Quando Danny Mendoza ha saputo per la prima volta che suo cugino viveva in una macchina, ha iniziato a mobilitare risorse per sostenerlo e aiutarlo a entrare in affidamento. Durante il processo, ha appreso le condizioni che la maggior parte dei bambini in affido deve affrontare: dal trasportare i propri effetti personali da una casa all'altra in un sacco della spazzatura, all'essere separati dai fratelli, al non laurearsi all'università. Così Danny ha fondato Together We Rise, un'organizzazione no-profit dedicata a migliorare la vita dei bambini in affidamento.

In qualità di fondatore, Danny si concentra sulla visione e sulla strategia dell'organizzazione. Il suo team di 35 persone, diviso tra Brea, in California, e Austin, in Texas, aiuta a realizzare i programmi che offrono, come quelli relativi a borsoni, skateboard, biciclette e borse di studio.

Alla ricerca della responsabilità

Quando l'organizzazione ha iniziato a espandersi nel 2014, ha avuto difficoltà a mantenere la responsabilità. I membri del team avevano difficoltà a ricordare tutto ciò che dovevano fare, ed era complicato tenere sotto controllo le infinite email e note adesive. Il team di Danny si sentiva particolarmente frustrato quando piccole attività venivano trascurate, perché piccoli dettagli come un compleanno o il diploma di scuola superiore significano molto per i ragazzi in affido. Senza un modo per monitorare tutto ciò che facevano, non avevano l’impatto che credevano di poter avere.

Assumerci la responsabilità nei confronti dei giovani in affidamento che assistiamo è la cosa più importante che facciamo. Prima di Asana, non avevamo un modo per gestire tutti i piccoli dettagli e le responsabilità.

Per responsabilizzare il team e gestire tutto il lavoro senza dover ricorrere a email e note adesive, Danny e il suo team hanno chiesto suggerimenti alla loro rete di contatti. Quando un amico li ha contattati e ha suggerito Asana, Danny ha fatto delle ricerche. La possibilità di assegnare attività e scadenze al suo team avrebbe fornito loro un sistema di responsabilizzazione, quindi Danny ha deciso di fare una prova.

Partendo da un progetto di piccole dimensioni e a basso rischio, la pianificazione della sua festa di compleanno, Danny ha aiutato il suo team a familiarizzare con Asana in modo semplice e divertente. Funzionalità come i “Mi piace” e la spunta delle attività, simile a una lista di cose da fare, sembravano familiari e intuitive, rendendo più facile per il team adottare Asana. Per aiutare a integrare Asana nei loro processi, Danny ha incoraggiato tutto il team a controllare Asana ogni giorno. Infine, ha supportato il suo team nell'aggiunta di ulteriori flussi di lavoro allo strumento condividendo diversi video di formazione di Asana.

Definire, eseguire e raggiungere obiettivi più grandi

Da quando il suo team è passato ad Asana, Danny e l'organizzazione hanno riscontrato un aumento di responsabilità, visibilità e scalabilità e, in definitiva, risultati migliori. Ecco come:

Responsabilità significa non trascurare mai un dettaglio: utilizzare Asana per gestire gli eventi e gli ordini del giorno delle riunioni rende tutti responsabili in ogni fase del processo, riducendo il numero di dettagli che vengono trascurati. Inoltre, evita che le persone dimentichino di svolgere le proprie attività, il che è particolarmente importante nei giorni che precedono gli eventi.

Siamo in grado di fare di più con Asana perché responsabilizza tutti i membri del team, ci aiuta a monitorare lo stato del lavoro ed elimina la necessità di check-in costanti.

La visibilità favorisce una leadership più efficace: con Asana, Danny e il team dirigenziale possono avere una visione d’insieme di tutto il lavoro che si svolge in tutta l’organizzazione e approfondire le singole attività, se necessario. Per il lavoro più sensibile, può interagire con i dipendenti in modo confidenziale tramite attività private.

In qualità di fondatore, le persone si aspettano che tu sappia a memoria tutto quello che sta succedendo, il che è impossibile. Poter utilizzare uno strumento come Asana per vedere a cosa stanno lavorando tutti è stato fondamentale.

L'allineamento consente al team di fare di più: prima di Asana, Danny non aveva un modo collaborativo per condividere la sua strategia e i suoi obiettivi con il team, il che limitava l'impatto dell'organizzazione a causa della confusione sulle priorità. Ora, definiscono i loro obiettivi su Asana in modo che tutti sappiano su quale lavoro concentrarsi, come il lancio del loro nuovo programma di borse di studio. E utilizzando Zapier per integrare Asana con Hubspot e Fogli Google, Danny e il suo team hanno automatizzato i passaggi nel processo di gestione dei donatori, in modo da potersi concentrare sulla creazione di relazioni anziché sui follow-up. Con Asana, l'intera organizzazione fissa obiettivi migliori e lancia più programmi, aiutando oltre 90.000 bambini all'anno: un aumento di 9 volte!

Adottare la tecnologia in ufficio e nell'affidamento

Grazie al raggiungimento di responsabilità, visibilità e successo con Asana, Together We Rise ha potuto trarre ispirazione dal software che utilizza e applicarla ai servizi che fornisce ai bambini in affidamento. Con la tecnologia in ufficio, sono in grado di fare di più per migliorare l’esperienza in affidamento a casa.

Prima di iniziare a usare Asana, potevamo aiutare solo circa 10.000 giovani in affidamento all'anno. Asana ci ha aiutato ad aumentare quel numero a più di 90.000 bambini all'anno!

Usare Asana non è l’unico modo in cui Danny e il suo team stanno adottando la tecnologia. Hanno in programma di lanciare uno strumento che consentirà ai bambini in affido, alle loro famiglie e agli assistenti sociali di caricare foto e ricordi su un'app, in modo da poter conservare i loro ricordi in un unico posto, indipendentemente da dove vivono.