대외 업무 책임자인 테레사 아고니아(Theresa Agonia)는 18명으로 구성된 전담 팀을 이끌며 시 행정부의 커뮤니케이션, 유권자 서비스 및 지역사회 관계를 총괄합니다. 또한 엘로르자 시장의 주요 전략 중 일부에 대해 전국 다른 도시들과 협력하여 주택, 이민, 사회 정의 개혁과 같은 주제에 대한 지식과 학습을 공유합니다.

하지만 18만 명의 주민이 거주하는 도시를 관리하는 것은 쉬운 일이 아니며, 행정부는 처음부터 조직의 사일로를 해소할 수 있는 기회를 포착했습니다.

• 사회 정의 개혁부터 청소년 서비스에 이르기까지 40개 부서가 이니셔티브에 협력하고 있기 때문에 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고 많은 인력과 프로젝트에 걸친 마감일을 추적하는 것이 어려웠습니다.

• 부서 건물들이 도시 곳곳에 물리적으로 분산되어 있어 사일로 현상이 발생하여 협업이 어려웠습니다.

• 메시지의 우선순위를 정할 수 있는 적절한 방법이 없어 중요한 이메일이 받은 편지함 하단에 묻혀 있었습니다.

2015년 엘로자 시장이 취임하자마자 시장과 고위 리더십은 시청 행정부 전체를 Asana로 이전하기 시작했으며, 이를 통해 부서 간 협업을 강화했습니다.

정부에는 해결해야 할 어려움이 많지만, 많은 부분을 통제할 수 있습니다. 개선하고 조율할 수 있는 프로세스도 있습니다. Asana와 같은 툴을 사용하면 효율성이 높아집니다.

호르헤 엘로르사 시장

시청의 40개 부서를 Asana로 통합

Elorza 시장은 다른 조직에서 Asana를 사용한 적이 있으며, 그의 팀은 이 플랫폼으로 선거 캠페인까지 관리했습니다. 그래서 시장이 취임하자 시장과 Theresa는 시청의 나머지 직원들을 온보딩했습니다.

수년간 모든 사람이 전화와 이메일을 사용하여 업무를 처리해 왔습니다. Theresa는 Asana가 어떻게 직원들이 더 스마트하게 일하고 각자의 역할에서 탁월한 성과를 내는 데 도움이 될지, 그리고 어떻게 업무를 더 수월하게 만들어 줄지 강조했습니다. 또한 Asana 교육을 설계할 때 직원들의 기술 능력 수준이 서로 다르다는 점을 염두에 두고, 직원들이 플랫폼에서 동료들과 함께 편안하게 일할 수 있도록 개개인의 질문에 성심성의껏 답변했습니다.

오늘날 신입 직원은 HR 및 윤리 교육과 함께 처음부터 Asana에 대한 온보딩을 받습니다.

Theresa 님은 직원들이 Asana를 최대한 활용할 수 있도록 팁과 요령을 공유합니다.

• 모든 커뮤니케이션에 Asana를 사용하여 이메일과 전화 통화를 대체하면 나중에 참고할 수 있도록 협업 기록을 검색할 수 있습니다. 팀에는 정보 제공용 작업의 시작 부분에 'FYI:'를 추가하고 질문을 나타내기 위해 'Q:'를 추가하는 것과 같은 관행과 내부 용어가 있습니다.

• Asana를 사용하여 개인 메모를 기록하면 몇 년 후에도 이전 프로젝트를 쉽게 기억할 수 있습니다.

• Asana 작업을 실행 지향적으로 만들고 마감일을 지정하여 책임감을 제고하세요.

• 모바일 앱을 다운로드하세요(특히 현장에서 근무하는 직원에게 유용). 그러면 컴퓨터 앞에 있지 않을 때에도 업무 현황을 확인할 수 있습니다.

모두가 최신 정보를 파악할 수 있게 되면서 Asana는 과거 업무에 대한 잘 관리된 기록이자 향후 업무를 위한 체계적인 로드맵이 되었습니다.

우리가 취임하자마자 시정부에서 많은 일이 일어나고 있다는 것이 분명해졌습니다. 여러 부서에서 많은 복도 회의와 프로젝트가 있었습니다. Asana를 사용하면 서로에게 정보를 제공하고 효율성을 유지할 수 있습니다.

대외 업무 책임자 Theresa Agonia

접근 가능한 정보가 친근한 도시를 만듭니다

프로비던스시는 2015년부터 Asana를 사용하여 모든 프로젝트를 커뮤니케이션하고 추적해 왔습니다. 이제 팀이 매우 체계적으로 조직되어 있어 디지털 이메일 더미에 묻혀 사라지는 일이 없습니다. 모든 메시징이 Asana를 통해 이루어지므로 연간 약 295일의 근무일을 절약할 수 있습니다. 이 295일의 근무일은 이전에 '일을 위한 일'로 가득 차 있었습니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 이는 미국 지식 근로자의 하루 중 61%를 차지합니다.

Asana를 사용하면 이제 적합한 담당자가 적합한 메시지를 받을 수 있고, 프로젝트를 완료할 수 있는 효율적인 경로가 있으며, 모든 것이 추후 참고할 수 있도록 보관되어 검색 가능한 풍부한 정보가 생성됩니다.

Asana는 또한 코로나19 팬데믹 기간 동안 원격 근무와 부서 간 협업 의 복잡성을 관리하는 데 중요한 역할을 했습니다. 다음은 프로비던스시가 Asana에서 관리하는 프로젝트의 몇 가지 예시입니다.

업무 계획. 업무 계획은 사회 정의 개혁과 같은 여러 프로그램과 정책을 아우르는 부서 간 이니셔티브를 지칭하는 시의 별칭입니다. 업무 계획은 중점 분야별로 업무를 체계적으로 정리할 수 있는 섹션이 있는 Asana 프로젝트에 존재합니다. 모두가 동일한 정보를 바탕으로 업무를 수행하므로 담당 업무와 마감일이 명확해집니다. 예를 들어, 사회 정의 개혁 업무 계획에는 경찰 개혁을 위한 이니셔티브와 새로운 진실 화해 및 배상 절차가 포함되어 있으며, 다양한 부서의 35명 이상이 참여하고 있습니다. Asana를 사용하면 사람들이 타임라인의 각 부분을 책임지도록 하는 것이 더 쉬워집니다. 이는 새로운 정책이 도입되고 여러 부서가 홍보, 시행, 커뮤니케이션을 관리할 때 중요합니다. 모든 사람이 Asana에서 자신의 특정 영역뿐만 아니라 전체 업무 계획을 볼 수 있으면 진행 상태 보고서, 위험, 다음 단계 등에 대한 최신 정보를 쉽게 파악할 수 있습니다.

1백만 달러 규모의 코로나19 주택 법률 기금. 코로나19 팬데믹 기간 동안 시는 코로나19 구호 및 복구에 대한 단체 지원을 위해 추가적인 연방 보조금을 받았습니다. 주거 불안정에 직면한 주민들을 지원하기 위해 시 행정부는 최근 코로나19 사태로 영향을 받은 프로비던스 주민들이 퇴거 방지 및 긴급 주거 지원을 더 많이 받을 수 있도록 1백만 달러의 투자금을 조성했습니다. 이 복잡한 부서 간 프로젝트와 자금을 지원받은 모든 조직을 Asana에서 관리한 것은 큰 성과였습니다. 법률 지원은 주민이 퇴거당하는 것과 한 달 더 거주할 수 있는 것의 차이를 만들 수 있습니다.

시민의 요청 및 시청으로의 전화 추적. 주민이 미팅을 요청하거나 도로의 움푹 파인 곳을 신고하기 위해 전화를 걸면, 주민 서비스 팀은 Asana에서 해당 상호작용을 추적합니다. 모든 것이 기록되기 때문에 문제를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 그리고 주민이 다음번에 전화할 때 시청 직원은 Asana의 검색 기능을 사용하여 모든 기록과 배경 정보를 확인할 수 있습니다. 그 결과 어떻게 될까요? 성실한 후속 조치와 시청과 지역사회 간의 신뢰 증진은 모든 행정 기관에 큰 성과입니다. 또한 다양한 요청에서 추세를 파악할 수 있다는 이점도 있습니다. 지역사회 주민 5명이 동일한 문제에 대해 전화했다면, Theresa 님의 팀은 새로운 요구 사항을 중심으로 이야기를 만들기 시작할 수 있습니다.

커뮤니티 보드 멤버 임명. Asana는 일반적으로 45일이 소요되는 40개 이상의 보드에 300명 이상의 보드 위원을 임명하는 데 있어 매우 유용하게 사용되고 있습니다. 보드 및 위원회 Asana 프로젝트에서 마감일, 상태, 후속 조치를 관리함으로써 이 기간이 45일에서 30일로 단축되어 30%의 시간이 절약되었습니다.

이제 Asana는 행정의 모든 측면에 영향을 미칠 정도로 널리 사용되고 있습니다. Asana 템플릿은 채용 공고, 이벤트 계획, 기자회견과 같은 일반적인 프로젝트를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 모든 단계를 빠짐없이 나열하여 아무도 단상에 서는 것을 잊지 않도록 합니다.

Theresa는 Asana의 여러 프로젝트에 작업을 추가하는 기능을 좋아합니다. 그녀는 매우 많은 디비전과 협업하므로, 사람들에게 작업을 배정하고 해당 작업이 서로 다른 부서의 Asana 프로젝트에 표시될 때 큰 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 미국 지식 근로자들이 매주 6.5시간을 소모하는 중복 업무를 줄이는 데 도움이 되었습니다(업무 집중 탐구 인덱스).

우리는 Asana를 사용하여 우리가 작업하고 있는 프로젝트나 정책의 전반적인 내용을 파악하고 있습니다. 또한 커뮤니케이션과 미팅 안건 작성에도 사용합니다.

대외 업무 책임자 Theresa Agonia

프로비던스: 리더십의 도시

시청 직원들은 프로비던스시 주민들에게 계속해서 우수한 행정과 서비스를 제공하기로 결의했습니다. 사회 정의에 대한 그들의 노력은 엘로르자 시장의 임기 중 주요 초점이었습니다. 이제 그들은 툴박스에 Asana를 갖추고 더 크고 대담한 아이디어에 우선순위를 부여할 수 있을 뿐만 아니라 코로나19로 인해 발생한 주거 불안정을 해결함으로써 팬데믹에 대응할 수 있게 되었습니다.

미래를 내다보며 Theresa 님과 프로비던스의 원활한 운영을 돕는 팀들은 계속해서 선구자적 역할을 하며, 자신들의 지식과 밝은 비전을 전국 각지의 다른 시장실과 공유할 것입니다.

모든 조직은 Asana와 같은 플랫폼에서 운영되어야 합니다. 프로비던스시와 같은 역동적인 인력 내에서 생산성, 책임감, 조직력을 향상시킵니다. 이를 통해 업무가 누락되는 것을 방지하고 더 효율적으로 일할 수 있는 작업 수용량을 높일 수 있습니다.

호르헤 엘로르사 시장

이미지 제공: David Santilli