Coupa scales to support customers with Asana

하이라이트

해결 과제

• Asana를 사용하기 전에는 Value Services 조직 전체에서 이니셔티브를 추적하고 관리할 수 있는 중앙 집중식 작업 공간이 없었습니다. 

• 각 팀이 다양한 툴과 스프레드시트를 사용했기 때문에 업무가 분산되었고, 경영진이 상위 차원에서 진행 상태를 확인하기가 어려웠습니다.

• PMO는 일관되고 객관적인 방식으로 요청을 정리하고 우선순위를 지정하는 데 도움이 되는 공식적인 수신 프로세스가 필요했습니다.

해결책

• 리더십은 솔루션을 개발하기 위해 PMO를 설립하고, 성장을 위한 튼튼한 토대를 마련하기 위해 Asana를 선택했습니다.

• 경영진은 팀 전체의 프로젝트 상태를 보고하고, 누가 무엇을 언제까지 하는지 명확하게 파악하고, 업무가 누락되지 않도록 하는 효율적인 방법을 제공하기 위해 이 플랫폼을 선택했습니다.

• PMO는 이 플랫폼의 챔피언이 되어 점차 다른 팀에도 Asana를 도입했습니다. 

• Asana는 요청을 관리할 수 있는 단일 경로, 진행 중인 업무를 전체적으로 파악할 수 있는 보기, 중복 업무를 발견하고 통합할 수 있는 방법을 제공했습니다.

결과

•  3년 동안 658% 이상 시간 절약: Coupa는 2020년에 Asana를 사용하여 PMO를 도입했습니다. 2023년까지 사일로 문제를 해소하고 팀 간 업무를 통합함으로써 연간 135일의 근무일을 절약했습니다.

• 리더십을 위한 가시성 향상: Coupa의 PMO는 Asana를 사용하여 향후 프로젝트에 대한 조직 로드맵을 수립하고, 진행 중인 프로젝트를 포트폴리오에 통합하여 목표 대비 진행 상태를 쉽게 확인할 수 있도록 했습니다.

• 객관적인 프로젝트 우선순위 지정: Asana 양식을 통해 수치 기반 순위 시스템을 구축함으로써 PMO 조직은 신규 프로젝트의 우선순위를 지정하고 비즈니스를 위한 올바른 결정을 내릴 수 있었습니다.

Asana는 경영진에게 조직의 로드맵과 성과를 한 곳에서 파악할 수 있는 가시성을 제공합니다.”

Asana가 Coupa가 더 스마트하게 일할 수 있도록 돕는 방법

PMO와 Asana를 통해 조직에 가능성을 보여주기

현재 Asana에서 Value Services의 예정된 이니셔티브와 진행 중인 이니셔티브를 추적하여 Coupa 도입부터 채택 및 그 이후까지 고객이 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다. 프로젝트에는 CMS, 학습 관리 시스템, 어카운트 매니저를 위한 클라이언트 커뮤니케이션 플랫폼과 같은 새로운 도구 도입이 포함됩니다.           

이제 Value Services 팀은 Asana에서 요청에서 로드맵, 그리고 납품에 이르는 프로젝트 전체를 관리하는 엔드투엔드 시스템을 통해 PMO에 프로젝트 및 프로그램 관리 지원을 요청할 수 있습니다.

더 효율적인 우선순위 정리를 위한 요청 표준화

간소화된 업무 수신이 팀 업무의 빠른 진행을 돕습니다

Asana를 사용하기 전에는 Value Services 조직 전체에서 이니셔티브를 추적하고 관리하기 위한 표준화된 프로세스가 없었습니다. 이 조직은 요청을 일관되고 객관적인 방식으로 정리하고 우선순위를 지정하는 데 도움이 되는 공식적인 수신 프로세스가 필요했습니다.

이제 PMO가 지원 요청을 검토하려면 Value Services 팀이 Asana 양식 을 통해 이니셔티브를 제출해야 하며, 이 양식은 프로젝트에 우선순위 점수 시스템을 적용합니다. 이 시스템 덕분에 리소스 할당 방법에 대해 더 빠르고 더 객관적으로 의사결정을 내릴 수 있게 되었습니다. 또한 Asana 양식은 PMO 팀이 프로젝트에 대한 중요한 정보를 사전에 수집하여 업무를 더 빨리 시작할 수 있도록 도와줍니다. 

원활한 프로젝트 우선순위 지정

• 팀은 Asana 요청 수신 양식을 사용하여 요청을 시작하는 데 필요한 모든 정보를 수집합니다. 이 양식에는 비즈니스 사용 사례, 경영진 후원자, 관련 팀, 일정, 기술 지원 필요 여부 등의 세부 정보가 필요합니다. 

• 또한 이 양식에서는 제출자에게 해당 이니셔티브를 조직의 세 가지 목표 중 하나 이상에 연결하도록 요청하여 새로운 업무가 비즈니스 우선순위와 일치하도록 합니다.

• PMO 팀은 양식의 답변을 사용하여 전체적인 우선순위 번호를 생성하며, 이 번호는 해당 이니셔티브의 우선순위를 다른 이니셔티브와 비교하여 결정하는 데 도움이 됩니다.

• 양식이 제출되면 해당하는 작업이 생성되어 Asana에서 프로젝트 수신 보드에 추가됩니다. PMO 팀은 Asana에서 요청과 해당 요청의 우선순위 순위를 검토합니다.

PMO 요청을 처리하는 방식에 큰 변화가 있었습니다. 우리는 Asana 양식에 우선순위 점수 매기기 기능을 추가했습니다. 우선순위 지정 프로세스에서 주관성을 제거하고, 가장 중요한 업무를 조직 로드맵에 간소화하여 포함했습니다.”

로드맵 조율 및 실행 강화

개선된 가시성을 통해 리더가 예정된 작업을 계획하는 데 유용합니다

Value Services 로드맵은 예정된 작업과 진행 중인 모든 작업을 기록하고 추적하여 리더십이 조직에서 예정된 작업을 파악할 수 있도록 합니다. 이 시작 전 단계에서 팀은 모든 이해관계자의 의견을 조율하고, 프로젝트 요구 사항을 수집하고, 마일스톤에 대해 합의할 수 있습니다.

효율적인 프로젝트 로드맵 작성

리더는 Value Services 로드맵 프로젝트에서 작업으로 표시되는 모든 예정된 이니셔티브를 확인할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드를 사용하면 업무를 쉽게 정렬, 필터링하고 업무에 대해 보고할 수 있습니다. 이러한 필드는 원래 양식에 따라 자동으로 채워지며, 우선순위 수준, 승인 상태, 납품 분기, 해당 작업이 연결된 전략적 목표 등이 포함됩니다.

• 기술 서비스 PMO 팀의 지원이 필요한 이니셔티브의 경우, Asana 하위 작업이 자동으로 기술 서비스 팀에 배정되어 승인을 받습니다. 이를 통해 로드맵 우선순위에 대한 교차 기능 조율과 두 PMO 조직 전반에 걸친 가시성을 보장할 수 있습니다.

• 업무가 시작되면 PMO에서 Asana 작업을 Asana 프로젝트로 자동 변환합니다. 이렇게 하면 기존 양식 제출 시점의 과거 정보를 보존하여 연속성을 유지할 수 있습니다.

Asana로 본 가장 큰 변화는 우리가 사일로에서 일하지 않고 훨씬 더 많은 가시성이 있다는 점입니다. 모두가 ‘우리 팀에 가장 적합한 것’에서 ‘회사에 가장 적합한 것’으로 바뀌었습니다. ‘회사에 가장 적합한 것’으로 바뀌었습니다.”

간소화된 프로젝트 계획 수립 및 실시간 진행 상태 추적

실시간 보고로 업무를 계획대로 진행

Coupa의 PMO는 팀 전체의 프로젝트 상태를 보고하고, 누가 무엇을 언제까지 하는지에 대한 명확성을 확보하며, 업무가 누락되는 일을 방지할 수 있는 효율적인 방법이 필요했습니다.

역동적인 프로젝트 및 진행 상태 추적

• 새 프로젝트는 Asana에서 PMO 팀의 ‘진행 중’ 포트폴리오에 자동으로 추가되며, 이 포트폴리오에는 진행 중인 모든 프로젝트가 한눈에 표시됩니다. 마감일, 상태, 영향을 받는 Value Services 팀 등 다양한 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다.

• 팀은 Asana 프로젝트에서 협업하고 업무를 추적할 수 있으며, 각 프로젝트에 대한 상세한 상태 업데이트가 격주로 게시됩니다.

• PMO 팀은 이러한 업데이트를 위한 일관된 템플릿을 만들었습니다. 템플릿에는 목표, 지난 2주 동안 달성한 성과, 주의가 필요한 문제점, 다음 단계 등이 포함됩니다.

• 주요 조직 성과 지표에 대한 일관된 보고를 위해 팀은 팀별 진행 중인 프로젝트 수, 상태 카테고리별 프로젝트 수, 기한 내 완료한 프로젝트의 비율 등 진행 중인 포트폴리오 전반에 걸친 업무를 추적하는 대시보드를 만들었습니다.

• 완료된 프로젝트는 Asana에서 '완료된 프로젝트' 포트폴리오로 이동합니다.

Asana를 사용하여 프로젝트 수신 및 우선순위 지정 프로세스, 조직 로드맵, 진행 중인 프로젝트 추적을 관리하는 것은 획기적인 변화였습니다. 우리는 요청에서 전달까지 프로젝트를 신속하게 진행하고 비즈니스와 함께 빠르게 확장할 수 있습니다. ”

Asana를 인프라로 사용하여 PMO를 설립한 이후, Coupa의 Value Services 조직은 2020년부터 2023년까지 총 시간 절약 효과를 658% 이상 증가시킨 것으로 추정됩니다. PMO는 우선순위가 정해진 로드맵과 표준화된 진행 상태 보고서를 통해 팀이 규모를 확장할 수 있도록 지원하고, 경영진이 조직 전체의 이니셔티브를 파악할 수 있도록 가시성을 제공합니다. 프로세스를 Asana로 이전함으로써 PMO와 협력하는 팀 간의 협업이 간소화되었으며, 이로써 한때 업무에 할애되었던 연간 약 135일의 근무 일수를 절약할 수 있게 되었습니다. 이제 PMO는 더 큰 영향력을 발휘하는 데 집중할 수 있습니다. 

PMO는 Coupa 전체의 팀에 Asana와 프로젝트 관리의 가치를 지속적으로 보여줌으로써, 회사가 지출하는 모든 비즈니스 비용을 더욱 효과적이고 공평하며 지속 가능하게 만드는 비전을 향해 나아가는 과정에서 팀들이 더 큰 영향력을 발휘할 수 있도록 지원할 것입니다.