Apa yang ada dalam agenda? Cara mengadakan rapat yang efektif

Rapat, rapat, dan lebih banyak rapat. Di antara sinkronisasi tim berulang, rapat perencanaan, curah pendapat, dan check-in proyek, mungkin Anda merasa kalender Anda dipenuhi rapat. Dan mungkin memang demikian.

Jika rapat menghabiskan begitu banyak waktu, Anda pasti mendapatkan banyak manfaat—baik Anda memimpin atau berpartisipasi—bukan? Sayangnya, sebagian besar rapat ditakdirkan untuk gagal. Gol akhir tidak jelas (atau bahkan tidak diidentifikasi), tidak ada agenda untuk memandu rapat, dan orang-orang keluar dengan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Pegawai ingin menjadi produktif dan merasa menghabiskan waktu untuk hal-hal yang penting—tetapi saat rapat tidak memiliki struktur, mereka merasa tidak efektif dan seperti membuang-buang waktu.

Karena hanya ada beberapa jam dalam satu hari (kerja), berikut adalah proses yang mudah diikuti untuk mengadakan rapat yang efektif sehingga semua orang tahu hal yang harus dibahas saat memasuki rapat dan tahu langkah selanjutnya saat meninggalkan rapat.

Saatnya mempersiapkan: Buat dan bagikan agenda rapat Anda

1. Identifikasi tujuan dan gol rapat

Sebelum mulai memeriksa kalender orang, tanyakan pada diri Anda, "apa yang perlu kita capai dalam rapat ini?" Jika ini rapat berulang, ini juga akan membantu Anda menentukan seberapa sering Anda perlu mengadakan rapat. Jika Anda menjadwalkan sesi perencanaan, misalnya, tujuannya mungkin untuk mengidentifikasi milestone utama untuk tujuan tahunan tim, dan golnya mungkin untuk menentukan batas waktu dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap milestone. Setelah Anda menentukan tujuan dan gol, Anda dapat mulai menyusun jadwal.

2. Hal yang harus disertakan dalam agenda rapat

Setelah mengetahui alasan mengadakan rapat, saatnya membuat agenda yang akan menjaga diskusi tetap sesuai rencana. Meskipun Anda tergoda untuk menuliskannya dengan cepat di post-it tepat sebelum rapat, menyiapkan agenda lebih awal akan memastikan Anda memprioritaskan hal yang tepat dan tidak melupakan hal penting.

Mulailah dengan menguraikan tema yang ingin Anda fokuskan dalam rapat. Untuk rapat perencanaan tahunan, Anda dapat membahas hasil, curah pendapat, dan item tindakan untuk memajukan perencanaan. Untuk membantu menjaga agar semuanya (dan semua orang) tetap sesuai rencana, tetapkan blok waktu untuk setiap topik sehingga Anda dapat membahas semua hal yang perlu dibahas.

3. Tambahkan topik diskusi

Sekarang saatnya menambahkan topik yang ingin Anda diskusikan. Tambahkan ini ke bagian agenda yang sesuai sehingga Anda membahasnya pada waktu yang tepat selama rapat. Makin detail Anda tentang hal yang ingin Anda diskusikan secara spesifik, makin baik.

Jika Anda membuat agenda di alat yang sama dengan yang Anda gunakan untuk melacak pekerjaan, akan lebih mudah untuk menambahkan pekerjaan yang ada atau menautkan ke tugas yang relevan sehingga setiap orang memiliki konteks yang dibutuhkan—dan Anda tidak perlu melakukan pekerjaan tambahan.

Kami telah mengambil langkah-langkah sadar untuk menjalankan rapat secara lebih efektif dan menjadi lebih produktif, dan Asana terbukti menjadi unsur penting dalam mendorong inisiatif tersebut.”

4. Bagikan agenda kepada peserta sebelum rapat

Untuk langsung membahas topik, bagikan agenda kepada peserta sebelum rapat. Jika sudah siap dan Anda dapat menyertakannya dalam undangan rapat, itu lebih baik. Dengan cara ini, peserta akan memiliki waktu untuk membiasakan diri dengan topik diskusi, menyiapkan info yang diperlukan, atau mengajukan pertanyaan klarifikasi sebelum rapat. Selain itu, ini memberi kesempatan kepada orang lain untuk menambahkan atau menyarankan topik jika ada yang kurang.

Mari kita mulai: Patuhi agenda dan catat item tindakan saat Anda melanjutkan

5. Tugaskan notulis

Catatan Anda akan berfungsi sebagai catatan tertulis dari diskusi, keputusan, dan langkah Anda selanjutnya. Catatan juga berguna bagi orang-orang yang tidak dapat menghadiri rapat (konflik kalender itu nyata), tetapi perlu mengetahui apa yang terjadi. Jadi, sebelum rapat berlangsung, tugaskan notulis yang idealnya membuat catatan di alat yang sama dengan agenda dan pekerjaan Anda. Dengan cara ini, saat orang perlu merujuk keputusan tentang milestone dan proyek yang dihasilkan dari rapat perencanaan, mereka akan tahu persis tempat mencarinya.

6. Kerjakan item agenda tetap & topik diskusi

Sekarang saatnya mendorong partisipasi saat Anda membahas setiap topik. Mudah-mudahan, orang-orang akan datang dengan membawa informasi, pemikiran, dan pertanyaan karena mereka sudah terbiasa dengan agenda (karena Anda membagikannya lebih awal 😉). Anda ingin rekan tim merasa suara mereka penting, dan ide hebat muncul saat orang dapat dengan bebas bertukar pikiran satu sama lain. Dan karena ada struktur, diskusi Anda akan tetap fokus saat Anda beralih dari satu topik ke topik berikutnya.

7. Tetapkan item tindakan seiring berproses

Lacak dan tugaskan item tindak lanjut dan item tindakan saat muncul, bukan menunggu hingga akhir. Jangan lupa untuk menyertakan tenggat untuk item tindakan juga—ini akan membuat rekan tim tetap bertanggung jawab dan memperjelas ekspektasi. Dan, sebaiknya lacak hal ini dalam agenda Anda (seperti dalam templat agenda di atas) agar rekan tim dapat merujuk catatan rapat untuk konteks.

Rapat ditutup

Setelah mengakhiri rapat, Anda tidak perlu membuang waktu mengirimkan catatan atau menugaskan item tindakan—semuanya sudah selesai. Dan meskipun perlu sedikit waktu di awal untuk mempersiapkan rapat, manfaat mengadakan rapat yang produktif dan efektif (hampir) tak ternilai. Dengan tujuan, agenda, dan diskusi yang dapat ditindaklanjuti, semua orang akan mengikuti rapat dengan mengetahui hal yang harus dibahas dan keluar dari rapat dengan mengetahui hal berikutnya. Dan Anda akan menjadi bintang rapat.

Pelajari cara Asana dapat membantu Anda memberikan pengalaman pegawai yang luar biasa dengan menjalankan semua program dan aktivitas lintas fungsi Anda dengan lebih baik.