Asana로 생산성과 협업을 강화하는 iCHEF

대만에 본사를 둔 iCHEF는 13,000개 이상의 비즈니스가 종이 없이 주문과 판매를 처리할 수 있도록 지원한다는 자부심을 가지고 있습니다. iCHEF를 사용하는 레스토랑은 하나의 플랫폼을 통해 온라인 또는 오프라인 주문을 디지털 방식으로 수집하고, 배달 플랫폼과 연결하고, 결제를 수락하고, 영업 실적에 대한 데이터를 수집할 수 있습니다. iCHEF는 매년 수십 개의 연구 및 개발(R&D) 프로젝트를 진행하며, 레스토랑 소유주가 비즈니스 운영을 개선하는 데 도움이 되는 제품과 기능을 지속적으로 출시하고 있습니다. iCHEF는 최근 레스토랑이 로열티 프로그램을 운영하고, 주문을 추적하고, 맞춤형 특가 상품을 제공하여 고객과 소통하는 데 도움이 되는 새로운 고객 관계 관리(CRM) 시스템을 출시했습니다. 새로운 CRM 시스템을 통해 레스토랑 소유주는 고객을 더욱 수월하게 유지하고 고객에게 마케팅할 수 있습니다.

최고 기술 책임자인 Matt Chang님이 2016년에 iCHEF에 입사했을 때, 그의 브리프는 명확했습니다. iCHEF의 백엔드를 재구성하여 음식 배달 플랫폼과 같은 제3자 업체와 더 수월하게 협업하고 통합할 수 있도록 하는 것이었습니다. 당시 팀은 연간 20개의 R&D 프로젝트를 진행하고 있었습니다. 혁신을 확장하고 소프트웨어 구조 조정을 달성하려면 회사 전체가 협업 방식을 새롭게 구상해야 했습니다.  Matt님이 입사했을 때, 프로젝트 관리 툴을 사용하고 있었음에도 불구하고 부서 간 조율이 어려웠습니다. 부서 간에 작업을 공유하기가 쉽지 않았으며, 이러한 투명성의 부재로 인해 프로세스 속도가 느려졌습니다. Matt은 투명성을 높이고 협업을 개선할 수 있는 업무 관리 플랫폼을 찾기 시작했습니다. 

회사 전체를 위한 업무 관리 플랫폼 찾기 

iCHEF의 팀은 엔지니어링 부서부터 마케팅 부서까지 모든 부서에서 사용할 수 있는 업무 관리 툴이 필요했습니다. 빠르게 혁신을 이루기 위해서는 회사 전체가 동일한 작업에 액세스할 수 있어야 하며, 담당 업무, 마감일, 프로젝트 배경에 대해 명확한 커뮤니케이션이 이루어져야 했습니다. 

신중한 평가 과정을 거친 후, iCHEF 팀은 Asana가 다음과 같은 이점을 제공하기 때문에 Asana를 선택했습니다: 

• 부서 간 조율을 개선하기 위한 협업 기능. 

• 더 빠른 구현을 촉진하는 직관적인 사용자 인터페이스. 

• 더 신중한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 강력한 데이터 분석 기능. 

우리가 선택한 업무 관리 플랫폼은 모든 팀에 적합해야 했습니다. 궁극적으로 우리의 목표는 투명한 프로세스와 데이터 공유를 통해 부서 간 협업을 최적화하는 것이었습니다. Asana는 부서 간 원활한 협업, 뛰어난 사용 편의성, 강력한 데이터 분석 기능을 보장한다고 약속했습니다.”

Master Concept과 협력하여 Asana를 도입하기 

iCHEF 팀은 Asana 솔루션 파트너인 Master Concept과 협력하여 Asana를 도입했습니다. 클라우드 소프트웨어 및 프로젝트 관리 전문 기업인 Master Concept의 팀은 iCHEF가 부서 간 커뮤니케이션을 촉진하고 대규모 R&D 프로젝트의 복잡성을 관리할 수 있는 워크플로를 만들 수 있도록 지원했습니다. 

Asana 도입이 매우 성공적이어서 모든 부서가 R&D 프로젝트 관리 이외의 업무에도 Asana를 사용하기 시작했습니다. 고객 관계 팀은 서비스 요청을 추적하기 위해 Asana를 사용하기 시작했으며, 회사의 POS 수리 파트너사와 같은 제3자 업체에도 Asana 플랫폼에 가입하도록 권장했습니다.

Asana를 도입한 이후, Asana는 R&D 프로젝트 외에도 다양한 프로젝트에 사용되어 왔습니다. 비즈니스 전반의 부서들이 Asana를 사용하여 자신의 업무를 관리하고 있으며, 그 결과는 놀라웠습니다.”

협업 개선 덕분에 완료된 프로젝트 증가 

이제 iCHEF의 모든 부서가 Asana를 사용합니다. 플랫폼을 도입한 이후 iCHEF 팀은 매년 약 100개의 프로젝트를 완료합니다. 

이러한 효율성 향상의 원동력은 투명성을 구축하고 협업의 효과를 개선하는 Asana 워크플로입니다. 다음은 Asana가 iCHEF에서 변화를 가져오는 세 가지 방법입니다. 

Asana 덕분에 생산성이 크게 향상되었습니다. 우리는 더 많은 프로젝트를 완료하는 동시에 운영 프로세스를 최적화하여 효율성을 높일 수 있습니다.”

부서 간 협업 강화 

포트폴리오와 프로젝트 보드는 업무를 한곳에 모아 모든 부서의 팀이 목표, 마일스톤, 작업 우선순위를 이해하는 데 도움이 됩니다. 협업이 강화되면서 회사의 회복탄력성이 향상되었습니다. 

업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 협업 조직 직원의 79%는 과제에 대응할 준비가 잘 되어 있다고 느낍니다. 코로나19가 발생했을 때 iCHEF 팀은 레스토랑이 비대면 주문, 결제, 배달을 관리하는 데 도움이 되는 기능을 신속하게 출시함으로써 이것이 사실임을 입증했습니다. 

Asana를 사용함으로써 프로젝트와 관련된 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 방향 전환을 더 쉽게 할 수 있게 되었습니다. 긴급 상황이 발생하면 팀원들은 중요한 작업을 놓치지 않고 프로젝트 타임라인을 빠르게 재평가할 수 있습니다. ”

수천 건의 고객 서비스 요청을 더 효과적으로 추적 

iCHEF는 매달 5,000건의 고객 서비스 요청을 받습니다. 팀은 포트폴리오를 사용하여 배포 전 교육부터 태블릿 대여 및 수리 추적에 이르기까지 관련된 모든 프로젝트를 명확히 파악합니다. 

리더들은 고객 서비스 진행 상태를 한눈에 파악할 수 있으며, 팀은 훨씬 더 빠르게 업무를 진행할 수 있습니다.  업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 목표가 명확한 회사의 직원 중 71%가 다른 부서의 이해관계자와 쉽게 협업할 수 있다고 답했습니다. iCHEF의 경우에도 마찬가지였습니다. 투명성 덕분에 고객 요청과 관련하여 더 효과적으로 협업할 수 있었습니다. 

고객 서비스 요청을 Asana에서 작업으로 추적함으로써 처리 시간을 단축하고 수많은 작업 시간을 절약할 수 있었습니다. 이제 팀은 더 큰 가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있습니다.”

옴니채널 마케팅 전략 관리 

마케팅 전문가인 Hsuan Chou는 Asana의 열렬한 팬입니다. 옴니채널 마케팅 전략을 관리하는 일은 Hsuan 님에게 다양한 채널에서 이루어지는 커뮤니케이션과 메시지를 추적하는 어려움을 안겨 주었습니다.

Hsuan 님과 팀은 프로젝트 보드, 작업, 하위 작업을 사용하여 마케팅 캠페인과 커뮤니케이션 요청을 추적합니다. 작업의 투명성 덕분에 Hsuan은 작업 완료를 손쉽게 추적하고 모든 미디어 채널을 모니터링할 수 있습니다. 

Asana는 정말 큰 도움이 되었습니다! 업무를 훨씬 더 빠르게 처리할 수 있습니다.  새로운 기능을 볼 때마다 즉시 해당 기능이 어떻게 하면 제 업무 프로세스를 더욱 최적화할 수 있는지 확인합니다.”

신규 시장 진출하기 

iCHEF 팀은 고객이 비즈니스를 개선하는 데 도움이 되는 제품과 기능을 지속적으로 출시할 수 있게 되어 기쁘게 생각합니다. iCHEF는 현지 시장에 맞게 서비스를 계속 확장하고 맞춤화할 계획입니다. iCHEF는 워크플로를 강화하기 위해 Asana를 계속 사용할 것이며, 팀은 비즈니스 내에서 효율성을 더욱 높일 수 있기를 기대합니다.