La ricezione del lavoro non funziona. Ecco perché e cosa fare al riguardo

In teoria, un processo di ricezione delle richieste di lavoro fluido non dovrebbe essere complicato: basta definire linee guida chiare, standardizzare le richieste e utilizzare tutto questo per assegnare efficacemente la priorità ai progetti. Ma in pratica, può diventare rapidamente disordinato, con ostacoli come processi incoerenti, attività manuali che richiedono tempo e problemi di allocazione delle risorse che rendono difficile raccogliere informazioni in modo efficace e avviare progetti. 

Cosa c’è dietro queste sfide persistenti e, cosa più importante, come si possono affrontare in modo efficace? Analizziamo le insidie più comuni del processo di ricezione del lavoro e le relative soluzioni.

Standardizza le richieste di ricezione del lavoro

Ottieni tutte le informazioni necessarie per completare le richieste di lavoro, fin dall'inizio. Dedica meno tempo alla ricerca dei dettagli e più tempo a portare a termine lavori di grande impatto.

Scopri di più sul monitoraggio delle richieste di lavoro

1. I processi di ricezione del lavoro non sono coerenti 

Le aziende hanno bisogno di processi standardizzati per gestire le nuove richieste di lavoro. Senza un sistema solido, i team finiscono per destreggiarsi tra richieste provenienti da ogni parte, come email, messaggi diretti o conversazioni informali, trasformando la ricezione e la definizione delle priorità delle attività in qualcosa che assomiglia più a congetture che a strategia. 

Questa incoerenza nei processi di ricezione del lavoro non solo rallenta i flussi di lavoro, ma genera anche confusione. I membri del team si chiedono quali attività dovrebbero avere la precedenza, chi è responsabile di cosa e quali dovrebbero essere i passaggi successivi. Senza un processo di ricezione standardizzato, ogni richiesta è una sorpresa e i team passano più tempo a capire cosa fare piuttosto che a farlo.

La soluzione

• Stabilisci linee guida chiare per la ricezione delle richieste di lavoro. Semplifica la ricezione del lavoro creando linee guida chiare che delineano come il nuovo lavoro dovrebbe essere introdotto ed elaborato. In questo modo, tutti saranno sulla stessa lunghezza d’onda su quali informazioni sono necessarie, chi dovrebbe essere coinvolto e quali passaggi seguire. Per esempio, crea un flusso di lavoro di ricezione standardizzato su cui i team possono fare affidamento quando avviano nuovi progetti, riducendo gli errori e avviando il lavoro.

• Sfrutta i moduli standardizzati per la ricezione del lavoro. Semplifica l’avvio di nuovi progetti utilizzando moduli di ricezione standardizzati che richiedono tutti i dettagli giusti fin dall’inizio. Questo approccio garantisce che i tuoi team dispongano di tutte le informazioni necessarie, come il tipo di progetto, le scadenze importanti e i requisiti specifici delle risorse, prima ancora che il lavoro inizi. 

2. Hai difficoltà a raccogliere i dettagli del progetto e a dare priorità alle richieste

Senza un processo chiaro per la raccolta delle informazioni sui progetti, i team spesso si ritrovano a cercare tra un groviglio di email, note e richieste solo per iniziare a lavorare. Le informazioni vitali possono sfuggire e dare la priorità alle richieste diventa una sfida, soprattutto quando ogni attività sembra urgente. 

Questa mancanza di chiarezza non è solo frustrante, ma è un grosso ostacolo. Ostacola il processo decisionale e fa andare i progetti fuori strada prima ancora che inizino. Questa difficoltà si aggrava quando i team cercano di allineare il lavoro agli obiettivi più ampi dell’organizzazione. Senza le informazioni giuste, o quando queste mancano, i progetti potrebbero iniziare su basi traballanti, con i team incerti se il loro impegno sia diretto verso il lavoro di maggior impatto.

La soluzione

• Organizza riunioni di presa in carico regolari. Organizza riunioni periodiche di presa in carico, per far sì che la pipeline del progetto proceda senza intoppi. Approfitta di questo momento per parlare di nuovi progetti, chiarire i dettagli e discutere le priorità. Queste riunioni mantengono gli stakeholder sulla stessa lunghezza d'onda durante tutto il processo di ricezione, in modo che tutti capiscano cosa sta succedendo e cosa è importante. Di conseguenza, il tuo team può prendere decisioni informate su dove concentrare l’impegno e spostare rapidamente le priorità man mano che si presentano nuove opportunità o sfide.

• Aggiungi dettagli sulla priorità ai moduli di ricezione. Sviluppa il modulo di ricezione standardizzato che hai creato per semplificare i processi di ricezione, acquisendo ulteriori dettagli come la priorità del progetto, l’impegno stimato e gli obiettivi o gli obiettivi strategici con cui il progetto è allineato. Questi criteri predefiniti semplificano la definizione delle priorità, l’organizzazione e la sequenza dei progetti e aiutano il tuo team a concentrarsi sul lavoro che offre il massimo valore. 

3. Il tuo team perde tempo con le attività manuali

Con così tante operazioni quotidiane, non c’è da stupirsi che i team si trovino spesso impantanati in attività manuali che richiedono tempo. Che si tratti del ciclo infinito di assegnazione del lavoro, del follow-up delle richieste o dell'aggiornamento dello stato dei progetti, queste attività ripetitive richiedono molto tempo senza fornire molto valore.

La sfida qui non riguarda solo il tempo perso, ma anche le opportunità mancate per il lavoro strategico. Quando i team sono bloccati nel ciclo del lavoro ripetitivo e manuale, faticano a trovare il tempo e la concentrazione per i progetti più importanti, e questo significa che l’organizzazione nel suo complesso non sta raggiungendo il suo pieno potenziale.

La soluzione

• Effettua un audit dei processi. Inizia il percorso di riduzione delle attività manuali analizzando a fondo i tuoi attuali flussi di lavoro con una verifica dei processi. Si tratta di osservare come il tuo team svolge il lavoro, identificare le attività che richiedono inutilmente tempo e capire dove è possibile ridurre l’impegno manuale. Individuando dove il tuo team perde tempo, puoi definire un piano per semplificare e automatizzare i processi, liberando il team per concentrarsi su un lavoro più strategico. 

• Sfrutta gli strumenti di automazione per gestire le attività manuali. Spesso, le attività che richiedono più tempo sono anche le più banali. Elimina la monotonia dalla quotidianità del tuo team e aumenta la produttività sfruttando tecnologie come l’intelligenza artificiale. Utilizza questa tecnologia per automatizzare attività noiose come l’assegnazione del lavoro, lo spostamento delle attività nella fase successiva del flusso di lavoro e l’aggiornamento dello stato dei progetti. Se utilizzi una piattaforma di gestione del lavoro, puoi fare un ulteriore passo avanti integrando le regole nei tuoi flussi di lavoro. Ciò ti consente di automatizzare le azioni (come l’invio di un messaggio di promemoria) in base a trigger predefiniti (come quando si avvicina la data di scadenza di un’attività). Entrambe queste strategie consentono al tuo team di dedicare meno tempo al lavoro di basso valore e più tempo alle iniziative strategiche. 

• Integra altri strumenti con il tuo software. Sfrutta al meglio il tuo kit di strumenti tecnologici integrando le app che già utilizzi in una piattaforma di gestione del lavoro. Collegando gli strumenti che il tuo team utilizza ogni giorno in un unico posto, semplifichi l'accesso alle informazioni e ai dettagli del progetto, indipendentemente dallo strumento da cui stanno lavorando. Ciò riduce la necessità per i team di passare manualmente da un’app all’altra e aggiornare le informazioni su più piattaforme, mantenendo tutti informati in tempo reale senza ulteriori impegni. 

Standardizza le richieste di ricezione del lavoro

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4. Hai difficoltà ad allocare efficacemente le risorse

L’assegnazione delle risorse può sembrare una sfida senza fine, con i team che lottano costantemente per trovare il punto di equilibrio tra troppo e troppo poco lavoro. La radice di questa difficoltà spesso risiede nel non avere un quadro chiaro del carico di lavoro del team o di ciò che sta arrivando nella pipeline. Questa mancanza di visibilità deriva da un approccio disgiunto al monitoraggio e alla gestione delle attività e porta a risorse limitate, scadenze mancate e una diminuzione del morale del team. Il punto è questo: l’assegnazione delle risorse non consiste solo nel riempire gli spazi vuoti in un programma, ma nell’abbinare le attività ai talenti per favorire il successo del progetto e offrire opportunità di crescita.

La soluzione

• Avere una visione chiara del carico di lavoro del tuo team. Assicurati di avere una visione accurata del carico di lavoro del tuo team, inclusi i progetti in corso e quelli in programma. Crea un sistema per gestire la capacità o utilizza una piattaforma di gestione del lavoro per monitorare il carico di lavoro a colpo d’occhio. Questa visibilità ti consente di distribuire il lavoro in modo uniforme e assicurarti che nessuno sia sovraccarico o sottoutilizzato, mantenendo la produttività alta e il burnout basso. 

• Monitora il tempo necessario per completare il lavoro. Elimina le incertezze dalla pianificazione dei progetti utilizzando uno strumento di monitoraggio del tempo per misurare il tempo necessario per un lavoro specifico, come la progettazione di un playbook o lo sviluppo di un caso di studio del cliente. Sapendo quanto tempo richiede effettivamente il lavoro, e non solo quanto tempo pensi che ci voglia, puoi sfruttare i dati reali per pianificare le tempistiche e definire le scadenze, assicurandoti che le risorse siano assegnate in modo da soddisfare le esigenze del progetto senza sovraccaricare il team. Inoltre, puoi salvare questi approfondimenti e riutilizzarli per la pianificazione futura, rendendo l'assegnazione delle risorse per ogni progetto più efficiente rispetto al precedente.

• Ottimizza l’assegnazione delle risorse in base alle competenze. Non limitarti ad assegnare le attività in base alla disponibilità: adotta un approccio strategico per decidere chi fa cosa (e perché), allineando il lavoro alle competenze e agli interessi dei membri del team. Il risultato è vantaggioso per tutti: abbinando le esigenze del progetto ai punti di forza e alle competenze individuali, migliori la qualità del progetto mantenendo alto il coinvolgimento dei membri del team.

5. Ci sono ritardi costanti nell’avvio dei progetti

Far partire un progetto non dovrebbe essere una lotta costante, ma spesso è esattamente così. La fretta iniziale di allineare tutto, dal definire i dettagli necessari all’assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, può rapidamente diventare un collo di bottiglia. E questo non è un inconveniente da poco; può compromettere l’intera cronologia del progetto e creare un effetto domino che influisce sullo slancio e sul successo del progetto.

Qual è il problema? Spesso è un insieme di fattori: gli ostacoli logistici dell'organizzazione e della creazione di un nuovo progetto, obiettivi poco chiari che portano a ripensamenti e la necessità di approvazioni degli stakeholder in fase avanzata. In conclusione, senza un processo semplificato di approvazione e configurazione del progetto, i team si trovano in una situazione di stallo, in attesa di chiarezza o del via libera per iniziare a lavorare.

La soluzione

• Coinvolgere gli stakeholder fin dall'inizio. Coinvolgi tutti fin dall'inizio. Coinvolgendo gli stakeholder in anticipo, puoi assicurarti che eventuali dubbi vengano risolti prima che diventino ostacoli e mettere in atto i requisiti per impostare e avviare il lavoro. Questo allineamento iniziale aiuta a garantire il consenso e a chiarire gli obiettivi in anticipo, riducendo i ritardi e gettando solide basi per l'avvio del progetto. 

• Automatizza i flussi di lavoro di avvio del progetto. Non iniziare da zero per ogni progetto. Sfrutta un software di gestione del lavoro per automatizzare i flussi di lavoro di avvio del progetto. Automatizzare il processo di avvio del progetto significa che ogni passaggio necessario, dalla creazione delle cronologie all'allocazione delle risorse, viene messo in atto automaticamente non appena un progetto riceve il via libera per iniziare. Dalla creazione di spazi di progetto all'assegnazione delle attività iniziali, l'automazione semplifica l'avvio di nuovi progetti, in modo da poter accelerare le cose e mantenere il processo coerente in tutte le iniziative.  

• Utilizza modelli di progetto predefiniti. Inizia ogni progetto col piede giusto, delineando in anticipo i passaggi e i requisiti chiave. Come l’automazione, i modelli sono un’altra arma segreta per avviare rapidamente i progetti. Con i modelli di progetto predefiniti, puoi essere certo che ogni progetto inizi con una struttura chiara e definita e con i componenti necessari, come assegnazioni di attività, traguardi e risultati finali. Questo approccio garantisce coerenza nella pianificazione del progetto, riduce la necessità di lavoro iniziale e assicura che nessun dettaglio importante venga trascurato nella fretta di iniziare. 

6. Il tuo team manca di chiarezza 

Quando si tratta di gestire la ricezione dei progetti, la chiarezza non è solo un optional, ma una necessità. Tuttavia, con così tante informazioni importanti sparse tra email, unità condivise e app di messaggistica, non c’è da meravigliarsi se i team possono iniziare a sentirsi come se fossero bloccati a giocare al telefono.

Questo approccio frammentato alla raccolta e alla gestione delle informazioni sui progetti non solo rallenta le cose, ma lascia i membri del team a chiedersi cosa sia importante e cosa sia dovuto e quando. Ciò si traduce in opportunità perse, lavoro duplicato e un team che è più concentrato a mettere insieme il puzzle di ciò che dovrebbe fare, piuttosto che farlo effettivamente.

La soluzione

• Centralizza le informazioni sul progetto. Non dovrai più cercare gli aggiornamenti di stato nelle email o contattare i membri del team per conoscere l’avanzamento del progetto. Creando un hub centralizzato per le informazioni sui progetti, il tuo team può accedere a tutti i dettagli importanti in un unico posto, dai documenti alle scadenze. Fai un ulteriore passo avanti centralizzando tutte le richieste, gli aggiornamenti e le comunicazioni del progetto in una piattaforma di gestione del lavoro. In questo modo, tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda e gli stakeholder del progetto potranno accedere facilmente alle informazioni aggiornate. 

• Usa le cronologie visive dei progetti. Trasforma la pianificazione del tuo progetto da un complesso elenco di attività a una rappresentazione grafica di facile comprensione, che mostra cosa è stato fatto, cosa è in corso e cosa verrà dopo. Visualizzando il progetto in una cronologia generale, il tuo team può vedere rapidamente come si incastra il lavoro e individuare gli ostacoli prima che diventino problemi seri. Inoltre, se crei la cronologia del progetto in una piattaforma di gestione del lavoro, puoi sfruttare funzionalità come la possibilità di spostare le pianificazioni con un solo clic, semplificando la modifica delle scadenze al volo.  

• Condividi aggiornamenti di stato regolari. Mantieni il tuo team informato con aggiornamenti di stato regolari. Che si tratti di un rapido check-in giornaliero o di un riepilogo settimanale dell'avanzamento, questi aggiornamenti forniscono un impulso alla progressione del progetto e assicurano che nessuno, dai singoli collaboratori agli stakeholder di alto livello, debba tirare a indovinare sullo stato del progetto o sui passaggi successivi. Migliora i tuoi aggiornamenti con una tecnologia che ti consente di sfruttare i dati in tempo reale, invia promemoria sulle scadenze e standardizza la formattazione per una comunicazione coerente.

Semplifica il processo di ricezione delle richieste di lavoro con una piattaforma di gestione del lavoro

Impostare un processo di ricezione del lavoro standardizzato non deve essere complicato. Scopri come Asana può aiutare i tuoi team a semplificare i flussi di lavoro, in modo che dispongano di tutte le informazioni necessarie per avviare progetti di successo, fin dall'inizio. 

Standardizza le richieste di ricezione del lavoro

Ottieni tutte le informazioni necessarie per completare le richieste di lavoro, fin dall'inizio. Dedica meno tempo alla ricerca dei dettagli e più tempo a portare a termine lavori di grande impatto.

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