이메일과 Asana를 함께 사용하는 4가지 팁

커뮤니케이션 툴에는 여러 가지가 있지만, 업무와 관련해서는 이메일이 필수적입니다. 이메일 워크플로를 Asana 워크플로와 통합하여 더 스마트하게 일할 수 있도록 도와드리겠습니다. 이를 위한 네 가지 간단한 방법이 있습니다.

Asana 업데이트를 원하는 방식으로 수행하세요

업무에 대한 정보를 얻기 위해 Asana에 로그인할 필요가 없습니다. 대신 이메일 알림을 사용하여 가장 중요한 업무를 파악하세요. Asana에서 받는 이메일 업데이트의 종류와 빈도를 선택할 수 있습니다. 

• 활동 업데이트: 모든 @멘션, 배정받은 새 작업, 협업 참여자인 작업의 완료 업데이트에 대한 이메일을 받습니다. Asana에서 진행 중인 업무에 대한 업데이트를 자주 받고 싶으시다면 이 기능을 사용하세요. 

• 멘션만: 이름에서 알 수 있듯이 작업이나 댓글 스레드에서 @멘션될 때마다 이메일을 받게 됩니다. 또한, 회원님이 직접 메시지를 받거나 작업이 배정되면 알려드리겠습니다.

• 일일 요약: 배정된 새 작업과 예정된 마감일에 대한 일일 개요를 확인하세요. 이러한 모든 업데이트가 하나의 이메일로 일괄 처리되므로 여러 이메일을 확인할 필요가 없습니다.

• 주간 보고서: 업데이트를 더 자주 받고 싶다면 포트폴리오에 있는 프로젝트의 상태 보고서가 포함된 주간 이메일을 수신하세요.

이러한 업데이트를 통해 이동 중에도 쉽게 정보를 얻을 수 있습니다. 특히 Asana에서 많은 시간을 할애하지 못하는 날에는 더욱 유용합니다. 이메일 수신함으로 전달되는 모든 정보는 Asana 수신함에서도 확인할 수 있습니다. Asana 수신함에서 가장 중요한 업데이트를 확인하는 방법을 살펴보세요.

내 작업으로 직접 이메일 작업 보내기

파일, 미리 알림, 프로젝트 업데이트 등 중요한 이메일을 추적하기가 쉽지 않습니다. 이메일을 다시 확인하라는 알림이 없으면 중요한 실행 과제를 놓칠 수 있습니다.

작업은 이러한 실행 과제를 파악하는 가장 좋은 방법입니다. 따라서 언제까지 무엇을 해야 하는지, 누가 해야 하는지 항상 알 수 있습니다. Asana를 사용하면 이메일에서 바로 새 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다. 

• x@mail.asana.com 으로 이메일을 전달하세요. 이렇게 하면 이메일 주소와 연결된 Asana 작업 공간에 작업(본인에게 배정된 작업)이 생성됩니다.

• 새 이메일을 작성하여 작업으로 전환할 수도 있습니다. 제목은 작업 이름이 되고, 이메일 본문은 작업 설명이 됩니다. x@mail.asana.com 으로 보내면 내 작업에 마법처럼 표시됩니다.

다음에 관리자가 이메일로 요청을 보낼 때 Asana에서 이를 리마인더 작업으로 쉽게 전환할 수 있다는 점을 기억하세요.

이메일 수신함에서 업무를 수행하세요

앱을 끊임없이 전환하면 시간과 생산성이 저하될 수 있습니다. 이미 이메일을 사용하고 있다면 Asana에서 업무를 처리할 수 있습니다. 다른 사람이 작업을 배정하는 등 이메일 수신함에서 Asana 업데이트를 받으면 이메일 내에서 바로 조치를 취할 수 있습니다.

• 작업에 댓글 달기: 이메일에 회신하면 메시지가 작업에 대한 댓글로 전환됩니다.

• 작업을 팀원에게 배정하기: 팀원의 이메일 주소를 받는 사람: 필드에 추가하여 이메일에 회신합니다. 작업이 지정된 팀원에게 다시 배정됩니다.

• 팀원을 작업의 협업 참여자로 추가하기: 참조란에 팀원의 이메일 주소를 추가하여 이메일에 회신합니다. 팀원이 작업의 협업 참여자로 추가됩니다.

교차 기능 파트너가 많고 업무가 빠르게 진행되는 연간 계획을 세우고 있다고 가정해 보겠습니다. 팀원을 협업 참여자로서 가시성을 확보할 수 있도록 참조할 수 있으면 이메일 내에서 빠르게 이동하고 업무를 계획대로 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

Asana를 이메일 플랫폼과 연동하세요

연동은 이미 사용하고 있는 툴을 Asana에 연결하여 앱 전환의 필요성을 줄이면서도 업무를 계획대로 진행할 수 있도록 해줍니다. Gmail 및 Outlook 과의 연동을 사용하면 업무 관련 이메일을 실행 가능한 작업으로 전환할 수 있으므로 받은 편지함이 Asana 작업 공간의 연장선이 됩니다.

Gmail 및 Outlook 연동을 사용하면 x@mail.asana.com 으로 이메일을 전달하는 대신 수신함에서 Asana를 실제로 사용할 수 있는 유연성을 얻을 수 있습니다. 이메일 스레드를 작업으로 전환하여 자신이나 팀원에게 배정할 수 있으며, 마감일도 선택할 수 있습니다.

Gmail 연동과 규칙을 결합하면 팀이 계정에서 이메일을 자동으로 전송할 수 있습니다. 팀은 수작업으로 이메일을 전송하는 방식에서 선택한 수신인에게 자동으로 이메일을 전송하는 트리거를 선택하는 방식으로 바꿀 수 있습니다. 이메일 업데이트가 많은 프로젝트를 진행하는 경우, 이러한 연동은 플랫폼 간에 전환할 필요 없이 Asana에서 작업을 캡처하고 공유할 수 있도록 하는 데 이상적입니다. Asana 아카데미는 Gmail과 Asana, Outlook과 Asana를 함께 사용하는 모범 사례를 배우는 데 도움이 되는 별도의 과정을 제공합니다.

Asana와 이메일로 더 스마트하게 일하세요

이러한 기능은 이메일을 정리할 뿐만 아니라 모든 실행 과제를 포착하고 누락되는 것이 없도록 수신함을 한 단계 업그��이드합니다. Asana와 이메일을 연결하면 워크플로가 원활해져 명확성과 효율이 높아져 더 스마트하게 일할 수 있습니다.