Come il team digitale di Asana ha utilizzato la gestione del lavoro per rinnovare il nostro marchio

In qualità di Head of Digital di Asana, ho familiarità con progetti complessi che coinvolgono più team e strumenti. Quando abbiamo deciso di lanciare un importante aggiornamento del marchio digitale su Asana.com, sapevo che per avere successo non bastavano le grandi idee: avevamo bisogno di una comunicazione chiara, di una pianificazione precisa e di una solida strategia di esecuzione per portarlo a termine. 

Fortunatamente, abbiamo potuto contare sulle funzionalità di Asana per supportarci in ogni fase del processo. Sono entusiasta di condividere come abbiamo sfruttato la nostra piattaforma per gestire l'iniziativa interfunzionale dall'inizio alla fine e come puoi usarla anche tu per dare vita ai tuoi grandi progetti.

Affrontare le sfide del rebranding

Prima di iniziare il restyling del marchio, il mio team aveva bisogno di chiarire le sfide future e segnalare eventuali rischi che avrebbero potuto influire sul nostro successo. Abbiamo identificato tre aree chiave:

• La struttura del sito web: Asana.com utilizza un sistema di modelli e componenti, il che significa che tutto sul sito è interconnesso. Se si modifica un componente, come un banner CTA, questo cambia in ogni pagina in cui viene utilizzato, non solo nella pagina su cui si sta lavorando. Per questo motivo, non potevamo aggiornare il sito una pagina alla volta. Avevamo bisogno di un modo per capire come ogni componente veniva utilizzato su pagine diverse, per pianificare gli aggiornamenti in modo efficiente senza causare modifiche involontarie.

• La cronologia del progetto: il nostro team di marketing aveva una scadenza fissa per il lancio di una campagna out-of-home, il che significava che i nostri aggiornamenti dovevano allinearsi a quella cronologia per creare un'esperienza coerente per i nostri clienti.

• La natura sempre attiva del sito web: il nostro team digitale, e i nostri partner in altri team, si affidavano al fatto che il sito fosse sempre pienamente operativo. Quindi, non potevamo permetterci di “congelare” il sito durante gli aggiornamenti. Ogni cambiamento doveva essere fatto in modo da ridurre al minimo le interruzioni e far sì che tutto funzionasse senza intoppi.

“Mantenere il sito attivo, promuovendo gli aggiornamenti in tempo reale e attivando i progetti prioritari, è stata una sfida interessante”, afferma Rachel Rosin, Head of Digital Experience di Asana. “La visibilità era molto importante, poiché avevamo pagine ancora in fase di creazione mentre stavamo facendo il restyling del marchio”.

Una volta individuate queste sfide, ci siamo rivolti ad Asana per definire un piano chiaro. 

Molti dei progetti che realizziamo quotidianamente sono prevedibili. Ma questo non era così. Avevamo bisogno di costruire processi che potessero aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi in modo più rapido ed efficiente. Abbiamo utilizzato Asana per creare una soluzione personalizzata per monitorare tutto questo lavoro. ”

Mitigare i rischi attraverso la visibilità e il collegamento incrociato

Prima di poter iniziare a lavorare, avevamo bisogno di avere un quadro chiaro di tutte le dipendenze del progetto, dei potenziali colli di bottiglia e delle attività sovrapposte, per assicurarci di utilizzare le nostre risorse con saggezza e ridurre al minimo i rischi. 

In primo luogo, abbiamo creato un progetto Asana che fungesse da hub principale per tutte le attività relative all’aggiornamento. Quindi, abbiamo creato singole attività di Asana per due categorie principali:

• Componenti specifici della pagina che necessitavano di aggiornamenti (come un banner CTA)

• Singole pagine che necessitavano di aggiornamenti (come la home page)

Per ogni pagina, abbiamo creato un elenco di tutti i componenti, come banner o pulsanti, che facevano parte di quella pagina. Quindi, abbiamo collegato le attività dei componenti alle attività delle pagine corrispondenti. In questo modo è stato facile vedere quali componenti venivano utilizzati su più pagine, il che ci ha aiutato a individuare tempestivamente potenziali problemi e a decidere a quali pagine dare la priorità.

Come spiega Rachel: “Collegando i componenti alle pagine corrispondenti, abbiamo potuto vedere quali venivano utilizzati di più. Questo ci ha aiutato a vedere gli aggiornamenti che avrebbero avuto il maggiore impatto”.

“Asana ci ha aiutato a visualizzare come sarebbero stati quei primi batch e a gestire il lavoro e le dipendenze”, aggiunge. “Questo ci ha aiutato a rimanere davvero concentrati su dove ci trovavamo all’interno di questo progetto davvero grande”.

Pianificazione e definizione delle priorità con i campi personalizzati 

Sebbene la configurazione iniziale del progetto ci abbia dato un’idea migliore di quali pagine avesse più senso aggiornare dal punto di vista dei componenti, volevamo anche concentrarci sulle pagine che avrebbero avuto il maggiore impatto una volta aggiornate. Per noi, ciò significava pagine con il traffico più elevato. 

Per farlo, abbiamo utilizzato i campi personalizzati di Asana per etichettare le attività con due punti chiave: 

• Traffico della pagina: abbiamo etichettato ogni pagina con il suo livello di traffico: molto alto, alto, medio o basso.

• Impronta del componente: abbiamo contrassegnato il numero di pagine su cui appariva ogni componente, utilizzando etichette come alto, medio o basso.

Questo ci ha permesso di ordinare le attività in base agli aggiornamenti che avrebbero avuto il maggiore impatto, in modo da poter dare la priorità alle pagine più importanti.

Da lì, abbiamo deciso di adottare un approccio graduale, implementando gli aggiornamenti in sequenze che raggruppavano pagine simili. Raggruppando le pagine con componenti simili, siamo riusciti a concentrare i nostri sforzi, semplificando le fasi successive poiché la maggior parte della nostra raccolta di componenti era già stata aggiornata.

Allineamento dei team interfunzionali per una collaborazione efficace

Una volta definiti il piano e la cronologia, era arrivato il momento di iniziare a lavorare. Come per molti progetti di trasformazione digitale, ciò ha richiesto una collaborazione senza soluzione di continuità tra più team, tra cui marketing, progettazione, ingegneria, marketing di prodotto e localizzazione. 

Asana ci ha aiutato a coordinare questi team in due modi principali: fornendo un'unica fonte di riferimento attraverso il nostro progetto di aggiornamento e semplificando la collaborazione interfunzionale con il multihoming.

“Asana ci ha fornito un'unica fonte di riferimento in cui tutto veniva monitorato e aggiornato man mano che le cose cambiavano”, afferma Rachel. “Ci ha anche aiutato a vedere come tutte le attività più piccole si combinano per realizzare il progetto più grande”.

Mantenere tutte le attività relative all’aggiornamento in un unico progetto principale ha creato uno spazio centrale per gli aggiornamenti, il monitoraggio dello stato e una comunicazione chiara. Quindi, per mantenere ogni team concentrato sulle proprie attività specifiche, pur rimanendo connesso al progetto più ampio, abbiamo utilizzato la funzionalità di multihoming di Asana, che ha permesso a ciascun team di organizzare e monitorare le attività nei propri progetti senza doverle duplicare.

Ad esempio, il project manager del rebranding aveva bisogno di una visibilità completa su ogni parte del progetto. I nostri partner del team di progettazione, tuttavia, avevano bisogno solo di visibilità sulle attività specifiche relative al loro lavoro. Con il multihoming, il team di progettazione ha potuto aggiungere queste attività ai propri progetti, mantenendo il lavoro organizzato, mentre quelle stesse attività sono rimaste visibili anche nel progetto principale. Questo ha mantenuto tutti allineati e ha dato ai singoli team la flessibilità di lavorare come volevano senza duplicare l’impegno.

“Quando si è trattato di portare a termine il lavoro, il multihoming è stato un punto di svolta”, afferma Rachel. “Ci ha permesso di rimanere connessi e monitorare l’avanzamento senza ripetere il lavoro”. 

Rispettare le scadenze con la vista cronologia

Una volta iniziato il lavoro, abbiamo fatto affidamento sulla vista cronologia di Asana per monitorare l'avanzamento. Questo ci ha dato una panoramica generale di tutto ciò che accadeva nel progetto, dalle pianificazioni degli sprint alle versioni dei batch. Ha inoltre fornito una chiara visione di quando il lavoro iniziava, si fermava e si sovrapponeva, il che ci ha permesso di individuare facilmente eventuali colli di bottiglia o problemi di sovraccapacità. 

Visualizzando la cronologia del progetto, Rachel poteva vedere rapidamente se qualcuno aveva troppo da fare o se c’era troppo lavoro in un singolo sprint. Questa visibilità ha reso più facile avere importanti conversazioni di compromesso e spostare il lavoro secondo necessità. Inoltre, ci ha aiutato a mantenere un ritmo costante di aggiornamenti durante tutto l’anno, bilanciando i risultati a breve termine con gli obiettivi a lungo termine.

“Quando si trattava di discutere di compromessi, la funzionalità della cronologia è stata davvero utile”, afferma Rachel. “Ha reso facile individuare quando il carico di lavoro stava diventando eccessivo.” 

Aumenta l’impatto nella tua organizzazione

Gestire progetti complessi come un restyling del marchio può essere impegnativo, e avere la giusta piattaforma di gestione dei progetti può fare la differenza. Utilizzando le funzionalità di Asana, siamo riusciti a fornire esattamente ciò di cui l’azienda aveva bisogno, implementando il nostro nuovo marchio nelle pagine chiave in tempi ristretti. Abbiamo lanciato il sito web rinnovato insieme alla nostra campagna di brand, apportando al contempo importanti miglioramenti alle nostre piattaforme tecnologiche.

Asana ci ha fornito la visibilità, la flessibilità e il controllo necessari per mantenere tutti allineati, far avanzare il progetto e ottenere risultati significativi.

Se sei un’azienda innovativa, fai cose che le persone non hanno mai fatto prima. Asana può adattarsi per supportarti. ”

Che tu stia gestendo attività di routine o affrontando progetti che richiedono un pensiero innovativo, Asana offre un framework flessibile che può adattarsi alle tue esigenze.