Semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat log RAID

Manajemen proyek itu mudah saat semuanya berjalan lancar. Namun, itu tidak selalu terjadi. Saat menghadapi kesulitan, penting untuk mendokumentasikan perubahan yang terjadi dalam proyek. Ini dapat membantu tim melacak perubahan, belajar dari tantangan ini, dan menerapkan informasi itu ke proyek berikutnya.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian log RAID dan alasan log ini merupakan alat yang sangat cocok untuk digunakan dalam manajemen proyek.

Apa itu log RAID?

Log RAID adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mendokumentasikan isu atau masalah yang terjadi selama proyek yang sedang berlangsung. Alat ini dibuat selama fase perencanaan proyek dan digunakan secara konsisten di seluruh proyek untuk mendokumentasikan risiko, tindakan, asumsi, isu, keputusan, dan dependensi seiring progres proyek. Selain melacak perubahan dan meningkatkan visibilitas, Anda dapat menggunakan log ini selama rapat pasca-proyek untuk mencari tahu cara mencegah masalah dan tantangan serupa dalam proyek mendatang.

RAID adalah singkatan dari:

Risiko

Risiko adalah potensi masalah yang dapat berdampak buruk pada proyek. Sangat penting untuk secara proaktif mengidentifikasi risiko proyek sebelum proyek dimulai. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi solusi untuk risiko tersebut sebelum terjadi, dan memberi tim alat yang dibutuhkan untuk memahami hal yang harus dilakukan jika mereka menghadapi risiko proyek selama proyek berlangsung. Menerapkan manajemen risiko proyek secara proaktif dapat mencegah masalah besar berkembang di kemudian hari dalam proyek. 

Bagian log RAID ini mirip dengan daftar risiko, yang bertujuan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatasi risiko secara preventif. Jika tim secara aktif menggunakan daftar risiko, Anda dapat menerapkannya di Bagian R log RAID. Selain manajemen risiko proaktif, Anda juga dapat menggunakan bagian risiko dalam log RAID untuk mendokumentasikan risiko tak terduga saat itu terjadi. Saat tim mengidentifikasi risiko, mereka harus menugaskan pemilik yang jelas untuk mengelola masalah tersebut jika muncul nanti dalam proyek.

Tindakan atau Asumsi

Tergantung pada cara tim Anda menyiapkan log RAID, A dalam RAID dapat merupakan action (tindakan) atau assumption (asumsi). Anda dapat menggunakan kedua opsi ini dalam log RAID, atau memilih satu secara individual. Jika Anda ingin tahu jenis mana yang paling cocok untuk tim, pilih:

• Tindakan jika proyek Anda memiliki banyak bagian yang berubah.

• Asumsi jika proyeknya bersifat jangka panjang yang membutuhkan banyak perencanaan.

Tindakan—atau item tindakan —adalah semua hal yang perlu dilakukan selama durasi proyek. Item tindakan harus selalu memiliki pemilik yang jelas sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas setiap item tertentu. Jika ada beberapa pemilik item tindakan, identifikasi dengan jelas individu yang bertanggung jawab atas setiap hasil akhir. Manajer proyek harus secara berkala memeriksa tugas proyek atau item tindakan terbuka untuk memastikan proyek terus berjalan. 

Asumsi adalah hal-hal yang diantisipasi oleh tim akan berjalan dengan cara tertentu selama proses perencanaan. Dalam hal manajemen proyek, asumsi adalah faktor yang sudah dipastikan oleh tim. Ini mungkin karena pengalaman atau keahlian. Contoh asumsinya dalam manajemen proyek adalah mengasumsikan bagian penting dari mesin tiba dengan aman dan tepat waktu.

Karena Anda tidak dapat merencanakan semuanya, anggota tim harus membuat asumsi selama prosesnya. Sangat penting untuk mendokumentasikan asumsi yang Anda buat di lokasi terpusat. Dengan begitu, jika terjadi hambatan tak terduga atau risiko proyek yang tidak terantisipasi, Anda dapat dengan cepat merujuk daftar asumsi Anda. Jika Anda membuat asumsi yang menyebabkan risiko atau hambatan, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan secara proaktif menemukan apakah asumsi itu benar atau tidak.

Masalah

Masalah adalah hal yang terjadi selama proyek yang tidak Anda duga. Masalah berbeda dengan risiko karena Anda tidak mengantisipasinya. Risiko adalah potensi masalah yang Anda antisipasi, sementara isu muncul secara tak terduga. Melacak isu saat terjadi itu penting agar Tim Anda dapat merujuk kembali ke cara isu tersebut diselesaikan. Jika masalah di masa depan muncul karena masalah awal ini, dokumentasi dapat membantu tim mengidentifikasi akar penyebabnya. 

Keputusan atau dependensi

Mirip dengan "A" dalam RAID, "D" dapat merupakan singkatan dari decisions (keputusan) atau dependencies (dependensi). Jika proyek Anda lebih fleksibel, tim mungkin ingin menyoroti keputusan yang diambil untuk mencapai solusi. Jika proyek Anda memiliki banyak tugas rumit yang saling bergantung, dependensi akan menjadi pilihan yang lebih relevan.

Keputusan adalah semua pilihan konkrit yang dibuat sepanjang proses. Ini adalah semua pemikiran dan ide akhir yang mendorong proyek menjadi hasil. Penting untuk mendokumentasikan keputusan yang dibuat, siapa yang membuatnya, dan alasan keputusan itu dipilih. Jika tim Anda menggunakan proses iteratif seperti kaizen, dokumentasi ini dapat membantu melakukan peningkatan untuk proyek mendatang. 

Dependensi dalam manajemen proyek adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain. Jika ada dependensi utama dalam proyek yang dapat mencegah proyek berjalan, dokumentasikan dalam bagan RAID. Memvisualisasikan dependensi dapat membantu anggota tim memahami tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya. Anda sering kali dapat menemukan dependensi yang ditata dalam Bagan Gantt.

Kapan menggunakan log RAID

Log RAID adalah alat yang bagus untuk digunakan saat Anda mulai merencanakan proyek. Log RAID juga paling baik digunakan secara konsisten seiring progres proyek, jadi Anda dapat mendokumentasikan item tindakan penting yang perlu diperiksa, keputusan yang dibuat, atau masalah besar yang muncul. 

Log RAID berguna untuk item baris cepat, tetapi alat ini tidak boleh menjadi satu-satunya formulir manajemen proyek Anda. Anggap log RAID sebagai log insiden untuk manajemen proyek—jika ada peristiwa besar dalam proyek, dokumentasikan di log RAID. Pastikan Anda menggabungkan log RAID dengan sistem manajemen proyek yang lebih andal yang menjaga semua pekerjaan, tugas, dan rencana tim Anda tetap sesuai rencana. 

Kelebihan menggunakan log RAID

Log RAID adalah alat yang berharga untuk perangkat manajemen proyek Anda. Berikut beberapa alasannya.

Pemangkatan cepat

Salah satu manfaat utama menggunakan log RAID adalah kemampuan untuk membuat katalog informasi penting dengan cepat di satu tempat terpusat. Segera setelah isu terjadi atau keputusan diambil, manajer proyek dapat dengan cepat mencatat tindakan tersebut di bagian yang sesuai dari log RAID. 

Dokumentasi untuk perubahan mendatang

Tim Anda harus mendokumentasikan proses dan keputusan yang dibuat saat proyek Anda berjalan. Dengan begitu, perubahan yang Anda buat selama proyek saat ini dapat membantu menginformasikan keputusan pada proyek mendatang. Dengan cara ini, log RAID dapat membantu Anda belajar dan menerapkan pengalaman Anda untuk tantangan mendatang.

Buat templat dari log RAID Anda

Membuat templat log RAID yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda itu mudah. Jika ada manajer proyek baru atau Anda sedang melatih seseorang tentang proses penting tim, konsep umum log RAID itu sederhana. Log RAID dirancang untuk digunakan berulang kali. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat templat yang paling sesuai dengan kebutuhan tim dan menggunakannya untuk setiap proyek.

Dokumentasikan semua keputusan di satu tempat

Log RAID memberi tim Anda tempat terpusat untuk menemukan informasi tentang proyek. Jika anggota tim perlu mendiskusikan masalah dengan pemangku kepentingan yang tepat, log RAID dapat mengarahkan mereka ke orang yang tepat. 

Ini tidak hanya mendokumentasikan siapa yang memiliki sesuatu, tetapi juga berfungsi sebagai ikhtisar umum tentang proses proyek. Anggota tim dapat dengan mudah meninjau tindakan yang sedang berlangsung atau keputusan yang diambil baru-baru ini. Karena setiap bagian diberi label yang jelas, anggota tim dapat menemukan informasi yang paling relevan bagi mereka.

Kekurangan menggunakan log RAID

Meskipun log RAID adalah alat yang berguna, ada kekurangan dalam menggunakannya.

Log RAID bersifat tambahan

Log RAID tidak boleh menjadi satu-satunya sumber kebenaran untuk manajemen proyek. Ini adalah alat yang berguna untuk mencatat keputusan besar, dependensi utama, dan masalah apa pun yang muncul di sepanjang proses. Namun, jika Anda mencari informasi yang lebih terperinci tentang hal spesifik proyek, rencana proyek atau templat log perubahan mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. 

Selain log RAID, pastikan tim juga memiliki alat terpusat tempat semua informasi pekerjaan Anda berada. Dengan begitu, setiap anggota tim—terlepas dari bagian atau fungsinya—dapat mengakses informasi proyek yang dibutuhkan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan Alat manajemen kerja. 

Log RAID harus diperbarui secara berkala

Log RAID hanya diperbarui saat manajer proyek memperbaruinya. Jika manajer proyek tidak secara konsisten menambahkan informasi baru secara real time, log RAID menjadi usang. Ini mungkin sulit jika manajer proyek tidak dapat memperbarui log secara konsisten. Informasi yang kedaluwarsa dapat menimbulkan kebingungan di antara pemangku kepentingan lainnya, jadi Anda harus menjaga pesan tetap konsisten di semua Formulir komunikasi.

Log RAID dapat menjadi berantakan 

Jika Anda mendokumentasikan setiap keputusan yang dibuat dalam log RAID hingga pilihan individu terkecil, log dapat dengan cepat menjadi berantakan, dan menemukan informasi dapat menjadi sulit. Menyepakati tingkat detail adalah perbedaan penting bagi tim Anda untuk memelihara log RAID. Sebelum mulai membuat log RAID, pastikan tim memahami keputusan dan masalah mana yang harus disertakan dan mana yang tidak.

Untuk mencegah kekacauan, tim harus memutuskan informasi mana yang paling penting untuk didokumentasikan dalam log RAID. Ini hanya menyisakan informasi terpenting dalam log, sehingga memudahkan pemangku kepentingan proyek untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. 

Cara menggunakan log RAID

Log RAID bisa sesederhana selembar kertas dengan empat kuadran yang didedikasikan untuk setiap bagian akronim, tetapi log ini paling efektif ketika semua orang di tim dapat mengakses informasi di satu tempat. 

Untuk membuat log RAID, ikuti empat langkah berikut:

1. Identifikasi cara terbaik untuk mempresentasikan log RAID Anda. Seperti yang disebutkan di atas, log RAID bisa sesederhana selembar kertas yang dibagi menjadi empat bagian. Namun, ini mungkin bukan cara paling efisien bagi tim Anda untuk mengakses informasi ini. Tentukan bersama tim jika Anda ingin menerapkan log ini dalam dokumen, spreadsheet, atau jenis perangkat lunak lainnya.

2. Diskusikan risiko awal, asumsi, dan dependensi. Dengan bersikap proaktif, Anda dapat memastikan bahwa setiap orang di tim mengetahui potensi masalah dan cara mencegahnya.

3. Perbarui log secara berkala. Log RAID hanya akurat jika diperbarui secara berkala. Gunakan log seiring progres proyek dan perbarui bagian terkait dengan tepat.

4. Refleksikan setelah proyek selesai. Saat tim mengadakan post-mortem proyek, gunakan log RAID untuk membantu dalam percakapan tentang cara meningkatkan proyek Anda berikutnya.

Menggunakan perangkat lunak untuk log RAID

Membuat log RAID dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda menata semua item log secara konsisten. Dengan menentukan batas waktu, pemangku kepentingan, dan item tindakan secara jelas, tim Anda akan dapat kembali menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.