Palo Alto Networks mengurangi biaya operasional sebesar 40% dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Palo Alto Networks memiliki 5+ sistem Manajemen Kerja untuk berbagai kelompok, yang menyebabkan pengeluaran berlebih sebesar +40%.

• Proses dan sistem yang berbeda mempersulit tim untuk berbagi dan mengakses data, memperlambat kolaborasi, dan mencegah pekerjaan untuk berkembang seiring pertumbuhan.

• Di seluruh tim global, para pemimpin tidak dapat melihat bagaimana semua pekerjaan, sumber daya, dan prioritas bisnis saling menyesuaikan, sehingga sulit untuk menemukan risiko dan memprioritaskan inisiatif terpenting.

Solusi

• Kepemimpinan menerapkan konsolidasi top-down ke Asana, mengurangi kompleksitas, redundansi, dan risiko keamanan karena menggunakan banyak alat. 

• Semua pekerjaan dikelola di satu tempat sehingga tim dapat menstandarkan dan mengotomatiskan pekerjaan lintas fungsi yang kompleks dalam skala besar. 

• Sistem terpadu memberi para pemimpin akses real-time ke informasi, yang secara signifikan mempercepat pengambilan keputusan dan mitigasi risiko.

Hasil

• Pengurangan 40% dalam biaya operasional yang berlebihan

• Waktu pelaporan status berkurang dari jam menjadi menit

• Tim R&D kini menepati 100% batas waktu yang ditetapkan

• Pengambilan keputusan dan mitigasi risiko yang lebih cerdas dan lebih cepat 

• Prakiraan sumber daya yang lebih baik untuk perencanaan strategis

• Peningkatan produktivitas dan kecepatan penyampaian

Dengan menyatukan pekerjaan di Asana, seluruh organisasi kami dapat bergerak cepat untuk beradaptasi dengan lanskap keamanan dunia maya yang terus berubah. Data kerja dan kolaborasi berada di satu tempat, jadi tim dapat mengakses informasi secara mandiri tanpa membuang waktu untuk komunikasi bolak-balik.”

Menghubungkan tim untuk mendorong inovasi

Palo Alto Networks memilih Asana karena fleksibilitas, kemudahan penerapannya, dan peta jalan produknya—menganggap Asana sebagai mitra yang siap menghadapi masa depan yang akan membantu mereka meningkatkan dengan data kerja yang andal dan kemampuan AI yang inovatif. 

Dengan memusatkan pekerjaan di Asana, perusahaan meruntuhkan sekat dan memberi tim akses instan ke informasi. Pemasaran dapat menghubungkan berbagai hal dengan penjualan dan dengan mudah membagikan aktivitas dan materi mendatang, yang membantu mereka memanfaatkan setiap prospek semaksimal mungkin. Tim Produk dan R&D memiliki satu tempat untuk mengoordinasikan peluncuran yang sangat lintas fungsi dan menyederhanakan penerimaan pekerjaan, sehingga mereka dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan memprioritaskan pekerjaan yang tepat untuk bisnis. Sementara itu, TI menggunakan Asana sebagai satu sumber kebenaran untuk merencanakan sumber daya, berkoordinasi di seluruh tim global, dan memastikan Palo Alto Networks memiliki infrastruktur yang dibutuhkan untuk sukses.

Memperkenalkan Asana ke seluruh tim

Palo Alto Networks bermitra dengan tim layanan profesional Asana dalam strategi implementasi teknologi yang akan dengan cepat mengonsolidasikan organisasi mereka ke Asana dengan gesekan atau gangguan minimal terhadap bisnis mereka. 

Palo Alto Networks memulai peluncuran dengan pemasaran, memigrasikan ratusan pemasar ke alat ini hanya dalam waktu lebih dari dua bulan. Mereka kemudian memperluas ke tim lain termasuk TI, operasi, produk, dan R&D–menyebarkan Asana ke lebih dari 5.800 pengguna dalam waktu kurang dari 6 bulan. Tim layanan profesional Asana bekerja sama dengan kepemimpinan Palo Alto Networks untuk menyesuaikan rekomendasi guna memenuhi persyaratan unik setiap tim sehingga mereka dapat dengan cepat memaksimalkan dampak Asana untuk mencapai ROI tinggi.

Kami semua berkolaborasi sebagai satu kesatuan dengan kemitraan yang kuat di Asana dan Palo Alto Networks untuk menyelesaikan migrasi dalam waktu yang sangat singkat.”

Melaksanakan kampanye global sesuai kebutuhan

Tim pemasaran di Palo Alto Networks bertanggung jawab untuk mendorong kesadaran, permintaan, dan keterlibatan pelanggan—membantu bisnis meningkatkan pendapatan. Tim ini besar dan lintas fungsi, dengan lebih dari 600 pegawai di berbagai kantor dan lokasi di seluruh dunia. 

Pada skala tersebut, sulit bagi tim pemasaran untuk mengoordinasikan pemangku kepentingan dan menjalankan kampanye global dengan lancar. Sekarang, Asana membantu mereka bekerja secara efisien dan tetap selaras dengan prioritas bisnis.  

Proses yang terstandardisasi menghasilkan eksekusi kampanye yang lebih cepat

• Manajer kampanye memantau semua inisiatif yang menjadi tanggung jawab mereka dalam satu portofolio, yang digabungkan menjadi tampilan menyeluruh di seluruh kampanye global sehingga para pemimpin dapat melihat progres gol dan menemukan penghambat dengan cepat. 

• Setiap kampanye membutuhkan koordinasi antara beberapa tim. Alih-alih membuang waktu dengan komunikasi bolak-balik, manajer kampanye menggunakan Formulir untuk meminta aset dan pelokalan dengan mudah.

• Tim dapat melihat semua permintaan mereka di satu tempat, lalu memulai pekerjaan kampanye lebih cepat dengan lebih dari 80 templat standar untuk berbagai Alur Kerja kampanye. Dalam templat tersebut, aturan yang telah ditetapkan sebelumnya segera menetapkan tenggat dan peran sehingga pemasar tetap akuntabel dan sesuai rencana.

Pemasaran itu kompleks, dengan banyak bagian yang dinamis. Asana memungkinkan kami melihat semuanya di satu tempat sehingga tim global dapat bekerja sama dengan lebih lancar dan menjalankan program pemasaran dalam skala besar.”

Visibilitas meningkatkan perencanaan dan penganggaran pemasaran

• Perencanaan strategis dikonsolidasikan di seluruh tim menjadi satu tampilan portofolio menyeluruh. Kepemimpinan memiliki visibilitas di semua prioritas pemasaran, anggaran, dan sumber daya di satu tempat untuk memudahkan pengambilan keputusan. 

• Perencanaan per kuartal distandarkan dalam templat proyek yang digunakan oleh semua tim. Proyek-proyek ini terhubung ke portofolio kepemimpinan untuk gambaran umum semua prioritas. 

• Bidang kustom global menstandarkan pengumpulan data dan konsistensi dalam pelaporan kepemimpinan. Aturan mengotomatiskan pelacakan anggaran dan pipeline yang diproyeksikan, menyederhanakan prakiraan kinerja. 

• Dengan semua rencana pemasaran di satu tempat, tim dapat dengan mulus melibatkan penjualan dan membagikan aktivitas mendatang menggunakan integrasi Google Kalender. 

Penerimaan kerja yang efisien membantu para pemimpin merencanakan beban kerja

• Pada masa mendatang, tim pemasaran regional berencana untuk memasukkan penerimaan pekerjaan ke dalam proses perencanaan mereka. Alih-alih membuat permintaan terpisah, tim dapat mencentang kotak untuk mendapatkan dukungan dan memulai pekerjaan secara otomatis. 

• Semua tindakan tindak lanjut dan percakapan akan dicatat pada permintaan tersebut, sehingga tidak ada konteks yang hilang dan tidak perlu bolak-balik melalui email. 

• Dengan menyimpan permintaan selama perencanaan, para pemimpin dapat merencanakan beban kerja lebih awal dan membuat keputusan sumber daya yang lebih akurat.

Saya selalu bertanya 'bisakah kita melakukan ini di Asana?' Asana cukup fleksibel sehingga kami dapat membuat hampir semua Alur Kerja, dan masih banyak lagi yang dapat kami lakukan.”

Selalu memberikan solusi keamanan dunia maya tepat waktu

Tim produk dan R&D di Palo Alto Networks perlu bergerak cepat untuk mempertahankan inovasi yang cepat di berbagai produk mereka. Tantangan keamanan dunia maya selalu berkembang, jadi tim harus lincah dan bekerja cepat untuk mengungguli penjahat dunia maya dalam hal inovasi dan menambah nilai baru bagi pelanggan mereka.

Pekerjaan ini sangat lintas fungsi dan rumit. Asana membantu tim menyederhanakan proses dan mendapatkan visibilitas yang mereka butuhkan untuk bekerja cepat pada prioritas perusahaan.

Informasi terpusat menyederhanakan peluncuran yang kompleks

• Tim lintas fungsi kini memiliki satu sumber kebenaran untuk peluncuran produk yang kompleks, mengurangi kebingungan, dan mempercepat kolaborasi.

• Dengan semua pekerjaan di Asana, tim produk dapat dengan lebih mudah menyerahkan dan melacak hasil akhir antar fungsi, seperti TI dan Integrasi Produk Baru, untuk memastikan produk baru dikemas dan dikirimkan dengan benar.

• Tim memiliki visibilitas ke prioritas keamanan utama dengan "dasbor komite konsep" menyeluruh, yang membantu mereka menyeimbangkan prioritas tim produk dengan prioritas tingkat perusahaan.

Salah satu tim saya memberi tahu saya bahwa setelah beralih ke Asana, mereka berhasil menyelesaikan 100% proyek produk mereka. Mereka telah memenuhi semua komitmen dan menyelesaikan semua proyek sesuai batas waktu, yang cukup mengesankan.”

Perencanaan yang efisien membantu Litbang bekerja lebih cepat

• Para pimpinan memiliki tampilan menyeluruh di seluruh inisiatif R&D dengan portofolio dan bidang kustom, yang membantu mereka memprioritaskan pekerjaan dengan cepat dan menghilangkan penghambat.

• Untuk mengelola permintaan dari seluruh bisnis, tim menggunakan formulir untuk menstandardisasi penerimaan ke dalam proyek untuk penentuan prioritas. Automasi dengan cepat memberikan permintaan kepada orang yang tepat, sementara templat untuk berbagai jenis aset membantu tim mengambil tindakan lebih cepat.

• Materi Litbang memerlukan pembaruan yang sering agar tetap mengikuti perubahan keamanan dunia maya. Semua aset langsung dilacak dalam proyek dan automasi bawaan menjadwalkan pengingat penyegaran, jadi tidak ada yang luput.

• Berkat pelacakan gol yang disederhanakan dan pembaruan otomatis, tim dapat membagikan laporan status dalam hitungan menit—padahal sebelumnya mereka membutuhkan waktu 6 jam.

Transparansi beban kerja membantu para pemimpin mencapai gol

• Tim Litbang mengerjakan banyak proyek sekaligus. Fitur beban kerja Asana memberi para pemimpin visibilitas tentang bandwidth seluruh tim sehingga mereka dapat menyesuaikan beban kerja di seluruh inisiatif, yang mengurangi penundaan.

• Dengan data kerja dan pelaporan yang lebih akurat, para pemimpin dapat memastikan pekerjaan tim R&D seimbang di seluruh portofolio mereka dan selaras dengan prioritas bisnis.

• Peningkatan visibilitas ini juga membantu tim mengidentifikasi risiko, mengembalikan pekerjaan sesuai rencana, dan memberi tahu pemangku kepentingan lebih awal saat proyek tertunda.

Kami tidak pernah mengalami proyek yang terlambat sejak menggunakan Asana. Kami berhasil menyesuaikan linimasa secara proaktif 3-4 minggu sebelumnya, atau menyelesaikan pekerjaan dengan batas waktu dan hasil akhir yang jelas.”

Mendorong efisiensi operasional di seluruh Business global

Tim TI dan operasi di Palo Alto Networks bertanggung jawab untuk menciptakan infrastruktur teknologi yang dapat disesuaikan dengan Business, serta menentukan strategi dan eksekusi untuk prioritas utama perusahaan. Pekerjaan ini sangat penting untuk memastikan Palo Alto Networks memiliki proses, platform, dan karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai gol bisnis. 

Pekerjaan ini juga sebagian besar bersifat lintas fungsi. Asana membantu TI dan operasi menghubungkan titik-titik antara tim, sehingga seluruh bisnis disiapkan untuk kolaborasi yang lebih terpusat dan efisien. 

Visibilitas membantu para pemimpin mengambil keputusan sumber daya yang lebih baik—lebih cepat

• Tim TI menerima permintaan dari seluruh bisnis. Mereka membuat Alur Kerja untuk menyederhanakan proses ini menggunakan formulir Asana, yang membantu mereka menindaklanjuti permintaan lebih cepat. 

• Berkat integrasi kustom dengan Jira, tim dapat secara otomatis menarik data permintaan ke Asana dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih antar-aplikasi. 

• Dengan menyintesis data ini dengan portofolio dan dasbor, manajer proyek dan pemimpin memiliki informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya dan mengambil tindakan korektif dengan cepat. 

Dengan AI, sangat penting untuk memiliki manajemen kerja kolaboratif di satu platform. Seseorang dapat mengajukan pertanyaan di Asana dan AI memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menjawabnya.”

Data kerja terpusat menyederhanakan peluncuran teknologi

• Tim TI menggunakan proyek Asana untuk mengoordinasikan implementasi Asana di seluruh perusahaan, memastikan setiap tim memiliki ruang khusus untuk berkolaborasi dengan TI dalam peluncuran. 

• Tim TI, operasi, dan lintas fungsi di seluruh perusahaan memiliki akses ke data kerja yang sama, di mana pun lokasi mereka. Ini membantu tim mendapatkan informasi secara mandiri dan berkolaborasi dengan lebih efisien, dengan lebih sedikit pesan bolak-balik.

Memiliki kemampuan untuk bersikap fleksibel dengan Asana adalah kuncinya. Selalu ada batas yang sangat tipis antara standardisasi dan kustomisasi, dan setiap perusahaan membutuhkan keduanya.”

Kesimpulan

Berbagi data dan transparansi sangat penting bagi perusahaan global seperti Palo Alto Networks. Pada masa mendatang, perusahaan berencana memanfaatkan fitur AI untuk mendorong efisiensi dalam cara tim menggunakan data kerja. Mereka melanjutkan peluncuran di lebih banyak tim, dan memperkenalkan alur kerja lintas fungsi tambahan untuk mendorong efisiensi dan memberikan solusi keamanan terbaik di kelasnya kepada pelanggan mereka.