Nell'ufficio nazionale di Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA), che conta 80 persone, i team Foundation Grants e Federal Grants rappresentano circa un terzo di tutti i dipendenti. Insieme, la loro funzione è distribuire alle agenzie locali i fondi provenienti da aziende, filantropia privata e fonti federali. Creano resoconti sull'impatto, monitorano la conformità delle agenzie agli accordi di sovvenzione e sviluppano nuovi programmi per i giovani per la rete.

Per più di un decennio, l'ufficio nazionale aveva utilizzato fogli di calcolo, email e chat per gestire questi progetti. Quando sono passati ad Asana nel gennaio 2020, hanno riunito le informazioni in un unico posto per garantire la visibilità tra i reparti. Hanno inoltre creato flussi di lavoro standard per aiutarli a soddisfare in modo affidabile i requisiti di conformità e a rispettare le scadenze dei resoconti.

Grazie all'efficienza operativa derivante da flussi di lavoro consolidati e documentati, BBBSA ha generato una maggiore fiducia tra i finanziatori e un maggior numero di rinnovi dei finanziamenti. BBBSA  ha aumentato i finanziamenti e la distribuzione delle sovvenzioni senza aumentare il personale, consentendo di destinare più risorse ai giovani al centro della propria organizzazione.

Asana ci ha aiutato a ottenere il rinnovo delle sovvenzioni dai finanziatori perché siamo puntuali nella comunicazione e nella creazione di resoconti.

Tim Pehlke, Direttore delle sovvenzioni della fondazione

Conoscere Asana a pranzo

Quando BBBSA ha introdotto Asana nell'ufficio nazionale, Tim Pehlke, direttore delle sovvenzioni della fondazione, ha condotto una serie di eventi “pranza e impara” con un'ottima partecipazione, offrendo ai dipendenti 15-20 minuti di formazione su Asana prima di un momento di socializzazione. Le sessioni sono state registrate e rese disponibili per la formazione continua e l'onboarding dei nuovi assunti, insieme ad articoli di formazione di Asana e ad altre risorse.

Man mano che i team passavano da email e chat ad Asana, Tim ha chiesto alle persone di iniziare a piccoli passi creando un semplice elenco di attività personali per scoprire come Asana fa risparmiare tempo. “Adoro la vista bacheca per le attività personali”, afferma Tim. “È stato anche molto utile lavorare con un responsabile del successo dei clienti di Asana con esperienza nel settore delle organizzazioni non profit durante la creazione di flussi di lavoro e modelli.”

È molto più facile fare l'onboarding dei colleghi del team con Asana perché disponiamo di processi solidi e facili da seguire con poche indicazioni.

Tim Pehlke, Direttore delle sovvenzioni della fondazione

Dati in un unico posto per tutte le sovvenzioni, i resoconti e le agenzie

Oggi, l'ufficio nazionale di BBBSA utilizza Asana per gestire la distribuzione delle sovvenzioni e la rendicontazione, e ha esteso l'uso di Asana alla pianificazione strategica e allo scambio di conoscenze a livello di organizzazione.

Modello di gestione delle sovvenzioni: per ogni nuova sovvenzione ricevuta, BBBSA duplica un modello di progetto su Asana per conservare le informazioni sulla sovvenzione e le attività di esecuzione, in modo che nessun passaggio venga saltato e i requisiti di conformità siano soddisfatti. Il modello suddivide le attività in sezioni per gli accordi di sovvenzione, il budget, le tempistiche di approvazione da parte della leadership senior e sezioni facoltative per i consulenti o le collaborazioni speciali con le agenzie. 

Monitoraggio attivo dei progetti: il team raccoglie le tempistiche di tutti i resoconti sulle sovvenzioni in un unico progetto di Asana aggiungendo attività a più progetti. Questa visione di alto livello li aiuta a pianificare in modo proattivo per rispettare le scadenze. 

Monitoraggio dei rischi e dei problemi: un altro progetto di Asana aiuta a monitorare le sovvenzioni a rischio, a documentare le informazioni sui problemi e ad allinearsi sulle attività. I passaggi vengono assegnati a specifici colleghi del team su Asana per garantire la risoluzione.

Registro delle informazioni sulle sovvenzioni e monitoraggio del tempo: un progetto mostra le informazioni fondamentali su tutte le sovvenzioni utilizzando i campi personalizzati (ad es. nome, area di interesse, scadenze dei resoconti, importo finanziato, stakeholder). I dipendenti lo usano anche per registrare il tempo trascorso per ogni sovvenzione, sostituendo un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo.

Dashboard sullo stato delle agenzie: il team Federal Grants distribuisce annualmente 13,5 milioni di dollari alle agenzie locali e utilizza un progetto Asana per monitorare lo stato delle agenzie. Quando incontrano un'agenzia, possono aprire la sua attività Asana per visualizzare lo stato più recente e il contesto storico, come i cambiamenti del referente, i problemi aperti e risolti, le note sulle prestazioni e gli audit completati. È facile segnalare un’agenzia se è in ritardo nella presentazione di una revisione finanziaria o se non rispetta l’obiettivo di spesa corrispondente; le sottoattività acquisiscono i dettagli per riferimento futuro. 

Raccolta di Positive Match Stories: il team Federal Grants raccoglie Positive Match Stories dalle agenzie per evidenziarle nei resoconti sulle sovvenzioni. Utilizzano un modulo di Asana per ricevere gli invii, organizzando automaticamente tutte le foto, i moduli di consenso e il testo in un progetto centrale di Asana. Quando è il momento di creare un resoconto, il team può cercare parole chiave per trovare facilmente storie su argomenti specifici, come le forze di polizia o i bambini nelle aree rurali.

Centralizzazione delle informazioni con strumenti integrati: l'integrazione di Sharepoint consente al team di gestire i documenti e condividere i link con la leadership senior per la revisione, mentre l'integrazione di Outlook converte le email dei partner esterni in attività interne di Asana da svolgere. 

Uniti come un unico team: Asana aiuta i reparti a comunicare su un'unica piattaforma per la pianificazione strategica. Quando è iniziata la pandemia causata dal COVID-19 e BBBSA è passata dagli uffici fisici a un team che lavora da remoto, Asana ha aiutato il team a rimanere in contatto, a superare le limitazioni della VPN e a lanciare rapidamente nuove offerte per fornire agli scolari Internet e servizi di ristorazione.

Aumentare la capacità del team attraverso la pianificazione strategica e i flussi di lavoro

La capacità di trovare rapidamente le informazioni e di seguire i processi standard ha aiutato il team Foundation Grants di Tim a ridurre dell’80% il tempo trascorso per la rendicontazione delle sovvenzioni e a impiegare il 50% di tempo in meno per avviare nuovi progetti di sovvenzione con modelli e flussi di lavoro chiari.

L'Indice dell'anatomia del lavoro riporta che i processi poco chiari sono una causa comune delle scadenze non rispettate per gli operatori della conoscenza. Con Asana, BBBSA rispetta le scadenze dei resoconti e comunica con i donatori in modo tempestivo. Pianificando le tempistiche di produzione dei report sulla piattaforma, possono pensare al futuro, aggiungere tempi di riserva e anticipare le sfide.

Ciò ha aumentato la fiducia dei donatori, aiutando BBBSA a garantire il rinnovo dei finanziamenti e a liberare tempo precedentemente dedicato alla ricerca di nuove fonti di sovvenzioni. Il team Foundation Grants ha aumentato i finanziamenti del 50% e ora distribuisce 2,5 volte il numero di sovvenzioni ogni anno, mantenendo stabili le dimensioni del team.

Asana mantiene l’ufficio nazionale di BBBSA sotto lo stesso tetto, anche se il team è diventato distribuito. La leadership ora ha una maggiore visibilità sullo stato dei progetti, sui rischi e sugli audit finanziari, ed è più facile diffondere le conoscenze in tutta la rete dell’agenzia. 

La raccolta della memoria istituzionale su Asana abbatte i compartimenti stagni dei reparti e garantisce la continuità nel tempo. Tim afferma: “Man mano che i membri del team cambiano, continuiamo a funzionare perché abbiamo un modo sistematico di gestire i nostri progetti. Posso trasferire un progetto da una persona all'altra e tutto è già assegnato con il contesto.”

Maggiore capacità significa maggiore supporto per i giovani in tutti gli Stati Uniti

Man mano che BBBSA aumenta la produttività con Asana, può riallocare il tempo precedentemente dedicato alla gestione del lavoro all'esecuzione e all'innovazione. Diverse agenzie locali hanno adottato Asana come piattaforma di gestione del lavoro, rafforzando ulteriormente la connessione all'interno della rete BBBSA.

Con un team connesso, una crescita stabile dei finanziamenti e processi per soddisfare i requisiti di conformità, BBBSA può destinare più risorse alla sua missione di aiutare ogni bambino a raggiungere il suo pieno potenziale.

Asana ci ha fornito una piattaforma per lavorare tra team e migliorare la comunicazione tra i reparti, in modo che le agenzie BBBSA dispongano di tutto il necessario per aiutare ogni bambino a raggiungere il suo pieno potenziale.

Tim Pehlke, Direttore delle sovvenzioni della fondazione