Memahami 4 upacara Agile

Upacara adalah momen perayaan. Upacara kelulusan adalah kesempatan untuk merayakan selesainya pendidikan. Upacara pernikahan adalah perayaan cinta dan penyatuan. Olimpiade mengadakan upacara pembukaan dan penutupan untuk merayakan kompetisi atlet yang terampil. 

Semua perayaan ini terjadi cukup konsisten pada milestone utama dalam hidup kita. Istilah "Upacara Agile" berasal dari konsep perayaan milestone penting. Namun, ini lebih ke tentang menetapkan checkpoint yang konsisten dalam siklus proyek daripada perayaan.

Apa itu upacara Agile?

Upacara Agile adalah acara dalam proses Agile saat tim Anda berkumpul untuk membahas tindakan selanjutnya. Ini adalah istilah yang mewah untuk menggambarkan rapat biasa selama proses Agile. Fokus utama upacara Agile adalah meningkatkan komunikasi dalam tim Agile atau Scrum untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Upacara ini sering difasilitasi oleh pemilik produk atau master Scrum. 

Ada empat upacara Agile utama: rapat perencanaan sprint, rapat stand-up harian, rapat tinjauan sprint, dan rapat retrospektif sprint. Sebelum setiap upacara ini berlangsung, semua anggota tim harus mengetahui informasi penting ini:

• Siapa dalam tim pengembangan yang terlibat dalam upacara ini?

• Kapan upacara ini dimulai?

• Berapa lama upacara ini berlangsung?

• Apa yang terjadi dalam upacara ini?

• Apa hasil yang diharapkan?

Di bawah ini, kita akan membahas lebih lanjut empat upacara Agile utama dan menjelaskan cara menjawab setiap pertanyaan ini.

Apa saja 4 upacara Agile?

Ada empat upacara Agile utama yang terjadi selama setiap siklus sprint. Sebelum memulai setiap upacara, anggota tim harus memahami tujuan setiap rapat dan bagaimana hal itu memengaruhi sprint. 

1. Rapat perencanaan sprint

Rapat perencanaan sprint adalah saat tim pengembangan meluangkan waktu untuk merencanakan pekerjaan yang akan selesai selama sprint mendatang.

• Siapa yang terlibat? Tim pengembangan, Scrum master (jika tim Anda menggunakan Scrum), atau pemilik produk.

• Kapan upacara ini berlangsung? Di awal setiap sprint.

• Berapa lama upacara ini berlangsung? Sekitar satu jam per minggu kerja. Jika sprint biasanya berlangsung selama dua minggu, perencanaan sprint akan memakan waktu sekitar dua jam.

• Dalam kerangka kerja apa upacara ini biasa digunakan? Rapat perencanaan sprint digunakan dalam metodologi Scrum dan Kanban. Sebagian besar metodologi Agile memiliki beberapa formulir perencanaan sprint, meskipun tidak ada seluruh upacara khusus untuk itu.

• Apa yang terjadi dalam rapat ini? Pemilik produk atau Scrum master bekerja sama dengan tim pengembangan untuk mengidentifikasi item yang akan menjadi fokus tim untuk gol sprint saat ini. Item-item ini biasanya diambil dari backlog produk. Selama Scrum, tim menetapkan estimasi story point ke tugas untuk mengukur berapa lama setiap item backlog akan selesai. 

• Apa hasil yang diharapkan dari upacara ini? Di akhir rapat perencanaan sprint, semua orang di tim pengembangan harus mengetahui gol akhir sprint dan item spesifik yang akan masuk ke backlog sprint.

2. Rapat stand-up harian

Rapat stand-up harian adalah rapat untuk tim pengembangan guna memberi tahu anggota tim lainnya tentang pekerjaan yang sedang mereka kerjakan.

• Siapa yang terlibat? Tim pengembangan, Scrum master (jika ada), dan pemilik produk.

• Kapan upacara ini berlangsung? Sekali sehari, biasanya di awal hari kerja sebelum semua orang dapat menyelami tugas mereka.

• Berapa lama upacara ini berlangsung? Sekitar 15 menit. Rapat standup harian harus sangat cepat dan tidak mengharuskan Anda memesan ruang konferensi atau membagikan layar Anda. 

• Dalam kerangka kerja apa upacara ini biasa digunakan? Sebagian besar Kerangka Kerja Agile memiliki beberapa formulir rapat standup harian sehingga tim dapat dengan mudah saling berkomunikasi tentang hal yang sedang mereka kerjakan hari itu.

• Apa yang terjadi dalam rapat ini? Semua orang di tim pengembangan, termasuk pemilik produk dan master Scrum, membahas tiga poin utama: apa yang mereka selesaikan kemarin, apa yang mereka kerjakan hari ini, dan apakah ada halangan yang mereka hadapi. 

• Apa hasil yang diharapkan dari upacara ini? Gol yang diinginkan di sini adalah agar semua orang di tim pengembangan berkomunikasi satu sama lain. Jika ada anggota tim pengembangan yang mengalami hambatan, master Scrum atau pemilik produk akan bekerja sama dengan developer tersebut. Hal ini dilakukan setelah rapat untuk mencegah rapat stand-up harian menjadi terlalu panjang.

3. Rapat tinjauan sprint

Rapat tinjauan sprint adalah kesempatan bagi tim pengembangan untuk menerima umpan balik dari pemangku kepentingan utama proyek. Jika ada penyesuaian yang perlu dilakukan, master Scrum atau manajer produk akan menyesuaikan backlog sprint untuk sprint berikutnya.

• Siapa yang terlibat? Tim pengembangan, master Scrum, dan pemilik produk wajib menghadiri rapat ini. Pemangku kepentingan utama seperti manajemen atau pelanggan akhir juga hadir selama rapat ini untuk memberikan umpan balik.

• Kapan upacara ini berlangsung? Upacara ini terjadi di akhir sprint saat semua tugas selesai, tetapi sebelum retrospektif sprint terjadi. 

• Berapa lama upacara ini berlangsung? Mirip dengan perencanaan sprint, rapat ini harus berlangsung sekitar satu jam untuk setiap minggu sprint berlangsung. Jika Anda memiliki sprint dua minggu, Anda akan mengadakan rapat sekitar dua jam. 

• Dalam kerangka kerja apa upacara ini biasa digunakan? Kerangka Kerja ini digunakan dalam metode Scrum dan Kanban. Untuk Kanban dan metode Agile lainnya, peninjauan dapat dilakukan di akhir proyek, bukan di akhir sprint.

• Apa yang terjadi dalam rapat ini? Gol rapat ini adalah untuk menerima umpan balik tentang pekerjaan yang diselesaikan tim pengembangan selama sprint ini. Scrum master atau pemilik produk mengatur rapat, menampilkan pekerjaan tim yang sudah selesai, dan memfasilitasi pertanyaan dari pemangku kepentingan eksternal yang tidak ada dalam tim pengembangan.

• Apa hasil yang diharapkan dari upacara ini? Upacara ini adalah kesempatan bagi pemangku kepentingan internal dan eksternal, jika perlu, untuk memberikan umpan balik dan mengajukan pertanyaan tentang produk akhir. Anda mungkin ingin menghubungi pemangku kepentingan eksternal jika Anda adalah agensi yang mengembangkan sesuatu untuk klien. Master Scrum dapat menggunakan kesempatan ini untuk bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mencari tahu apakah backlog produk memerlukan penyesuaian.

4. Rapat retrospektif sprint

Rapat retrospektif sprint adalah kesempatan bagi anggota tim untuk merefleksikan sprint sebelumnya dan memikirkan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan selanjutnya.

• Siapa yang terlibat? Tim pengembangan, master Scrum, atau pemilik produk. Siapa pun yang secara aktif mengerjakan tugas selama sprint harus menghadiri rapat ini.

• Kapan upacara ini berlangsung? Ini terjadi di akhir sprint, setelah rapat tinjauan sprint. 

• Berapa lama upacara ini berlangsung? Rapat ini akan memakan waktu sekitar 45 menit per minggu selama sprint berlangsung. Jika Anda memiliki sprint dua minggu, rapat retrospektif sprint akan berlangsung sekitar satu setengah jam.

• Dalam kerangka kerja apa upacara ini biasa digunakan? Retrospectives biasanya digunakan dalam Scrum dan Kanban. Tim yang menggunakan Kanban dapat mengadakan retrospeksi di akhir setiap proyek, bukan di akhir setiap sprint. 

• Apa yang terjadi dalam rapat ini? Ini adalah saat tim pengembangan meluangkan waktu untuk melihat progres tim dalam sprint ini. Tim merefleksikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat mereka lakukan dengan lebih baik untuk sprint mendatang. 

• Apa hasil yang diharapkan dari upacara ini? Gol dari upacara ini adalah mengidentifikasi poin-poin penting untuk iterasi. Jika anggota tim dapat menemukan sesuatu untuk diubah dan ditingkatkan untuk sprint mendatang, mereka harus membagikannya kepada seluruh tim. Beberapa metodologi Agile bergantung pada peningkatan berkelanjutan, dan retrospektif adalah bagian integral dari proses tersebut.

Kiat upacara Agile

Upacara Agile hanyalah cara yang lebih menarik untuk menamai rapat. Ikuti beberapa kiat berikut agar rapat Anda berjalan lebih lancar. 

Tetapkan stori pengguna untuk semua item backlog sprint

Semua item dalam backlog sprint harus memiliki story pengguna yang melekat sehingga developer yang mengerjakan item tersebut memiliki semua konteks yang dibutuhkan untuk mengembangkan tugas dengan benar. Cerita pengguna adalah deskripsi singkat tentang cara kerja suatu produk, yang ditulis dari perspektif pengguna akhir. Ini membantu tim pengembangan memahami alasan mereka mengembangkan produk dengan cara tertentu.

Sebelum rapat perencanaan sprint, master Scrum atau pemilik produk harus meninjau backlog produk dan memastikan bahwa semua item backlog memiliki cukup informasi kontekstual yang melekat pada setiap tugas. Ini dapat membantu upacara berjalan lebih cepat karena anggota tim tidak perlu melacak informasi tentang tugas—mereka hanya perlu fokus untuk mengidentifikasi dependensi. 

Adakan upacara Agile pada waktu yang sama di setiap sprint

Beberapa upacara seperti rapat stand-up harian sulit dilupakan karena dilakukan setiap hari. Dengan menggunakan konsep yang sama, adakan sisa upacara Agile pada titik yang sama di setiap sprint sehingga tim Anda terbiasa dengan irama rapat. Misalnya, Anda dapat mengadakan retrospektif sprint pada waktu yang sama setiap Kamis. Saat tim menjalankan lebih banyak sprint, pada akhirnya upacara akan menjadi kebiasaan bagi mereka. 

Pastikan orang yang tepat disertakan

Jika Anda melihat rapat mulai macet, evaluasi siapa yang menghadiri rapat. Apakah orang-orang yang saat ini duduk di ruangan adalah orang-orang yang harus ada di sana? Memiliki lebih banyak orang dari yang diperlukan dalam rapat dapat memperlambat produktivitas. Sebaliknya, hanya bawa anggota tim yang diperlukan untuk upacara tertentu.

Mengatur upacara Agile dengan perangkat lunak manajemen proyek

Buat agar upacara dan tim Agile Anda selalu tertata dengan menggunakan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana. Alat manajemen kerja memberi seluruh tim tempat terpusat untuk melihat catatan rapat Scrum harian, item backlog, dan informasi tentang sprint berikutnya.