Proses Pengambilan Keputusan: 7 Langkah, Model, dan Contohnya
Ringkasan
Di tempat kerja, kita menghadapi keputusan setiap hari, mulai dari menentukan prioritas tugas hingga merencanakan strategi jangka panjang. Keputusan sederhana dapat diambil dengan cepat, tetapi keputusan kompleks yang memengaruhi seluruh tim memerlukan pendekatan terstruktur dan metodis.
Itulah mengapa memahami cara menggunakan proses pengambilan keputusan sangatlah penting. Dalam artikel ini, kami memandu Anda melalui tujuh langkah pengambilan keputusan yang efektif, menelusuri jebakan umum yang harus dihindari, dan membagikan berbagai model yang dapat Anda terapkan sesuai situasi di tempat kerja.
Apa Itu Proses Pengambilan Keputusan?
Proses pengambilan keputusan adalah metode terstruktur untuk mengumpulkan informasi, menilai alternatif, dan menentukan pilihan akhir guna mencapai hasil terbaik. Proses ini berlaku untuk pilihan sehari-hari yang sederhana maupun keputusan bisnis yang rumit yang memengaruhi banyak pemangku kepentingan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang jelas, tim Anda dapat beralih dari ketidakpastian ke tindakan yang terarah.
Mengapa Pengambilan Keputusan Itu Penting?
Mengambil keputusan yang matang adalah keterampilan kepemimpinan inti. Baik saat memilih vendor baru, merestrukturisasi tim, atau menetapkan prioritas triwulanan, kualitas keputusan Anda menentukan kesuksesan tim.
Proses pengambilan keputusan yang terstruktur membantu Anda beralih dari ketidakpastian ke kejelasan. Berikut alasan proses ini penting:
Keselarasan strategis: Setiap pilihan terhubung dengan gol Anda yang lebih luas, sehingga seluruh tim bergerak ke arah yang sama.
Pemberdayaan tim: Jalur masa depan yang jelas memberi tim Anda keyakinan untuk bertindak tanpa menunggu instruksi berulang.
Pengurangan risiko: Mempertimbangkan berbagai perspektif sebelum mengambil keputusan dapat meminimalkan kesalahan yang berbiaya mahal.
Pelaksanaan yang lebih cepat: Saat tim mengikuti proses yang konsisten, mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempertanyakan kembali dan lebih banyak waktu untuk mencapai hasil.
7 Langkah Proses Pengambilan Keputusan
Langkah 1: Identifikasi Keputusan yang Perlu Diambil
Langkah pertama adalah mendefinisikan keputusan secara jelas. Saat mengidentifikasi keputusan, ajukan beberapa pertanyaan kepada diri Anda:
Apa masalah yang perlu dipecahkan?
Apa gol yang ingin dicapai dengan menerapkan keputusan ini?
Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?
Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda menetapkan batasan yang jelas. Misalnya, jika tim Anda mengalami keterlambatan proyek, keputusan yang perlu diambil bukan sekadar "meningkatkan kecepatan" tetapi "memilih pendekatan pengelolaan proyek yang mengurangi keterlambatan sebesar 30% dalam satu kuartal." Saat keputusan sudah ditentukan dengan jelas, Anda akan memiliki lebih banyak informasi untuk menemukan solusi yang tepat.
Baca: 22 jenis tujuan bisnis untuk mengukur kesuksesanLangkah 2: Kumpulkan Informasi Relevan
Mengumpulkan informasi tentang keputusan yang sedang diambil adalah langkah penting untuk mengambil keputusan matang. Tanyakan kepada diri sendiri: Apa tim Anda memiliki data historis yang berkaitan dengan masalah ini? Adakah yang pernah mencoba memecahkan masalah ini sebelumnya?
Jangan hanya mengandalkan data internal. Mencari informasi di luar tim atau perusahaan Anda juga penting. Lakukan riset pasar, konsultasikan dengan pakar, atau berbincang dengan kolega di perusahaan lain yang memiliki pengalaman relevan. Semakin beragam sumber informasi yang dikumpulkan, semakin kuat fondasi keputusan Anda. Pastikan juga data yang digunakan akurat dan terkini agar keputusan tidak didasarkan pada asumsi yang sudah usang.
Langkah 3: Cari Solusi Alternatif
Langkah ini mewajibkan Anda untuk mencari banyak solusi berbeda untuk masalah yang dihadapi. Menemukan lebih dari satu alternatif sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis karena pemangku kepentingan berbeda mungkin memiliki kebutuhan berbeda, tergantung perannya.
Baca: Apa itu analisis pohon keputusan? 5 langkah mengambil keputusan yang lebih baikContohnya, jika perusahaan mencari alat manajemen kerja, tim desain mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dengan tim pengembangan. Libatkan berbagai bagian dalam sesi brainstorming untuk menghasilkan alternatif yang komprehensif. Langsung memilih hanya satu solusi di awal mungkin bukan tindakan tepat karena Anda melewatkan opsi yang lebih baik.
Langkah 4: Pertimbangkan Informasi yang Tersedia
Inilah saat Anda mengambil semua solusi berbeda yang ditemukan dan menganalisis cara solusi tersebut menangani masalah awal Anda. Tim mulai mengidentifikasi pro dan kontra setiap opsi dan mengeliminasi alternatif yang tidak memenuhi kriteria.
Ada beberapa cara umum bagi tim untuk menganalisis dan membandingkan informasi dari opsi-opsi tersebut:
Daftar pro dan kontra
Pilih metode yang paling sesuai dengan kompleksitas keputusan Anda. Untuk keputusan dengan banyak variabel, matriks keputusan membantu Anda menilai setiap opsi secara objektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
Langkah 5: Pilih dari Sejumlah Alternatif
Langkah berikutnya adalah mengambil keputusan akhir. Pertimbangkan semua informasi yang telah dikumpulkan dan pengaruh keputusan ini terhadap setiap pemangku kepentingan.
Terkadang, keputusan yang tepat bukan salah satu dari alternatif, tapi gabungan beberapa alternatif. Pengambilan keputusan yang efektif melibatkan pemecahan masalah dan berpikir kreatif. Jadi, jangan batasi diri Anda dan tim pada opsi yang jelas.
Di Asana, kami percaya pada pentingnya langsung ke inti masalah. Masalah yang rumit membutuhkan pemikiran yang jernih, jadi berfokuslah pada hal terpenting dan lanjutkan dengan kejelasan dan keyakinan. Dokumentasikan alasan di balik pilihan Anda agar tim memahami logika keputusan dan dapat mendukungnya dengan penuh komitmen.
Langkah 6: Ambil Tindakan
Setelah keputusan diambil, langkah selanjutnya adalah menerapkan solusi. Gunakan waktu untuk membuat rencana implementasi yang mencakup tugas spesifik, penanggung jawab, dan batas waktu sehingga seluruh tim satu pemikiran tentang langkah berikutnya.
Komunikasikan keputusan kepada semua pemangku kepentingan yang terlibat. Jelaskan alasan di balik keputusan tersebut dan bagaimana keputusan itu memengaruhi pekerjaan mereka. Kemudian, terapkan rencana Anda dan pantau progres untuk memastikan implementasi berjalan sesuai harapan.
Langkah 7: Tinjau Keputusan Anda dan Pengaruhnya
Setelah mengambil keputusan, pantau metrik kesuksesan yang telah diuraikan di langkah 1. Ini cara menentukan apakah solusi memenuhi kriteria kesuksesan tim.
Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan saat meninjau keputusan Anda:
Apa keputusan memecahkan masalah yang diidentifikasi tim di langkah 1?
Apa keputusan ini memengaruhi tim secara positif atau negatif?
Pemangku kepentingan mana yang menikmati manfaat dari keputusan ini? Pemangku kepentingan mana yang terdampak secara negatif?
Jika solusi tidak memberikan hasil yang diharapkan, jangan ragu untuk meninjau kembali langkah sebelumnya. Tim Anda dapat memanfaatkan proses iteratif yang memungkinkan adaptasi cepat terhadap perubahan. Tetapkan jadwal peninjauan berkala, misalnya setiap kuartal, untuk memastikan keputusan tetap relevan seiring berubahnya kondisi bisnis.
Contoh Proses Pengambilan Keputusan di Tempat Kerja
Untuk memahami cara menggunakan proses pengambilan keputusan, berikut contoh penerapannya. Sebuah tim pemasaran perlu memilih alat manajemen kerja baru karena alat yang ada tidak mendukung kolaborasi lintas bagian.
Tim mengidentifikasi bahwa masalah utamanya adalah pekerjaan yang terisolasi di beberapa alat berbeda, menyebabkan keterlambatan dan miskomunikasi.
Mereka mengumpulkan informasi dengan mensurvei anggota tim, meninjau data penggunaan alat saat ini, dan mempelajari kebutuhan masing-masing bagian.
Tim mengidentifikasi tiga alternatif: mempertahankan alat yang ada dengan integrasi tambahan, beralih ke platform manajemen kerja terpusat, atau menggunakan kombinasi dua alat khusus.
Menggunakan matriks keputusan, tim mengevaluasi setiap opsi berdasarkan biaya, kemudahan adopsi, fitur kolaborasi, dan skalabilitas.
Berdasarkan evaluasi, tim memilih platform manajemen kerja terpusat karena menawarkan visibilitas proyek lintas bagian dalam satu tempat.
Tim membuat rencana implementasi selama 30 hari dengan pelatihan, migrasi data, dan sesi orientasi untuk setiap bagian.
Setelah tiga bulan, tim meninjau metrik kesuksesan dan menemukan bahwa waktu penyelesaian proyek berkurang 25% serta komunikasi lintas bagian meningkat signifikan.
Jebakan Umum Pengambilan Keputusan yang Harus Dihindari
Meskipun proses yang diterapkan sudah matang, jebakan umum dapat mengacaukan pengambilan keputusan Anda. Mengenali jebakan ini lebih awal membantu Anda mengatasinya secara efektif.
Kelumpuhan analisis: Terlalu banyak berpikir hingga Anda tidak dapat melangkah maju. Tetapkan batas waktu untuk setiap tahap evaluasi dan fokus pada informasi terpenting.
Bias konfirmasi: Hanya mencari informasi yang mendukung keyakinan yang sudah Anda pegang. Carilah bukti yang menantang asumsi Anda secara aktif.
Bias blind spot: Tidak menyadari bahwa pandangan Anda sendiri memiliki keterbatasan. Libatkan anggota tim dengan latar belakang berbeda untuk mengungkap perspektif yang mungkin terlewat.
Bias proyeksi: Menganggap bahwa orang lain memiliki prioritas dan pandangan yang sama dengan Anda. Validasi asumsi dengan bertanya langsung kepada pemangku kepentingan yang terlibat.
Kelelahan membuat keputusan: Terlalu banyak membuat keputusan dalam waktu singkat menurunkan kualitas pilihan Anda. Simpan keputusan penting untuk saat Anda memiliki energi mental yang cukup.
Scope creep: Membiarkan keputusan melampaui batas aslinya. Tetap fokus pada masalah spesifik yang Anda identifikasi di langkah pertama dan tolak tekanan untuk memperluas cakupan tanpa evaluasi terpisah.
Pendekatan terstruktur membantu Anda tetap objektif, melibatkan orang yang tepat, dan melanjutkan proses dengan percaya diri.
Jenis Model Pengambilan Keputusan
Meskipun kebanyakan model pengambilan keputusan meliputi tujuh langkah yang sama, berikut beberapa metodologi berbeda untuk membantu Anda mengambil keputusan yang baik.
Model | Paling Cocok Untuk | Pendekatan |
Rasional | Keputusan berdampak tinggi yang memerlukan objektivitas | Logis, berurutan, berdasarkan data |
Intuitif | Pengambil keputusan yang berpengalaman dengan kemampuan mengenali pola | Naluri berdasarkan pengalaman sebelumnya |
Kreatif | Masalah yang membutuhkan solusi inovatif | Pemrosesan bawah sadar setelah pengumpulan informasi |
Kolaboratif | Keputusan yang memengaruhi beberapa tim | Konsensus kelompok dengan kepemilikan bersama |
Model Pengambilan Keputusan Rasional
Ini adalah jenis model pengambilan keputusan paling umum yang akan Anda lihat. Jenis ini bersifat logis dan berurutan. Tujuh langkah yang ditulis di atas adalah contoh model pengambilan keputusan rasional.
Saat keputusan berdampak signifikan pada tim dan Anda perlu memaksimalkan hasil, ini adalah jenis proses pengambilan keputusan yang harus digunakan. Jenis ini mengharuskan Anda mempertimbangkan berbagai perspektif tanpa banyak bias agar Anda dapat mengambil keputusan terbaik.
Model Pengambilan Keputusan Intuitif
Jenis model pengambilan keputusan ini ditentukan oleh informasi atau data, bukan intuisi. Bentuk pengambilan keputusan ini memerlukan pengalaman terdahulu dan pengenalan pola untuk membentuk insting yang kuat.
Jenis pengambilan keputusan ini sering diambil oleh mereka yang memiliki pengalaman luas mengenai masalah serupa. Mereka terbukti berhasil dengan solusi yang ingin diterapkan.
Model Pengambilan Keputusan Kreatif
Model pengambilan keputusan kreatif mencakup pengumpulan informasi dan wawasan tentang masalah serta menghasilkan solusi potensial, serupa dengan model pengambilan keputusan rasional.
Perbedaannya, alih-alih mencari pro dan kontra setiap alternatif, pengambil keputusan memasuki periode ketika mereka mencoba tidak secara aktif memikirkan solusi sama sekali. Tujuannya, agar pikiran bawah sadar mengambil alih dan menuntun mereka ke keputusan yang tepat. Situasi ini sangat cocok digunakan dalam proses iteratif agar tim dapat menguji solusi dan beradaptasi saat keadaan berubah.
Model Pengambilan Keputusan Kolaboratif
Model pengambilan keputusan kolaboratif melibatkan sejumlah pemangku kepentingan, sehingga memungkinkan adanya beragam perspektif dan tanggung jawab bersama. Alih-alih satu orang yang mengambil keputusan, tim bekerja sama untuk mengevaluasi berbagai pilihan dan mencapai kesepakatan.
Gunakan model ini saat:
Dukungan dari tim sangat penting untuk keberhasilan implementasi
Keputusan tersebut memengaruhi beberapa bagian
Keahlian lintas fungsi diperlukan
Buat Keputusan yang Lebih Baik dengan Alat Manajemen Kerja
Mendokumentasikan dan melacak keputusan utama mungkin menantang tanpa sistem yang tepat. Alat manajemen kerja seperti Asana membantu tim Anda mendokumentasikan keputusan, menetapkan item tindakan, dan memantau progres di satu tempat. Gunakan Custom Fields untuk melacak status setiap keputusan, Goals untuk menghubungkan keputusan ke gol strategis, dan Portfolios untuk memantau dampak keputusan di seluruh proyek.
Ketika keputusan, item tindakan, dan progres Anda terlihat oleh semua orang, tim Anda tetap selaras dan akuntabel. Siap memberikan kejelasan yang lebih besar pada proses pengambilan keputusan tim Anda? Mulai Asana sekarang.
