Contabilità dei progetti: come soppesare i costi-benefici di un progetto

Dalla pianificazione, alla programmazione, alla ricerca e alla creazione di resoconti, i project manager sono davvero dei tuttofare. Ecco un altro aspetto da padroneggiare: la contabilità di progetto. 

Anche se “contabile” potrebbe non essere nella descrizione ufficiale del tuo ruolo, sapere come gestire il budget è una parte essenziale della pianificazione del progetto e dell’assegnazione delle risorse. La contabilità di progetto può aiutarti a determinare i costi-benefici di un progetto misurando le transazioni e i ricavi giornalieri, perché nessuno vuole essere legato a un progetto che costa più di quanto valga.

Cos’è la contabilità di progetto?

La contabilità di progetto è un modo per monitorare i costi di ogni singolo deliverable nel corso del ciclo di vita di un progetto. Comprende elementi di contabilità finanziaria e gestionale che ti consentono, in qualità di project manager, di monitorare la salute finanziaria e il margine di profitto di un progetto. 

Questo tipo di contabilità è utile perché può aiutare te e i tuoi stakeholder a calcolare la redditività del progetto. Monitorando i costi e le potenziali fonti di entrate di un progetto, puoi determinare in anticipo se i risultati finali valgono il risultato. Puoi utilizzare questi dettagli per affrontare le sfide relative a materiali, manodopera e tempo.

Contabilità di progetto e contabilità finanziaria

Qual è la differenza tra la contabilità di progetto e la contabilità finanziaria? Sia la contabilità di progetto che la contabilità finanziaria standard monitorano i costi e i ricavi dell’azienda, ma la contabilità di progetto si concentra sulle transazioni relative a un progetto specifico. Questo metodo si distingue per l'utilizzo di sistemi, processi e standard di rendicontazione diversi. Questi includono:

• Impostazione di date di inizio e fine, il che significa che il monitoraggio del conto inizia quando inizia il progetto.

• Reportistica basata sui risultati finali, in modo da monitorare le spese rispetto a determinati traguardi o prodotti che è stato necessario acquistare. 

• Ripartizioni dei costi piccole e specifiche, elencando i costi per ogni singola attività.

• Metodologia intercambiabile: che si utilizzi la contabilità dei costi o la contabilità per competenza, il metodo non influirà su questo processo. 

• Responsabilità condivise: poiché la contabilità di progetto è una combinazione di gestione del progetto e contabilità, è possibile suddividere i ruoli tra i due o far gestire tutte le responsabilità a uno dei due. 

Quando usare la contabilità di progetto

Se vuoi definire i dettagli a ogni livello del tuo progetto, la contabilità di progetto è il metodo che fa per te. Attraverso un attento monitoraggio dei costi, delle spese, della fatturazione e dei ricavi giornalieri, puoi utilizzare questo metodo per ottimizzare il budget e mantenere gli obiettivi finanziari nei tempi previsti per un progetto specifico. 

Puoi utilizzare la contabilità di progetto per qualsiasi progetto, tra cui: 

• Preparazione di un audit finanziario 

• Accettare nuovi progetti al di fuori del tuo ambito tipico

• Sviluppare un nuovo prodotto o servizio

• Implementare miglioramenti dei processi aziendali e della tecnologia

• Monitoraggio del lavoro a contratto per progetti unici

Considera come puoi utilizzare la contabilità di progetto nel settore delle costruzioni. Se stai costruendo contemporaneamente case, uffici, condomini e centri commerciali, non puoi semplicemente riportare i costi di questi progetti di costruzione in un unico posto. Per avere una visione chiara dei costi e dei benefici di ogni edificio, è necessario monitorare i dati finanziari e il budget dei singoli progetti.

Con la contabilità di progetto, puoi attribuire costi e ricavi ai singoli progetti, rendendo più facile vedere come sta procedendo ciascuno di essi. 

Come usare la contabilità di progetto

L’aggiunta della contabilità di progetto al tuo flusso di lavoro può aiutarti a semplificare l’impegno nella gestione dei progetti. Segui il flusso del processo di contabilità di progetto riportato di seguito per monitorare il budget dall'inizio alla fine.

Il flusso del processo di contabilità di progetto

Con la contabilità di progetto, puoi utilizzare tecniche di gestione finanziaria per organizzare, allocare e mantenere i budget dei singoli progetti. Il flusso del processo di contabilità di progetto si articola in sei fasi principali:  

Avvio

Prima di iniziare un progetto, completa una stima iniziale del budget e un’analisi basata sui costi. Durante la fase di avvio, potresti chiederti

• È il momento giusto per intraprendere un nuovo progetto? Dai un’occhiata alle risorse, alle tariffe, alle finanze e all’avanzamento dei progetti in corso della tua azienda. Utilizza questi approfondimenti per determinare se vale la pena rischiare con un altro progetto.

• Cosa posso ricavare da budget di progetti simili per fare una stima? Durante il calcolo del budget e dell'analisi basata sui costi, utilizza le informazioni dei progetti precedenti per creare la tua stima. Se il progetto proposto è il primo del suo genere, puoi utilizzare la stima dall’alto verso il basso per impostare una cronologia e un budget generali.

L’obiettivo della fase di avvio è creare un caso basato su dati finanziari e previsioni pertinenti per consigliare o dissuadere l’alta dirigenza dall’intraprendere il nuovo progetto. Puoi anche fornire al cliente una stima approssimativa e una sequenza temporale per il progetto. 

Budget

Il budget indica la quantità di denaro disponibile per un determinato scopo. Una volta completata la fase di avvio, decidi il budget che assegnerai a ciascun gruppo di attività o categoria per un progetto. Ogni risultato finale dovrebbe avere un costo assegnato. Non dimenticare di includere nel budget i costi indiretti e gli elementi non fatturabili associati alle transazioni di costo, come i costi generali. 

È inoltre importante tenere conto dei rischi quando si imposta il budget. Valuta la possibilità di aggiungere un margine del 10% per i costi imprevisti, come l’aumento dei prezzi delle forniture. 

Monitorando la quantità di denaro spesa ai diversi livelli di un progetto, puoi monitorare l’efficienza con cui vengono utilizzate le risorse e le spese. In questo modo, il progetto non supererà il budget. 

Amministrazione

Durante il corso del progetto, dovrai anche elaborare ogni transazione, monitorare gli impegni finanziari e il riconoscimento dei ricavi, eseguire la fatturazione e generare resoconti sulla redditività. 

Questa fase sarà probabilmente continua per tutta la durata del progetto. Per semplificare questo processo, organizza tutti i dati finanziari del progetto in un’unica fonte di riferimento, come una piattaforma di gestione del lavoro, in modo da poterti concentrare maggiormente sugli obiettivi strategici. 

Svolgere un ruolo nella fase amministrativa della contabilità di progetto consente di monitorare facilmente i costi, i profitti e i ricavi pianificati rispetto a quelli effettivi, per avere un quadro chiaro dell'avanzamento del progetto. Questi approfondimenti saranno utili per la fase successiva. 

Esecuzione

Nella fase di definizione del budget, hai suddiviso il budget in categorie. Ora è il momento di suddividere ulteriormente il progetto. Quando inizia la fase di esecuzione, ogni membro del team lavorerà alle attività del progetto all'interno della categoria assegnata. Il budget impostato per quella categoria dovrebbe quindi essere assegnato a ciascuna attività. A questo punto, inizierai a vedere la differenza tra ciò che avevi pianificato di spendere e ciò che è necessario per il tuo progetto.

Senza un attento monitoraggio, la maggior parte dei budget non viene rispettata durante la fase di esecuzione. Uno dei motivi principali è lo slittamento del progetto, ovvero l'aggiunta di deliverable non inclusi nell'ambito del progetto prestabilito. Per tenere sotto controllo l’ambito, è importante monitorare accuratamente come ogni team sta spendendo il proprio tempo e le proprie risorse. 

Manutenzione

Crea un processo per il tuo team di progetto per rivedere, convalidare e aggiornare continuamente il budget e le risorse del progetto in tempo reale. In questo modo, puoi identificare rapidamente le incongruenze ed evitare di superare il budget.

Chiunque sia coinvolto nel progetto svolge un ruolo nel mantenimento del budget, sia che si tratti di registrare accuratamente le ore trascorse su un'attività o di documentare quali risorse sono state utilizzate e per cosa. Il budget del prodotto non dovrebbe essere un foglio statico a cui fare riferimento ogni tanto, ma dovrebbe essere aggiornato in tempo reale, da ogni membro del team, per ottenere informazioni più accurate e aggiornate. Dopo che ogni categoria di progetto è stata completata, conduci un’analisi approfondita del budget per affrontare i superamenti di budget e riallocare il denaro, se necessario. 

Analisi e resoconti

Durante l’ultima fase del ciclo di contabilità del progetto, dovrai calcolare il costo totale, le entrate e il margine di profitto del tuo progetto in base ai tuoi resoconti. Questo aiuterà la direzione a determinare se varrà la pena di intraprendere progetti simili in futuro. 

Anche se il tuo progetto ha superato il budget o ha finito per costare più di quanto valga, c'è una lezione da imparare da queste sviste. Una volta completato il progetto, dai un’occhiata ai tuoi resoconti e prendi nota delle cose che sono andate secondo i piani e di quelle che non hai preso in considerazione. Questo ti aiuterà a determinare cosa migliorare per il prossimo progetto, che si tratti di semplificare il processo di manutenzione o di accantonare una riserva di budget per le contingenze.

Best practice per la contabilità di progetto

Il corretto processo di contabilità di progetto può darti una visione d’insieme di ogni progetto nella tua pipeline, aiutandoti a suddividere i più piccoli aspetti di ogni progetto per vedere cosa ti costa (e cosa ti fa guadagnare) denaro. Segui questi principi di contabilità per progetti per far sì che il tuo progetto proceda senza intoppi.

Utilizza sistemi di contabilità separati

La contabilità per progetti è molto più dettagliata del tipico processo di contabilità finanziaria della tua organizzazione. È una best practice gestire questi progetti in conti finanziari separati. Questo ti aiuterà anche a organizzare e accedere facilmente alle informazioni necessarie per i singoli progetti. 

Completa le stime di budget prima di iniziare un progetto

La previsione del budget dovrebbe essere parte di qualsiasi processo di pianificazione di un progetto di successo. Completa questo passaggio prima dell'inizio del progetto, in modo da avere una base per misurare l'avanzamento, riconoscere i potenziali problemi e determinare se i benefici del progetto superano i costi.

Concentrati sulla gestione delle risorse

Ogni progetto dipende fortemente dalle risorse, tra cui tempo, manodopera e materiali. Per la contabilità di progetto, sapere come allocare e consumare queste risorse è essenziale per monitorare se il budget rientra nei parametri stabiliti.

Conosci i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI)

Per garantire che i componenti più critici del tuo progetto rispettino le tempistiche, dovresti misurare gli indicatori chiave di prestazione più rilevanti. I KPI sono misure quantificabili che i project manager possono utilizzare per valutare le prestazioni in termini di raggiungimento degli obiettivi del progetto. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di KPI nella gestione dei progetti.

• prestazioni della pianificazione

• Prestazioni dei costi

• assegnazione delle risorse

• Variazione del budget

• Reclami dei clienti

• Numero di richieste di modifica

Monitoraggio del tempo

I project manager sanno che il tempo è denaro. Monitorare il tempo dedicato alle attività ti aiuterà a calcolare i costi in tempo reale e a determinare se le ore di lavoro sono in linea con le previsioni del progetto. Con i fogli di presenza o i software di monitoraggio del tempo, i manager possono facilmente creare resoconti sulle finanze del progetto e vedere come i dipendenti trascorrono il loro tempo. 

Genera resoconti frequenti

La contabilità di progetto è un ottimo modo per monitorare l’avanzamento e le finanze quotidiane di un singolo progetto. Sfrutta questa supervisione eseguendo resoconti frequenti per monitorare la salute finanziaria e riconoscere i potenziali problemi prima che rallentino il progetto. 

Vantaggi della contabilità per progetti

Con il monitoraggio finanziario dettagliato quotidiano, la contabilità per progetti offre una miriade di vantaggi per te e i tuoi stakeholder. Non solo la rendicontazione finanziaria diventa più facile da gestire attraverso conti separati, ma la contabilità di progetto aiuta anche a mantenere i progetti entro l’ambito predeterminato. 

I principali vantaggi dell’utilizzo della contabilità di progetto, oltre al metodo di contabilità standard della tua organizzazione, includono:

• Migliore visibilità delle spese e dei ricavi giornalieri

• Contabilità più accurata per fatturazione, spese, ratei, ecc. 

• La capacità di monitorare le differenze fiscali tra due progetti

• Aggiornamenti in tempo reale sull'avanzamento e sulla redditività di un progetto

• Utilizzo di approfondimenti preziosi per fare offerte future sui progetti

• Dati accurati sulla fatturazione e sull'avanzamento da fornire ai clienti 

• Migliore gestione delle risorse

• Calcolo dei costi effettivi rispetto ai costi stimati per determinare l’ambito e i prezzi per progetti simili

• Riduzione del rischio di fallimento del progetto grazie a una migliore gestione del progetto

L’implementazione della contabilità di progetto è più comune nelle aziende che lavorano a contratto, come le imprese di costruzione o di ingegneria. Tuttavia, questo metodo può essere utile a una varietà di organizzazioni. 

Di’ addio ai superamenti di budget

Essere un tuttofare non ti rende uno sciocco. Se la tua azienda potrebbe trarre vantaggio da una migliore gestione di costi, spese e ricavi, potrebbe essere il momento di provare la contabilità di progetto. 

L’implementazione della contabilità di progetto nel processo di gestione potrebbe fare la differenza tra un risultato di successo e il superamento del budget, la mancanza di risorse e ritardi costosi. Tieni le finanze sotto controllo con Asana: gestisci le transazioni e il tempo, mantieni organizzati i dati finanziari dei progetti e crea resoconti finanziari con facilità. Può anche automatizzare i flussi di lavoro finanziari e monitorare gli obiettivi finanziari.