loanDepot affronta i cambiamenti del settore dei mutui con Asana

loanDepot ha rivoluzionato il settore dei mutui con la sua piattaforma di prestito digitale, finanziando oltre 500 miliardi di dollari in mutui per nuove case e rifinanziati dal suo lancio nel 2010 e aiutando milioni di clienti a raggiungere i loro obiettivi finanziari e di proprietà della casa.

Il team di loanDepot HR Technology & Payroll serve i circa 5.000 dipendenti di loanDepot in oltre 200 filiali locali negli Stati Uniti. Il team semplifica i flussi di lavoro delle risorse umane, supporta i partner commerciali delle risorse umane e aiuta l'azienda ad affrontare complesse transizioni aziendali, come la quotazione in borsa nel 2021 e la riprogettazione dell'organizzazione a causa dei cambiamenti del mercato nel 2022.

Il team utilizza Asana per semplificare i processi delle risorse umane e fornire al personale un accesso rapido alle informazioni in modo sicuro e conforme. I team di loanDepot utilizzano Asana come spazio di lavoro centrale per collaborare in modo interfunzionale con i reparti di assunzione, benefit, buste paga, IT, conformità e leadership; grazie a queste efficienze, le risorse umane sono in grado di soddisfare un numero crescente di progetti e audit, nonché di implementare complesse modifiche del personale con chiarezza e sicurezza.

Documentazione conforme SOX e archiviazione delle informazioni

Il team HR Technology & Payroll aveva distribuito il lavoro su diversi strumenti di gestione dei progetti. Ha deciso di centralizzare il lavoro su un'unica piattaforma e ha scelto Asana perché era semplice da usare, ma altamente personalizzabile per servire più team e i loro flussi di lavoro.

Mike Wartenberg, VP of HR Technology & Payroll, ha anche apprezzato la capacità di Asana di fornire alla leadership e ai partner interfunzionali una visione di alto livello delle tempistiche e delle dipendenze, oltre a fornire visibilità per gli audit e la sicurezza per la conformità SOX. Mike dichiara: "Come azienda pubblica, dobbiamo mostrare le nostre catene di approvazione per la conformità. Asana ci aiuta anche in questo." KPMG ha approvato l'uso di Asana da parte di loanDepot con Single Sign-On tramite Azure per ulteriori livelli di autenticazione e sicurezza.

Trasformazione di loanDepot attraverso team HR coordinati

Oggi i programmi HR di loanDepot sono centralizzati su Asana, con automazioni, informazioni facilmente accessibili e fasi definite per garantire la corretta esecuzione dei processi, il tutto aiutando il personale delle risorse umane a risparmiare tempo e a riallocare le proprie energie dal lavoro manuale a quello strategico. 

Team HR Technology: gestione delle richieste delle risorse umane self-service

Il team HR Technology, che supervisiona una serie di piattaforme e sistemi tra cui Asana e Workday (il sistema HR principale di loanDepot), ha utilizzato Asana per gestire l'implementazione del progetto per i flussi di lavoro self-service per le richieste e le approvazioni delle risorse umane. Prima di Asana, il team si basava su email e approvazioni verbali. Oggi dispone di flussi self-service per i manager, che possono inviare modifiche alle mansioni per l'organico e per i dipendenti, che possono aggiornare le informazioni nei sistemi HR, ad esempio quelle relative ai benefit.

Un progetto di Asana funge da spazio di lavoro in cui i team interfunzionali come la sicurezza, il reclutamento e le buste paga possono ricevere e soddisfare le richieste in arrivo. A ogni richiesta corrisponde un'attività di Asana, creata da diversi modelli personalizzati per i flussi di lavoro dei diversi team. Le richieste procedono lungo la bacheca del progetto, da nuovo a in corso a completato.

La leadership ha una visibilità di alto livello di tutte le richieste di risorse umane in corso. Dysiree Villalvazo, HR Technology Manager, afferma: "Siamo riusciti a portare a termine i progetti in modo molto più rapido su Asana, senza che nessuno li gestisse a tempo pieno."

Asana per gli audit

Una volta che loanDepot è diventato pubblico, la frequenza dei suoi audit è aumentata ed è diventata più completa. Asana aiuta il team a rispondere agli audit archiviando i record storici di chi ha completato le attività, quando e come.

Ad esempio, quando Dysiree configura un nuovo gruppo di sicurezza in Workday, passa all'attività Asana della richiesta per acquisire eventuali note nell'attività, caricare screenshot e assegnare sottoattività. L'attività mostra un track record di quale collega del team ha completato l'approvazione, la configurazione, la produzione, ecc. In seguito, se un audit richiede informazioni su quel gruppo di sicurezza, Dysiree può utilizzare la ricerca avanzata di Asana per trovare l'attività e rispondere rapidamente alle domande.

Team HR Operations: implementazione di progetti ad alta priorità

Il team HR Operations utilizza Asana per gestire operazioni ad alta priorità come le modifiche al personale, ma anche processi quotidiani come l'onboarding dei dipendenti, i test di conformità e l'organizzazione di risorse permanenti per i dipendenti.

Il team HR Operations utilizza un progetto Asana per pianificare e allineare internamente i gruppi, tra cui la leadership aziendale, le pubbliche relazioni aziendali, i partner commerciali delle risorse umane e una società di consulenza di terze parti. Il team ha progettato un processo end-to-end su Asana, che comprendeva le fasi per comunicare con i dipendenti e tenere traccia delle modifiche relative alle buste paga, l'accesso al sistema con l'IT e gli aggiornamenti dei dati in Workday.

David Magana, Director of HR Operations, afferma: "Avevamo bisogno di un processo tracciabile e ben documentato per i progetti HR con molte dipendenze e fasi per diversi manager e dipendenti, e avevamo bisogno di avere la conferma che i dipendenti avessero ricevuto i messaggi giusti e che stessimo procedendo con i nostri piani secondo il calendario. Abbiamo deciso che lo strumento giusto per il lavoro era Asana".

Sequenziamento e automazione su Asana per comunicazioni tempestive ai dipendenti

Per comunicare le modifiche HR, ogni dipendente associato ha un'attività Asana corrispondente che documenta tutte le informazioni uniche necessarie per comunicare le modifiche in programma. Queste modifiche vengono monitorate attraverso una serie di passaggi rappresentati da sottoattività e assegnate al personale delle risorse umane. Quando il passaggio 1 della sequenza viene contrassegnato come completo (ad esempio, una conversazione con l'attuale manager del dipendente), le regole di Asana assegnano automaticamente il passaggio 2 al successivo membro del team HR responsabile, e così via. Questi passaggi hanno attivato azioni da parte del reparto retribuzioni e dell'ufficio IT, con comunicazioni strategiche a cascata in tutta l'azienda.

L'organizzazione di tutte le informazioni sulle modifiche su Asana aiuta a mitigare la risposta, perché i membri del team HR possono esaminare l'attività di un dipendente, comprendere le complessità della sua situazione e fornire immediatamente assistenza individuale senza dover scovare informazioni. David afferma: "La gestione operativa di questo processo su Asana ci ha aiutato a recuperare tempo per le comunicazioni umane e ad assicurarci di gestire i cambiamenti nel modo migliore possibile dal punto di vista delle relazioni con i dipendenti e della conformità".

Fornire la supervisione della gestione del cambiamento alla leadership e la sincronizzazione dei team delle risorse umane

Le diverse fasi delle iniziative sono rappresentate da diversi progetti Asana, tutti collegati a un portfolio principale e a una dashboard. La leadership può vedere lo stato di avanzamento dell'implementazione tra le divisioni e i dati importanti vengono acquisiti in campi personalizzati sull'attività di ciascun dipendente, oltre a informazioni, comunicazioni e avanzamento.

Disporre di una chiara sequenza di passaggi con notifiche automatizzate ha aiutato i team delle risorse umane a implementare i cambiamenti in modo coordinato. "Ciò che nel nostro processo precedente avrebbe potuto richiedere un paio d'ore per essere completato — comunicare lo stato, notificare ai team delle risorse umane quando eseguire un'attività — è ora istantaneo", afferma David. "Dal momento che gli stati di completamento erano su Asana, non dovevamo cercarli manualmente, e avevamo un'idea chiara di cosa segnalare ai diversi team, rispettando i requisiti operativi in modo tempestivo".

Consentire al personale delle risorse umane di servire i dipendenti

loanDepot prevede di automatizzare altri flussi di lavoro HR con Asana, di creare ulteriori processi self-service e di integrare Asana con i sistemi HR principali di loanDepot. Il team HR Technology Payroll continuerà a supportare i partner commerciali delle risorse umane esplorando nuove efficienze e ottimizzazioni su Asana, cercando un'infrastruttura semplice che possa aiutare il personale delle risorse umane a servire meglio i dipendenti di loanDepot e, a sua volta, a servire più consumatori che perseguono i propri sogni di proprietà della casa.