John Lewis Partnership une los equipos interdisciplinarios con Asana

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • Sede central
    • Londres, Reino Unido.
  • Fundada
    • 1864
  • Empleados
    • Más de 83.000

Todo empezó en Londres, en 1864, cuando un comerciante llamado John Lewis tomó una carretilla y se fue al pueblo a vender telas y con un modesto margen de precios, abrió una pequeña mercería en la calle Oxford de Londres. El negocio creció y su hijo, John Spedan Lewis, creó la sociedad “John Lewis Partnership” que se ha convertido en el negocio más grande del Reino Unido en el que los empleados son los propios dueños. Dirigen las grandes tiendas John Lewis & Partners y los supermercados Waitrose & Partner. Además, prestan servicios financieros y de ventas minoristas.

John Spedan Lewis creyó en un nuevo modelo de negocios que les diera a los empleados una parte de las ganancias a través de una bonificación anual, buenas condiciones laborales y participación en todas las decisiones que se tomaran. Hoy en día, los 83.000 empleados, llamados Socios, todavía gozan de esos mismos beneficios.

El equipo de Desarrollo de Soluciones de John Lewis Partnership que trabaja en el departamento de Personal (RR.HH.) crea soluciones internas para respaldar los programas de los empleados como las plataformas de video para capacitar a los Socios de ventas, una herramienta para asesoramiento y retroalimentación y un esquema de compensaciones para aprendizaje técnico. Después de una reestructuración de la empresa en su conjunto, se formó un equipo de UX (experiencia del usuario) dentro del sector de Personal para ayudar a diseñar y desarrollar esas soluciones. Según Philip Quarterman, diseñador de UX en John Lewis Partnership, “Todos los proyectos pasan primero, antes de diseñarlos, por nuestro equipo para asegurarnos de que la solución realmente se ajusta a las necesidades del negocio”.

El equipo de UX adoptó Asana para mejorar el ingreso de las solicitudes y transparentar la colaboración interdisciplinaria, todo con el objetivo de lograr que RR.HH. fuera más eficiente en el empoderamiento de sus Socios. “Todos somos parte del negocio”, dice Philip. “En cualquiera de las funciones directivas, debemos recordar que si no ayudamos a que se gane dinero con el negocio, somos un costo neto. En cierto modo, todo lo que hagamos debe servir para mejorar la capacidad laboral de los Socios o ahorrar dinero. Ahondamos en ese concepto constantemente”.

Buscamos una herramienta que se adaptara a distintos estilos de trabajo

El equipo de UX era tan nuevo, dice Philip, que “Faltaba transparencia acerca de cuándo alguien debía participar de un proyecto, cuándo se debía hacer el traspaso de los trabajos o sobre la visibilidad entre los equipos”. Así que cuando se cambió el software de gestión de las tareas previas del equipo de UX, buscaron un reemplazo que facilitara la colaboración y la integración con el equipo de Personal (más grande).

“Uno de los motivos por los que elegimos a Asana es porque tiene proyectos con formato de tablero o lista. Esto permite que los integrantes del equipo puedan trabajar con la estructura de proyectos que prefieran”.

También necesitan una herramienta que se adapte a los diferentes estilos de trabajo. “Uno de los motivos por los que elegimos a Asana es porque tiene proyectos con formato de tablero o lista”, dice Philip, en referencia al hecho de que las tareas se pueden ver en forma de lista o de tableros Kanban. “Esto permite que los integrantes del equipo puedan trabajar con la estructura de proyectos que prefieran”.

Unimos los equipos con Asana

Cuando el equipo de UX empezó a gestionar las solicitudes y proyectos en Asana, integraron sus formularios web con Asana para que los demás equipos pudiesen enviar las solicitudes de trabajo sin problemas. Como explica Philip, “Debemos gestionar lo que ingresa, y esta es la herramienta que nos permite hacerlo. Con Asana es tan fácil configurar la lista de tareas… Esa es la clave”.

Con el tiempo, los equipos que colaboraron con UX también adoptaron esta forma de trabajo. Asana se usó rápidamente para gestionar proyectos de Desarrollo de Soluciones y su función de Portafolios ayudó a conectar los puntos entre las distintas funciones. Cada equipo tiene un portafolios de proyectos propio. Todos los proyectos tienen un equipo que los dirige y ese equipo puede, a la vez, agregar recursos de otros equipos al asignar tareas. “Ha cambiado por completo la forma en que gestionamos los proyectos internamente. La estamos trasladando al departamento de Personal (más grande) para vean cómo trabajamos, cómo hacemos que los proyectos fluyan”.

Vemos los flujos de trabajo de principio a fin

Philip dice que antes de Asana “no había visibilidad entre los equipos”. Pero, hoy en día, cualquier equipo puede ver todos los proyectos en los que trabaja el equipo de UX. Cada proyecto tiene tareas y subtareas, que también se encuentran en otros proyectos, según cuál sea el equipo responsable. Y la naturaleza visual de Asana brinda transparencia a un proceso de colaboración que antes era confuso. Tal como destaca Philip, “Todos están muy felices de usar los tableros de Asana porque es una forma mucho más atractiva de ver las solicitudes mientras se procesan y porque las entregas son más transparentes. La posibilidad de cambiar los responsables de las tareas y de ver quién hace qué ha sido muy útil”.

“Todos están muy felices de usar los tableros de Asana porque es una forma mucho más atractiva de ver las solicitudes mientras se procesan y porque las entregas son más transparentes”.

Asana también ha ayudado a facilitar los flujos de trabajo diarios. Todas las solicitudes de nuevos proyectos pasan por una integración en un formulario único, con campos para agregar una descripción breve, detalles de contacto, fechas de entrega y un resumen del proyecto. Esta solicitud se evalúa en una reunión semanal central y después se asigna en Asana a los miembros del equipo que correspondan. La posibilidad de dar seguimiento al Progreso en Asana, así como la función para comentarios, han ayudado a reducir la cantidad de reuniones de actualización de estado tanto internas como con los desarrolladores externos.

Es excelente para los Socios

El equipo de UX de Philip da seguimiento al éxito de sus soluciones con indicadores clave de rendimiento tales como los aumentos de las ventas, las visualizaciones de los videos de capacitación según Google Analytics y los puntajes de satisfacción. Pero el modo en que colaboran con los demás equipos de Personal contribuye a un objetivo mayor de empoderar el negocio de forma eficiente. Con este funcionamiento aceitado, los equipos pueden ayudar a los Socios a trabajar bien, a mantener sus costos bajos y a hacer crecer el negocio juntos.

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Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

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Lanzamiento de productos

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Objetivos de la Empresa

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Misión a la Luna

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

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Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

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Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

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Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

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Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

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Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

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Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

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Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

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Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

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Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

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Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

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Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

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Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

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Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

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Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

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Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

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¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

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Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

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Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

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Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

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Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

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Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

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Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

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Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

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Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

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Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

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Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

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Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

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Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

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Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

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Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

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Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

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Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

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3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

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