7 langkah penting dalam proses pengambilan keputusan

Kita mengambil keputusan setiap hari. Berangkat kerja naik bus atau memesan taksi? Es krim cokelat atau vanila? Susu murni atau dua persen?

Ada proses dalam membuat keputusan-keputusan kecil itu, dan meskipun ini pilihan sederhana dan mudah, bagaimana akhirnya kita mengambil keputusan yang lebih menantang? 

Di tempat kerja, keputusan tidak semudah seperti memilih jenis susu yang diinginkan untuk latte Anda di pagi hari. Itulah mengapa memahami proses pengambilan keputusan sangatlah penting. 

Apa itu proses pengambilan keputusan?

Proses pengambilan keputusan adalah metode mengumpulkan informasi, menilai alternatif, dan akhirnya, menentukan pilihan akhir. 

Proses tujuh langkah berikut ini dimaksudkan untuk keputusan menantang yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, tapi proses ini dapat digunakan untuk hal sesederhana sereal yang dituangkan ke dalam mangkuk sarapan Anda di pagi hari. 

7 langkah proses pengambilan keputusan

Langkah 1: Identifikasi keputusan yang perlu diambil

Saat mengidentifikasi keputusan, ajukan beberapa pertanyaan kepada diri Anda: 

• Apa masalah yang perlu dipecahkan?

• Apa gol yang ingin dicapai dengan menerapkan keputusan ini?

• Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?

Semua pertanyaan ini adalah teknik penetapan gol umum yang akhirnya akan membantu Anda menemukan solusi tepat. Saat sudah ditentukan dengan jelas, Anda akan memiliki lebih banyak informasi untuk menghasilkan keputusan terbaik guna memecahkan masalah.

Langkah 2: Kumpulkan informasi relevan

Mengumpulkan informasi terkait keputusan yang sedang diambil adalah langkah penting untuk mengambil keputusan matang. Apa tim Anda memiliki data historis yang berkaitan dengan masalah ini? Adakah yang pernah mencoba memecahkan masalah ini sebelumnya?

Mencari informasi di luar tim atau perusahaan Anda juga penting. Pengambilan keputusan efektif memerlukan informasi dari banyak sumber berbeda. Temukan sumber daya eksternal, baik dengan melakukan riset pasar, bekerja sama dengan konsultan, atau berbincang dengan kolega di perusahaan lain yang memiliki pengalaman relevan. Mengumpulkan informasi membantu tim menemukan solusi berbeda untuk masalah Anda.

Langkah 3: Cari solusi alternatif

Langkah ini mewajibkan Anda untuk mencari banyak solusi berbeda untuk masalah yang dihadapi. Menemukan lebih dari satu alternatif sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis karena pemangku kepentingan berbeda mungkin memiliki kebutuhan berbeda, tergantung peran mereka. Contohnya, jika perusahaan mencari alat manajemen kerja, tim desain mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dengan tim pengembangan. Memilih hanya satu solusi di awal mungkin bukan tindakan tepat. 

Langkah 4: Pertimbangkan bukti

Inilah saat Anda mengambil semua solusi berbeda yang ditemukan dan menganalisis caranya menangani masalah awal Anda. Tim mulai mengidentifikasi pro dan kontra setiap opsi dan mengeliminasi alternatif dari pilihan-pilihan itu.

Ada beberapa cara umum di mana tim dapat menganalisis dan mempertimbangkan bukti opsi:

• Daftar pro dan kontra

• Analisis SWOT

• Matriks keputusan

Langkah 5: Pilih dari sejumlah alternatif

Langkah selanjutnya adalah mengambil keputusan akhir. Pertimbangkan semua informasi yang telah dikumpulkan dan pengaruh keputusan ini terhadap setiap pemangku kepentingan. 

Terkadang, keputusan yang tepat bukan salah satu dari alternatif, tapi gabungan beberapa alternatif. Pengambilan keputusan efektif melibatkan pemecahan masalah dan berpikir kreatif. Jadi, jangan batasi diri Anda dan tim pada opsi yang jelas.

Salah satu nilai utama di Asana adalah menolak pertukaran palsu. Hanya memilih satu keputusan bisa berarti kehilangan manfaat pada yang lainnya. Jika bisa, coba dan temukan opsi yang lebih baik dari alternatif yang ada.

Langkah 6: Ambil tindakan

Setelah pengambil keputusan akhir memberikan izin, inilah saatnya menerapkan solusi. Gunakan waktu untuk membuat rencana implementasi sehingga tim satu pemikiran untuk langkah selanjutnya. Kemudian, ini saatnya menerapkan rencana Anda dan memantau progres untuk menentukan apakah ini keputusan yang baik. 

Langkah 7: Tinjau keputusan Anda dan pengaruhnya (baik dan buruk)

Setelah mengambil keputusan, Anda dapat memantau metrik kesuksesan yang diuraikan di langkah 1. Ini cara menentukan apakah solusi ini memenuhi kriteria kesuksesan tim.

Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan saat meninjau keputusan Anda:

• Apa keputusan memecahkan masalah yang diidentifikasi tim di langkah 1? 

• Apa keputusan ini memengaruhi tim secara positif atau negatif?

• Pemangku kepentingan mana yang menikmati manfaat dari keputusan ini? Pemangku kepentingan mana yang terdampak secara negatif?

Jika solusi ini bukan alternatif terbaik, tim Anda dapat memanfaatkan penggunaan bentuk manajemen proyek berulang. Hal ini memungkinkan tim cepat beradaptasi dengan perubahan, serta mengambil keputusan terbaik dengan sumber daya yang dimiliki. 

Jenis model pengambilan keputusan

Meskipun kebanyakan model pengambilan keputusan meliputi tujuh langkah yang sama, berikut beberapa metodologi berbeda untuk membantu Anda mengambil keputusan yang baik.

Model pengambilan keputusan rasional

Ini adalah jenis model pengambilan keputusan paling umum yang akan Anda lihat. Jenis ini bersifat logis dan berurutan. Tujuh langkah yang ditulis di atas adalah contoh model pengambilan keputusan rasional. 

Saat keputusan berdampak besar pada tim dan Anda perlu memaksimalkan hasil, ini adalah jenis proses pengambilan keputusan yang harus digunakan. Jenis ini mengharuskan Anda mempertimbangkan berbagai perspektif tanpa banyak bias agar Anda dapat mengambil keputusan terbaik. 

Model pengambilan keputusan intuitif

Jenis model pengambilan keputusan ini ditentukan oleh informasi atau data, bukan intuisi. Bentuk pengambilan keputusan ini memerlukan pengalaman terdahulu dan pengenalan pola untuk membentuk insting yang kuat.

Jenis pengambilan keputusan ini sering diambil oleh mereka yang memiliki banyak pengalaman mengenai masalah serupa. Mereka telah terbukti berhasil dengan solusi yang ingin diterapkan. 

Model pengambilan keputusan kreatif

Model pengambilan keputusan kreatif mencakup pengumpulan informasi dan wawasan tentang masalah serta menghasilkan ide potensial untuk solusi, serupa dengan model pengambilan keputusan rasional. 

Perbedaannya, alih-alih mencari pro dan kontra setiap alternatif, pengambil keputusan memasuki periode di mana mereka mencoba tidak secara aktif memikirkan tentang solusi sama sekali. Tujuannya, agar pikiran bawah sadar mengambil alih dan menuntun mereka ke keputusan yang tepat, seperti model pengambilan keputusan intuitif. 

Situasi ini sangat cocok digunakan dalam proses berulang agar tim dapat menguji solusi dan beradaptasi saat keadaan berubah.

Lacak keputusan utama dengan alat manajemen kerja

Saat tidak didokumentasikan dengan benar, melacak keputusan utama mungkin menantang. Pelajari selengkapnya mengenai cara alat manajemen kerja seperti Asana membantu tim melacak keputusan utama, berkolaborasi dengan rekan tim, dan tetap mengendalikan progres, semuanya di satu tempat.