워크플로를 간소화하고 이메일을 줄이는 플랫폼

Allie가 2018년에 팀에 합류했을 때, 새로운 업무 관리 솔루션을 찾는 작업은 이미 진행 중이었습니다. 조직은 전 세계에 분산된 팀을 지원하고 반복되는 워크플로를 간소화할 수 있는 플랫폼이 필요했습니다. 당시 마케팅 팀, 프로그램 실행 팀, 프로그램 품질 팀을 비롯한 모든 팀은 마케팅 캠페인부터 수자원, 위생, 청결 프로그램 실행에 이르기까지 모든 것을 관리하기 위해 이메일과 미팅에 많이 의존했습니다. 이메일을 사용하면 작업량을 조율하고 파일을 찾는 데 시간이 많이 소요되었고, 종종 업무가 누락되곤 했습니다.

Lifewater는 Asana를 업무 관리 플랫폼으로 선택한 후 교차 기능 도입 팀을 구성하여 도입 단계를 논의하고 직원들을 위한 툴 사용 방법 문서를 작성했습니다. 예를 들어, 첫 번째 단계에서는 직원들이 매일 Asana 수신함을 확인하고 프로필을 업데이트하도록 했습니다.

Asana를 사용하기 전에는 이메일을 사용했습니다. 이메일을 사용하면 다른 사람이 하는 일을 확인하고 작업을 효과적으로 추적할 수 있는 공간이 거의 없었습니다. 한 가지 사항을 여러 사람에게 전달하고 해결책을 도출하는 데 더 많은 시간이 소요되었습니다.

Zerihun Hailu, 프로그램 구현 팀장

Allie는 Asana를 사용하여 첫 번째 대규모 프로젝트인 웹사이트 개편을 수행함으로써 팀이 Asana에 적응할 수 있도록 지원했습니다. 그녀는 무엇을 언제까지 해야 하는지에 대한 프로젝트 타임라인을 만들고 업무에 착수했습니다. 특정 프로젝트부터 시작함으로써 마케팅 팀은 Asana를 사용하는 방법을 실무에 적용하며 배울 수 있었고, 처음부터 성과를 확인할 수 있었습니다. 그때부터 Allie는 팀의 모든 프로그램을 Asana로 마이그레이션하기 위해 Asana에서 크리에이티브 검토, 소셜 미디어, 편집, 이메일 캘린더와 같은 다른 워크플로를 구축했습니다.

업무를 한 곳에서 추적

Lifewater의 많은 팀은 프로젝트 템플릿이 반복되는 작업과 일을 위한 일을 줄이는 데 유용하다는 것을 알게 되었습니다. 특히 Allie의 팀은 뉴스레터, 캠페인, 커뮤니케이션, 홍보를 비롯한 거의 모든 워크플로에 템플릿 을 사용합니다. 또한 필터 및 규칙을 사용하여 역할에 따라 작업이 사람들에게 배정되므로 모든 사람이 자신이 담당하는 업무를 파악할 수 있습니다.

Asana 템플릿의 강력한 기능이 정말 마음에 듭니다. 단 몇 분 만에 새로운 캠페인을 설정하여 팀 전체에 현황을 명확하게 알릴 수 있거든요.

Allie Watts, 디지털 마케팅 매니저

마케팅 팀은 프리랜서나 언론인과 같은 외부 협업 참여자와 협업해야 할 때 해당인을 프로젝트에 게스트로 초대하여 한 곳에서 커뮤니케이션을 진행하고 명확한 기대치를 설정합니다. 예를 들어, Lifewater는 지원하는 각 국가의 현장 기자와 협력하여 도움이 필요한 어린이 또는 가족에 대한 스토리를 작성하고 게시합니다. Asana를 사용하면 현장 기자를 프로젝트에 초대하고, 어린이 또는 수원의 사진과 같은 자산을 공유하고, 달성한 진행 상황을 모든 사람에게 업데이트하여 Lifewater가 개인이나 가족에게 미치는 영향, 즉 '변화 스토리'를 쉽게 공유할 수 있습니다. 도움이 필요한 이야기가 성공으로 이어지면 Lifewater 팀은 쉽게 정보에 액세스하여 이를 채널을 통해 공유할 수 있으며, 이는 더 많은 기부를 유도합니다.

Lissie와 Zerihun의 경우, Asana에서 프로젝트가 약간 다르게 보입니다. 두 사람은 각각 Lifewater의 수자원 및 위생 프로그램의 현장 실행을 감독하는 국가 매니저와 함께 일합니다. Lissie의 팀은 Lifewater의 업무가 미치는 영향을 평가하기 위한 평가 연구와 같은 개별 프로젝트에 Asana를 사용합니다. 이러한 프로젝트는 완료하는 데 최대 6~9개월이 소요될 수 있으며, 팀은 Asana에서 완료해야 하는 모든 작업을 추적합니다. 또한 포트폴리오 를 사용하여 여러 프로젝트에 걸쳐 업무를 추적함으로써 개략적인 수준에서 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

코로나19 팬데믹 기간 동안 Lissie의 팀은 프로젝트가 진행되는 국가로 출장할 수 없었기 때문에 Asana가 매우 중요했습니다. Asana에서 작업하는 것이 너무나 원활하기 때문에, 안전하게 여행할 수 있게 되면 적어도 여행 빈도가 줄어들 수도 있습니다.

더 나은 커뮤니케이션 프로세스를 만들었기 때문에 앞으로 모니터링을 위한 출장을 줄일 수 있을 것입니다. 아니면 이제 Asana에서 상세한 계획을 대부분 수행할 수 있으므로 해당 출장의 목적을 변경할 것입니다.

프로그램 품질 팀장 Lissie Babb

Zerihun은 Lifewater의 프로그램을 실행하는 모든 국가 팀을 감독합니다. 이 팀들은 국가와 시간대에 걸쳐 분산되어 있습니다. 이 업무의 일환으로 Zerihun은 Asana에서 연간 프로그램 활동과 예산 계획뿐만 아니라 수도 프로젝트의 설계 및 시공도 관리합니다. 이제 그의 팀은 이메일에 의존하지 않으므로 Asana에서 상태를 확인하여 특정 프로젝트 및 작업의 진행 상황을 손쉽게 파악할 수 있습니다. 답변이 긴 이메일 스레드에 묻히지 않고 작업에서 비동기식으로 더 많은 논의가 이루어질 수 있으므로 커뮤니케이션 시간도 단축되었습니다. 프로젝트 상태 업데이트도 Asana에서 바로 공유되므로 모든 멤버가 자동으로 업데이트를 수신합니다.

Asana 덕분에 우리 팀은 더 효율적으로 일하고 더 효과적으로 소통할 수 있습니다. 그 결과, 매년 더 많은 어린이, 가족, 지역사회에 깨끗한 물과 건강을 제공할 수 있습니다.

Allie Watts, 디지털 마케팅 매니저

커뮤니케이션, 협업, 효율성 향상

Asana를 도입한 이후로 팀의 효율성이 높아졌고 Lifewater의 프로세스가 더 원활하게 진행됩니다.

• 커뮤니케이션이 체계적이고 명확해짐: 모든 논의를 일원화된 공간(Asana)에 보관함으로써 조직은 국가 및 국제적 경계를 넘어 더 빠르고 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. Asana는 다른 국가에 있는 팀원도 알아가는 데도 도움이 됩니다. Asana를 사용하여 신입 사원이나 회사 전체의 변화를 공지하면 리더는 모든 직원에게 전달된다는 확신을 가질 수 있습니다.

• 모든 사람이 중요한 정보에 액세스할 수 있습니다: Asana를 사용하면 모든 중요한 문서와 파일이 플랫폼에 저장되므로 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고 업무에 필요한 정보를 확보할 수 있습니다. 팀은 업데이트, 데이터 또는 배경 정보를 찾아 헤매는 대신 Asana를 벗어나지 않고도 업무를 수행하고 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

• 팀의 민첩성 향상: 프로젝트 일정이 변경되는 경우, 팀은 실시간으로 날짜를 조정하고 계획을 변경하여 업무 지연을 방지할 수 있습니다. 마감일을 일괄 업데이트하면 언제까지 무엇을 해야 하는지 항상 명확하게 파악할 수 있으며, 업무를 놓치지 않고 진행할 수 있습니다.

결국 모든 팀이 수행하는 업무는 어린이와 지역사회가 깨끗한 물을 이용할 수 있도록 돕는다는 Lifewater의 미션 달성에 기여합니다. 일상 업무를 보다 효율적으로 처리함으로써 전 세계의 물과 위생 위기를 종식시키는 데 더 빠르게 나아갈 수 있습니다.

앞으로 몇 년 동안 더 나은 성과를 도출하기 위해

앞으로 몇 년 동안 마케팅팀은 지속적인 변화를 이끌어낼 수 있도록 웹사이트를 지속적으로 개선하고 월간 기부자를 더 많이 유치할 것입니다. Lissie와 Zerihun의 팀은 Asana를 계속 사용하여 지원하는 지역사회에서 프로그램들이 원활하고 효과적으로 실행되도록 할 것입니다.

수인성 질병으로 인한 아동 사망자 수를 더욱 줄이는 것을 목표로, Lifewater 팀 전체는 더 많은 지역사회가 깨끗한 물, 건강, 지속적인 희망을 가질 수 있도록 더욱 민첩하고 효율적이며 협력적인 업무 방식을 위해 계속 노력할 것입니다.