Nota dell’editor: abbiamo apportato alcuni aggiornamenti da quando questo post è stato pubblicato. Ora puoi creare attività in attesa di altre.
Spesso ci viene posta la domanda: "Come posso assegnare un'attività a più Incaricati?"
La risposta è: non si può. Avere un solo incaricato per attività garantisce che non ci sia mai confusione su chi è il responsabile del completamento dell’attività.
Non di rado, questa risposta viene accolta con preoccupazione. Ma questa decisione ha lo scopo di aiutare il tuo team a fare di più. Una parte importante del raggiungimento dei risultati come team sta nel fatto che ogni membro del team è responsabile del lavoro che sta svolgendo. Senza un unico e chiaro titolare dell’attività, gran parte di tale responsabilità viene persa e, di conseguenza, il completamento di un’attività è in bilico.
Quando nessuno sa chi fa cosa e quando qualcuno non si sente responsabile di portare avanti il lavoro, il lavoro potrebbe non essere portato a termine.
Supponiamo che ci siano due incaricati per un’attività: una persona potrebbe pensare che l’altra se ne stia occupando, e viceversa. Il lavoro potrebbe non essere mai portato a termine e, peggio ancora, potrebbe iniziare il gioco delle accuse. Quando nessuno sa chi fa cosa, e quando qualcuno non si sente in definitiva responsabile di portare avanti il lavoro, il lavoro potrebbe non essere portato a termine.
Abbiamo basato il concetto di un solo Incaricato sul modello DRI (Directly Responsible Individual) di Apple, che enfatizza la responsabilità individuale e, in definitiva, l'esecuzione. Quando le responsabilità sono chiare e trasparenti, tutti i membri del team possono sentirsi personalmente responsabili del completamento di un progetto.
Hai ancora dei dubbi? Ecco un modo per suddividere il lavoro, ma avere comunque un solo incaricato: utilizza un incaricato per l’attività principale, in modo che la persona sia responsabile in ultima analisi del rispetto delle scadenze. Quindi, crea sottoattività, assegnate a diversi membri del team. Dividi le attività tra i membri del team, ma assicurati che ci sia qualcuno che si occupi del completamento del lavoro nel suo complesso.
Vuoi coinvolgere più persone/potenziali incaricati in un'attività? Aggiungile semplicemente come follower con una @menzione. In questo modo, una persona può decidere di assumersi la responsabilità dell’attività, mentre tutti continueranno a ricevere notifiche con nuovi commenti e aggiornamenti. Creando sottoattività per diverse parti del lavoro, assegnate a diversi colleghi del team, sarai anche in grado di suddividere le responsabilità e riassegnare l'attività originale a uno dei follower, il che è reso più semplice assegnando copie delle attività. Una buona pratica consiste anche nel garantire che i titolari delle sottoattività siano anche follower dell’attività originale.
Per ulteriori consigli pratici su come sfruttare Asana con il tuo team, consulta la nostra guida.
