Penerimaan kerja tidak berfungsi. Inilah alasannya—dan cara mengatasinya

Secara teori, proses penerimaan pekerjaan yang lancar seharusnya tidak rumit: tetapkan pedoman yang jelas, standarkan permintaan, dan gunakan semuanya untuk memprioritaskan proyek secara efektif. Namun, dalam praktiknya, proses ini dapat dengan cepat menjadi berantakan, dengan penghambat seperti proses yang tidak konsisten, tugas manual yang memakan waktu, dan tantangan alokasi sumber daya yang menyulitkan untuk mengumpulkan informasi dan memulai proyek secara efektif. 

Apa yang menyebabkan tantangan yang terus-menerus ini—dan yang lebih penting, bagaimana Anda dapat mengatasinya secara efektif? Mari kita pelajari lebih dalam jebakan umum proses penerimaan pekerjaan dan solusinya.

Standarkan permintaan penerimaan kerja

Dapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permintaan kerja, sejak awal. Habiskan lebih sedikit waktu untuk memburu detail dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi.

Pelajari tentang pelacakan permintaan kerja

1. Proses penerimaan pekerjaan Anda tidak konsisten 

Perusahaan membutuhkan proses standar untuk mengelola permintaan kerja baru. Tanpa sistem yang solid, tim akhirnya mengatur permintaan dari berbagai sumber—seperti email, pesan langsung, atau percakapan santai spontan—mengubah penerimaan dan prioritas tugas menjadi sesuatu yang lebih menyerupai tebakan daripada strategi. 

Inkonsistensi dalam proses penerimaan pekerjaan ini tidak hanya memperlambat alur kerja, tetapi juga menimbulkan kebingungan. Anggota tim bertanya-tanya tugas mana yang harus didahulukan, siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan apa langkah selanjutnya. Tanpa proses penerimaan standar, setiap permintaan akan menjadi kejutan—dan tim menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari tahu hal yang harus dilakukan selanjutnya daripada benar-benar melakukannya.

Solusinya

• Tetapkan pedoman penerimaan pekerjaan yang jelas. Permudah penerimaan pekerjaan dengan membuat pedoman sederhana yang menguraikan cara pekerjaan baru harus diperkenalkan dan diproses. Ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang informasi yang dibutuhkan, siapa yang harus dilibatkan, dan langkah-langkah yang harus diikuti. Misalnya, buat alur kerja penerimaan standar yang dapat diandalkan tim saat memulai proyek baru—mengurangi kesalahan dan memulai pekerjaan.

• Manfaatkan formulir penerimaan pekerjaan standar. Sederhanakan memulai proyek baru dengan menggunakan formulir penerimaan standar yang meminta semua detail yang tepat sejak awal. Pendekatan ini memastikan tim memiliki semua informasi yang dibutuhkan—seperti jenis proyek, batas waktu penting, dan persyaratan sumber daya tertentu—bahkan sebelum pekerjaan dimulai. 

2. Anda kesulitan mengumpulkan detail proyek dan memprioritaskan permintaan

Tanpa proses yang jelas untuk mengumpulkan informasi proyek, tim sering kali harus mencari-cari di sekian banyak email, catatan, dan permintaan hanya untuk memulai pekerjaan. Informasi penting dapat luput dan memprioritaskan permintaan menjadi tantangan, terutama saat setiap tugas tampak mendesak. 

Kurangnya kejelasan ini tidak hanya membuat frustrasi—ini adalah penghambat besar. Hal ini menghambat pengambilan keputusan dan membuat proyek tidak sesuai rencana bahkan sebelum dimulai. Kesulitan ini bertambah ketika tim mencoba menyelaraskan pekerjaan dengan tujuan organisasi yang lebih luas. Tanpa informasi yang tepat—atau ketika informasi tidak lengkap—proyek mungkin dimulai dengan dasar yang goyah, dan tim tidak yakin apakah upaya mereka diarahkan pada pekerjaan yang paling berdampak.

Solusinya

• Adakan rapat penerimaan rutin. Buat pipeline proyek Anda tetap berjalan lancar dengan mengadakan rapat penerimaan rutin. Gunakan waktu ini untuk membahas proyek baru, memperjelas detail, dan mendiskusikan prioritas. Rapat ini membuat pemangku kepentingan tetap selaras selama proses penerimaan, jadi semua orang memahami hal yang akan terjadi dan hal yang penting. Hasilnya, tim dapat mengambil keputusan yang matang tentang hal yang menjadi fokus upaya dan dengan cepat mengubah prioritas saat peluang atau tantangan baru muncul.

• Tambahkan detail prioritas ke formulir penerimaan. Kembangkan formulir penerimaan standar yang Anda buat untuk menyederhanakan proses penerimaan dengan menyertakan detail tambahan, seperti prioritas proyek, perkiraan upaya, dan tujuan atau gol strategis yang selaras dengan proyek. Kriteria yang telah ditentukan ini mempermudah penentuan prioritas, penataan, dan urutan proyek—dan membantu tim Anda berfokus pada pekerjaan yang memberikan nilai terbesar. 

3. Tim Anda membuang waktu untuk tugas manual

Dengan begitu banyak hal yang terlibat dalam operasi sehari-hari, tidak heran tim sering kali merasa terhambat oleh tugas manual yang memakan waktu. Baik itu siklus tanpa akhir untuk memberikan pekerjaan, menindaklanjuti permintaan, atau memperbarui status proyek, tugas berulang ini memakan banyak waktu tanpa memberikan banyak manfaat.

Tantangan di sini bukan hanya tentang kehilangan waktu; ini tentang peluang yang terlewatkan untuk pekerjaan strategis. Ketika tim terjebak dalam siklus pekerjaan manual yang berulang, mereka kesulitan untuk menemukan waktu dan fokus untuk proyek yang lebih berdampak—dan itu berarti organisasi secara keseluruhan tidak mencapai potensi penuhnya.

Solusinya

• Lakukan audit proses. Mulailah perjalanan mengurangi tugas manual dengan mendalami alur kerja Anda saat ini melalui audit proses. Ini semua tentang melihat cara tim Anda menyelesaikan pekerjaan, mengidentifikasi tugas yang tidak perlu memakan waktu, dan mencari tahu di mana Anda dapat mengurangi upaya manual. Dengan menentukan di mana tim Anda kehilangan waktu, Anda dapat memetakan rencana untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses, sehingga mereka dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih strategis. 

• Manfaatkan alat automasi untuk menangani tugas manual. Sering kali, tugas yang paling memakan waktu juga merupakan tugas yang paling membosankan. Hilangkan monoton dari keseharian Tim dan tingkatkan produktivitas mereka dengan memanfaatkan teknologi seperti kecerdasan buatan. Gunakan teknologi ini untuk mengotomatiskan tugas-tugas membosankan, seperti menugaskan pekerjaan, memindahkan tugas ke tahap alur kerja berikutnya, dan memperbarui status proyek. Jika menggunakan platform manajemen kerja, Anda dapat melangkah lebih jauh dengan mengintegrasikan aturan ke dalam alur kerja. Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan tindakan (seperti mengirim pesan pengingat) berdasarkan pemicu yang telah ditentukan (seperti saat tenggat tugas mendekati). Kedua strategi ini memungkinkan tim Anda untuk menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan yang tidak terlalu penting dan lebih banyak waktu untuk inisiatif strategis. 

• Integrasikan alat lain dengan perangkat lunak Anda. Jadikan toolkit teknologi Anda berfungsi untuk Anda dengan mengintegrasikan aplikasi yang sudah Anda gunakan dalam platform manajemen kerja. Dengan menghubungkan alat yang digunakan tim setiap hari di satu tempat, Anda memudahkan mereka mengakses informasi dan detail proyek—apa pun alat yang mereka gunakan untuk bekerja. Ini mengurangi kebutuhan tim untuk beralih secara manual antar-aplikasi dan memperbarui informasi di berbagai platform, membuat semua orang selalu mendapatkan informasi terbaru secara real time tanpa upaya tambahan. 

Standarkan permintaan penerimaan kerja

Dapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permintaan kerja, sejak awal. Habiskan lebih sedikit waktu untuk memburu detail dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi.

Pelajari tentang pelacakan permintaan kerja

4. Anda kesulitan mengalokasikan sumber daya secara efektif

Alokasi sumber daya mungkin terasa seperti tantangan tanpa akhir, dengan tim yang terus berupaya menemukan titik optimal antara pekerjaan yang terlalu banyak dan terlalu sedikit. Akar dari kesulitan ini sering kali terletak pada tidak adanya gambaran yang jelas tentang beban kerja tim atau hal yang akan datang. Kurangnya visibilitas ini berasal dari pendekatan yang terputus untuk melacak dan mengelola tugas, dan menyebabkan sumber daya yang terbebani, batas waktu yang terlewat, dan penurunan moral tim. Dan inilah masalahnya: alokasi sumber daya bukan hanya tentang mengisi slot dalam jadwal; ini tentang mencocokkan tugas dengan talenta untuk mendorong keberhasilan proyek dan memberikan peluang untuk pertumbuhan.

Solusinya

• Dapatkan gambaran jelas tentang beban kerja tim. Pastikan Anda memiliki pandangan yang akurat tentang beban kerja tim, termasuk apa yang sedang mereka kerjakan dan apa yang akan mereka kerjakan. Buat sistem untuk mengelola kapasitas atau gunakan platform manajemen kerja untuk memantau beban kerja secara sekilas. Dengan visibilitas ini, Anda dapat menyebarkan pekerjaan secara merata dan memastikan tidak ada yang kelebihan atau kekurangan beban kerja—agar produktivitas tetap tinggi dan risiko burnout tetap rendah. 

• Lacak durasi pekerjaan. Hilangkan asumsi saat melakukan perencanaan proyek dengan menggunakan alat pelacakan waktu untuk mengukur durasi pekerjaan tertentu, seperti merancang buku pedoman atau mengembangkan studi kasus pelanggan. Dengan mengetahui durasi pekerjaan yang sebenarnya—bukan hanya perkiraan Anda—Anda dapat memanfaatkan data nyata untuk merencanakan linimasa dan menetapkan batas waktu, memastikan sumber daya dialokasikan dengan cara yang memenuhi kebutuhan proyek tanpa membebani tim. Selain itu, Anda dapat menyimpan wawasan tersebut dan menggunakannya kembali untuk perencanaan mendatang, membuat sumber daya untuk setiap proyek lebih efisien dari yang sebelumnya.

• Optimalkan alokasi sumber daya berdasarkan keterampilan. Jangan hanya memberikan tugas berdasarkan ketersediaan—buat strategi tentang siapa yang melakukan apa (dan mengapa) dengan menyelaraskan pekerjaan dengan keterampilan dan minat anggota tim Anda. Hasilnya adalah sama-sama untung: dengan mencocokkan kebutuhan proyek dengan kekuatan dan keahlian individu, Anda meningkatkan kualitas proyek sekaligus menjaga keterlibatan anggota tim.

5. Ada penundaan yang konsisten dalam memulai proyek

Memulai proyek seharusnya tidak terasa seperti perjuangan yang terus-menerus, tetapi sering kali memang seperti itu. Ketergesaan awal untuk menyiapkan semuanya—mulai dari menentukan detail yang diperlukan hingga memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama—dapat dengan cepat menjadi kemacetan. Dan ini bukan hal sepele; ini dapat mengubah seluruh linimasa proyek dan menciptakan efek riak yang memengaruhi momentum dan keberhasilan proyek.

Apa yang menahan? Seringkali karena berbagai hal: hambatan logistik dalam mengatur dan menyiapkan proyek baru, tujuan yang tidak jelas sehingga menimbulkan keraguan, dan perlunya persetujuan pemangku kepentingan pada tahap akhir. Intinya, tanpa proses persetujuan dan penyiapan proyek yang efisien, tim akan terus menunggu kejelasan atau izin untuk mulai bekerja.

Solusinya

• Terus beri kabar pemangku kepentingan sejak dini. Libatkan semua orang sejak awal. Dengan memberi tahu pemangku kepentingan sejak dini, Anda dapat memastikan setiap kekhawatiran ditangani sebelum menjadi hambatan dan menerapkan persyaratan untuk menyiapkan dan memulai pekerjaan. Keselarasan awal ini membantu mengamankan persetujuan dan memperjelas tujuan sejak awal, mengurangi penundaan, dan menetapkan dasar yang kokoh untuk inisiasi proyek. 

• Otomatiskan alur kerja inisiasi proyek. Jangan mulai dari awal untuk setiap proyek. Manfaatkan perangkat lunak manajemen kerja untuk mengotomatiskan alur kerja inisiasi proyek. Mengotomatiskan proses inisiasi proyek berarti setiap langkah yang diperlukan, mulai membuat linimasa proyek hingga mengalokasikan sumber daya, dilakukan secara otomatis segera setelah proyek disetujui untuk dimulai. Dari menyiapkan ruang proyek hingga menugaskan tugas awal, automasi menghilangkan kerjaan awal dari memulai proyek baru—jadi Anda dapat mempercepat segalanya dan menjaga proses tetap konsisten di semua inisiatif.  

• Gunakan templat proyek yang telah dibuat sebelumnya. Awali setiap proyek dengan baik dengan menguraikan langkah-langkah dan persyaratan utama sejak awal. Seperti automasi, templat adalah senjata rahasia lain untuk memulai proyek dengan cepat. Dengan templat proyek yang telah dibuat sebelumnya, Anda dapat memastikan setiap proyek dimulai dengan struktur yang jelas dan terdefinisi serta komponen proyek yang diperlukan, seperti penugasan tugas, milestone, dan hasil akhir. Pendekatan ini memastikan konsistensi dalam perencanaan proyek, mengurangi kebutuhan dari pekerjaan di awal, dan memastikan tidak ada detail penting yang terlewatkan karena terburu-buru untuk memulai. 

6. Tim Anda kurang jelas 

Dalam hal mengelola penerimaan proyek, kejelasan bukan sekadar keinginan—ini adalah kebutuhan. Namun, dengan begitu banyak informasi penting yang tersebar di email, drive bersama, dan aplikasi perpesanan, tidak heran jika tim mulai merasa seperti terjebak bermain game telepon.

Pendekatan yang terpencar untuk mengumpulkan dan menangani informasi proyek ini tidak hanya memperlambat segalanya; hal ini membuat anggota tim menebak-nebak tentang hal yang penting dan tenggatnya. Hal ini mengakibatkan peluang terlewatkan, pekerjaan digandakan, dan tim yang lebih fokus pada menyusun teka-teki tentang apa yang harus mereka lakukan daripada benar-benar melakukannya.

Solusinya

• Pusatkan informasi proyek Anda. Tidak perlu lagi mencari-cari email untuk pembaruan status atau menghubungi anggota tim untuk menanyakan progres proyek terbaru. Dengan membuat hub terpusat untuk informasi proyek, tim Anda dapat mengakses semua detail penting proyek di satu tempat, mulai dari dokumen hingga batas waktu. Lakukan langkah ini lebih lanjut dengan memusatkan semua permintaan, pembaruan, dan komunikasi proyek dalam platform manajemen kerja. Ini memudahkan semua orang untuk tetap memiliki pemahaman yang sama dan memastikan informasi terbaru dapat diakses dengan mudah oleh pemangku kepentingan proyek. 

• Gunakan linimasa proyek visual. Ubah jadwal proyek dari daftar tugas yang kompleks menjadi visual yang mudah dipahami yang menunjukkan hal yang telah diselesaikan, yang sedang berlangsung, dan yang akan datang. Dengan memvisualisasikan proyek Anda dalam linimasa gambaran besar, tim dapat dengan cepat melihat keterkaitan pekerjaan dan menemukan hambatan sebelum menjadi masalah besar. Selain itu, jika Anda membuat linimasa proyek di platform manajemen kerja, Anda dapat memanfaatkan fitur seperti kemampuan untuk mengubah jadwal dengan sekali klik, sehingga memudahkan untuk menyesuaikan batas waktu dengan cepat.  

• Bagikan pembaruan status rutin. Terus beri tahu tim tentang pembaruan status rutin. Baik itu check-in harian singkat atau ringkasan progres mingguan, pembaruan ini memberikan gambaran progres proyek dan memastikan tidak ada seorang pun, dari kontributor individu hingga pemangku kepentingan tingkat tinggi, yang harus menebak-nebak status proyek atau langkah selanjutnya. Tingkatkan pembaruan Anda dengan teknologi yang memungkinkan Anda memanfaatkan data real-time, mengirim pengingat bahwa pembaruan sudah jatuh tempo, dan menstandarkan format Anda untuk komunikasi yang konsisten.

Sederhanakan proses penerimaan pekerjaan Anda dengan platform manajemen kerja

Menyiapkan proses penerimaan pekerjaan standar tidak harus rumit. Pelajari cara Asana dapat membantu tim Anda menyederhanakan Alur Kerja sehingga mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk memulai proyek yang sukses, sejak awal. 

Standarkan permintaan penerimaan kerja

Dapatkan semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permintaan kerja, sejak awal. Habiskan lebih sedikit waktu untuk memburu detail dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi.

Pelajari tentang pelacakan permintaan kerja