Platform untuk menyederhanakan alur kerja—dan mengurangi email

Ketika Allie bergabung dengan tim pada tahun 2018, pencarian Solusi manajemen kerja baru sudah berlangsung. Organisasi membutuhkan platform untuk mendukung tim mereka yang tersebar secara global dan menyederhanakan alur kerja berulang. Pada saat itu, semua tim, termasuk tim pemasaran, tim implementasi program, dan tim kualitas program, mengandalkan email dan rapat—banyak sekali—untuk mengelola segalanya, mulai dari kampanye pemasaran hingga implementasi program air, sanitasi, dan kebersihan mereka. Dengan email, mengoordinasikan upaya dan menemukan file menjadi memakan waktu dan pekerjaan sering kali luput.

Setelah Lifewater memilih Asana sebagai platform manajemen kerja mereka, organisasi tersebut mengumpulkan tim implementasi lintas fungsi untuk membahas fase peluncuran dan membuat dokumentasi bagi pegawai tentang cara menggunakan alat tersebut. Fase pertama, misalnya, melibatkan meminta pegawai untuk memeriksa Kotak Masuk Asana mereka setiap hari dan memperbarui profil mereka.

Sebelum Asana, kami menggunakan email. Email memberikan sedikit ruang untuk melihat apa yang dilakukan orang lain dan melacak tugas secara efektif. Butuh lebih banyak waktu untuk mengomunikasikan satu hal kepada sejumlah orang dan mencapai solusi.

Zerihun Hailu, Kepala Implementasi Program

Allie melakukan onboarding timnya dengan menangani proyek besar pertama mereka—perombakan situs web—menggunakan Asana. Dia membuat linimasa proyek tentang apa yang harus dilakukan dan sebelum kapan, lalu mulai bekerja. Memulai dengan proyek tertentu membantu tim pemasaran mempelajari cara menggunakan Asana secara langsung, dan mereka melihat hasilnya dari awal. Sejak saat itu, Allie membangun alur kerja lain di Asana, seperti tinjauan kreatif dan kalender media sosial, editorial, dan email, untuk memindahkan semua program timnya ke platform.

Satu tempat terpusat untuk melacak pekerjaan

Banyak tim di Lifewater menganggap templat proyek berguna untuk mengurangi tugas berulang dan mengurangi kerja tentang kerja. Khususnya, tim Allie menggunakan templat untuk hampir semua Alur Kerja mereka, termasuk buletin, kampanye, komunikasi, dan PR. Dan dengan menggunakan filter dan aturan, tugas diberikan kepada orang-orang berdasarkan peran mereka sehingga semua orang mengetahui tanggung jawab mereka.

Saya menyukai kemampuan templat Asana karena saya dapat menyiapkan kampanye baru hanya dalam beberapa menit dan memberikan visibilitas kepada seluruh tim tentang apa yang sedang terjadi.

Allie Watts, Manajer Pemasaran Digital

Ketika tim pemasaran perlu bekerja dengan kolaborator eksternal, seperti pekerja lepas atau jurnalis, mereka mengundang mereka sebagai tamu ke proyek sehingga komunikasi terpusat dan ekspektasi jelas. Misalnya, Lifewater bekerja sama dengan jurnalis lapangan di setiap negara yang mereka layani untuk menulis dan menerbitkan cerita tentang anak-anak atau keluarga yang membutuhkan. Dengan menggunakan Asana, mereka dapat membagikan dampak Lifewater terhadap individu atau keluarga—yang mereka sebut 'kisah transformasi'—dengan mengundang jurnalis lapangan ke proyek, membagikan aset, seperti foto anak-anak atau sumber air, dan memberi tahu semua orang tentang kemajuan yang telah dicapai dengan mudah. Ketika kisah kebutuhan berubah menjadi kesuksesan, Tim Lifewater dapat dengan mudah mengakses informasi dan membagikannya melalui saluran mereka—yang selanjutnya mendorong donasi.

Bagi Lissie dan Zerihun, proyek di Asana terlihat sedikit berbeda. Masing-masing bekerja dengan manajer negara yang memantau implementasi program air dan sanitasi Lifewater di lapangan. Tim Lissie menggunakan Asana untuk proyek terpisah, seperti studi evaluasi untuk mengevaluasi dampak pekerjaan Lifewater. Proyek-proyek ini dapat memakan waktu hingga enam hingga sembilan bulan untuk diselesaikan, dan mereka melacak setiap tugas yang perlu diselesaikan di Asana. Mereka juga menggunakan Portofolio untuk melacak pekerjaan di seluruh proyek sehingga mereka dapat melihat cara mereka melacak secara menyeluruh.

Selama pandemi COVID-19, Asana sangat penting bagi tim Lissie karena mereka tidak dapat melakukan perjalanan ke negara tempat proyek sedang dilaksanakan. Bekerja di Asana begitu mulus sehingga bahkan dapat mengurangi kebutuhan untuk bepergian—setidaknya tidak sesering sebelumnya—begitu aman untuk melakukannya.

Kami mungkin perlu mengurangi perjalanan pemantauan di masa mendatang karena kami telah membuat proses komunikasi yang lebih baik. Atau kami akan mengubah tujuan perjalanan tersebut karena sebagian besar perencanaan terperinci kami kini dapat dilakukan di Asana.

Lissie Babb, Kepala Kualitas Program

Zerihun mengawasi semua Tim negara yang mengimplementasikan program Lifewater—dan yang tersebar di berbagai negara dan zona waktu. Sebagai bagian dari pekerjaan ini, Zerihun mengelola aktivitas program tahunan dan perencanaan anggaran di Asana, serta desain dan konstruksi proyek air. Karena timnya sekarang tidak bergantung pada email, dia dapat dengan mudah mengetahui status proyek dan tugas tertentu dengan melihat statusnya di Asana. Waktu komunikasi juga berkurang karena tanggapan tidak terbenam dalam utas email yang panjang dan lebih banyak diskusi dapat terjadi secara asinkron pada tugas. Pembaruan status proyek juga dibagikan langsung di Asana sehingga semua anggota secara otomatis menerimanya.

Asana memungkinkan tim kami menjadi lebih efisien dan berkomunikasi lebih efektif, yang secara langsung menghasilkan lebih banyak anak, keluarga, dan komunitas yang mendapatkan layanan air bersih dan kesehatan setiap tahun.

Allie Watts, Manajer Pemasaran Digital

Komunikasi, kolaborasi, dan efisiensi yang lebih baik

Sejak beralih ke Asana, tim menjadi lebih efisien dan proses di Lifewater berjalan lebih lancar:

• Komunikasi terorganisir dan jelas: Dengan menyimpan semua diskusi di satu tempat terpusat (Asana), organisasi berkomunikasi lebih cepat dan lebih efektif lintas batas nasional dan internasional. Asana juga membantu mereka mengenal rekan tim mereka di negara lain. Dengan menggunakan Asana untuk mengumumkan pegawai baru atau perubahan di seluruh perusahaan, para pemimpin yakin bahwa mereka menjangkau setiap pegawai.

• Semua orang memiliki akses ke informasi penting: Dengan Asana, semua orang memiliki pemahaman yang sama dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka karena semua dokumentasi dan file penting disimpan di platform. Alih-alih mencari pembaruan, data, atau konteks, tim menggunakan waktu mereka untuk melaksanakan pekerjaan dan dapat terus mendapatkan informasi terbaru tentang pekerjaan tanpa keluar dari Asana.

• Tim lebih gesit: Saat linimasa proyek berubah, tim dapat menyesuaikan tanggal dan membuat perubahan pada rencana secara real time sehingga pekerjaan tidak terhambat. Dengan memperbarui tenggat secara massal, selalu jelas apa yang harus dilakukan dan kapan tenggatnya, serta tidak ada pekerjaan yang luput.

Pada akhirnya, pekerjaan yang dilakukan semua tim menyokong misi Lifewater: membantu anak-anak dan masyarakat mengakses air bersih. Dengan menjadi lebih efisien dalam pekerjaan sehari-hari, mereka dapat bergerak lebih cepat untuk mengakhiri krisis air dan sanitasi global.

Mendorong hasil yang lebih baik untuk tahun-tahun mendatang

Pada tahun-tahun mendatang, tim pemasaran akan terus meluncurkan peningkatan pada situs web mereka dan menarik lebih banyak donatur bulanan agar mereka dapat mendorong perubahan berkelanjutan. Tim Lissie dan Zerihun akan terus menggunakan Asana untuk memastikan program mereka diimplementasikan dengan lancar dan efektif di komunitas yang mereka layani.

Dengan gol untuk lebih mengurangi jumlah kematian anak akibat penyakit bawaan air, seluruh tim Lifewater akan terus berupaya menerapkan praktik yang lebih tangkas, efisien, dan kolaboratif agar lebih banyak komunitas dapat memiliki air bersih, kesehatan, dan harapan yang bertahan lama.