Kembali ke pelanggan
Hero-air-france-klm

Air France KLM menjaga kelancaran operasinya di seluruh dunia dengan Asana

Hasil

Implementasi efisien

Memungkinkan tim yang beranggotakan enam orang menerapkan alat bisnis dan proses baru untuk 1.500 pegawai global secara efisien.

Peningkatan efisiensi

Membantu tim menjalankan proyek yang meningkatkan efisiensi year-on-year FSSC Air France KLM untuk mengurangi biaya unit layanan yang disediakan

Kolaborasi global yang lancar

Memungkinkan tenaga kerja di seluruh dunia untuk menjalankan pekerjaan dari jauh dan berkolaborasi dengan lancar di seluruh kantor

logo-air-france-klm
WilayahPrancis
Ukuran perusahaanEnterprise
IndustriPerjalanan, Transportasi
Alur kerja utama
Manajemen proyek
Fitur utama
reporting iconPelaporan

Saat melakukan merger tahun 2004, Air France dan KLM menjadi maskapai penerbangan terbesar di Eropa. Sekalipun mempertahankan identitas merek nasionalnya yang kuat—Prancis dan Belanda—kedua maskapai penerbangan ini sekarang menampung beberapa operasi mereka di satu tempat.

"Salah satu hasil menggabungkan kedua maskapai penerbangan adalah didirikannya pusat layanan keuangan bersama yang berfungsi sebagai pusat akuntansi untuk kedua maskapai penerbangan," ungkap Tamas Kadar, Manajer Pengembangan Bisnis di FSSC Air France KLM. Pusat layanan keuangan bersama berlokasi di Budapest dan memiliki 200 staf. Tamas menjelaskan, "Organisasi Air France KLM secara keseluruhan berupaya untuk lebih efisien dan produktif." "Dengan pusat layanan di Budapest, kami dapat memanfaatkan beberapa keunggulan kompetitif: lokasi, infrastruktur, penyusunan staf, dan ekonomi" ujarnya. Budapest dipilih karena secara geografis dekat dengan Amsterdam dan berada dalam zona waktu yang sama. Kota ini juga tempat terbaik untuk merekrut tenaga kerja berpendidikan tinggi yang berbicara dalam beberapa bahasa. Artinya, perusahaan ini dapat memanfaatkan skala ekonomi serta membuat operasi lebih efisien dan lebih murah dibanding menjalankan banyak pusat keuangan terpisah di kota-kota berbeda.

Di samping staf dan beban kerja, penambahan terbesar dan paling komprehensif pada kantor Budapest adalah migrasi operasi akuntansi Air France. Ini dimulai dengan perubahan dalam administrasi penjualan, sistem pendapatan dan akuntansi baru, serta migrasi aktivitas akuntansi dari sekitar 150 negara secara berkelanjutan. Selain menjalankan operasi keuangan, kantor Budapest juga melayani kalkulasi pengembalian dana dari sekitar 250 ribu permintaan pengembalian dana dan deteksi penipuan.

Dalam perannya, Tamas mengelola tim pengembangan bisnis yang mengembangkan aplikasi untuk meningkatkan efisiensi dalam proses akuntansi dan operasi bisnis lainnya serta mengambil alih aktivitas dari tim global lainnya. Contoh, timnya mengawasi peningkatan berkelanjutan Sistem Pemrosesan Pengembalian Dana KLM.

Tim kecil berdampak besar

Menjaga segala hal berjalan lancar sekaligus memindahkan kedua maskapai penerbangan ke platform yang sama adalah pencapaian besar. Yang jauh lebih menakjubkan: harap diperhatikan bahwa tim pengembangan bisnis hanya beranggotakan enam orang, termasuk Tamas. Tim ini bekerja di luar Budapest, tetapi pekerjaan mereka dapat memengaruhi tenaga kerja maskapai penerbangan yang berjumlah lebih dari 84.000 orang dan 500 orang yang bekerja secara khusus di bagian keuangan dan akuntansi di seluruh dunia.

Bekerja untuk tenaga kerja sebanyak itu memerlukan kolaborasi besar: Tim pengembangan bisnis bekerja sama dengan tim inovasi dan tim pendukung aplikasi yang berada di Budapest dan di Paris/Amsterdam. Karena sifat pekerjaannya, mereka harus mengoordinasikan sejumlah tim di lokasi dan area profesi berbeda. Mereka mencari sistem andal yang akan secara efektif membantu mengelola dan mengoordinasikan semua proyek, menyatukan pemahaman semua orang yang ada di berbagai lokasi, dan memberikan kemampuan untuk melaporkan progres dengan cepat. Sistem ini juga harus mampu membuat diagram Gantt dan terintegrasi dengan aplikasi lain dengan mudah. Bagi Tamas dan timnya di Air France KLM, sistem itu adalah Asana.

Mengembangkan aplikasi dengan lebih efektif untuk meningkatkan efisiensi

Sebagian besar tanggung jawab tim Pengembangan Bisnis adalah memenuhi kebutuhan pegawai melalui teknologi. Contoh, tim Tamas menerapkan aplikasi pegawai internal untuk onboarding dan pelatihan kolega baru melalui e-learning, simulasi online, dan materi pelatihan terpusat. Ini sebelumnya dilakukan secara individu dan saat bekerja dengan cara yang tidak standar dan materi tersebar di server FSSC. Dengan aplikasi, pegawai kini dapat dengan mudah mengikuti jalur pembelajaran standar guna mendapatkan pengetahuan khusus yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.

Sekalipun perangkat lunak untuk mencapai hal ini tersedia secara umum, "aplikasi harus disesuaikan karena kami memiliki beberapa kebutuhan yang sangat spesifik, ungkap Tamas. Tim bekerja sama dengan developer di Inggris untuk menyesuaikan aplikasi.

Ide fitur dan fungsi kerap kali berasal dari orang-orang yang paling sering menggunakan aplikasi: pegawai. Saat memiliki ide perubahan aplikasi, mereka dapat mengajukan permintaan melalui formulir. Tamas menjelaskan, "Ini menjadi tugas di Asana dan kami dapat memastikan bahwa setiap langkah dalam mendefinisikan, mendokumentasikan, dan menentukan fungsi baru hingga pembuatannya terlacak."

Mereka juga menggunakan Asana untuk memilah permintaan yang diterima melalui beberapa saluran: email, diskusi langsung, dan lainnya. Dengan menggunakan integrasi Jotform, tim Tamas dapat mengirim semua permintaan yang datang ke proyek Asana dan memprioritaskannya.

Asana membantu FSSC Air France KLM terus meningkatkan aplikasi dan pengalaman umum melalui setiap langkah cara, mulai mengumpulkan ide peningkatan dan membangun fitur hingga mengujinya dan mengatasi bug. "Alat ini membuat kehidupan mereka menjadi lebih mudah, lebih efisien, lebih murah, dan mengurangi stres," ucap Tamas, "dan Asana membuat kami lebih efisien dalam menghadirkan peningkatan aplikasi."

Proyek skala besar, disederhanakan

Tim Tamas juga mengelola hal yang mereka sebut proyek inovasi, atau mewakili FSSC dalam proyek besar yang memengaruhi operasi pusat. Ide proyek ini biasanya berasal dari tim operasi atau kantor pusat di Paris dan Amsterdam. Tim pengembangan bisnis biasanya mengerjakan hingga sepuluh proyek inovasi sekaligus.

Contoh utamanya adalah saat Air France KLM menerapkan solusi OCR baru untuk faktur yang harus dibayarkan pada skala global, mengotomatiskan pengenalan dan pengiriman faktur.

Karena hilangnya templat selama peningkatan sistem, timnya ditugaskan dalam migrasi sejumlah besar data dan pengujian pengguna yang ketat.

"Rencana pertama kami adalah mengelola migrasi dalam spreadsheet, tetapi dokumentasinya akan rumit dan kami tidak akan dapat berkolaborasi secara real-time", ucap Tamas. Dia menjelaskan, "Jadi, sebagai gantinya, kami mengimpor tugas ke Asana." Ini adalah pencapaian besar: Menyelesaikan proyek yang dibutuhkan lebih dari 11.000 tugas yang ditetapkan kepada 40 orang.

inline-air-france-klm-photograph

Menggunakan Asana untuk mengelola proyek ekspansif tersebut berarti segala hal diatur, tugas didistribusikan dengan jelas dan diberikan kepada anggota tim, dan progres dilacak dengan mudah. Melihat dasbor  Asana sekilas memungkinkan tim mengetahui jika mereka membuat progres atau jika tantangan memperlambat mereka.

Selain memberikan kejelasan dan mendorong kolaborasi real-time, "Tim benar-benar suka menggunakan Asana karena dapat mengikuti progres dan mengidentifikasi hambatan atau masalah dengan mudah," kata Tamas. Dengan melihat dasbor, mereka mengetahui ringkasan progres terhadap gol, dan "Mereka menyukai hewan selebrasi sebagai sumber motivasi tambahan."

Selain pegawai yang melacak kemajuan mereka sendiri, Tamas dapat mengekspor data dengan cepat dari Asana untuk menunjukkan kemajuan yang dibuat tim kepada manajernya. Contoh, jika dia harus memberikan informasi terbaru tentang progres proyek kepada atasannya, dia dapat mengekspor data dari Asana ke CSV dan membuat tabel pivot. "Saya dapat dengan mudah menunjukkan kemajuan dan posisi kami sebelum akhir tahun kepada atasan saya", ujarnya.

Pelaporan kompleks, direncanakan dengan cermat

Untuk FSSC Air France KLM, data sangat penting dalam mengambil keputusan dan menjalankan operasi. Mengumpulkan data dan mengelola permintaan laporan adalah bagian utama dari pekerjaan tim pengembangan bisnis. "Dalam organisasi sebesar ini, data real-time dan laporan tolok ukur sangatlah penting untuk dapat mengalihkan sumber daya ke tempat yang paling membutuhkan atau menemukan area tempat proses dapat lebih ditingkatkan", ujar Tamas. Laporan operasional membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih matang, seperti memahami backlog dengan lebih baik. Mereka dapat menggunakan laporan untuk mengevaluasi apakah ada backlog sementara karena kekurangan staf akibat liburan musim panas atau masalah permanen karena beban kerja meningkat.

Tamas juga berperan menyediakan laporan kompleks ini untuk manajemen yang lebih tinggi. Tetapi, untuk mencapai level pelaporan yang dibutuhkan, ada banyak sumber data yang perlu dikonsultasikan dan disediakan kepada manajer operasional serta manajemen tingkat atas untuk laporan bulanan dan tahunan. Dan, laporan yang dihasilkan kompleks: Setiap penyiapan laporan dapat memerlukan waktu dua hingga tiga bulan. Dengan Asana, tim Tamas melacak tim yang meminta laporan, sumber data untuk setiap laporan, variabel untuk memfilter data, dan jumlah orang yang terlibat.

"Kami menggunakan bidang kustom di Asana untuk membantu memprioritaskan permintaan pelaporan dan memberikan kejelasan tentang siapa melakukan apa untuk menghasilkannya," ucap Tamas. Dengan penetapan tugas yang jelas untuk anggota tim, mereka dapat dengan efektif merencanakan beban kerja dan tanggal pengiriman laporan. Dan, dengan laporan akurat yang tersedia pada waktu yang tepat, manajemen kemudian dapat mengambil keputusan berbasis data untuk organisasi.

Bekerja dengan lebih efisien

Dengan Asana, tim Tamas dapat melacak semua pekerjaan yang dilakukan, melihat progres, dan mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat karena mengetahui hal yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan.

Perkiraan Tamas, jika mereka tidak menggunakan Asana untuk proyek migrasi akuntansi 11.000 tugas, "butuh setidaknya dua bulan lebih lama untuk menyelesaikannya." Dengan Asana, mereka dapat menyelesaikan proyek optimasi OCR hanya dalam tiga bulan.

Dalam hal kecepatan, kami benar-benar melihat Asana memberikan keuntungan efisiensi yang luar biasa saat mengelola proyek," ungkap Tamas. Dengan kemudahan penggunaannya, Asana menjadi bagian tak terpisahkan dalam cara kerja tim Tamas. "Ini sangat mudah digunakan dan dipelajari—tim dapat mulai menggunakannya sendiri tanpa membutuhkan pelatihan." Bonus tambahan untuk Tamas dan timnya? Aplikasi smartphone yang memudahkan tim untuk mendiskusikan tugas dan proyek sambil menikmati kopi di area lounge.

Hubungkan dan tingkatkan pekerjaan Anda

Berdayakan seluruh organisasi Anda untuk bekerja sebaik-baiknya dengan Asana.

Hubungi penjualan