완벽한 계획 수립: 조직 계획 수립의 어려움 4가지와 그 해결책

조직 전체를 동원하는 것은 어려운 일입니다. 프로세스에는 종종 많은 이해관계자와 워크플로가 포함되는 반면, 팀은 자체적인 툴과 협업 방식을 사용하여 단독으로 작업합니다. 그 결과, 비즈니스 플랜을 실행하려는 시도는 거대한 유조선을 돌리는 것처럼 느리고, 어설프고, 비효율적일 수 있습니다. 

하지만 이러한 문제를 방지할 수 있습니다. Asana는 조직 계획 수립의 4가지 일반적인 과제를 심층적으로 분석하여 각 과제에 맞는 적절한 솔루션을 찾을 수 있도록 지원합니다. 이렇게 하면 혼란을 방지할 수 있습니다. 대신, 변화하는 비즈니스 요구를 충족하기 위해 방향을 전환할 때도 모든 팀의 조율을 유지할 수 있습니다. 

엔터프라이즈 프로젝트 관리를 혁신하는 3가지 방법

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1. 부서 간 계획을 조율하기가 어려움

오늘날의 근로자들은 불과 12년 전보다 50% 더 협력하지만, 기업들은 여전히 계획을 달성하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 실제로, 모든 조직의 48% 는 직원들이 그 어느 때보다 협력하는 동안에도 전략적 목표의 절반 이상을 달성하지 못합니다. 

The Work Innovation Lab 의 조사에 따르면, 주요 원인은 협업 과부하입니다. 즉, 상태 업데이트, 회의 참석, 이메일 및 메시지 응답에 너무 많은 시간을 할애하는 것입니다. 협업 과부하는 리더가 협업에 너무 많은 시간을 할애하고 더 많은 것이 항상 더 낫다고 생각할 때 발생합니다. 그 결과, 팀이 사전에 정의된 프레임워크와 업무 방식을 사용하여 독립적으로 일할 수 있도록 하는 조율의 중요성을 간과하게 됩니다. 

조직 계획 수립에는 많은 조율이 필요합니다. 팀이 모여서 계획을 끝없이 논의할 수 있지만, 구조화된 프로세스 없이는 아무 일도 일어나지 않습니다. 따라서 비즈니스 전반에 걸쳐 전략적 계획을 실행하는 데 어려움을 겪고 있다면 더 많은 구조를 구축할 수 있는 방법을 찾으세요. 다음에서 시작하세요. 

솔루션

• 미리 정의된 계획 프로세스를 생성합니다. 연례 계획 수립 시 리더가 계획을 수립하고 공유하는 방법에 대한 단계별 가이드를 작성하세요. 여기에는 미팅, 예산 요청, 승인, 팀 간 계획 전달과 같은 주요 단계가 포함됩니다. 미리 정의된 프로세스를 사용하면 팀이 핵심 단계를 놓치지 않고 계획하는 동안 모든 사항을 확인할 수 있습니다. 

• 목표를 중심으로 조직하세요. 목표는 직원들이 어떤 프로젝트를 우선시하고 팀 리소스를 어떻게 할당할지 선택할 때 지침을 제공하는 북극성입니다. 목표를 명확하게 전달하면 리더십 팀이 팀을 올바른 방향으로 이끄는 데 많은 시간과 작업량을 할애할 필요가 없습니다. 대신 모든 사람이 비즈니스에서 중요한 것과 집중해야 할 사항을 알 수 있습니다. 많은 기업이 이를 달성하기 위해 OKR(목표 및 핵심 지표 결과)을 사용합니다. OKR은 다음과 같이 간단하지만 유연한 형식을 따릅니다. "나는 (핵심 지표 결과)로 측정하는 (목표)를 달성할 것이다." 

• 조율을 일원화하세요. 팀이 서로 다른 툴과 프로세스를 사용하여 업무를 수행할 때 계획은 더욱 복잡해집니다. 이해관계자는 타임라인과 종속성을 조율해야 할 뿐만 아니라 정보를 공유하고 찾는 데 추가적인 시간을 할애해야 합니다. 이는 지연과 오해를 불러일으키기에 충분합니다. 대신, 모든 팀의 업무를 하나의 협업 플랫폼으로 가져오세요. 이를 통해 모든 기능이 한 곳에서 소통하고, 계획을 확인하고, 업무를 추적할 수 있어 계획 프로세스가 간소화됩니다. 

2. 변화하는 비즈니스 요구를 충족할 만큼 빠르게 전환할 수 없습니다

비즈니스는 미지의 것으로 가득합니다. 금융 시장이 언제 변할지, 경쟁사가 언제 전략을 바꿀지, 또는 예상치 못한 다른 위험이 언제 계획을 방해할지 예측하기는 어렵습니다. 조직 계획의 중요한 부분은 예상치 못한 일이 발생했을 때 전환할 수 있는 능력입니다. 그러나 기업의 60% 가 지난 10년 동안 적응력이 더 중요해졌다고 생각하는 반면, 직원 중 43%만이 조직이 변화를 잘 관리한다고 답했습니다. 

다행히도 이러한 문제를 방지할 수 있습니다. 비즈니스 전략을 전환하는 것은 어렵지만, 이러한 전략은 팀이 변화하는 비즈니스 요구를 원활하고 신속하게 충족하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

솔루션

• 사전 정의된 수신 및 변경 요청 프로세스를 생성하세요. 연간 계획은 일 년에 한 번만 수립합니다. 그 사이에 새로운 요청과 이니셔티브가 등장할 것이며, 기존 목표에 대비하여 이러한 새로운 아이디어를 평가하고 우선순위를 정할 수 있는 프로세스가 필요합니다. 표준화된 접수 프로세스를 구축하면 회사가 연중 내내 유연성을 유지하고 조정할 수 있습니다. 새로운 요청마다 다음 단계와 소유자를 명확히 함으로써 팀은 더 빠르게 움직이고 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 

• 명확한 의사 결정 구조를 만드세요. 변화가 발생하면 누군가가 앞으로 나아갈 방법을 결정해야 합니다. 미리 계획을 세우고 누가 언제 어떻게 결정을 내려야 하는지에 대한 프로세스를 만드세요. 한 가지 옵션은 RAPID® 프레임워크입니다. 이 프레임워크는 주요 의사 결정에 대한 다섯 가지 주요 역할을 식별합니다. 즉, 권장(Recommend), 동의(Agree), 수행(Perform), 입력(Input), 결정(Decide)입니다. 모든 주요 선택에 하나의 범용 프레임워크를 사용할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 모두가 동일한 단계를 따르고 높은 품질의 선택을 할 수 있습니다. 

• 유연한 프로젝트와 프로세스를 구축하세요. 변화하는 비즈니스 요구를 충족하려면 유연성이 필수적입니다. 정적인 문서와 커뮤니케이션 도구로 계획을 수립하는 대신, 이를 하나의 협업 플랫폼으로 통합하세요. 이렇게 하면 접근 방식을 변경해야 할 때 조직 전체에서 프로세스를 쉽게 업데이트하고 전달할 수 있습니다. 예를 들어, 대행사를 활용하여 크리에이티브 제작을 늘려야 한다고 가정해 보겠습니다. 크리에이티브 제작 프로세스가 이미 하나의 업무 관리 플랫폼에 있는 경우, 회사 전체의 인계, 자동화, 소유자를 빠르게 업데이트할 수 있습니다. 

3. 목표 성과를 추적할 수 있는 신뢰할 수 있는 데이터가 없습니다

비즈니스 목표를 계획대로 진행하려면 좋은 데이터가 필수적입니다. 그렇지 않으면 리소스를 전환하거나 전략을 조정해야 하는 시기를 알 수 없습니다. 신뢰할 수 있는 분석의 중요성에도 불구하고, 80% 이상의 기업이 의사 결정을 위해 오래된 데이터에 의존하고 있습니다. Dimensional Research의 연구에 따르면, 10개 기업 중 9개 기업이 스마트한 비즈니스 의사 결정을 내리기 위해 기존 시스템에서 실시간 인사이트를 얻을 수 없다고 보고했습니다. 

실시간 데이터가 부족하면 회사의 전략이 위험에 처할 수 있습니다. 하지만 이러한 전략은 더 강력한 분석을 수집하여 더 나은 결정을 더 빠르게 내리는 데 도움이 될 수 있습니다. 

솔루션

• 목표와 업무 추적을 일원화하세요. 목표 진행 상태를 모니터링하려면 어떤 작업과 마일스톤이 완료되었는지, 어떤 것이 마감되었는지, 어떤 것이 예정된지 알아야 합니다. 팀이 서로 다른 곳에서 업무를 추적하거나 전혀 추적하지 않는 경우에는 이를 수행하기가 거의 불가능합니다. 대신, 업무 관리 플랫폼 을 사용하면 모든 작업, 마일스톤, 종속성, 마감일을 한 곳에서 파악할 수 있어 보고서를 쉽게 가져오고 진행 상황을 분석할 수 있습니다. 

• 분석 툴을 연결합니다. The Work Innovation Lab 의 연구에 따르면 모든 직원이 동일한 업무 관리 소프트웨어를 사용하여 진행 상태를 보고하고 추적할 때 생산성이 매우 높다고 느끼는 비율이 60% 더 높습니다. 여러 분석 툴을 전환하는 대신 Salesforce 및 Tableau와 같은 앱과 연동되는 업무 관리 플랫폼을 선택하세요. 이렇게 하면 데이터를 한 곳에서 중앙 집중화하면서 여러 강력한 애널리틱스 플랫폼의 이점을 최대한 활용할 수 있습니다. 

4. 여러 팀에 리소스를 할당하기 어려움

모든 계획은 원활하게 실행하기 위한 리소스가 필요합니다. 그러나 팀이 어떤 일을 하고 있는지 전반적으로 파악하지 못한다면, 비즈니스에서 가장 중요한 이니셔티브에 인력을 배치하고 업무를 계획대로 진행하기가 어렵습니다. 가시성의 중요성에도 불구하고, ProSymmetry의 보고서에 따르면 응답자의 41%가 사용 가능한 리소스에 대한 가시성에 어려움을 겪고 있습니다. 

가시성 부족은 팀이 모든 프로그램에서 사람들이 무엇을 언제 작업하고 있는지 정확히 기록하지 않을 때 발생합니다. 대신, 가용성을 파악하기 위해 관리자와 리더와의 커뮤니케이션에 의존하며, 이는 결코 정확한 방법이 아닙니다. 결과적으로, 현재 팀의 작업 수용량을 파악하는 것은 고사하고, 향후 이니셔티브에 어떤 리소스를 사용할 수 있을지 정확하게 예측하기가 어렵습니다. 이는 큰 문제입니다.리서치에 따르면 리소스 관리가 제대로 이루어지지 않는 가장 큰 원인은 적절한 예측과 작업 수용량 계획이 부족하기 때문입니다. 

리소스 관리에 어려움을 겪고 있다면 이러한 전략을 통해 조직 전체의 리소스 현황을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 가장 중요한 이니셔티브에 인력을 적절히 배치할 수 있습니다. 

솔루션

• 업무에 소요되는 시간을 추적하세요. 이는 정확한 리소스 배정 계획을 수립하는 데 필수적입니다. 시간 추적 기능이나 앱을 사용하여 새로운 웹 기능을 구축하거나 제안서를 작성하는 것과 같은 다양한 유형의 업무에 필요한 시간을 기록하세요. 이 데이터를 사용하면 실제 타임라인을 조직 계획의 초기 추정치와 비교하여 측정하고 그에 따라 리소스를 조정할 수 있습니다. 

• 팀의 업무량을 모니터링하세요. 리소스를 효과적으로 할당하려면 현재와 미래에 팀이 어떤 업무를 수행하고 있는지 한눈에 확인할 수 있어야 합니다. 모든 팀원의 업무와 새로운 프로젝트를 기록할 수 있는 시스템을 만드세요. 이럴 때 업무 관리 소프트웨어가 빛을 발할 수 있습니다. 모든 업무가 한 곳에서 문서화되므로 업무 관리 플랫폼은 팀의 인력 배치 방식과 비즈니스 전반에서 사용할 수 있는 리소스를 완벽하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 업무량을 빠르게 전환하고 가장 중요한 업무의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 

조직 계획 프로세스를 간소화하세요

조직 계획이 그��게 어렵지 않아도 됩니다. Asana가 업무 상태에 대한 전체적인 가시성을 확보하여 신속하게 올바른 결정을 내리는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요. 

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