Seperti halnya banyak organisasi nirlaba, tim NTEN kecil tetapi hebat. Berbasis di Portland dengan beberapa pegawai jarak jauh, mereka menyelenggarakan konferensi tahunan dan menghasilkan banyak sumber daya bagi 50.000+ anggotanya untuk mempelajari dan mengadopsi teknologi terbaik. Di pucuk pimpinan organisasi ada Amy Sample Ward, CEO NTEN.

Seiring pertumbuhan organisasi, tim menginginkan transparansi yang lebih besar terkait tanggung jawab, batas waktu, dan cara berkontribusi pada proyek. Dan dengan beberapa inisiatif yang berlangsung sekaligus, langkah-langkah kecil tetapi penting terlewatkan karena Sekat Informasi. Mengingat peran mereka sebagai pemimpin teknologi, Tim NTEN tahu ada alat yang dapat membantu mereka bekerja lebih efektif, jadi mereka memutuskan untuk memimpin dengan contoh dan menemukan alat yang akan membantu mereka mengatur semuanya di satu tempat.

Pencarian alat kolaborasi dinamis

Beberapa anggota tim Amy telah mencoba berbagai alat manajemen kerja sebelumnya, tetapi mereka memutuskan sudah waktunya untuk memusatkan semuanya di satu platform. Bagi Amy, alat yang telah mereka coba tidak menyediakan kemampuan yang mereka butuhkan.

Setelah mengevaluasi beberapa alat, Amy dan timnya memutuskan bahwa Asana menyediakan fungsionalitas yang mereka butuhkan. Asana dapat menunjukkan kepada mereka keterkaitan berbagai pekerjaan—misalnya, tugas di multiproyek, dependensi, dan tenggat. Ini juga memungkinkan mereka untuk berkomunikasi tentang pekerjaan dengan komentar, percakapan, dan status proyek tanpa perlu alat lain. Menjaga komunikasi tetap terhubung ke pekerjaan membantu menjelaskan tanggung jawab dan mengurangi gangguan. Terakhir, Asana menyediakan kemampuan untuk menyesuaikan pengaturan privasi untuk pekerjaan sensitif.

Saya ingat saat mengetahui tentang diskon badan nirlaba dan berpikir, 'Kami dapat mengakses semua fungsi ini dan tetap sesuai anggaran—kami akan melakukannya.'

Bagi Amy, yang sangat paham dengan kurangnya sumber daya yang dialami organisasi nirlaba, faktor penentu untuk menggunakan Asana adalah program nirlaba. Dengan diskon 50% dan akses ke Program Konsultan Asana, Amy dan timnya kini beroperasi dengan rencana Asana Business dan menggunakan fitur seperti Formulir, Portofolio, dan Beban Kerja. Dengan fitur-fitur ini, mereka menyederhanakan penerimaan pekerjaan, dapat melihat progres inisiatif, dan dapat mengelola sumber daya mereka yang selalu berharga dengan lebih baik.

Memimpin dengan memberi contoh: Memperkenalkan Asana kepada tim

Dengan begitu banyak pengalaman membantu organisasi nirlaba meluncurkan teknologi baru, NTEN mengambil pendekatan yang sangat metodis untuk menerapkan Asana. Mereka memulai dengan uji coba satu tim dan satu proyek, lalu memperluasnya untuk menyertakan lebih banyak proyek dan anggota tim. Kelompok pengguna awal kemudian melatih rekan tim mereka saat mereka mulai berkolaborasi pada proyek dan mengelola pekerjaan di Asana.

Metode onboarding kami membantu menciptakan perasaan bahwa orang-orang dilibatkan, bukan dipaksa, untuk menggunakan alat tersebut.

Setelah struktur dan konvensi untuk mengelola pekerjaan di Asana ditetapkan, melibatkan bagian lain dalam organisasi menjadi mudah. NTEN menggunakan templat proyek untuk membantu pengguna baru melihat manfaat langsung dari Asana. Dengan dukungan visual yang diberikan oleh templat, orang dapat melihat cara menyusun dan mengelola pekerjaan mereka, sehingga langsung jelas bagaimana Asana akan mempermudah pekerjaan sehari-hari mereka. Ini membantu mempercepat waktu yang diperlukan untuk melakukan onboarding seluruh tim.

Menggunakan Asana untuk meningkatkan visibilitas dan efisiensi

Sekarang NTEN menggunakan templat proyek untuk merencanakan setiap kursus mingguan mereka, seperti Literasi Digital dan Aksesibilitas serta Anatomi Desain Ulang Situs Web, sehingga mereka tidak melewatkan langkah penting dan siapa pun dapat membantu jika rekan tim tidak masuk kerja. Ini tidak hanya mengurangi stres tim, tetapi juga membantu mereka memberikan konten dan sumber daya yang lebih baik di setiap kursus.

Dengan Asana, kami tidak lagi membuang waktu mencoba mengingat hal yang perlu kami.

Tim NTEN juga menggunakan Asana untuk merencanakan konferensi tahunan mereka, NTC, yang menyambut lebih dari 2.400 peserta dari organisasi nirlaba yang mencari cara baru untuk memicu perubahan dengan teknologi. Dengan mengelola semua tugas NTC dalam proyek master, mereka dapat melihat segala hal di linimasa dan melacak Milestone untuk memastikan langkah-langkah penting selesai tepat waktu. Ini telah memungkinkan tim untuk memberikan pengalaman konferensi yang lebih baik kepada anggotanya, seperti menawarkan bilik foto atau meningkatkan kualitas presentasi Ignite mereka, karena mereka tidak tergesa-gesa di saat-saat terakhir dan dapat berfokus untuk menyenangkan peserta.

Terakhir, NTEN menyederhanakan proses permintaan kreatif mereka untuk memastikan tim desain mereka mendapatkan informasi yang dibutuhkan di awal sebelum memulai proses desain dan produksi. Ini akan membantu tim kreatif memberikan aset yang lebih baik dengan lebih cepat karena mereka memiliki kejelasan seputar permintaan dan visibilitas ke status masing-masing permintaan.

Menciptakan ruang untuk pengembangan tim dan hasil bisnis yang lebih baik

Dengan struktur dan visibilitas yang lebih baik terhadap pekerjaan semua orang, NTEN tidak hanya meningkatkan proses mereka, tetapi juga Tim itu sendiri. Mereka sekarang memiliki lebih banyak waktu untuk berpikir kreatif karena tanggung jawab dan langkah selanjutnya jelas, dan semua orang merasa memiliki keterampilan untuk mengelola proyek mereka dengan sukses. Selain itu, setiap rekan tim sekarang dapat melihat bagaimana pekerjaan mereka—sekecil apa pun—berkontribusi pada inisiatif yang lebih besar dan kesuksesan organisasi.

Asana telah membantu semua orang di tim merasa yakin dengan kemampuan mereka untuk berhasil mengelola proyek dari awal hingga akhir.

Dengan Asana, NTEN dapat memberikan dukungan kelas dunia kepada anggotanya dan komunitas nirlaba—membantu mereka selangkah lebih dekat untuk mewujudkan dan mencapai misi mereka.