Asana가 업무 관리를 사용하여 리소스 계획을 최적화하는 방법
적절한 리소스 없이는 이니셔티브가 성공할 수 없습니다. 이 사실을 누구보다 잘 아는 사람은 Asana의 전략 및 운영 PMO 책임자인 Rita Khayat입니다. Khayat는 비즈니스 크리티컬 목표를 계획대로 진행할 수 있도록 적절한 시기에 가장 중요한 업무에 적절한 리소스를 할당하는 일을 담당합니다.
Khayat의 팀은 CIO 조직 내에서 네 가지 주요 비즈니스 영역을 담당합니다.
전략적 계획 수립 및 실행
프로그램 및 프로젝트 관리
운영 및 변경 관리
리더십 및 조직 개발
리소스 관리는 이러한 각 영역에 필수적입니다. "약속을 이행하는 것이 중요합니다."라고 Khayat는 말합니다. 예산과 팀의 작업 수용량을 신중하게 계획함으로써 팀은 지속적으로 목표를 달성하고 회사의 이니셔티브를 실행할 수 있습니다.
그 방법은 다음과 같습니다.
팀 작업 수용량에 대한 가시성 확보
Khayat에 따르면, Asana의 가장 큰 장점 중 하나는 작업 수용량 계획입니다. 이 기능을 사용하면 프로젝트 전반에 걸쳐 팀의 실행 가능한 업무량을 파악할 수 있으므로 팀이 로드맵을 자신 있게 수행할 수 있는 충분한 예산과 인원을 확보할 수 있습니다. "우선순위와 타이밍이 변경되어 리소스 재할당이 필요할 수 있습니다."라고 Khayat는 말합니다. "이는 중요한 프로젝트 전반에 걸쳐 가시성을 유지하는 것이 얼마나 중요한지 보여줍니다."
작업 수용량 계획 을 통해 리더는 미래를 내다보고 팀의 업무량을 확인한 다음 역할의 작업 수용량에 따라 향후 몇 달 동안의 업무를 할당할 수 있습니다. 사람들이 어떤 프로젝트를 진행하고 있는지, 해당 프로젝트에 소요되는 시간의 비율, 과도하게 할당된 사람이 누구인지 확인할 수 있습니다. 변경이 필요할 때 리더는 업무를 쉽게 전환하고, 타임라인을 연장하고, 리소스를 조정할 수 있습니다.
작업 수용량 계획은 Khayat과 같은 리더에게 전체적인 관점을 제공합니다. 동시에, 더 전문화된 팀 리더는 팀의 작업 수용량과 모든 팀원이 어떤 업무를 하고 있는지 자세히 파악할 수 있습니다. 예를 들어, Khayat의 팀은 부서 전체에 걸쳐 하나의 전반적인 보기를 가지고 있으며, 각 팀에 대해 보다 구체적인 보기를 가지고 있습니다.
"각 역할에는 고유한 기능이 필요합니다."라고 Khayat는 설명합니다. "Asana는 이 두 가지 니즈를 모두 효과적으로 지원합니다."
우선순위가 높은 프로젝트에 인력을 적절히 배치
우선순위 지정은 Khayat의 팀에 필수적입니다. "수많은 프로젝트에 대한 수요가 높습니다."라고 그녀는 말합니다. "우리는 조직 전체의 다양한 비즈니스 직능에서 모든 수준을 아우르는 요청을 처리합니다." 이렇게 많은 양의 요청을 받게 되면, Khayat의 팀은 무엇이 중요한지, 회사가 무엇에 투자해야 하는지, 무엇을 우선순위에서 제외할 수 있는지를 이해하기 위해 데이터 기반 시스템이 필요합니다.
그녀의 팀은 효과적으로 우선순위를 정하기 위해 세 가지 주요 기능을 사용합니다.
각 기능을 자세히 살펴보겠습니다.
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1. 양식으로 요청의 규모를 조정
Khayat의 팀은 접수 양식 을 사용하여 요청 프로세스를 표준화합니다. "양식을 사용하면 비정형 데이터를 취합하여 정형 데이터로 변환할 수 있습니다."라고 Asana의 비즈니스 프로그램 관리 책임자이자 Khayat의 팀원인 Jana Beiswenger는 말합니다. 이를 통해 필요한 정보를 미리 제공받을 수 있으므로 Khayat의 팀은 객관적인 기준에 따라 신규 프로젝트를 평가하고 규모를 조정할 수 있습니다.
"요청자에게 요청에 대한 근거를 제시하고, 조직에 미칠 것으로 예상되는 영향을 상세히 설명하고, 회사의 목표 달성에 어떻게 기여할지 설명하도록 요구합니다."라고 Khayat는 말합니다. 팀이 해당 정보를 확보하면 각 요청의 규모를 올바르게 조정하기 위한 평가 프로세스를 시작할 수 있습니다. 이를 통해 1) 요청에 필요한 리소스, 2) 비즈니스에 미칠 영향(예: 특정 금액의 연간 반복 수익 창출)을 파악할 수 있습니다. 이를 바탕으로 팀은 더 큰 로드맵 내에서 각 요청의 우선순위를 지정할 수 있습니다.
2. 포트폴리오로 로드맵 추적하기
Khayat는 각 팀이 진행 중인 모든 주요 이니셔티브를 추적할 수 있는 로드맵 포트폴리오를 가지고 있습니다. 이를 통해 프로젝트 전반에 대한 큰 그림을 볼 수 있으므로 적절한 시기에 적절한 리소스의 우선순위를 정하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다. 그녀의 팀은 사용자 지정 필드를 사용하여 프로젝트 우선순위, 작업량 수준, 이니셔티브가 '빅 록'인지 여부(로드맵에서 리소스 집약적인 필수 항목) 등의 정보를 한눈에 파악합니다.
Khayat는 "로드맵 포트폴리오를 검토하면 어떤 이니셔티브가 큰 문제인지, 어떤 것이 장기 프로젝트인지, 어떤 것이 빠른 성과인지 즉시 파악할 수 있습니다."라고 설명합니다. 이 정보는 인력과 리소스를 효과적으로 할당하는 데 필수적입니다. 예를 들어, Khayat의 팀은 가장 중요한 일을 먼저 시작한 다음, 퀵윈에 도전할 수 있습니다. "이 분류는 작업 수용량을 관리하는 방법을 명확히 해줍니다."라고 Khayat는 말합니다.
3. 프로젝트 내 작업의 우선순위 지정
각 프로젝트 내에서 리더는 팀 리소스가 효과적으로 사용되도록 개별 작업의 우선순위를 지정해야 합니다. Asana의 데이터 시스템 및 연동 책임자인 Jorge Zuniga는 팀에서 유사한 태깅 시스템을 사용하여 프로젝트 수준에서 리소스를 할당합니다. 사용자 지정 필드를 사용하면 다음과 같은 주요 세부 정보를 한눈에 볼 수 있습니다.
작업 우선순위
작업량 수준
예상 시간
요청 유형
작업 상태(보류 중, 진행 중, 할 일, 백로그 등)
기타
이를 통해 Zuniga의 팀은 가장 중요한 작업의 우선순위를 정할 수 있습니다. 또한 여유 시간이 있을 때 우선순위가 낮은 티켓을 처리할 수 있습니다. Zuniga는 "스프린트 플래닝 시 각 항목에 우선순위를 지정합니다."라고 말합니다. "우선순위가 낮은 작업은 '할 일' 섹션에 들어가며, 작업 수용량이 늘어날 때 선택할 수 있습니다."
여러 이니셔티브에 소요된 시간 추적
프로젝트를 일정대로 진행하려면 정확한 시간 추적 데이터가 필수적입니다. Zuniga의 팀은 각 작업에 소요되는 시간을 정확히 추적하여 원래 타임라인 추정치와 비교하고 예산이 초과되거나 부족한지 파악할 수 있습니다. "스프린트 플래닝 중에 예상 시간을 계산한 다음 모두가 실제 시간을 추가합니다."라고 Zuniga는 말합니다. 그런 다음 이러한 수치는 작업 수용량 계획 보고서에 자동으로 포함되어 Zuniga가 팀원들이 프로젝트 전반에 걸쳐 얼마나 많은 시간을 보내고 있는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 그 결과, 그는 팀이 작업을 재할당하여 아무도 업무가 과소하거나 과도하게 몰리지 않도록 도울 수 있습니다.
“누군가 과도하게 할당된 것을 알아차리면 그 이유를 이해해야 합니다.”라고 Zuniga는 말합니다. “Asana 보고서를 통해 팀원들이 시간을 어떻게 보내고 있는지 정확히 알 수 있습니다. 예를 들어, 한 달 동안 계약자가 완료된 모든 지원 티켓을 살펴보고 예상보다 오래 걸린 티켓을 확인할 수 있습니다.”
이렇게 정확한 시간 추적 데이터를 확보함으로써 Zuniga의 팀은 계약자 근무 시간 관리에 이르기까지 효율성을 높일 수 있었습니다. 직원들이 컨텍스트 전환으로 인한 시간 낭비를 방지할 수 있도록 지원합니다. 컨텍스트 전환은 서로 다른 작업 간에 주의를 전환하는 것으로, 연구에 따르면 생산 시간의 40%를 차지할 수 있습니다.
“Asana를 통해 팀의 효율이 매우 높아졌습니다.”라고 Zuniga는 말합니다. “5명의 정규직 직원만으로 12명의 업무를 손쉽게 처리할 수 있습니다.”
리소스를 적절히 활용하세요
조직의 모든 수준에서 비즈니스 크리티컬한 업무에 적절한 인력이 배치되도록 보장합니다.
리소스를 적절히 활용하세요
Asana의 운영팀과 PMO 팀은 모든 업무 데이터를 하나의 플랫폼에 수집하여 비즈니스 우선순위와 팀이 시간을 보내는 방식을 완벽하게 파악할 수 있습니다. 그 결과 리더는 항상 가장 중요한 업무를 담당할 수 있습니다.
팀이 조직의 모든 수준에서 비즈니스 크리티컬한 업무에 적절한 리소스를 확보할 수 있는 방법을 알아보세요.
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