiten efficiënter te maken. Hij neemt daarnaast ook activiteiten over van andere wereldwijde teams. Zijn team houdt bijvoorbeeld toezicht op de voortdurende verbetering van het Refund Processing System van KLM.

Een klein team met een grote impact

Het was geen geringe prestatie om alles soepel te laten verlopen terwijl beide luchtvaartmaatschappijen naar dezelfde platforms verhuisden. Dit is nog moeilijker te geloven wanneer je bedenkt dat het team voor bedrijfsontwikkeling slechts zes mensen telt, waaronder Tamas. Het team werkt vanuit Boedapest, maar hun werk kan gevolgen hebben voor een personeelsbestand van meer dan 84.000 mensen in de hele luchtvaartmaatschappij en 500 mensen die wereldwijd specifiek in financiën en boekhouding werken.

Voor zo'n groot personeelsbestand is veel samenwerking nodig. Het team voor bedrijfsontwikkeling werkt nauw samen met het innovatieteam en het team voor toepassingsondersteuning, die zich in Boedapest en in Parijs/Amsterdam bevinden. De aard van hun werk betekent dat ze moeten coördineren tussen meerdere teams op verschillende locaties en vakgebieden. Ze zochten een betrouwbaar systeem dat hen zou helpen al hun projecten doeltreffend te beheren en te coördineren, iedereen op verschillende locaties op één lijn te houden, en hen de mogelijkheid zou geven snel over hun vorderingen te rapporteren. Ze moesten ook gemakkelijk Gantt-grafieken kunnen maken en met andere toepassingen kunnen integreren. Voor Tamas en zijn team bij Air France KLM is dat systeem Asana.

Effectief apps ontwikkelen om de efficiëntie te verbeteren

Een groot deel van de verantwoordelijkheid van het Business Development team bestaat erin te voorzien in de behoeften van de werknemers door middel van technologie. Zo heeft het team van Tamas een interne werknemers-app ingevoerd voor het onboarden en opleiden van nieuwe collega's door middel van e-learning, online simulaties en gecentraliseerd opleidingsmateriaal. Dit werd vroeger individueel en op een niet-gestandaardiseerde manier on-the-job gedaan en het materiaal stond verspreid op de server van het FSSC. Werknemers kunnen nu met de app gemakkelijker door een standaard leertraject worden geleid om de specifieke kennis te verwerven die ze voor hun baan nodig hebben.

Hoewel de software om dit alles te verwezenlijken off-the-shelf is, "moet de applicatie aangepast worden omdat we een aantal zeer specifieke behoeften hebben," zegt Tamas. Het team werkt met ontwikkelaars in het Verenigd Koninkrijk om de app aan te passen.

Ideeën voor functies en functionaliteit komen vaak van de mensen die de app het meest gebruiken: de werknemers. Wanneer zij ideeën hebben voor veranderingen aan de app, kunnen ze via een formulier een verzoek indienen. "Dit wordt een taak in Asana, waar we ervoor kunnen zorgen dat elke stap wordt gevolgd bij het definiëren, documenteren en specificeren van een nieuwe functionaliteit - en die dan bouwen," legt Tamas uit.

Ze gebruiken Asana ook om verzoeken te sorteren die ze via verschillende kanalen ontvangen: e-mail, persoonlijke gesprekken en meer. Met behulp van de Jotform-integratie, kan het team van Tamas alle inkomende verzoeken naar een Asana-project routeren en er prioriteiten aan toekennen.

Asana helpt Air France KLM FSSC hun apps en algemene ervaring voortdurend te verbeteren, van het verzamelen van ideeën voor verbeteringen en het uitbouwen van de functies tot het testen ervan en het verhelpen van bugs. "De tool maakt hun leven gemakkelijker, efficiënter, goedkoper en minder stressvol," zegt Tamas, "en Asana maakt ons efficiënter in het leveren van app-verbeteringen."

Grootschalige projecten, vereenvoudigd

Het team van Tamas beheert ook wat zij innovatieprojecten noemen, oftewel het vertegenwoordigen van het FSSC in grote projecten die van invloed zijn op de centrale bedrijfsvoering. Ideeën voor deze projecten komen meestal van het operationele team of de hoofdkantoren in Parijs en Amsterdam. Het team voor bedrijfsontwikkeling werkt gewoonlijk aan tot wel tien verschillende innovatieprojecten tegelijk.

Een uitstekend voorbeeld hiervan was toen Air France KLM op wereldwijde schaal een nieuwe OCR-oplossing implementeerde voor te betalen facturen, waarmee de herkenning en routering van facturen werd geautomatiseerd.

Doordat tijdens een systeemupgrade sjablonen verloren waren gegaan, kreeg zijn team de taak grote hoeveelheden gegevens te migreren en rigoureuze gebruikerstests uit te voeren.

"Onze eerste gedachte was om de migratie in een spreadsheet te beheren, maar het document zou te omslachtig geweest zijn en we zouden er niet in real time aan kunnen samenwerken," zegt Tamas. "Dus in plaats daarvan hebben we de taken naar Asana geïmporteerd," legt hij uit. Dat was geen sinecure: om het project te voltooien waren meer dan 11.000 taken nodig, verdeeld over 40 mensen.

Asana gebruiken om zo'n omvangrijk project te beheren betekende dat alles georganiseerd was, dat de taken duidelijk verdeeld en aan de teamleden toegewezen waren, en dat de voortgang gemakkelijk te volgen was. Een snelle blik op het Asana-dashboard maakte het team duidelijk of ze vooruitgang boekten of dat uitdagingen hen hadden vertraagd.

Naast het verschaffen van duidelijkheid en het mogelijk maken van samenwerking in realtime, "vond het team het heel prettig om Asana te gebruiken omdat het gemakkelijk was om hun vorderingen te volgen en vast te stellen waar er achterstand of problemen waren," zegt Tamas. Als ze naar hun dashboards keken, kregen ze een snelle momentopname van hoe dicht ze bij het bereiken van hun doel waren. "Ze waren dol op de feestdieren, die fungeerden als een extra bron van motivatie."

Niet alleen kunnen de werknemers hun eigen vorderingen bijhouden, maar ook Tamas kan snel gegevens uit Asana exporteren om zijn managers te laten zien welke vorderingen het team gemaakt heeft. Als hij bijvoorbeeld zijn baas een update van een project moet geven, kan hij de gegevens uit Asana gewoon naar een CSV exporteren en er een draaitabel van maken. "Ik kan mijn baas gemakkelijk laten zien waar we staan en waar we tegen het einde van het jaar kunnen staan," zegt hij.

Complexe rapporten, zorgvuldig gepland

Voor Air France KLM FSSC zijn gegevens van het grootste belang voor de besluitvorming en bedrijfsvoering. Het verzamelen van gegevens en het beheren van rapportaanvragen is een belangrijk onderdeel van het werk van het team voor bedrijfsontwikkeling. "In een organisatie van deze omvang zijn realtime gegevens en benchmarkrapporten erg belangrijk om middelen te kunnen verschuiven naar waar ze het meest nodig zijn, of om gebieden aan te wijzen waar een proces verder verbeterd kan worden," zegt Tamas. Operationele rapporten helpen het management om beter geïnformeerde beslissingen te nemen, zoals een beter inzicht in een achterstand. Het management kan de rapporten gebruiken om te evalueren of iets een tijdelijke achterstand is door onderbezetting vanwege de zomervakantie, of een permanent probleem door de toegenomen werkbelasting.

Een deel van de rol van Tamas is het verstrekken van deze complexe rapporten aan het hoger management. Maar om het niveau van rapportage te bereiken dat nodig is, zijn er veel gegevensbronnen die geraadpleegd moeten worden en beschikbaar gesteld moeten worden aan de operationele managers en aan het hoger management voor de maandelijkse en jaarlijkse rapporten. De gegenereerde rapporten zijn complex: het opstellen van elk rapport kan twee tot drie maanden in beslag nemen. Met Asana houdt het team van Tamas bij welk team om rapporten heeft gevraagd, wat de gegevensbron voor elk rapport zal zijn, de variabelen om de gegevens te filteren, en hoeveel mensen erbij betrokken zijn.

"We gebruiken aangepaste velden in Asana om ons te helpen bij het prioriteren van rapportageverzoeken en om duidelijkheid te geven over wie wat doet om ze te genereren," zegt Tamas. Als de taken duidelijk aan de teamleden zijn toegewezen, kunnen zij hun werklast en de leveringsdata van de rapporten effectief plannen. Met nauwkeurige rapporten die ze tijdig in handen hebben, kan het management op zijn beurt gegevensgestuurde beslissingen nemen voor de hele organisatie.

Efficiënter werken

Met Asana kan het team van Tamas al het werk dat ze doen bijhouden, hun vorderingen zien en meer bereiken in minder tijd, omdat ze weten wat er gedaan moet worden om hun doelen te bereiken.

Tamas schat dat als ze Asana niet hadden gebruikt voor hun 11.000-taken tellende boekhoudmigratieproject, het "minstens twee maanden langer zou hebben geduurd om te voltooien." Met Asana konden ze het OCR-optimalisatieproject in slechts drie maanden voltooien.

"Wat snelheid betreft, zien we echt dat Asana ons enorme efficiëntiewinsten oplevert bij het beheren van een project," zegt Tamas. Door haar gebruiksgemak is Asana een onmisbaar onderdeel geworden van de manier waarop het team van Tamas werkt. "Het is heel intuïtief in gebruik en gemakkelijk te leren. Het team kon er helemaal zelf mee aan de slag, zonder training." Een extra bonus voor Tamas en zijn team? De smartphone-app. Deze maakt het gemakkelijk om taken en projecten te bespreken terwijl ze een kopje koffie drinken in hun loungeruimte.