이메일과 Asana를 함께 사용하는 4가지 팁

다양한 커뮤니케이션 툴이 있지만, 업무와 관련해서는 일반적으로 이메일을 사용하지 않을 수 없습니다. 괜찮습니다. 이메일 워크플로를 Asana 워크플로와 통합하여 보다 스마트하게 일할 수 있도록 도와드리겠습니다. 이를 수행하는 간단한 네 가지 방법은 다음과 같습니다.

원하는 방식으로 Asana 업데이트 받기

업무에 대한 최신 정보를 받기 위해 Asana에 로그인할 필요가 없습니다. 대신 이메일 알림을 사용하여 가장 중요한 업무를 파악하세요. Asana에서 받는 이메일 업데이트의 유형과 빈도를 다음과 같이 선택할 수 있습니다. 

• 활동 업데이트: 모든 @멘션, 배정받은 새 작업, 내가 협업 참여자인 작업의 완료 업데이트에 대한 이메일을 받으세요. Asana에서 진행되는 업무에 대한 업데이트를 자주 받고 싶으시다면 이 옵션을 선택하세요. 

• 멘션만: 이름에서 알 수 있듯이, 작업이나 댓글 스레드에서 @멘션될 때마다 이메일을 받게 됩니다. 또한, 다이렉트 메시지를 받거나 작업이 배정되면 알려드립니다.

• 일일 요약: 배정받은 새 작업과 곧 마감되는 작업에 대한 일일 개요를 받아보세요. 이 모든 업데이트가 하나의 이메일로 묶여 전송되므로 여러 이메일을 일일이 확인할 필요가 없습니다.

• 주간 보고서: 업데이트를 자주 받지 않으려면 포트폴리오에 있는 프로젝트의 상태 보고서가 포함된 주간 이메일을 수신하세요.

이러한 업데이트를 통해 이동 중에도, 특히 Asana에서 업무에 많은 시간을 할애할 수 없는 날에도 최신 정보를 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한, 이메일 받은 편지함으로 전송되는 모든 정보는 Asana 수신함에서도 확인할 수 있습니다. Asana의 수신함이 가장 중요한 업데이트를 어떻게 제공하는지 알아보세요.

이메일로 내 작업에 직접 작업 생성하기

파일, 알림, 프로젝트 업데이트 등 중요한 이메일을 놓치기 쉽습니다. 이메일을 다시 확인하라는 간편한 리마인더가 없다면 중요한 실행 과제를 놓칠 수 있습니다.

작업은 이러한 실행 과제를 파악하는 가장 좋은 방법이므로 언제까지 무엇을 해야 하는지, 누가 해야 하는지 항상 파악할 수 있습니다. Asana를 사용하면 이메일에서 바로 새로운 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다. 

• 이메일을 x@mail.asana.com 으로 전달하세요. 이렇게 하면 사용자의 이메일 주소와 연결된 Asana 작업 공간에 (사용자에게 배정된) 작업이 생성됩니다.

• 또한 새 이메일을 작성하여 작업으로 전환할 수도 있습니다. 제목은 작업 이름이 되고, 이메일 본문은 작업 설명이 됩니다. x@mail.asana.com 으로 보내면 내 작업에 마법처럼 나타납니다.

다음번에 관리자가 이메일로 요청을 보내면 Asana에서 리마인더 작업으로 쉽게 전환할 수 있다는 점을 기억하세요.

이메일 수신함에서 업무를 수행하세요

앱을 계속 전환하면 시간과 생산성이 저하될 수 있습니다. 이미 이메일을 사용하고 있다면, 이메일에서 Asana로 업무를 처리할 수 있습니다. 다른 사람이 작업을 배정하는 등 Asana 업데이트를 이메일 수신함에서 받으면 이메일에서 바로 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 작업에 댓글 달기: 이메일에 회신하면 메시지가 작업에 대한 댓글로 전환됩니다.

• 작업을 팀원에게 배정하기: 팀원의 이메일 주소를 수신자란에 추가하여 이메일에 회신합니다. 해당 작업이 지정된 팀원에게 다시 배정됩니다.

• 팀원을 작업의 협업 참여자로 추가하기: 참조란에 팀원의 이메일 주소를 추가하여 이메일에 회신합니다. 팀원이 작업의 협업 참여자로 추가됩니다.

많은 교차 기능 파트너와 빠르게 진행되는 업무가 있는 연간 계획을 진행하고 있다고 가정해 보겠습니다. 팀원을 협업 참여자로 CC하여 가시성을 확보할 수 있으므로 이메일 내에서 신속하게 업무를 처리하고 계획대로 진행할 수 있습니다. 

Asana를 이메일 플랫폼과 연동하세요

연동을 사용하면 이미 사용하고 있는 툴을 Asana에 연결할 수 있으므로 앱을 전환할 필요가 줄어들고 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다. Gmail 및 Outlook과의 연동을 통해 업무 관련 이메일을 실행 가능한 작업으로 전환할 수 있으므로, 받은 편지함이 Asana 작업 공간의 연장선이 됩니다.

Gmail 및 Outlook 연동을 사용하면 이메일을 x@mail.asana.com 으로 전달할 필요 없이 수신함에서 Asana를 실제로 사용할 수 있는 유연성을 얻을 수 있습니다. 이메일 스레드를 작업으로 전환할 수 있으며, 이 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고 마감일도 선택할 수 있습니다.

Gmail 연동과 규칙을 결합하면 팀이 계정에서 이메일을 자동으로 전송하도록 할 수 있습니다. 팀은 수작업으로 이메일을 전송하는 방식에서 선택한 수신인에게 자동으로 이메일을 전송하는 트리거를 선택하는 방식으로 바꿀 수 있습니다. 이메일 업데이트가 많은 프로젝트를 진행하는 경우, 이러한 연동은 플랫폼을 왔다갔다할 필요 없이 Asana에서 업무를 계속 파악하고 공유할 수 있도록 하는 데 이상적입니다. Asana 아카데미에서는 Gmail과 Asana를 함께 사용하는 모범 사례와 Outlook과 Asana를 함께 사용하는 모범 사례를 학습할 수 있는 별도의 과정을 제공합니다.

Asana와 이메일로 더 스마트하게 업무를 처리하세요

이러한 기능은 이메일을 정리할 뿐만 아니라 모든 실행 과제를 파악하고 놓치는 일이 없도록 하여 받은 편지함을 한 단계 더 발전시킵니다. Asana와 이메일을 연결하면 워크플로가 더욱 원활해져 명확성과 효율성을 높여 보다 스마트하게 일할 수 있습니다.