Oggi, The Trevor Project è la più grande organizzazione al mondo per la prevenzione del suicidio e la salute mentale dei giovani LGBTQ, che offre consulenza gratuita e riservata tramite telefono, chat e messaggi di testo, nonché un social network sicuro chiamato TrevorSpace. Il pluripremiato team di Trevor gestisce programmi innovativi di ricerca, formazione e sensibilizzazione per affrontare la crisi di salute pubblica del suicidio tra i giovani LGBTQ e ha collaborato con celebrità come Lil Nas X e Janelle Monae per far conoscere i suoi servizi e inviare messaggi di amore e sostegno ai giovani LGBTQ, affinché si sentano sicuri e responsabilizzati. 

David B. (pronomi: they/he) è Senior Special Projects Manager presso The Trevor Project e il suo team gestisce iniziative strategiche e interfunzionali per l’organizzazione, come il rinnovamento del marchio Trevor e l’espansione internazionale dei servizi, a partire dal Messico. Poiché questi progetti sono altamente interfunzionali e poiché prima di Asana team diversi gestivano il loro lavoro in modi diversi, era necessario un impegno maggiore per raccogliere aggiornamenti sullo stato e visualizzare le iniziative a livello generale.

David e i suoi colleghi volevano più approfondimenti e trasparenza a livello di organizzazione. Questo era particolarmente importante, poiché il team di The Trevor Project è cresciuto in modo significativo negli ultimi tre anni.

Volevamo mitigare le sfide man mano che i team crescevano e diventavano più collaborativi e interfunzionali. Questo ci ha portato a cercare una piattaforma in cui tutti all'interno dell'organizzazione potessero gestire il proprio lavoro, fornendo una struttura centrale e un modo sistematico per avviare e gestire i progetti.

David B., Senior Project Manager di Progetti speciali

Hanno iniziato a cercare una piattaforma di gestione del lavoro per unire i reparti, creare un'infrastruttura interna in previsione della crescita futura e aiutarli a fornire servizi di alta qualità a più comunità in tutto il mondo. 

Una piattaforma per tutti i team con diverse modalità di lavoro

Il team aveva bisogno di un'unica piattaforma in cui l'intera organizzazione potesse collaborare ai progetti, monitorare i traguardi e creare resoconti sull'avanzamento. David afferma: “Cercavamo scalabilità, collaborazione, facilità d'uso e integrazione con i sistemi che già utilizzavamo, come Okta, Slack, Jira e Google Workspace”. 

Hanno valutato diversi strumenti, restringendo il campo ad Asana e a un'altra piattaforma. Hanno apprezzato il modo in cui le viste cronologia, bacheca, elenco e calendario di Asana si adattano a team con diversi stili di gestione del lavoro, offrendo flessibilità e allo stesso tempo unificando l’organizzazione. 

Alla fine, The Trevor Project ha scelto Asana perché era la soluzione migliore per le sue esigenze. “Ciò che ha fatto la differenza è stato il numero di funzionalità di Asana rispetto ad altre piattaforme”, afferma David.

Lancio degli standard di gestione dei progetti, guidato da Asana

L'implementazione di Asana è andata di pari passo con il lancio da parte di The Trevor Project di una serie di standard interni per la gestione dei progetti. "Abbiamo usato Asana per guidare il percorso di gestione del progetto che abbiamo creato", afferma David. Per aiutare i dipendenti ad adottare il nuovo sistema, hanno offerto un manuale con indicazioni, sessioni di formazione virtuali dal vivo per interagire con ogni team e due corsi di formazione asincroni sugli standard di gestione dei progetti appena stabiliti e su come utilizzare Asana all'interno di quel nuovo Framework. 

Mentre continuiamo a crescere, Asana ci aiuta a consolidare i nostri processi di gestione dei progetti, in modo che le persone possano seguire quegli standard in modo sistematico.

David B., Senior Project Manager di Progetti speciali

Definendo un modo di lavorare flessibile ma unificato in tutta l'organizzazione, The Trevor Project ha anticipato le sfide legate alla crescita e ha indirizzato i team verso la produttività. La ricerca dell'Indice dell'anatomia del lavoro ha rilevato che le aziende più grandi hanno processi più complessi rispetto alle organizzazioni più piccole e quindi tendono a trascurare azioni e aggiornamenti più frequentemente.

I team di grandi dimensioni dedicano inoltre più tempo al “lavoro superfluo”, che descrive tutte le attività di coordinamento che si svolgono in relazione al lavoro strategico e di impatto. Con i sistemi in atto, The Trevor Project poteva crescere e continuare a operare come un team agile e coeso.

Oltre un anno di lavoro risparmiato grazie ad Asana

Oggi, The Trevor Project gestisce molti dei suoi progetti su Asana, risparmiando circa 348 giorni lavorativi all'anno che altrimenti sarebbero dedicati al coordinamento, l'equivalente di 70 settimane, o più di un anno di lavoro di un dipendente a tempo pieno. Questo risparmio di tempo stimato si basa su una ricerca condotta da Asana con i propri clienti e su altre ricerche di terze parti relative al tempo che i dipendenti dedicano ad attività comuni come la ricerca di informazioni, il cambio di contesto e il passaggio da un'app all'altra quando non utilizzano una piattaforma di gestione del lavoro. E per The Trevor Project, la cui priorità assoluta è sostenere i giovani LGBTQ che stanno attraversando una crisi, il risparmio di tempo è fondamentale. Quando gestisci un’organizzazione per la prevenzione dei suicidi, ogni secondo conta.

Asana ha permesso di avere trasparenza sull'avanzamento di tutti i progetti e mostra come questi si supportano a vicenda per raggiungere un risultato. Prima i progetti venivano gestiti e riportati in modo diverso, e avere uno standard rende più facile raccontare quella storia.

David B., Senior Project Manager di Progetti speciali

Questi risparmi di tempo derivano dalle funzionalità di Asana come i moduli, che aiutano il personale a registrare le richieste interne ed esterne e ad avviare rapidamente il lavoro, recuperando 244 giorni lavorativi all'anno. Ogni mese vengono inviati oltre 650 moduli in tutta l'organizzazione. Le regole automatizzano le fasi e le notifiche: la media di 8.770 azioni automatizzate al mese di The Trevor Project contribuisce a un risparmio di tempo di 36 giorni lavorativi all’anno.

I team condividono inoltre oltre 1.600 commenti al mese, evitando così email non necessarie e il passaggio da un contesto all'altro, centralizzando la comunicazione in un unico posto. Ciò consente di risparmiare 43 giorni lavorativi e di unire i colleghi del team e i fornitori esterni, indipendentemente da dove si trovino. 

Team Special Projects

Il team Special Projects di David, composto da 12 persone, gestisce tutte le iniziative su Asana, organizzandole in livelli in base ai finanziamenti e agli stakeholder. Quando avviano un progetto su Asana, allegano un brief e creano Sezioni nel progetto per rappresentare diversi flussi di lavoro con traguardi. 

Le attività all'interno di un flusso di lavoro contengono istruzioni nel campo della descrizione per un facile avvio, in modo che una volta assegnate a un titolare, possano essere svolte rapidamente. Quando un'attività viene completata, Asana avvisa i colleghi del team nel canale Slack del progetto tramite l'integrazione di Slack, in modo che il successivo titolare possa prendere rapidamente il testimone. 

E David ottiene finalmente la trasparenza a livello di organizzazione: monitora l'avanzamento dei progetti utilizzando i portfolio di Asana e ha un unico posto in cui collaborare con persone di diversi team. 

David afferma: “Durante il rinnovamento del nostro marchio, abbiamo portato il nostro fornitore esterno su Asana per il lavoro da controllare e per monitorare la ricerca. La possibilità di collaborare in questo modo, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione, ci ha permesso di ottenere un prodotto finale con cui i giovani potessero identificarsi.”

Team delle partnership aziendali

The Trevor Project collabora con aziende di vari settori per portare avanti la missione di Trevor di porre fine ai suicidi tra i giovani LGBTQ. Successivamente, il team Corporate Partnerships lavora in modo interfunzionale all'interno dell'organizzazione per garantire che i risultati finali della partnership vengano raggiunti e, in genere, registra tutto su Asana come fonte di riferimento. 

Quando realizziamo le partnership, sfruttiamo i modelli per semplificare il lavoro, seguendo un processo standard dall'inizio alla fine.

Leah K. (pronomi: lei), Responsabile delle partnership aziendali

Quando una partnership viene confermata, il team utilizza un modello di partnership aziendale su Asana per creare un nuovo progetto. Nella Sezione della panoramica del progetto, inserisce un brief che elenca i risultati finali richiesti per la partnership, in modo che il Campaign Manager assegnato possa aggiornarsi. Da qui, utilizzano il progetto per organizzare e popolare le attività e definire una retropianificazione in base alla data di lancio, secondo necessità.

Le attività sono organizzate in diverse sezioni del progetto, come "Logistica" e "Coinvolgimento dei dipendenti", consentendo al Campaign Manager, al Partnership Manager e ad altri stakeholder interni di fornire feedback e risorse all'interno del progetto Asana, in modo che tutto il lavoro e i documenti siano facili da reperire. Il team Corporate Partnerships usa anche i moduli per gestire le richieste provenienti dai team interni e dai partner.

Team di marketing

Il team di marketing, composto da sette persone, crea consapevolezza e promuove il coinvolgimento attraverso iniziative che possono includere fino a 30 stakeholder in tutta l'organizzazione. Un Campaign Manager assegnato a un nuovo programma lo gestisce dall'inizio alla fine, avviandolo su Asana con un modello: ce n'è uno per le iniziative di proprietà di Trevor, oltre a quello per le partnership. 

Il nuovo progetto contiene il brief e tutte le attività di esecuzione, in modo che nessun passaggio venga dimenticato, oltre a documenti come link alle anteprime delle email e ai post sui social. Ogni settimana, i project manager utilizzano gli aggiornamenti di stato di Asana per mantenere il team informato, risparmiando una riunione e alcune e-mail.

La responsabile delle campagne Elise M. (pronomi: lei/lei) afferma: “La condivisione delle conoscenze all'interno del mio team è stata per noi un'area di crescita. Con Asana, è stato fantastico vedere cosa sta succedendo [nei miei progetti] a colpo d'occhio e far risparmiare alle persone il tempo di illustrarmi i loro singoli flussi di lavoro.”

Il team di marketing utilizza i portfolio per monitorare lo stato di tutte le campagne di marketing in corso, organizzate per livello di priorità. “Di recente abbiamo notato alcuni ritardi in una campagna”, afferma Elise. “Asana ci ha aiutato a segnalarlo e ad avviare una conversazione collaborativa per risolvere il problema in modo proattivo.”

Asana consente di concentrarsi su obiettivi più grandi, invece che sui piccoli dettagli di una risorsa che è andata persa.

Elise M., responsabile delle campagne

Un team coeso che lavora in modo efficiente per affrontare la crisi sanitaria globale dei suicidi tra i giovani LGBTQ 

The Trevor Project ha implementato con successo un nuovo standard di gestione dei progetti con Asana. I loro processi fungono da linee guida per fornire servizi di qualità man mano che crescono, e i loro numerosi nuovi membri del team possono iniziare a gestire i progetti più velocemente perché il contesto storico su Asana li aiuta a inserirsi rapidamente.

Asana ci ha permesso di evitare di ripartire da zero per ogni progetto che realizziamo. Questo ci lascia molto più tempo per trovare l'ispirazione o per intraprendere un progetto più ambizioso.

Elise M., responsabile delle campagne

Questa infrastruttura interna ha ridotto il lavoro amministrativo e ha aiutato il personale a concentrare le energie sulle attività con il maggiore impatto sulla comunità. Elise afferma: “Qui ci sono così tante persone incredibili e appassionate, pronte ad aiutare. Ma con molte idee, può essere difficile capire di chi è la responsabilità, e Asana lo fa per noi. Sappiamo chi sta realizzando un progetto e chi sono i nostri responsabili delle decisioni.” 

Ora che The Trevor Project ha gettato solide basi per la produttività e la collaborazione tra i team, può offrire più servizi salvavita ai giovani negli Stati Uniti e all'estero. L'idea che è iniziata con un numero di telefono su uno schermo televisivo è diventata un importante sostenitore e una potente forza protettiva che aiuta i giovani LGBTQ a sentirsi sicuri e accettati così come sono, in modo che possano immaginare un futuro luminoso per se stessi.