Pianificare eventi per la raccolta fondi

Come creare un progetto per un evento di raccolta fondi in Asana

Puoi creare il tuo progetto per un evento in vari modi. Per farlo rapidamente, puoi:

  1. utilizzare il nostro modello per eventi di raccolta fondi e personalizzarlo per adattarlo alle esigenze della tua organizzazione
  2. importare un foglio di calcolo che già utilizzi per gestire gli eventi

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF che mostra come accedere ai modelli di Asana usando il pulsante + nella barra superiore

se preferisci creare il tuo piano per un evento da zero o cerchi le buone pratiche generali per i progetti di Asana, inizia da qui.

Devi organizzare più eventi di raccolta fondi contemporaneamente?

Se stai usando il nostro modello, ecco cosa puoi fare.

  1. Duplica l'[ATTIVITÀ DI ESEMPIO] nel modello, rinominala e convertila in un progetto.
  2. Aggiungi questi progetti a un portfolio per gestire e monitorare tutti gli eventi di raccolta fondi in un unico posto.

Collabori con fornitori, agenzie o liberi professionisti?

Monitorare scadenze, risorse e conversazioni via email con tutte le terze parti coinvolte rende complesso il lavoro. Potresti, invece, invitare le terze parti come ospiti del tuo progetto. In questo modo, potranno vedere i tuoi piani e tu potrai impostare scadenze chiare e monitorare i risultati finali.

non vuoi che parte del lavoro per l'evento sia accessibile a tutti? Invita comunque le terze parti in Asana, ma imposta il progetto come privato e aggiungile come follower delle attività. In questo modo, potranno vedere solo quelle attività.

Suggerimenti per gestire e svolgere le attività relative a un evento

Ora che hai creato il tuo progetto per la pianificazione dell'evento di raccolta fondi, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestire e a monitorare ogni dettaglio mano a mano che le attività vengono svolte.

1. Organizza il piano dell'evento in una cronologia per poterlo modificare facilmente in caso di necessità

La maggior parte dei piani di un evento ha molte scadenze critiche e dipendenze che precedono il gran giorno. La cronologia ti consente di definire questi elementi nel tuo piano prima di iniziare, per avere la certezza che tutto si integri alla perfezione e raggiungere il tuo obiettivo.

GIF di come creare un piano di progetto con la funzione Cronologia di Asana

Come creare il tuo piano con la cronologia

  1. Pianifica le attività trascinandole sulla cronologia. Se rilevi conflitti nella tempistica, trascina le attività per riprogrammarle.
  2. Estendi gli intervalli di date delle attività, in modo che gli incaricati possano pianificare meglio il tempo per completarle prima della scadenza.
  3. Se le attività devono essere completate in un determinato ordine, crea delle dipendenze tra loro passando il mouse sopra un'attività e trascinando il punto su un'attività correlata.

Una volta che il lavoro è iniziato, puoi anche modificare il tuo piano. Ad esempio, se prenotare la tua sede richiede più tempo del previsto, puoi spostare le scadenze nella cronologia e vedere come ciò influirà sul tuo piano in generale.

2. Monitora le email importanti con le integrazioni per la posta elettronica e passa meno tempo a controllare la tua casella

SCREENSHOT delle integrazioni di Asana per Outlook e Gmail per le email e la posta in arrivo

Puoi sempre invitare i fornitori nel tuo progetto per l'evento ma, se decidi di comunicare via email, prova le integrazioni di Asana per Gmail, Outlook o un altro client di posta elettronica. Quando ricevi email che contengono documenti importanti o che fanno riferimento a lavori da svolgere, puoi aggiungerle ad Asana direttamente dalla posta in arrivo e assegnarle come attività, aggiungerle al progetto dell'evento e altro ancora. In questo modo, non perderai più importanti dettagli di pianificazione e cose da fare nelle email (e non dovrai sprecare tanto tempo a organizzare la tua posta in arrivo).

3. Crea feedback su cui agire direttamente nelle risorse dell'evento di raccolta fondi con le attività di correzione

GIF che mostra come lasciare feedback su cui agire su un'immagine allegata a un'attività Asana usando la funzionalità correzione

Riuscire a fornire e incorporare feedback nelle risorse dell'evento (come email di invito o poster dell'evento) può fare la differenza tra un evento di successo e uno di cui nessuno parlerà. Le correzioni di Asana consentono ai revisori di aggiungere commenti direttamente alle risorse, in modo che il feedback venga inserito nel giusto contesto. Ogni commento si trasforma in una sottoattività che consente agli autori delle risorse di agire di conseguenza.

durante la fase di raccolta delle idee per le risorse o i materiali per il tuo evento, crea un'attività per ogni risorsa o idea e chiedi al team di votarle usando il pulsante Mi piace.

Suggerimenti per gestire le attività relative al giorno dell'evento

1. Lavora da ovunque e offline grazie alle app di Asana per dispositivi mobili

Se il tuo team è nella sede dell'evento per i preparativi, può essere difficile accedere a dettagli fondamentali e vedere cosa resta ancora da fare. L'app per dispositivi mobili di Asana consente al tuo team di accedere al piano dell'evento (anche se sei offline) prima, durante e dopo l'evento.

SCREENSHOT di un'attività relativa alla pianificazione di un evento su Asana per dispositivi mobili

2. Usa l'integrazione per Slack per trasformare le conversazioni in attività

Molti team usano sia Asana che Slack per coordinarsi e scambiarsi comunicazioni riguardo al lavoro, soprattutto quando arriva il giorno dell'evento. Invece di scegliere uno strumento piuttosto che un altro, i team li usano insieme sfruttando l'integrazione di Asana per Slack.

GIF che mostra l'utilizzo dell'integrazione per la creazione di un'attività di Asana da un messaggio Slack

Se un collega chiede un feedback relativo alla presentazione dell'intervento di apertura, ma stai sbrigando un'altra faccenda per l'evento, puoi creare un'attività su Asana direttamente da Slack, in modo da non scordartene e avere tutto il contesto originale.

Suggerimenti per creare resoconti relativi alle attività dell'evento e al loro avanzamento

1. Comunica con tutto il tuo team senza ulteriori riunioni

Invece di convocare una riunione per verificare lo stato di un'attività o fornire un aggiornamento al tuo team, puoi utilizzare Asana, che ti offre varie soluzioni:

2. Monitora l'avanzamento e gestisci il personale per più eventi con i portfolio e la gestione delle risorse

GIF che mostra l'utilizzo di un portfolio in Asana per gli aggiornamenti sull'avanzamento

Per comprendere l'avanzamento di un evento e valutare la disponibilità del team, le persone che si occupano della pianificazione solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti che contenga tutti i piani dell'evento per visualizzare in un unico posto l'avanzamento in tempo reale, le date dell'evento e le priorità.

SCREENSHOT dell'utilizzo di Gestione delle risorse per scoprire quale collega ha troppo lavoro e riassegnare le sue attività

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del tuo team per gli eventi, in base alle attività già assegnate su Asana. Gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che gli eventi non subiscano ritardi.

Risorse per pianificare e gestire gli eventi in Asana

Impari meglio guardando? Vuoi vedere in che modo i nostri clienti pianificano gli eventi con Asana? Consulta queste risorse:

StrumentiLink
Modello per la pianificazione di eventi di raccolta fondi non-profitUsa il modello
Video tutorialGuarda Come usare Asana
Corso on-demandIscriviti ad Asana Academy
Casi di studioScopri come Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise e NTEN pianificano gli eventi con Asana
Ebook: Guida alla produttività per i professionisti degli eventiLeggi l'ebook
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