프로젝트 후원자란? 역할과 의무 분석하기

프로젝트 후원자 또는 임원 후원자는 고위 경영진 수준의 개인 또는 그룹입니다. 프로젝트의 성공을 책임지며 프로젝트 팀과 매니저에게 필요한 지침과 리소스를 제공합니다. 이상적으로는 프로젝트 후원자가 높은 프로젝트 지속 가능성, 전략적 계획, 프로젝트 목표의 성공적인 실행을 제공합니다.

프로젝트 스폰서는 프로젝트 매니저보다 높은 위치에 있습니다. 대부분의 경우, 프로젝트 스폰서는 프로젝트를 옹호하고 첫날부터 보드에 참여한 사람입니다.

프로젝트 스폰서의 주요 책임과 의무, 프로젝트 주기 전반에 걸쳐 프로젝트 매니저를 지원하는 방법, 프로젝트 이해관계자와 스폰서 간의 차이점을 명확히 설명합니다.

프로젝트 후원자의 책임

프로젝트 스폰서는 일반적으로 고위 경영진입니다. 종종 보드 수준 바로 아래에 있으며 한 번에 여러 프로젝트에 참여합니다. 프로젝트 스폰서에게는 세 가지 주요 책임이 있습니다.

• 비전과 사람: 비즈니스 목표, 전략, 목적에 맞게 프로젝트를 조정합니다

• 거버넌스: 프로젝트의 적절한 시작과 실행을 보장합니다.

• 가치와 이점: 프로젝트의 품질을 보장하면서 리스크와 변화를 관리합니다

이러한 범주를 더 세분화하면 프로젝트 스폰서가 보유한 다양한 책임을 확인할 수 있습니다.

• 프로젝트에 적합한 매니저를 선택하고 전반적으로 멘토링합니다.

• 자금 조달을 협의하고 프로젝트 매니저를 대신하여 고위 경영진의 대변인 역할을 수행합니다.

• 초기 프로젝트 계획 수립과 프로젝트 헌장 및 범위 개발에 참여합니다.

• 프로젝트의 성공 기준을 정의하고 이해관계자의 동의를 얻습니다.

• 프로젝트의 가치를 홍보하고 성공을 위한 리소스를 확보합니다.

• 지식과 지침으로 프로젝트 매니저를 지원합니다.

• 프로젝트 매니저, 팀, 이해관계자 간의 지속적인 커뮤니케이션을 유지합니다.

• 프로젝트 환경(예: 일정, 작업, 우선순위 등)의 변경 사항을 검토하고 위험이 발생할 때 관리합니다.

프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸친 프로젝트 스폰서의 업무

프로젝트 스폰서는 처음부터 끝까지 프로젝트에 관여하므로 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 다양한 작업, 책임, 의무가 있습니다. 프로젝트 매니저와 스폰서 모두 스폰서가 맡은 책임을 인식해야 합니다. 그래야 모두가 자신의 역할에 충실하고 요구되는 것을 제공할 수 있습니다. 

개시

• 프로젝트 매니저와 운영 위원회를 임명합니다 . 스티어링 커미티는 일반적으로 프로젝트의 라이프 사이클 전반에 걸쳐 조언을 제공할 수 있는 고위급 관리자와 이해관계자로 구성됩니다. 운영 위원회의 구성원은 프로젝트에 적극적으로 참여하지 않기 때문에 전반적인 관점을 유지하고 프로젝트의 진행 상황에 대한 귀중한 지침과 감독을 제공할 수 있습니다.

• 프로젝트 성공과 결과물을 정의합니다 . 프로젝트 후원자는 이러한 목표가 적절하게 전달되고 팀의 모든 구성원이 이러한 목표를 이해하도록 해야 합니다.

• 프로젝트 관리 툴과 같은 일원화된 정보 소스에서 작업을 정리하고 표시하여 프로젝트의 모든 사람이 사용할 수 있도록 합니다.

• 시작 활동을 모니터링하고 필요한 경우 지원합니다. 프로젝트 팀의 모든 구성원이 해야 할 일을 수행하여 나중에 프로젝트가 원활하게 진행될 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

• 프로젝트 헌장, 비즈니스 케이스 또는 타당성 조사를 포함할 수 있는 프로젝트 착수 문서에 대한 피드백을 제공하여 경영진 이해관계자가 프로젝트를 승인할 수 있도록 합니다.

• 프로젝트 범위를 확인하여 프로젝트 목표와 목적이 현실적이고 범위 변동이 방지되도록 합니다.

• 킥오프 미팅에서 프로젝트를 챔피언하고 팀에서 질문이 있으면 프로젝트 매니저를 지원할 준비를 합니다.

계획 수립

• 현실적인 납품일을 보장하기 위해 프로젝트 계획을 관찰하고 조정합니다.

• 도전 과제 및 이관 문제에 대해 프로젝트 매니저의 담당자로 활동합니다.

• 프로젝트 팀의 효율성과 그룹 역학 관계를 모니터링하고 프로젝트 매니저에게 성과나 기회에 대해 알립니다.

• RAID 기록(위험, 가정, 문제 및 종속성)을 검토합니다 . 이 기록은 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 리스크, 프로젝트의 진행 상태 또는 결과에 대한 가정, 프로젝트 라이프사이클 동안 발생할 수 있는 문제, 프로젝트가 의존하는 종속성(예: 전문가의 의견)을 나열하는 중요한 프로젝트 계획 문서입니다.

• 프로젝트 계획에 품질 요구 사항, 명확한 결과물, 잘 계획된 프로젝트 마일스톤이 포함되어 있는지 확인합니다 . 궁극적으로 후원자는 모든 프로젝트 요구 사항을 승인합니다.

실행

• 프로젝트 매니저와 협력하여 매니저와 후원자, 후원자와 고위 경영진 사이에 건강한 경계를 설정하고 미시적 관리를 피하세요. 스폰서가 프로젝트 매니저가 프로젝트를 통해 팀을 이끌 수 있다고 신뢰하고 필요할 때 스폰서의 지원을 요청하는 것이 중요합니다.

• 팀과 매니저를 지원하기 위해 프로젝트의 필요 사항을 충족하세요. 여기에는 하드웨어나 소프트웨어, 추가 자금, 프로젝트 팀을 지원할 더 많은 인력과 같은 리소스가 포함될 수 있습니다.

• 고위급 리더가 프로젝트 상태 보고서에 액세스할 수 있도록 하여 필요에 따라 최신 정보를 파악할 수 있도록 합니다. 이러한 보고서는 정기적으로 업데이트되어야 합니다(프로젝트의 성격에 따라 주간, 월간 또는 분기별로 업데이트).

• 범위 변동 을 줄이기 위해 필요에 따라 변경 관리 프로세스를 구현합니다.

성과

• 프로젝트 진행 상태를 평가하고 적절한 경우 피드백을 제공합니다. 프로젝트의 성격에 따라 주간, 월간 또는 분기별 검토 미팅을 예약하여 진행 상태를 평가하고 마감일이나 목표를 조정하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

• 프로젝트 매니저와 팀이 발생하는 문제에 대한 해결책을 스스로 찾도록 격려하세요. 솔선수범으로 리드하고 좋은 문제 해결 전략을 모델링합니다.

• 발생하는 문제의 근본 원인을 파악하고 해결합니다.

• 프로젝트의 라이프 사이클 전반에 걸쳐 변경 사항을 수용할 수 있도록 RAID 기록을 자주 업데이트합니다 .

• 주요 프로젝트 마일스톤의 완료를 인정합니다. 팀의 작업량과 영향력을 인정하기 위해 이러한 마일스톤을 축하하는 것이 중요합니다.

종결

• 이전에 정의한 성공 기준에 따라 프로젝트 성과를 평가합니다. 이 데이터는 프로젝트의 성과를 논의하기 위해 예정된 사후 분석 또는 회고에 중요합니다.

• 고객에게 프로젝트를 성공적으로 인계하세요. 이제 모든 결과물이 고객의 손에 들어감에 따라 이 단계는 프로젝트의 끝을 의미합니다.

• 프로젝트의 성공과 실패에 대해 논의하기 위해 프로젝트 사후 분석 또는 배운 점 세션에 참여하거나 이를 주도하세요. 프로젝트 매니저가 향후 프로젝트를 위해 이러한 교훈을 문서화하도록 권장하세요. 

• 프로젝트 승인이 완료되었는지 확인합니다. 여기에는 프로젝트 팀을 해산하는 것 뿐만 아니라 모든 법적 절차를 완료한 것이 포함됩니다. 

이러한 의무는 진행 중인 프로젝트의 강도와 복잡성에 따라 달라질 수 있지만, 프로젝트 스폰서의 참여와 중요성을 과소평가해서는 안 됩니다.

프로젝트 후원자 vs. 프로젝트 이해관계자

프로젝트 후원자와 이해관계자는 매우 유사하게 들리지만, 매우 다른 역할을 수행합니다.

프로젝트 이해관계자는 프로젝트 팀의 구성원부터 프로젝트 프로세스에 적극적으로 참여하지 않는 사람에 이르기까지 프로젝트의 영향을 받는 모든 사람이 될 수 있습니다. 이해관계자는 투자자, 동료, 고객 또는 상사일 수 있습니다.

반면 프로젝트 후원자는 일반적으로 조직의 일원이면서 프로젝트에 대한 책임을 져야 합니다. 프로젝트의 전반적인 성공을 책임지며, 일반적으로 프로젝트의 성공을 정의하고 보장합니다. 프로젝트에 따라 스폰서는 프로젝트 매니저의 멘토 역할을 수행하는 경우도 많습니다.

프로젝트 스폰서 vs 프로젝트 매니저

프로젝트 스폰서와 프로젝트 매니저 모두 프로젝트에 깊이 관여하며 결과와 성공에 대한 책임을 집니다. 프로젝트 스폰서는 조직의 경영진과 프로젝트 매니저 사이의 연결 지점이며, 프로젝트 매니저는 프로젝트 스폰서와 프로젝트 팀 사이의 연결 지점입니다. 

프로젝트 매니저의 역할은 팀을 조직하고, 추적하고, 궁극적으로 팀이 프로젝트 내에서 업무를 수행하도록 이끄는 것입니다. 프로젝트 매니저는 일상적인 팀 리더입니다. 리소스와 업무량을 모니터링하고, 작업 완료를 감독하고, 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태를 업데이트할 책임이 있습니다. 필요한 경우, 프로젝트 매니저는 프로젝트 스폰서에게 추가 지원을 요청할 수 있습니다. 프로젝트 매니저의 역할은 또한 일정과 예상 날짜 사이에 불일치가 있을 때 프로젝트 스폰서에게 알리기 위해 목표와 기대치를 주시하는 것입니다.

프로젝트 스폰서와 프로젝트 매니저 간의 협업

프로젝트 후원자와 프로젝트 매니저 사이의 관계는 프로젝트의 결과를 결정할 수 있습니다. 프로젝트를 성공적으로 수행하려면 명확한 기대치 설정, 빈번한 커뮤니케이션, 상호 신뢰가 필요합니다.

투명성은 신뢰를 빠르게 쌓는 데 도움이 됩니다. 팀에 현재 상황과 생각을 알리면 동시에 관계에서 신뢰를 구축할 수 있습니다. 그런 다음 팀원들의 의견을 묻고 그 의견을 계획에 반영하면 공동의 목적 의식을 구축할 수 있습니다.”

프로젝트의 복잡성과 프로젝트 매니저의 경험에 따라 프로젝트 스폰서는 간섭하지 않는 방식을 선택하거나 프로젝트의 개별 단계와 작업을 통해 프로젝트 매니저와 팀을 안내하여 더 많은 참여와 지원을 제공할 수 있습니다. 이상적으로는 프로젝트 후원자가 프로젝트 매니저의 멘토 역할을 합니다.

프로젝트 성공을 위해 실시간으로 협업

프로젝트 매니저와 프로젝트 스폰서는 프로젝트를 성공적으로 실행하기 위해 서로를 의지합니다. 양 당사자가 책임, 작업, 목표를 추적할 수 있도록 신뢰할 수 있는 협업 소프트웨어 가 핵심입니다. Asana는 팀이 업무를 관리하고 목표를 달성할 수 있도록 설계된 업무 관리 툴입니다. Asana를 사용하면 서로를 실시간으로 업데이트하고 모든 일을 빠짐없이 관리할 수 있습니다.