4 kiat menggunakan email dan Asana bersama-sama

Ada begitu banyak alat komunikasi yang berbeda, namun dalam hal pekerjaan, email biasanya tidak dapat dihindari. Tidak masalah—kami dapat membantu Anda bekerja lebih cerdas dengan mengintegrasikan alur kerja email Anda dengan alur kerja Asana. Berikut empat cara mudah untuk melakukannya.

Pembaruan Asana dilakukan sesuai keinginan Anda

Anda tidak perlu masuk ke Asana untuk terus mendapatkan informasi terkini tentang pekerjaan. Sebagai gantinya, gunakan pemberitahuan email untuk memantau pekerjaan yang paling penting bagi Anda. Anda dapat memilih jenis pembaruan email—dan frekuensinya—yang Anda terima dari Asana, termasuk: 

• Pembaruan aktivitas: Dapatkan email tentang setiap @mention, tugas baru yang diberikan kepada Anda, dan pembaruan penyelesaian untuk tugas tempat Anda menjadi kolaborator. Jika Anda ingin pembaruan rutin tentang pekerjaan yang terjadi di Asana, ini cocok untuk Anda. 

• Hanya penyebutan: Sesuai namanya, Anda akan menerima email setiap kali Anda @mention dalam tugas atau utas komentar. Selain itu, kami akan memberi tahu Anda saat menerima pesan langsung atau tugas diberikan kepada Anda.

• Ringkasan harian: Dapatkan ikhtisar harian tentang tugas baru yang diberikan kepada Anda dan tenggat yang akan datang. Anda akan melihat semua pembaruan ini dikelompokkan ke dalam satu email, jadi Anda tidak perlu memilah beberapa email.

• Laporan mingguan: Jika Anda ingin pembaruan yang lebih jarang, dapatkan email mingguan yang menyertakan laporan status proyek di portofolio Anda.

Pembaruan ini memudahkan Anda untuk tetap mendapatkan informasi terbaru di mana saja, terutama pada hari-hari saat Anda tidak dapat menghabiskan banyak waktu untuk bekerja di Asana. Dan ingatlah bahwa semua informasi yang kami kirimkan ke kotak masuk email Anda juga dapat ditemukan di kotak masuk Asana Anda. Telusuri cara kotak masuk Asana dapat memberi Anda pembaruan yang paling Anda perhatikan.

Kirim tugas melalui email langsung ke tugas saya

Anda dapat dengan mudah melewatkan email penting, baik itu file, pengingat, pembaruan proyek, atau hal lainnya. Tanpa pengingat yang mudah untuk membuka kembali email, item tindakan penting mungkin akan luput.

Tugas adalah cara terbaik untuk menyimpan item tindakan tersebut, jadi Anda selalu tahu apa yang perlu dilakukan, tenggatnya kapan, dan siapa yang perlu melakukannya. Asana memudahkan Anda membuat tugas baru langsung dari email. Berikut caranya: 

• Teruskan email apa pun ke x@mail.asana.com. Ini membuat tugas (yang diberikan kepada Anda) di ruang kerja Asana yang terhubung dengan alamat email Anda.

• Anda juga dapat menulis email baru dan mengubahnya menjadi tugas. Baris subjek akan menjadi nama tugas, sedangkan isi email akan menjadi deskripsi tugas. Kirim ke x@mail.asana.com dan email akan muncul secara ajaib di tugas saya.

Lain kali manajer mengirim permintaan ke email Anda, ingatlah bahwa Anda dapat mengubahnya menjadi tugas pengingat di Asana dengan mudah.

Selesaikan pekerjaan dari kotak masuk email Anda

Beralih app terus-menerus dapat menghabiskan waktu dan produktivitas Anda. Jika Anda sudah membuka email, Anda dapat tetap di sana untuk menyelesaikan pekerjaan di Asana. Saat menerima pembaruan Asana di kotak masuk email, seperti seseorang yang memberi Anda Tugas, Anda dapat mengambil tindakan langsung di dalam email:

• Beri komentar pada tugas: Balas email, dan pesan Anda akan berubah menjadi komentar pada tugas.

• Memberikan tugas ke rekan tim: Balas email dan tambahkan alamat email rekan tim di bidang Kepada:. Tugas akan dialihkan ke rekan tim yang ditentukan.

• Tambahkan rekan tim sebagai kolaborator tugas: Balas email dan tambahkan alamat email rekan tim di bidang CC:. Rekan tim Anda akan ditambahkan sebagai kolaborator pada tugas tersebut.

Bayangkan Anda sedang menelusuri perencanaan tahunan, dengan banyak mitra lintas fungsi dan bagian-bagian pekerjaan yang bergerak cepat. Dengan dapat menambahkan rekan tim sebagai CC untuk visibilitas sebagai kolaborator, Anda dapat bergerak cepat dalam email dan menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana. 

Integrasikan Asana dengan platform email Anda

Integrasi menghubungkan alat yang sudah Anda gunakan ke Asana, mengurangi kebutuhan untuk berpindah app sekaligus menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana. Integrasi kami dengan Gmail dan Outlook membantu Anda mengubah email tentang pekerjaan menjadi tindakan, sehingga kotak masuk Anda menjadi perpanjangan dari Ruang Kerja Asana.

Integrasi Gmail dan Outlook memberi Anda fleksibilitas untuk benar-benar menggunakan Asana di kotak masuk, alih-alih harus meneruskan email ke x@mail.asana.com. Anda dapat mengubah utas email menjadi tugas, yang dapat diberikan kepada diri sendiri atau rekan tim, dan Anda juga dapat memilih tenggat.

Mengombinasikan aturan dengan integrasi Gmail memungkinkan tim untuk mengirim email otomatis dari akun. Tim dapat beralih dari mengirim email manual ke memilih pemicu yang otomatis mengirimkan email ke penerima yang dipilih. Jika Anda mengerjakan proyek yang melibatkan banyak pembaruan email, integrasi ini sangat ideal untuk memastikan pekerjaan tetap direkam dan dibagikan di Asana—tanpa harus beralih bolak-balik antarplatform. Asana Academy menawarkan kursus terpisah untuk membantu Anda mempelajari praktik terbaik untuk menggunakan Asana dengan Gmail, dan Asana dengan Outlook.

Kerja lebih cerdas dengan Asana dan email Anda

Fitur-fitur ini tidak hanya menyingkirkan email Anda, tetapi juga membawa kotak masuk Anda ke tingkat selanjutnya—memastikan setiap item tindakan ditangkap dan tidak ada yang luput. Menghubungkan titik-titik antara Asana dan email Anda berarti Alur Kerja yang lebih lancar, yang memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cerdas dengan kejelasan dan efisiensi yang lebih baik.