Event proposal template: Free download and step-by-step guide

Che tu stia organizzando un seminario di settore o cercando sponsorizzazioni per una fiera, una proposta di evento vincente illustra perché gli stakeholder dovrebbero fidarsi del fatto che il tuo evento sarà un successo. 

Tuttavia, per mettere insieme una proposta efficace non bastano solo buone capacità di gestione degli eventi. Per impressionare davvero un potenziale cliente o stakeholder, la tua proposta di evento dovrebbe includere un equilibrio tra scrittura descrittiva, elementi visivi e logistica completa. Distinguiti dalla massa con questi sette passaggi e best practice per incorporare questi elementi nella tua proposta. 

Cos'è una proposta di evento?

Una proposta di evento è un documento completo che delinea ogni elemento dell’organizzazione di un nuovo evento. In genere, viene creata in risposta a una richiesta di proposta (RFP) che richiede un event manager, ma puoi anche usarla per presentare una funzione aziendale agli stakeholder chiave o attirare sponsor per un evento imminente.

 Una proposta di evento include: 

• lo scopo dell’evento

• le persone o i fornitori coinvolti

• la logistica di gestione dell’evento.

Come un curriculum, una proposta di evento mette in mostra le tue competenze uniche e le tue capacità di organizzazione di eventi, che i potenziali clienti e stakeholder possono prendere in considerazione quando decidono chi gestirà un evento. Offri loro la possibilità di esaminare gli elementi che incorporerai per rendere il loro evento un successo. 

Le proposte di eventi efficaci illustrano una visione chiara, concisa e completa dell’evento: pensala come un elevator pitch. Stupisci i tuoi stakeholder seguendo questi sette passaggi per creare una proposta coinvolgente.

Otto elementi chiave del modello di proposta di evento

L’utilizzo di un modello di proposta di evento può evitarti di iniziare da zero ogni volta che pianifichi un evento. Immagina di avere l’attività di organizzare un grande evento aziendale, ma di avere difficoltà a mettere insieme tutti i dettagli.

È qui che un modello di proposta di pianificazione degli eventi diventa inestimabile. Consideralo come una roadmap che ti aiuta a pianificare tutto, dagli obiettivi al budget e ai dati finanziari. Un modello personalizzabile ti consente di evitare di fare congetture. Puoi concentrarti su ciò che conta e assicurarti di includere ogni aspetto importante.

Esploriamo gli otto elementi chiave che ogni proposta di evento dovrebbe includere, in modo da poter affrontare il processo di pianificazione con sicurezza.

1. Panoramica e obiettivi dell’evento

Inizia la tua proposta di evento con i dettagli dell’evento, inclusi lo scopo, gli obiettivi e i traguardi misurabili. Dovrebbe articolare chiaramente la visione del tuo evento professionale e gettare le basi per l’intera proposta. Includi metriche specifiche che intendi raggiungere, come il numero di partecipanti o gli obiettivi di raccolta fondi.

2. Pubblico di riferimento

Questa sezione dovrebbe includere i dettagli demografici del pubblico di destinazione, tra cui età, sesso, background professionale e interessi. Adattare l’evento alle preferenze del pubblico aumenta le possibilità di successo. Ad esempio, un evento aziendale potrebbe essere rivolto a dirigenti o professionisti, mentre un evento musicale si concentrerebbe su dati demografici diversi.

3. Data, luogo e programma dell’evento

Specifica la data, i dettagli della sede e un programma o un ordine del giorno di alto livello. Questa sezione fornisce un’istantanea di quando e dove si svolgerà l’evento, insieme a un brief delle attività pianificate.

4. Budget e dati finanziari

Presenta il budget complessivo con le proiezioni delle entrate e la ripartizione dei costi. Questa panoramica finanziaria completa dovrebbe includere le strategie di prezzo, le entrate previste dalla vendita di biglietti o dalla sponsorizzazione e le categorie di spesa dettagliate. Preparati a modificare queste cifre in tempo reale man mano che la pianificazione procede.

5. Marketing, promozione e partnership

Delinea il piano di marketing dell’evento e fornisci dettagli su collaborazioni, sponsor e fornitori. Descrivi la tua strategia di marketing per l’evento, comprese le campagne social media e email e i metodi promozionali tradizionali. Evidenzia eventuali modelli di proposte di sponsorizzazione o proposte di sponsorizzazione di eventi che prevedi di utilizzare per garantire le partnership.

6. Logistica e operazioni

Questa sezione dovrebbe coprire i requisiti logistici e operativi dell’evento, come l’allestimento, la tecnologia, il trasporto e i piani di emergenza. Includi informazioni su eventuali integrazioni con strumenti di project management o sistemi di flusso di lavoro che utilizzerai per far sì che tutto funzioni senza intoppi.

7. Ruoli e responsabilità dei membri del team

Indica i membri chiave del team e i loro ruoli nell’organizzazione e nell’esecuzione dell’evento. Definisci chiaramente chi sarà responsabile dei vari aspetti dell’evento, dalla direzione creativa alla gestione in loco. Ciò aiuta tutti a capire il proprio ruolo nella realizzazione dell’evento.

8. Gestione e follow-up dei rischio

Ogni evento comporta dei rischi e il formato della proposta di evento dovrebbe includere una sezione dedicata alle strategie di gestione dei rischi. Ciò implica l’identificazione dei rischi potenziali, dalle condizioni meteorologiche avverse ai guasti tecnologici, e la definizione di misure per mitigare questi problemi.

Dopo l’evento, esamina i sondaggi dei partecipanti, i dati finanziari e altre metriche e traguardi chiave per misurare il successo e migliorare gli eventi futuri. Ciò è particolarmente utile per creare esempi di pianificazione di eventi futuri e casi di studio.

Modello di proposta di evento

Utilizza questo modello di proposta di evento personalizzabile come guida generale per scrivere la tua proposta. Tuttavia, ogni evento è unico e potrebbe richiedere informazioni diverse. Personalizza questo modello in base alle esigenze del cliente.

Personalizzare il modello di proposta per l’evento ti aiuterà anche a distinguerti dalla concorrenza. Se possibile, includi il logo e i colori del marchio del cliente in tutto il documento.

Come scrivere una proposta per un evento

Hai il tuo modello di proposta di evento pronto, ma fissare quelle sezioni vuote può ancora sembrare scoraggiante. Lo sappiamo: sapere cosa includere è solo metà della battaglia. La vera sfida sta nel creare un contenuto convincente che venda la tua visione e dimostri che sei la persona giusta per il lavoro.

Questi sette semplici passaggi ti mostreranno come scrivere una proposta per un evento con sicurezza.

1. Incontra il potenziale cliente o gli stakeholder

Prima di iniziare a elaborare la tua proposta, dovresti avere una chiara comprensione delle aspettative del tuo potenziale cliente per l’evento. Organizza una riunione iniziale per discutere di ciò che hanno in mente per questo evento. 

Chiarisci aspetti come:

• Il nome dell'evento

• il tipo di evento

• lo scopo dell’evento

• il numero di ospiti

• data, ora e luogo desiderato

• il tema, l’estetica generale, il colore o l’atmosfera

• Cosa sperano di ottenere con l'evento

È importante notare che il tuo potenziale cliente o gli stakeholder potrebbero non avere aspettative chiare in questa fase del progetto: è probabilmente per questo che stanno cercando un esperto di pianificazione di eventi. Preparati a ispirare il tuo cliente con un portfolio dei tuoi lavori passati, campioni di colore, bacheche di tendenze, ecc. Prendi nota di tutti gli elementi che suscitano il suo interesse e non aver paura di proporre le tue idee. 

Come in qualsiasi riunione aziendale, vuoi lasciare al tuo potenziale cliente una buona impressione di te. Segui il galateo aziendale ogni volta che incontri gli stakeholder dell’evento.  

2. Presentati

Il primo passo nell’utilizzo di un modello di proposta per un evento è presentare te stesso e il tuo team. 

La tua presentazione dovrebbe includere:

• una breve descrizione del tuo background 

• la tua esperienza e le tue qualifiche in materia di eventi 

• l’ambito di lavoro

• il nome della tua azienda (se applicabile)

• eventuali certificazioni pertinenti 

• Licenze (se applicabile)

• Referenze professionali

• Soci dell’azienda

• ID di lavoro federale (se applicabile)

• Successi passati che dimostrano perché sei la persona giusta per il lavoro

Tieni presente che il tuo cliente potrebbe esaminare più proposte di eventi da diversi organizzatori. In questa sezione, concentrati sulle competenze che ti distinguono dalla concorrenza e su quelle che meglio soddisfano le esigenze del cliente per questo evento.

3. Scrivi una descrizione dell’evento accattivante

Una volta che le presentazioni sono state fatte, puoi concentrarti sul cuore della tua proposta: la descrizione dell’evento. Questa panoramica fornisce un riepilogo di come prevedi di realizzare l’evento. 

La descrizione dovrebbe includere:

• gli obiettivi dell’evento

• eventuali dettagli o aspettative discusse nelle precedenti riunioni con il cliente

• un intervallo di tempo generale del progetto;

• Possibili sedi, catering o altri fornitori

• La tua visione generale e come prevedi di realizzarla, inclusi tema, colori, atmosfera, ecc.

La descrizione dell’evento non dovrebbe limitarsi a definire la logistica dell’evento: questa è la tua occasione per convincere il cliente o gli stakeholder che il tuo evento sarà un successo. Se non sei bravo a scrivere, prendi in considerazione l’idea di assumere qualcuno che possa aiutarti a esprimere la tua visione a parole e rendere questa sezione il più attraente possibile. 

Potrebbe anche essere una buona idea includere foto di riferimento, bacheche e tavolozze di colori per aiutare il cliente a immaginare cosa hai in mente per il suo evento. Ricorda di mettere le sue esigenze al primo posto quando crei la descrizione dell'evento. 

4. Elenca tutti i servizi offerti

Questo elenco fornirà al tuo potenziale cliente o agli stakeholder una visione approfondita dei servizi che fornirai per l’evento. Includerà anche i fornitori che prevedi di utilizzare. Questo elenco dovrebbe richiedere un po’ di ricerca: dalle tovaglie ai bomboniere, devi assicurarti di elencare tutto ciò di cui avrai bisogno per l’evento.

Se si tratta di un evento più piccolo, come una cena o un baby shower, utilizza un elenco puntato o una tabella per elencare i servizi che tu e il tuo team fornirete. Se invece stai pianificando un evento più grande, come un matrimonio o una festa aziendale, suddividi l’elenco in sezioni per ogni aspetto dell’evento. 

5. Mostra il tuo lavoro precedente

Se i tuoi stakeholder non sono ancora completamente convinti della tua visione, questa è la tua opportunità per convincerli che i tuoi eventi sono impareggiabili. Se hai già pianificato eventi simili, includi foto e testimonianze dei clienti per mostrare il tuo lavoro. 

Le rappresentazioni visive del tuo lavoro passato possono aiutare i tuoi potenziali clienti a vedere le tue capacità e sono un ottimo modo per dimostrare che il tuo stile corrisponde a quello che avevano in mente. Avere eventi passati come riferimento può anche aiutare gli stakeholder a capire cosa vogliono o non vogliono per il loro evento.

6. Includi i costi proposti

Naturalmente, il tuo cliente o stakeholder vorrà sapere quanto costerà l'evento. Dopo aver descritto l’evento in modo che i tuoi stakeholder possano facilmente visualizzarlo, crea un riepilogo dettagliato di quanto costerà ogni elemento della funzione e dello scopo a cui serve. 

Anche in questo caso, è importante essere il più dettagliati possibile in questa sezione: non vuoi sorprendere il tuo cliente con costi imprevisti che non erano inclusi nella proposta. Non dimenticare di elencare anche gli articoli più insignificanti, come gli scaldavivande per mantenere il cibo caldo o le spese di installazione e trasporto per le attrezzature noleggiate. Dovresti anche includere eventuali sconti che potrebbero ricevere, come uno sconto per la prenotazione anticipata.

7. Note sulle politiche dell’evento

Se applicabile, elenca le politiche dell’evento alla fine della proposta per aiutare a gestire correttamente le aspettative del cliente. 

Potresti includere requisiti come:

• Numero minimo di partecipanti garantito

• offerte a tempo limitato sulla tua proposta;

• la tua politica di cancellazione;

• politiche di noleggio o danni

• date di scadenza dei pagamenti

Infine, concludi la tua proposta ringraziando i potenziali clienti o stakeholder per l’opportunità di lavorare con loro. Non dimenticare di includere le tue informazioni di contatto, in modo che i tuoi potenziali clienti possano contattarti se hanno domande (o, meglio ancora, se vogliono assumerti).

Esempio di proposta di evento

Quando si utilizza un modello di proposta di evento, è utile avere in mente una struttura e una visione chiare. Uno dei metodi migliori per farlo è esaminare un esempio di proposta di evento efficace per capire come mettere insieme tutti i pezzi.

Ecco un esempio di proposta di evento. Definisce sezioni importanti come obiettivi, logistica e dettagli finanziari. Usalo come guida per creare la tua proposta professionale e convincente.

Titolo dell'evento: Gala annuale di networking aziendale

Dettagli dell’evento: il gala annuale di networking aziendale è un evento di alto profilo progettato per riunire leader di settore, dirigenti aziendali e innovatori per una serata di networking e collaborazione. L’evento includerà un discorso di apertura, sessioni interattive di approfondimento e una cena formale per favorire connessioni e discussioni.

obiettivi:

• Favorire opportunità di networking significative per oltre 200 dirigenti.

• Aumentare la visibilità del brand per gli sponsor attraverso il branding e il marketing dell’evento.

• Raccogliere 50.000 $ in fondi per un ente di beneficenza partner attraverso la vendita di biglietti e un’asta silenziosa.

Destinatari: dirigenti d’azienda, imprenditori e leader del settore di età compresa tra 35 e 60 anni, con particolare attenzione ai professionisti della tecnologia, della finanza e del marketing.

Data e luogo dell’evento: Data: 12 maggio 2024 Luogo: Grand Ballroom, Downtown Convention Center

Budget e dati finanziari:

• Ricavi previsti: 100.000 $ (da vendite di biglietti, sponsorizzazioni e aste)

• Spese stimate: 65.000 $ (sede, catering, audiovisivi, marketing)

• Obiettivi di profitto netto: 35.000 $

Strategia di marketing: utilizzare un piano di marketing mirato attraverso campagne sui social media, newsletter via email e partnership strategiche con pubblicazioni di settore. L’evento sarà caratterizzato anche da sponsor di spicco per una maggiore esposizione del marchio.

Logistica: l’evento richiederà un team di 15 membri per l’allestimento, il coordinamento e lo smontaggio. Le esigenze tecnologiche includono il supporto AV per le presentazioni e le funzionalità di streaming live.

Ruoli e responsabilità del team:

• Event manager: supervisiona tutte le operazioni e garantisce il rispetto della cronologia.

• Coordinatore marketing: gestisce le promozioni e le relazioni con gli sponsor.

• Team logistico: gestisce l’allestimento della sede, il trasporto e il supporto tecnico.

Questo formato di proposta di evento mette in evidenza i componenti chiave di un piano di successo. Utilizzando questa struttura e aggiungendo dettagli sul tuo evento, puoi rendere la tua proposta chiara e convincente.

Ulteriori modelli gratuiti di proposte di gestione degli eventi

Hai affrontato il modello di proposta di evento, ma ora inizia il vero lavoro. Tra la gestione della cronologia, dei fornitori e della promozione, è difficile tenere tutto sotto controllo.

Ti suona familiare? Non preoccuparti. Questi modelli gratuiti di proposta per la gestione degli eventi possono aiutarti a tenere sotto controllo ogni aspetto del tuo evento, risparmiando tempo e stress.

• Modello di pianificazione dell’evento: tieni tutti i dettagli dell’evento in un unico posto, dalla logistica alla coordinazione del team.

• Modello di calendario dell'evento: visualizza le date, i traguardi e le scadenze più importanti in un'unica vista per evitare conflitti di pianificazione e far sì che l'evento si svolga nei tempi previsti.

• Modello di programma di produzione: definisci la cronologia dell’evento per assicurarti di completare tutte le attività in tempo.

• Modello di strategia di marketing: organizza il piano di marketing del tuo evento per attirare il pubblico giusto.

• Modello di calendario dei social media: pianifica e monitora i tuoi post sui social media per ottenere il massimo coinvolgimento.

• Modello di gestione dei fornitori: tieni sotto controllo la comunicazione e gli accordi con fornitori e partner.

• Modello di piano di assegnazione delle risorse: gestisci in modo efficiente le risorse e i membri del team per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi.

Questi strumenti possono aiutarti a gestire le numerose variabili di un evento, in modo da non trascurare alcun dettaglio!

Sei suggerimenti e best practice per scrivere la tua proposta di evento

L’utilizzo di un modello di proposta di evento è solo il primo passo. Cerca di intrattenere, ispirare e informare il tuo pubblico con queste best practice per la proposta di eventi. 

1. Racconta una storia

Lo storytelling suscita emozioni ed entusiasmo, due cose che possono aiutarti a far pendere la bilancia a tuo favore. Quando scrivi la descrizione dell’evento, il tuo cliente dovrebbe essere l’immagine hero della storia. Descrivi cosa può ottenere con il tuo aiuto e cosa rischia se sceglie un altro organizzatore di eventi. 

Per aiutarti a mettere insieme la tua storia, prova a rispondere a queste domande:

• In che modo l’immagine hero (il tuo cliente o gli stakeholder) può trarre vantaggio emotivo, sociale e pratico dal farti pianificare il loro evento?

• Quali ostacoli potresti incontrare? Come guida, come li aiuterai ad anticipare e superare queste sfide?

• Quale sarà la ricompensa per il successo della tua immagine hero?

Aggiungere suspense alla storia è solo un piccolo esempio di come puoi dare vita al suo evento. Dandoti un posto nella sua storia, stai costruendo una connessione emotiva con il cliente che gli renderà difficile rivolgersi a un altro organizzatore di eventi. 

2. Sii creativo e informativo

Una proposta di evento perfetta dovrebbe essere completa e orientata ai dettagli: una proposta disordinata e piena di testo potrebbe dare al cliente un'impressione sbagliata delle tue capacità organizzative. 

Concentrati invece sulla creazione di una proposta di evento esteticamente piacevole per impressionare i tuoi stakeholder e far risparmiare loro tempo nel processo di elaborazione. Le persone ricordano l'80% di ciò che vedono, quindi incorporare elementi visivi creativi è un modo semplice per distinguersi dalla concorrenza. Potrebbero essere:

• Elementi di progettazione grafica: prova ad aggiungere un po’ di pepe alle tue proposte inserendo elementi grafici divertenti con Adobe Illustrator. Puoi anche assumere un grafico freelance se vuoi lasciare il lavoro ai professionisti. 

• Layout visivi: a nessuno piace leggere un muro di testo. L’uso di elementi visivi forti come loghi, foto di eventi passati, tavolozze di colori, grafici e diagrammi renderà la tua proposta più comprensibile. Intestazioni e immagini spiritose contribuiranno anche a impostare il tono della tua proposta.

• Motion graphic: video, presentazioni animate e caroselli di immagini sono un modo interattivo per catturare e mantenere l’attenzione, rafforzando al contempo i punti chiave. 

Tieni presente che lo scopo della tua proposta di evento è mostrare come puoi allineare la tua visione dell’evento con le aspettative e gli obiettivi del tuo cliente. Considera quali elementi sarebbero più interessati a vedere e fai attenzione a non sovraccaricarli di immagini. 

3. Scrivi pensando al tuo pubblico

La tua proposta di evento dovrebbe riguardare ciò che i tuoi clienti o stakeholder otterranno dal tuo evento: più approfondirai questo aspetto, più efficace sarà la tua proposta. 

Prenditi il tempo necessario per fare ricerche approfondite sull’evento, la visione, le esigenze aziendali e le aspettative del cliente. Dimostrare di aver compreso questi aspetti sarà fondamentale per la base del tuo modello di proposta di evento. Se hai difficoltà a metterti nei panni del cliente, pensa a come vuoi che il lettore percepisca te e la tua azienda.

Suggerimento: quando scrivi la proposta per l’evento, usa la terminologia del cliente. Ad esempio, se si riferisce a una riunione in ufficio come a un “happy hour”, usa “happy hour” nella tua proposta. 

4. Sottolinea i tuoi valori unici

Anche se stai scrivendo per il tuo cliente, concentrarti sui valori unici che tu e il tuo evento portate in tavola dovrebbe essere una priorità per la tua proposta di evento. 

Evidenzia questi valori in tutta la proposta per fornire ai tuoi lettori motivi concreti per cui dovrebbero investire nel tuo evento. 

5. Definisci il layout logistico

Puoi impressionare i tuoi stakeholder con le tue qualifiche e la descrizione dettagliata dell’evento, ma devi dimostrare che lo realizzerai in modo efficace ed efficiente. 

Nel tuo modello di proposta di evento, evidenzia la tua capacità di gestire la logistica fornendo una panoramica dettagliata dell’evento. Illustra come intendi mettere insieme tutti gli elementi per creare un evento coerente e di successo. 

6. Sii trasparente sul budget

La maggior parte delle persone ha paura di parlare di soldi, ma non parlare di budget in anticipo potrebbe causare gravi problemi di comunicazione in futuro. Fortunatamente, ci sono modi per presentare questa sezione della tua proposta di evento con tatto. 

Seguendo il tema delle altre best practice per la proposta di eventi, puoi posizionare il budget proposto collegandolo ai valori del cliente. Il costo dovrebbe essere in linea con le esigenze del cliente, la visione dell'evento e l'impatto desiderato. Ad esempio, una cena di cinque portate potrebbe essere appropriata per un matrimonio reale, ma sarà probabilmente un po’ troppo per eventi più informali. 

Ricorda che la trasparenza è fondamentale quando si propone il budget di un evento. Essere onesti e realistici sulle opzioni disponibili può aiutare a stabilire un rapporto di fiducia tra te e il tuo potenziale cliente. Una best practice è quella di suddividere l’elenco in tre sezioni:

• Costi flessibili con opzioni di fascia alta e bassa

• Costi fissi

• costi del servizio.

Se sei nervoso, il costo sarà il fattore determinante per il tuo cliente o gli stakeholder, incluso un budget di fascia alta e bassa, in modo che possano decidere cosa funziona meglio per le loro esigenze. 

Ottieni il lavoro con una proposta di evento di prim’ordine

Le migliori proposte di eventi bilanciano ricerche approfondite ed elenchi dettagliati con una scrittura descrittiva e immagini ricche. Mentre componi la tua proposta, ricordati non solo di evidenziare i tuoi suggerimenti e la tua visione dell’evento, ma anche di come tutto si ricollega ai valori e alle aspettative del cliente.

Una volta che ti avrà assunto, usa la tua proposta per semplificare il processo di gestione dell’evento. Un modello di proposta per un evento ti aiuterà a tenere sotto controllo la comunicazione con i fornitori, il monitoraggio del budget, i programmi del team e altro ancora.