Palo Alto Networks verlaagt de bedrijfskosten met 40% met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Palo Alto Networks had meer dan 5 Werkbeheersystemen voor verschillende groepen, wat leidde tot een overbesteding van meer dan 40%.

• Verschillende processen en systemen maakten het voor teams moeilijk om gegevens te delen en er toegang toe te krijgen, waardoor de samenwerking werd vertraagd en het werk niet in hetzelfde tempo als de groei kon worden opgeschaald.

• Over de wereldwijde teams heen konden leiders niet zien hoe al het werk, de middelen en de bedrijfsprioriteiten in elkaar pasten, waardoor het moeilijk was om risico's op te merken en prioriteit te geven aan de belangrijkste initiatieven.

Oplossing

• Leiderschap implementeerde een top-down consolidatie in Asana, waardoor de complexiteit, redundantie en het beveiligingsrisico van het gebruik van meerdere tools werden verminderd. 

• Al het werk wordt op één plaats beheerd, zodat teams complex cross-functional werk op schaal kunnen standaardiseren en automatiseren. 

• Een uniform systeem geeft leiders realtime toegang tot informatie, wat de besluitvorming en risicobeperking aanzienlijk versnelt.

Resultaat

• 40% vermindering van overbodige operationele kosten

• De tijd voor statusrapporten is verminderd van uren naar minuten

• R&D-teams halen nu 100% van de gestelde deadlines

• Slimmere, snellere besluitvorming en risicobeperking 

• Betere middelenprognose voor strategische planning

• Verhoogde productiviteit en leveringssnelheid

Door het werk in Asana te verenigen, kan onze hele organisatie snel handelen om zich aan te passen aan het veranderende cyberbeveiligingslandschap. Werkgegevens en samenwerking bevinden zich op één plaats, zodat teams zelf informatie kunnen opvragen zonder tijd te verspillen aan heen-en-weergeloop.”

Teams verbinden om innovatie te stimuleren

Palo Alto Networks koos voor Asana vanwege de flexibiliteit, het gebruiksgemak en de productroadmap. Ze zagen Asana als een toekomstbestendige partner die hen zou helpen schalen met krachtige werkgegevens en baanbrekende AI-mogelijkheden. 

Door het werk in Asana te centraliseren, doorbrak het bedrijf silo's en gaf het teams onmiddellijk toegang tot informatie. Marketing kan de puntjes op de i zetten met verkoop en eenvoudig aankomende activiteiten en materialen delen, waardoor ze het meeste uit elke lead kunnen halen. Product- en R&D-teams hebben één plek om zeer cross-functional lanceringen te coördineren en de werkintake te stroomlijnen, zodat ze kunnen voldoen aan de behoeften van de klant en het juiste werk voor het bedrijf kunnen prioriteren. Ondertussen gebruikt IT Asana als één bron van waarheid om resourcing te plannen, te coördineren tussen wereldwijde teams en ervoor te zorgen dat Palo Alto Networks de infrastructuur heeft die het nodig heeft om te slagen.

Asana uitrollen in meerdere teams

Palo Alto Networks werkte samen met het professionele serviceteam van Asana aan een technologische implementatiestrategie die hun organisatie snel zou consolideren op Asana met minimale wrijving of verstoring van hun bedrijf. 

Palo Alto Networks begon de uitrol met marketing en migreerde in iets meer dan twee maanden honderden marketeers naar de tool. Vervolgens breidden ze uit naar andere teams, waaronder IT, operations, product en R&D, en implementeerden ze Asana bij meer dan 5800 gebruikers in minder dan 6 maanden. Het professionele serviceteam van Asana werkte nauw samen met het leiderschap van Palo Alto Networks om aanbevelingen af te stemmen op de unieke vereisten van elk team, zodat ze snel de impact van Asana kunnen maximaliseren om een hoge ROI te bereiken.

We werkten allemaal samen als een dorp met een sterk partnerschap tussen Asana en Palo Alto Networks om de migratie binnen de zeer krappe tijdlijn die we hadden te voltooien.”

Wereldwijde campagnes op schaal uitvoeren

Het marketingteam van Palo Alto Networks is verantwoordelijk voor het stimuleren van naamsbekendheid, vraag en klantbetrokkenheid, waardoor het bedrijf de omzet kan laten groeien. Het team is groot en cross-functional, met meer dan 600 werknemers in verschillende kantoren en op verschillende locaties over de hele wereld. 

Op die schaal was het moeilijk voor het marketingteam om belanghebbenden te coördineren en wereldwijde campagnes soepel uit te voeren. Nu helpt Asana hen om efficiënt te werken en afgestemd te blijven op de prioriteiten van het bedrijf.  

Gestandaardiseerde processen leiden tot een snellere campagne-uitvoering

• Campagnemanagers monitoren alle initiatieven waarvoor ze verantwoordelijk zijn in één portfolio, die wordt samengevoegd tot een overkoepelend overzicht van alle wereldwijde campagnes, zodat leidinggevenden de voortgang op doelen kunnen zien en snel blokkades kunnen opsporen. 

• Elke campagne vereist coördinatie tussen meerdere teams. In plaats van tijd te verspillen aan heen-en-weergeloop, gebruiken campagnemanagers Formulieren om eenvoudig middelen en lokalisatie aan te vragen.

• Teams kunnen al hun aanvragen op één plaats zien en vervolgens sneller met campagnewerk beginnen met meer dan 80 gestandaardiseerde sjablonen voor verschillende campagneworkflows. Binnen die sjablonen wijzen vooraf ingestelde regels onmiddellijk vervaldatums en rollen toe, zodat marketeers verantwoordelijk en op schema blijven.

Marketing is complex, met veel bewegende delen. Met Asana zien we alles op één plek, zodat wereldwijde teams met minder wrijving kunnen samenwerken en marketingprogramma's op schaal kunnen uitvoeren.”

Zichtbaarheid verbetert marketingplanning en -budgettering

• Strategische planning wordt over teams geconsolideerd in één overkoepelende portfolioweergave. Leiderschap heeft inzicht in alle marketingprioriteiten, budgetten en middelen op één plek voor eenvoudige besluitvorming. 

• De kwartaalplanning is gestandaardiseerd in een projectsjabloon dat door alle teams wordt gebruikt. Deze projecten zijn verbonden met de leiderschapsportfolio voor een totaalbeeld van alle prioriteiten. 

• Algemene aangepaste velden standaardiseren gegevensverzameling en consistentie in leiderschapsrapportage. Regels automatiseren het bijhouden van het budget en de verwachte pijplijn, waardoor de prestatieprognose wordt gestroomlijnd. 

• Met alle marketingplannen op één plek kan het team de verkoopafdeling naadloos op de hoogte houden en aankomende activiteiten delen met behulp van een Google Agenda-integratie. 

Gestroomlijnde werkintake helpt leiders werkbelastingen te plannen

• In de toekomst is het regionale marketingteam van plan om de werkintake in hun planningsproces op te nemen. In plaats van afzonderlijke aanvragen te doen, kunnen teams een vakje aanvinken voor ondersteuning en automatisch het werk starten. 

• Alle vervolgacties en gesprekken zouden bij die aanvraag worden vastgelegd, zodat er geen context verloren gaat en er geen heen en weer e-mailen nodig is. 

• Door aanvragen tijdens de planning vast te leggen, kunnen leiders de werkbelasting van tevoren plannen en nauwkeurigere beslissingen nemen over middelen.

Ik vraag altijd: 'Kunnen we dit doen in Asana?' Asana is flexibel genoeg om zowat elke workflow te bouwen, en er is nog zoveel meer dat we nog zouden kunnen doen.”

Cyberbeveiligingsoplossingen op tijd leveren, iedere keer

De product- en R&D-teams van Palo Alto Networks moeten snel handelen om snelle innovatie in hun brede productassortiment te behouden. Cyberbeveiligingsuitdagingen evolueren voortdurend, dus het team moet wendbaar zijn en snel werken om cybercriminelen te overtreffen in innovatie en nieuwe waarde toe te voegen voor hun klanten.

Dit werk is zeer cross-functional en complex. Asana helpt het team processen te stroomlijnen en de zichtbaarheid te krijgen die ze nodig hebben om snel vooruitgang te boeken met bedrijfsprioriteiten.

Gecentraliseerde informatie vereenvoudigt complexe lanceringen

• Cross-functional teams hebben nu één bron van waarheid voor complexe productlanceringen, waardoor verwarring wordt verminderd en de samenwerking wordt versneld.

• Met al het werk in Asana is het gemakkelijker voor productteams om deliverables over te dragen en bij te houden tussen functies zoals IT en New Product Integrations, zodat nieuwe producten correct worden verpakt en geleverd.

• Teams hebben inzicht in de belangrijkste beveiligingsprioriteiten met een overkoepelend 'dashboard voor de conceptcommissie', waardoor ze de prioriteiten van het productteam kunnen afstemmen op die van het hele bedrijf.

Een van mijn teams vertelde me dat ze na de overstap naar Asana 100% van hun productprojecten hebben kunnen opleveren. Ze hebben aan al hun verplichtingen voldaan en al hun deadlines gehaald, wat behoorlijk indrukwekkend is.”

Gestroomlijnde planning helpt R&D sneller te werken

• Leiders hebben een algemeen overzicht van R&D-initiatieven met portfolio's en aangepaste velden, waardoor ze snel prioriteiten kunnen stellen voor het werk en blokkades kunnen verwijderen.

• Om aanvragen uit het hele bedrijf te beheren, gebruikt het team formulieren om de intake in een project te standaardiseren voor prioritering. Automatiseringen wijzen aanvragen snel toe aan de juiste persoon, terwijl sjablonen voor verschillende activatypen het team helpen sneller actie te ondernemen.

• R&D-materialen vereisen frequente updates om gelijke tred te houden met veranderingen op het gebied van cyberbeveiliging. Alle live middelen worden bijgehouden in een project en ingebouwde automatiseringen plannen herinneringen voor het vernieuwen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

• Dankzij gestroomlijnd bijhouden van doelen en geautomatiseerde updates kan het team binnen enkele minuten statusrapporten delen, terwijl het hen voorheen 6 uur kostte.

Transparantie over de werkbelasting helpt leiders doelen te realiseren

• R&D werkt aan veel projecten tegelijk. De werkbelastingfunctie van Asana geeft leiders inzicht in de bandbreedte van het hele team, zodat ze de werkbelasting voor alle initiatieven kunnen aanpassen, wat leidt tot minder vertragingen.

• Met nauwkeurigere werkgegevens en rapportage kunnen leiders ervoor zorgen dat het werk van het R&D-team over hun hele portfolio in evenwicht is en is afgestemd op de prioriteiten van het bedrijf.

• Deze verbeterde zichtbaarheid helpt het team ook om risico's te identificeren, het werk weer op schema te krijgen en belanghebbenden van tevoren op de hoogte te stellen wanneer projecten vertraging oplopen.

We hebben geen project gehad dat vertraging heeft opgelopen sinds we Asana gebruiken. We hebben ofwel de tijdlijnen 3-4 weken van tevoren proactief kunnen aanpassen, of gewoon dingen gedaan gekregen met duidelijke deadlines en deliverables.”

Operationele efficiëntie stimuleren in een wereldwijd bedrijf

De IT- en bedrijfsvoeringsteams bij Palo Alto Networks zijn verantwoordelijk voor het creëren van een technologische infrastructuur die kan meegroeien met het bedrijf, en voor het bepalen van de strategie en uitvoering voor de topprioriteiten van het bedrijf. Dit werk is essentieel om ervoor te zorgen dat Palo Alto Networks de processen, platforms en mensen heeft die het nodig heeft om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. 

Het is ook zeer cross-functional. Asana helpt IT en bedrijfsvoering om de teams met elkaar te verbinden, zodat het hele bedrijf is opgezet voor meer gecentraliseerde en efficiëntere samenwerking. 

Inzicht helpt leiders sneller betere beslissingen over middelen te nemen

• Het IT-team ontvangt aanvragen uit het hele bedrijf. Ze maken een Workflow om dit proces te stroomlijnen met behulp van een Asana-formulier, waardoor ze sneller actie kunnen ondernemen op aanvragen. 

• Dankzij een aangepaste integratie met Jira kan het team automatisch aanvraaggegevens in Asana ophalen en minder tijd verspillen aan het schakelen tussen apps. 

• Door deze gegevens te combineren met portfolio's en dashboards, hebben projectmanagers en leiders de informatie die ze nodig hebben om middelen te beheren en snel corrigerende maatregelen te nemen. 

Met AI is het erg belangrijk om gezamenlijk werkbeheer op één platform te hebben. Iemand kan een vraag stellen in Asana en AI heeft de informatie die het nodig heeft om te antwoorden.”

Gecentraliseerde werkgegevens stroomlijnen de uitrol van technologie

• Het IT-team gebruikt Asana-projecten om de implementatie van Asana in het hele bedrijf te coördineren, zodat elk team een speciale ruimte heeft om samen te werken met IT bij de uitrol. 

• IT-, operations- en cross-functional teams in het hele bedrijf hebben toegang tot dezelfde werkgegevens, ongeacht waar ze zich bevinden. Dit helpt teams om zelf informatie te vinden en efficiënter samen te werken, met minder heen en weer gestuurde berichten.

De mogelijkheid om flexibel te zijn met Asana was cruciaal. Er is altijd een zeer dunne lijn tussen standaardisatie en aanpassing, en elk bedrijf heeft beide nodig.”

Conclusie

Het delen van gegevens en transparantie zijn essentieel voor een wereldwijd bedrijf als Palo Alto Networks. In de toekomst is het bedrijf van plan om te profiteren van AI-functies om de efficiëntie te verhogen in de manier waarop teams werkgegevens gebruiken. Ze zetten hun uitrol voort in meer teams en introduceren extra cross-functional workflows om de efficiëntie te verhogen en de beste beveiligingsoplossingen in hun klasse aan hun klanten te leveren.