Sei consigli per i responsabili delle operazioni per ottimizzare lo stack tecnologico della propria organizzazione
Riepilogo
Le organizzazioni sono alle prese con un numero enorme di strumenti, in media 323 applicazioni SaaS, che portano a giornate lavorative frammentate e a una riduzione della produttività.
Il problema è iniziato negli ultimi anni, quando le aziende hanno investito troppo in strumenti di collaborazione per compensare la mancanza di interazioni di persona. Ma questo ha fatto più male che bene. Secondo uno studio, i dipendenti delle aziende Fortune 500 passano da un’app all’altra circa 1.200 volte al giorno.
Ora le organizzazioni hanno bisogno che i leader, soprattutto nelle operazioni, assumano una posizione forte su quali nuovi strumenti sono necessari. In caso contrario, uno stack tecnologico pieno di strumenti ridondanti mette a rischio l’efficienza dei dipendenti e la salute finanziaria. Adottando un approccio proattivo, i responsabili delle operazioni possono aiutare le organizzazioni a evitare questo risultato.
Seguendo i sei passaggi riportati di seguito, i responsabili delle operazioni possono impegnarsi nella razionalizzazione delle applicazioni, un processo in cui si identifica strategicamente quali delle applicazioni della propria organizzazione devono essere mantenute, sostituite, ritirate o consolidate. Il risultato è uno stack tecnologico ottimizzato per la tua azienda. Ecco come iniziare:
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1. Effettua un audit degli strumenti
La ridondanza degli strumenti è un enorme spreco per le organizzazioni. La centralizzazione dei dati di lavoro su un numero minimo di piattaforme dovrebbe essere la priorità di un responsabile delle operazioni. Ma con potenzialmente centinaia di strumenti in uno stack tecnologico, è quasi impossibile monitorare ciò che fa ciascuno di essi.
Con i tuoi team operativi, conduci un’approfondita verifica degli strumenti per catalogare ogni software e applicazione nella tua organizzazione. Per ogni strumento, definisci chiaramente lo scopo principale e il caso d’uso specifico a cui si rivolge. Se non è possibile articolare lo scopo di uno strumento, è un candidato ideale per l’eliminazione.
Compila queste informazioni in un documento facilmente accessibile o in una pagina web interna. Quindi condividilo a livello aziendale, in modo che tutti i team e i reparti siano allineati su come utilizzare questi strumenti. Ripeti questa verifica ogni anno o ogni due anni, per mantenere l’inventario degli strumenti aggiornato e pertinente.
2. Identifica gli strumenti che promuovono il lavoro interfunzionale
In un mondo in cui la collaborazione interfunzionale è spesso il catalizzatore dell’innovazione, scegliere gli strumenti giusti per promuovere queste interazioni è fondamentale. Gli strumenti migliori servono a più di un individuo, progetto o obiettivo: abbattono i silos all’interno dei team e tra i reparti.
Chiedi ai team operativi e agli altri reparti di quali strumenti hanno bisogno per una collaborazione interfunzionale più efficace. Utilizza queste informazioni per investire in strumenti che collegano meglio le operazioni con l’intera organizzazione.
Cerca di selezionare uno strumento di collaborazione in grado di consolidare processi, informazioni e strumenti in un’unica fonte di lavoro centralizzata. Perché meno tempo i tuoi dipendenti trascorrono passando da un’app all’altra, più devono concentrarsi sul lavoro che conta.
3. Semplifica il tuo stack tecnologico dando la priorità alle integrazioni
Uno stack tecnologico traboccante è un problema sia dal punto di vista finanziario che per gli utenti. Invece di costringere i dipendenti a passare da uno strumento all’altro per ottenere tutto ciò di cui hanno bisogno, i responsabili delle operazioni dovrebbero promuovere strumenti che sfruttano le integrazioni, che possono collegare un intero stack tecnologico su un’unica piattaforma.
Inizia identificando gli strumenti aziendali principali, quindi cerca app complementari che offrano solide integrazioni. Consulta i team operativi e i reparti dell’azienda che utilizzeranno queste integrazioni, assicurandoti che soddisfino le esigenze del team.
Prima di implementare le modifiche in tutta l’organizzazione, esegui un piccolo programma pilota per testare l’efficienza di queste nuove integrazioni, misurandone l’impatto rispetto ai tuoi obiettivi. Dopo aver superato i test, documenta i nuovi processi e forma i tuoi team.
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4. Valuta la disponibilità dell’IA della tua organizzazione
Con la continua evoluzione delle tecnologie di IA, ogni reparto ha a disposizione opportunità senza precedenti per automatizzare le attività e generare approfondimenti. Ma strumenti disgiunti creano dati disgiunti, ponendo una base scadente per l’IA.
Esegui una valutazione della prontezza all’IA per aiutare la tua organizzazione a essere più strategica nell’incorporare l’IA nel tuo stack tecnologico. Identifica le lacune nella qualità dei dati, nell’integrazione e nelle competenze dei dipendenti.
Una volta valutata la tua prontezza, inizia a testare strumenti basati sull’IA in linea con gli obiettivi strategici della tua organizzazione. Misura il loro impatto attraverso KPI specifici come il tempo risparmiato, il tasso di automazione delle attività o l’analisi dei dati migliorata. Dopo una sperimentazione di successo, implementa gli strumenti di IA in tutti i reparti pertinenti, assicurandoti che siano in atto protocolli adeguati di formazione e gestione del cambiamento.
5. Riduci l’affaticamento da strumenti
La valutazione dello stack tecnologico di un’organizzazione dovrebbe essere una disintossicazione basata sui dati per l’azienda, guidata dai team operativi. Con il feedback dei dipendenti, i responsabili delle operazioni possono valutare meglio l’impatto degli strumenti sui team.
A tale scopo, crea un sondaggio per la tua organizzazione per chiedere ai reparti e ai team quali strumenti utilizzano e se stanno creando esaurimento. Chiedi ai dipendenti come si sentono quando utilizzano determinati strumenti. Cerca di identificare quali strumenti stimolano il lavoro e quali drenano la capacità mentale. Con queste informazioni, identifica duplicati, strumenti non necessari e spazi in cui gli strumenti creano compartimenti stagni che bloccano flussi di lavoro efficaci.
6. Lascia che i dipendenti intervengano
Sebbene sia importante che i responsabili delle operazioni comunichino quali strumenti vengono utilizzati dall’organizzazione, ciò dovrebbe essere fatto tenendo conto dei dipendenti. Crea un ciclo di feedback, in cui i leader possono ricevere input dai dipendenti su ciò che funziona per loro e ciò che deve cambiare. Ciò consente ai dipendenti di assumere un ruolo attivo nella definizione del tuo stack tecnologico.
Fai il primo passo implementando un nuovo canale nello strumento di messaggistica della tua azienda, in cui i dipendenti possano esprimere le proprie preoccupazioni sui problemi tecnologici. Rivedilo come parte del ciclo di pianificazione annuale, raccogliendo e analizzando i feedback durante l’anno per identificare i problemi ricorrenti e le aree di miglioramento. In questo modo, i dipendenti si sentiranno più responsabilizzati e tu più informato nel processo decisionale relativo allo stack tecnologico.
Innova con uno stack tecnologico intenzionale
I responsabili delle operazioni si trovano a un bivio critico, in cui le scelte che fanno oggi in materia di tecnologia e collaborazione plasmeranno il futuro della loro azienda. Per sfruttare al meglio il tuo stack tecnologico non devi scegliere più strumenti, ma quelli giusti, in grado di migliorare la collaborazione interfunzionale e fungere da unica fonte di riferimento, come una piattaforma di gestione del lavoro in collaborazione.
Seguendo questa strada e consolidando il tuo stack tecnologico, abbatterai i silos, migliorerai l’esperienza dei dipendenti e creerai chiarezza in tutta l’organizzazione.
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