Asana 팁: 고급 검색 및 보고서

댓글, 작업, 문서를 찾느라 몇 시간을 보내는 것을 좋아하신다면 손을 들어주세요.

없으신가요? Bueller?

그 하나의 댓글을 찾는 것은 바늘을 찾으려는 것과 같지만, 전 세계 수백만 명의 지식 근로자들이 보편적으로 경험하는 일입니다. 실제로, 평균적인 지식 근로자는 하루 중 최대 10개의 툴을 전환하는 것을 포함하여 일을 위한 일에 하루 중 60%를 할애합니다. 이러한 문서, 이메일, 채팅 또는 회의 메모 중 하나에 필요한 정보가 있을 수 있습니다.

이럴 때 업무 관리와 Asana가 빛을 발합니다. 한 곳에서 모든 업무를 수행하기 시작하면 Asana의 고급 검색 및 보고 기능을 통해 필요한 작업, 댓글 또는 파일을 빠르게 표시할 수 있습니다. 단발성 검색을 실행하거나 자주 사용하는 쿼리를 보고서로 저장하여 정기적으로 다시 확인하고 새로고침할 수 있습니다.

고급 검색 및 보고서 사용 방법에 대해 자세히 알아보고 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애하세요.

고급 검색을 사용하는 경우

Asana에서 고급 검색은 다양한 검색 매개변수로 실행되므로 정확히 기억하지 못하더라도 원하는 정보를 언제든지 찾을 수 있습니다. 작업 이름을 기억하지 못하는 경우, 협업 참여자, 생성일, 연결된 프로젝트를 기준으로 검색할 수 있습니다. 고급 검색은 기억하는 매개변수를 사용하여 검색 결과의 범위를 좁혀 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 해줍니다.

Asana에서 고급 검색을 시작하려면 오른쪽 상단 모서리에 있는 검색창에서 고급 검색을 선택합니다. 그런 다음 기억나는 내용을 입력합니다. 아래에서 몇 가지 예시를 확인해 보세요.

“한 달 전에 예정된 출시에 대해 결정을 내린 기억이 희미하게 나지만, 그 대화는 어디에서도 찾을 수 없습니다.”

먼저 메인 검색창에 일반적인 출시 이름을 입력하세요. 그런 다음 본인과 동료를 협업 참여자로 추가하고 날짜 범위를 설정하여 검색 범위를 좁힙니다.

💡팁: 검색 범위를 대화나 작업으로만 제한하고 싶으신가요? 상단 검색창에서 작업 또는 대화 를 선택하여 원치 않는 결과를 필터링하세요.

“이번 주에 팀이 얼마나 많은 우선순위 높은 업무를 수행했는지 파악해야 합니다.”

프로젝트에서 우선순위 사용자 지정 필드를 사용하는 한 이 고급 검색을 실행할 수 있습니다. 이 고급 검색을 실행하려면 먼저 완료된 작업을 선택합니다. 그런 다음 왼쪽 하단 모서리의 필터 추가에서 더 보기 > 팀 으로 이동합니다. 이렇게 하면 팀의 작업만 검색하도록 지정할 수 있습니다. 마지막으로 필터 추가 로 다시 이동하여 사용자 지정 필드 추가 를 선택하면 우선순위가 높은 작업별로 정렬할 수 있습니다.

💡팁: 팀이 전체 부서와 연관되어 있을 필요는 없습니다. 검색 범위를 더 작은 팀(예: 웹 디자인)으로 좁혀 이와 같은 검색을 쉽게 수행할 수 있습니다. Asana에서 팀을 구성하고 업무를 구성하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

“반기 체크인이 다가오고 있습니다. 내가 했던 모든 일을 관리자에게 보여주려면 어떻게 해야 하나요?”

이 경우, 담당자 필드에서 본인을 선택합니다. 완료된 작업을 선택한 다음 지난 6개월 동안의 날짜 범위를 설정하여 작업한 작업의 전체 목록을 가져옵니다.

💡팁: 검색 결과가 너무 많아 부담을 느끼시나요? 검색할 프로젝트를 지정하여 범위를 좁혀 보세요.

보고서 사용 방법

고급 검색은 단발성 요청이나 일회성 쿼리에 적합합니다. 하지만 검색을 자주 수행하는 경우 왼쪽 탐색에 고급 검색을 추가하여 보고서로 저장할 수도 있습니다. 이렇게 하면 보고서를 클릭할 때마다 최신 정보를 제공하기 위해 보고서가 자동으로 새로 고쳐집니다.

Asana에서 이러한 보고서를 만들어 보세요.

후속 조치가 필요한 업무

이 보고서에는 다른 사람에게 배정한 작업 중 미완료된 작업이 표시될 수 있습니다. 이 보고서를 저장하려면 고급 검색을 실행하여 회원님이 배정한 7일 이내에 마감되는 미완료 작업을 찾으세요. 필터로 할당은 고급 검색 내의 필터 추가 > 사용자 > 할당자에서 찾을 수 있습니다.

이 보고서를 매주 새로 고치세요. 완료되지 않을 위험이 있는 작업이 있다면 댓글을 달아 후속 조치를 취하여 이를 지원할 수 있는 방법을 확인하세요.

예정된 우선순위가 높은 작업

이 보고서는 위험한 업무가 마감되기 전에 이를 정확히 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 먼저 3일 이내에 마감되는 미완료 작업 중 우선순위가 높은 작업을 고급 검색으로 검색합니다.

조직 전체의 작업을 보지 않도록 하려면 협업 참여자 또는 프로젝트별로 필터링하세요. 그런 다음 해당 작업을 계획대로 진행할 수 있도록 후속 조치를 취하세요.

고급 검색 및 보고서로 일을 위한 일을 줄이세요

Asana를 사용하면 한 곳에서 작업을 검색하고, 진행 상태를 보고하고, 피드백을 제공하고, 작업에 댓글을 달고, 상태 업데이트를 제공하고, 작업을 공유할 수 있습니다. Asana에 대해 자세히 알아보거나 Asana Premium을 무료로 사용해 보세요.