Pelajari perencanaan operasional yang benar

Anda telah membuat rencana strategis —selanjutnya? Rencana strategis adalah cara terbaik untuk memetakan strategi jangka panjang Anda untuk tiga hingga lima tahun ke depan, tetapi Anda memerlukan dokumen perencanaan tambahan untuk membantu Anda mencapainya. 

Beberapa perencanaan ini akan dikembangkan setiap tahun—misalnya, hal-hal seperti tujuan dan hasil kunci tahunan Anda, yang secara alami akan berkembang seiring berjalannya waktu. Namun, untuk memastikan Anda tetap sesuai rencana dan melaksanakan gol jangka panjang, Anda memerlukan rencana operasional. 

Apa itu perencanaan operasional?

Perencanaan operasional adalah proses mengubah rencana strategis Anda menjadi peta mendetail yang menguraikan tindakan yang akan diambil tim setiap minggunya, atau terkadang bahkan setiap harinya. Rencana operasional akan mencakup item tindakan dan milestone yang perlu diselesaikan setiap tim atau bagian untuk melaksanakan rencana strategis Anda. 

Selama proses perencanaan operasional, uraikan tanggung jawab setiap tim atau individu untuk kuartal, enam bulan, atau tahun fiskal berikutnya. Tingkat detail dan linimasa yang Anda pilih untuk rencana operasional harus bergantung pada seberapa cepat organisasi Anda biasanya bergerak—jika Anda adalah tim yang serba cepat dengan peta jalan yang dipercepat, pertimbangkan untuk membuat rencana operasional untuk kuartal atau setengah tahun berikutnya. Namun, jika organisasi Anda cenderung berpikir lebih jangka panjang, buat rencana operasional untuk seluruh tahun fiskal.

Perencanaan operasional vs. perencanaan strategis

Rencana strategis adalah rencana tingkat bisnis dari strategi jangka panjang Anda untuk tiga hingga lima tahun ke depan. Rencana operasional lebih kecil dalam hal ruang lingkup dan linimasa. Gol perencanaan operasional adalah menguraikan tindakan harian yang perlu diambil untuk mencapai gol strategis Anda. 

Tidak seperti rencana strategis, rencana operasional juga harus berfokus pada implementasi. Tindakan harian dan mingguan apa yang perlu diambil tim untuk mencapai rencana strategis jangka panjang? Indikator Kinerja Utama (IKU) spesifik apa yang perlu Anda lacak secara rutin untuk memastikan bahwa Tim Anda sedang bergerak maju menuju tujuan? Detail ini harus dicatat dalam rencana operasional Anda.

Siapa yang harus membuat rencana operasional?

Untuk mencatat dengan tepat siapa melakukan apa dan sebelum kapan, rencana operasional harus sangat mendetail. Karena alasan ini, buat rencana operasional dalam skala yang lebih kecil daripada rencana strategis—baik dalam hal linimasa maupun ruang lingkup. Alih-alih mencoba membuat rencana operasional untuk seluruh perusahaan, buatlah satu rencana di tingkat bagian atau tim. Di perusahaan yang lebih besar, Anda bahkan dapat membuat rencana operasional untuk inisiatif tertentu—mirip dengan rencana kerja terperinci.

Misalnya, buat rencana operasional untuk menjelaskan tugas harian yang perlu dilakukan bagian TI Anda untuk mendukung perusahaan. Rencana operasional bagian TI Anda mungkin mencakup seberapa sering anggota tim TI akan memeriksa kotak masuk proyek permintaan TI, detail penganggaran untuk program, cara tim TI akan melakukan onboarding dan melengkapi pegawai baru, dan seberapa sering tim akan rapat. 

Ada tiga tingkat untuk pihak yang harus membuat rencana operasional:

• Ruang lingkup: Rencana operasional Anda akan mencatat siapa, apa, dan kapan dari setiap aktivitas. Rencana operasional harus berfokus pada tim atau inisiatif.

• Linimasa: Tergantung pada seberapa cepat organisasi Anda bergerak, rencana operasional Anda harus mencakup satu kuartal, enam bulan, atau satu tahun fiskal. 

• Pemangku kepentingan: Pastikan orang-orang yang terlibat dalam perencanaan operasional memiliki pemahaman mendalam tentang pekerjaan, sehingga mereka dapat secara akurat memperkirakan dan memprediksi pekerjaan yang harus disertakan dalam rencana.

Manfaat perencanaan operasional

Rencana strategis adalah cara terbaik untuk menyelaraskan tim secara proaktif seputar tujuan bersama. Dengan menentukan gol jangka panjang, Anda dapat menguraikan dengan tepat ke mana Anda ingin pergi.

Rencana operasional membantu Anda mencapai gol strategis. Menurut penelitian kami, hanya 26% pekerja intelektual yang memiliki pemahaman yang jelas tentang keterkaitan pekerjaan mereka dengan gol perusahaan. Dengan membuat rencana operasional yang berorientasi pada detail, Anda dapat menentukan gol jangka pendek yang perlu dicapai agar tetap sesuai rencana untuk mencapai tujuan jangka panjang. Ini dapat membantu Anda memikirkan tindakan yang saat ini Anda ambil atau perlu diambil untuk mengeksekusi gol Anda. 

Secara khusus, rencana operasional:

• Menjelaskan dengan tepat hal yang akan dilakukan tim setiap minggu dan hari.

• Memberikan panduan komprehensif tentang operasi harian yang perlu dilakukan anggota tim untuk mencapai gol jangka panjang.

• Menetapkan tolok ukur untuk ekspektasi harian, jadi Anda dapat menghindari keluar dari jalur.

Jika Anda ingin melihat lebih jauh ke depan, coba templat rencana 5 tahun untuk menghubungkan gol operasional Anda dengan milestone pertumbuhan jangka panjang.

5 langkah membuat rencana operasional

Selama proses perencanaan operasional, Anda tidak membuat rencana baru atau mengembangkan gol baru. Sebaliknya, untuk membuat rencana operasional, nilai semua yang sedang dikerjakan tim saat ini dan semua yang perlu dilakukan setiap hari atau mingguan untuk mencapai gol strategis Anda. Berikut caranya:

1. Mulai dengan rencana strategis

Jika belum, buat rencana strategis terlebih dahulu. Anda memerlukan visi dan gol jangka panjang sebelum dapat merinci detail harian. Ada empat langkah untuk membuat rencana strategis:

1. Tentukan posisi Anda

2. Mengembangkan strategi Anda

3. Membuat rencana strategis Anda

4. Membagikan, memantau, dan mengelola rencana strategis Anda

Untuk mempelajari selengkapnya, baca artikel kami tentang perencanaan strategis.

2. Persempit ruang lingkup Anda

Untuk membuat rencana operasional yang berorientasi pada detail, Anda perlu mempersempit ruang lingkup ke tim, bagian, atau area fokus. Ruang lingkup rencana operasional akan bergantung pada ukuran perusahaan Anda.

Contohnya, bayangkan Anda menguraikan rencana strategis menjadi rencana tindakan untuk berbagai bagian perusahaan. Tim pemasaran Anda mencakup beberapa fungsi—misalnya, desain, pemasaran produk, media sosial, pembuatan konten, dan promosi web. Untuk menyimpan fungsi harian spesifik dalam setiap Tim, Anda harus membuat rencana tindakan operasional untuk setiap tim yang lebih kecil. 

3. Identifikasi pemangku kepentingan utama

Sebelum membuat rencana operasional, tentukan siapa yang akan terlibat dalam proses perencanaan operasional. Anggota tim yang membuat rencana operasional harus relatif dekat dengan tindakan yang dijelaskan dalam rencana. 

Melanjutkan contoh kita, rencana operasional tim desain harus dibuat oleh kepala tim desain dan pemimpin tim (tergantung ukuran tim). Setelah membuat rencana operasional, tim harus membagikan rencana tersebut kepada kepala pemasaran untuk mendapatkan persetujuan akhir.

4. Buat rencana

Rencana operasional menjelaskan tindakan yang akan diambil tim untuk mencapai gol dalam kerangka waktu yang ditentukan. Untuk membuat rencana operasional, uraikan:

• Tujuan tim Anda

• Hasil akhir yang akan dicapai dengan rencana operasional

• Hasil atau standar kualitas yang diinginkan

• Persyaratan kepegawaian dan sumber daya, termasuk anggaran operasional Anda

• Cara Anda akan memantau dan melaporkan progres

Jika Anda kesulitan mencari tahu semua detail yang harus disertakan dalam rencana operasional, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda: 

1. Apa yang perlu kita capai? Informasi ini harus berasal dari rencana strategis atau gol tahunan Anda.

2. Tugas harian apa yang perlu kita selesaikan untuk mencapai gol kita? Ini bisa berupa tugas harian yang sedang Anda lakukan atau pekerjaan baru yang perlu dimulai.

3. Siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas itu? Pastikan setiap tugas memiliki satu pemilik sehingga tidak ada keraguan tentang siapa yang harus dihubungi untuk pertanyaan atau pembaruan.

4. Apa metrik kesuksesan kita? Jika belum, pastikan gol Anda mengikuti kerangka kerja SMART.

Melanjutkan contoh kami, berikut kerangka kerja yang mungkin digunakan tim desain untuk membuat rencana operasional mereka:

Bagian dari rencana strategis untuk tim pemasaran adalah meningkatkan pangsa suara di pasar—yang berarti lebih banyak perhatian pada materi pemasaran dan peningkatan keterlibatan dengan calon pelanggan. Untuk mendukung gol ini, tim desain akan: 

• Membuat materi promosi tambahan untuk tim sosial

• Memperbarui halaman beranda situs web untuk menarik lebih banyak calon pelanggan

Untuk mencapai dua gol ini di tahun depan, tim desain akan:

• Merekrut dua anggota tim baru untuk berfokus pada keterlibatan media sosial

• Bermitra dengan tim pengembangan web di bagian pemasaran untuk membuat halaman beranda interaktif

Untuk melacak dan melaporkan progres, tim desain akan menggunakan Asana sebagai sumber informasi terpusat untuk metrik kinerja utama, termasuk:

• Desain yang mereka buat

• Tingkat keterlibatan yang mereka dapatkan di media sosial

• Progres pembaruan situs web

Ini hanyalah Kerangka Kerja yang akan digunakan tim desain untuk membuat rencana operasional mereka. Wujudkan rencana ini dalam alat manajemen kerja seperti Asana untuk membagikan kejelasan tentang semua pekerjaan yang perlu dilakukan tim untuk mencapai gol mereka. Dengan manajemen kerja, setiap tugas dapat dilacak secara real-time dari awal hingga penyelesaian.

5. Bagikan dan perbarui rencana operasional Anda

Setelah Anda membuat rencana, bagikan kepada pemangku kepentingan utama agar mereka memahami gol terpenting tim Anda dan tugas harian yang diperlukan untuk mencapainya. Kelola rencana dan pembaruan Anda di alat bersama yang menyimpan progres real-time, seperti Asana.

Seperti halnya elemen perencanaan proyek, segala sesuatunya pasti akan berubah. Pantau rencana operasional Anda secara aktif dan laporkan progresnya sehingga pemangku kepentingan utama dan anggota tim dapat terus mengetahui tentang progres Anda terhadap gol. Laporkan progres setiap bulan melalui pembaruan status tertulis. 

Memulai perencanaan operasional

Rencana operasional dapat membantu memastikan Anda membuat progres pada gol jangka panjang. Namun, agar rencana ini efektif, pastikan Anda melacak pekerjaan di alat yang dapat diakses secara terpusat. Informasi dan gol yang terisolasi tidak membantu siapa pun—sebaliknya, lacak item tindakan dan gol Anda di alat manajemen kerja.