미팅, 미팅, 그리고 더 많은 미팅. 반복되는 팀 회의, 계획 수립 미팅, 브레인스토밍, 프로젝트 체크인 등 캘린더가 미팅으로 넘쳐나는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 아마도 그럴 것입니다.
미팅에 너무 많은 시간을 할애한다면, 미팅을 주도하든 참여하든 미팅에서 많은 것을 얻고 있을 것입니다. 안타깝게도 대부분의 미팅은 실패할 수밖에 없습니다. 최종 목표가 명확하지 않거나 (심지어 확인되지 않았습니다), 미팅을 안내할 안건이 없으며, 사람들은 답변보다 더 많은 질문으로 자리를 떠납니다. 직원들은 생산적이면서 중요한 일에 시간을 할애하고 있다고 느끼고 싶어 합니다. 하지만 미팅이 체계적이지 않으면 비효율적이고 시간 낭비처럼 느껴집니다.
(업무) 하루 중 시간은 한정되어 있으므로, 다음은 효과적인 미팅을 진행하기 위한 간단한 프로세스로, 모든 사람이 논의할 내용을 파악하고 다음 단계를 파악할 수 있습니다.
준비 시간: 미팅 안건을 만들고 공유하세요
1. 미팅의 목적과 목표를 파악합니다
참석자의 캘린더를 확인하기 전에 '이 미팅에서 무엇을 달성해야 하는가?'라고 자문해 보세요. 정기적으로 열리는 미팅이라면 얼마나 자주 모일지 결정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 계획 세우기 세션을 예약하는 경우, 목적은 팀의 연간 목표에 대한 주요 마일스톤을 파악하는 것이고, 목표는 마감일과 각 마일스톤의 담당자를 결정하는 것일 수 있습니다. 목적과 목표를 확정했다면 일정 수립을 시작할 수 있습니다.
2. 미팅 안건에 포함해야 하는 내용
이제 미팅을 갖는 이유를 알았으니, 논의를 순조롭게 진행할 수 있는 안건을 작성할 차례입니다. 미팅 직전에 포스트잇에 빠르게 적고 싶은 마음이 들 수 있지만, 미리 안건을 준비하면 올바른 사항을 우선시하고 중요한 사항을 잊지 않을 수 있습니다.
먼저 미팅에서 집중하고 싶은 주제를 개략적으로 설명하세요. 연례 계획 미팅의 경우, 결과를 논의하고, 브레인스토밍하고, 계획을 진행하기 위한 실행 과제를 논의할 수 있습니다. 모든 것이 (그리고 모든 사람이) 계획대로 진행될 수 있도록 각 주제에 타임 블록을 할당하여 논의해야 할 모든 사항을 파악하세요.
3. 논의 주제 추가하기
이제 논의하고 싶은 주제를 추가할 차례입니다. 적절한 안건 섹션에 추가하여 미팅 중에 적절한 시기에 논의하세요. 특히 논의하고 싶은 내용에 대해 자세히 설명할수록 좋습니다.
업무를 추적하는 툴에서 안건을 작성하면 기존 업무를 추가하거나 관련 작업에 연결하여 모든 사람이 필요한 배경 정보를 얻을 수 있으며, 추가적인 업무를 수행할 필요가 없습니다.
우리는 더 효과적으로 회의를 진행하고 생산성을 높이기 위해 의식적인 조치를 취하고 있으며, Asana는 이러한 이니셔티브를 추진하는 데 중요한 요소임을 입증했습니다.”
4. 미팅 전에 참석자와 안건 공유하기
비즈니스에 바로 착수하려면 참석자들과 미리 안건을 공유하세요. 안건이 준비되어 있고 미팅 초대장에 포함할 수 있다면 더욱 좋습니다. 이렇게 하면 참석자가 논의 주제를 숙지하고, 필요한 정보를 준비하거나, 미팅 전에 명확한 질문을 할 수 있는 시간을 가질 수 있습니다. 또한, 다른 사람들이 주제를 추가하거나 제안할 수 있는 기회가 됩니다.
시작하기: 안건을 준수하고 진행하면서 실행 과제를 기록하세요
5. 미팅의 논의 내용을 기록할 사람을 지정합니다
메모는 논의, 결정, 다음 단계에 대한 서면 기록 역할을 합니다. 또한 회의에 참석하지 못했지만 회의 내용을 알아야 하는 사람들에게도 유용합니다(캘린더 충돌이 실제로 발생할 수 있음). 따라서 미팅을 시작하기 전에 안건과 업무에 사용하는 것과 동일한 툴에서 메모를 작성할 사람을 지정하세요. 이렇게 하면 계획 미팅에서 나온 마일스톤과 프로젝트에 대한 결정을 참조해야 할 때 어디에서 찾아야 하는지 정확히 알 수 있습니다.
6. 고정 안건 항목과 논의 주제를 살펴보세요
이제 각 주제를 살펴보면서 참여를 독려할 차례입니다. 안건을 숙지했기 때문에 참석자들이 정보, 생각, 질문을 준비하고 올 것입니다(안건을 미리 공유했기 때문입니다 😉). 팀원들이 자신의 의견이 중요하다고 느끼길 바라며, 사람들이 서로 자유롭게 아이디어를 나누면 훌륭한 아이디어가 탄생합니다. 또한 체계가 있기 때문에 한 주제에서 다음 주제로 이동할 때 토론의 초점이 유지됩니다.
7. 진행하면서 실행 과제를 배정합니다
후속 조치 및 실행 과제가 생길 때마다 끝까지 기다리지 말고 추적하고 배정하세요. 실행 과제의 마감일도 포함해야 합니다. 이렇게 하면 팀원에게 책임을 부여하고 기대치를 명확히 할 수 있습니다. 팀원이 맥락을 파악하기 위해 미팅 메모를 참조할 수 있도록 안건(위의 안건 템플릿과 같이)에서 이러한 사항을 추적하는 것이 가장 좋습니다.
미팅 종료
미팅을 마무리하면 메모를 보내거나 실행 과제를 배정하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이미 완료되었기 때문입니다. 미팅을 준비하는 데 약간의 시간이 소요되지만, 생산적이고 효과적인 미팅을 개최하는 것의 이점은 (거의) 가치가 없습니다. 명확한 목적, 안건, 실행 가능한 논의를 통해 모든 사람은 무엇을 논의할지 파악하고 다음에 무엇을 해야 할지 파악할 수 있습니다. 그리고 당신은 미팅의 슈퍼스타가 될 것입니다.
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