作為新員工，在新工作的前幾天 (或幾週) 可能會感到尷尬或困惑，但井然有序的到職體驗有助於最大限度地減少這種情況。
對於負責歡迎每位新員工的人力資源部 (HR) 經理來說，要將組織良好的到職體驗付諸實行，需要大量的工作和前期規劃。 從安排午餐到處理法律文書，建立出色的到職流程有時會讓人覺得需要組織主腦。
幸運的是，我們已經完成了一些繁重的工作。 我們整理了一份基本的到職核對清單，您可以在此基礎上進行構建 (並可在每次新員工入職時重複使用)，以及一些歡迎新員工的有趣想法。 我們還將向您展示如何在 Asana 中建立可重複使用的到職範本。
所以，請讓您內心的懶惰孩子放鬆一下。
基礎知識：每個到職核對清單都應包含的內容
基本的到職核對清單可以幫助您節省時間，思考您需要與每位新員工一起完成的所有事情，並且不會讓最重要的任務被遺漏。 雖然您可能無法為每位新員工複製所有內容，但有些事情 (例如訂購設備或將人員新增至薪資單) 將保持一致。
要做的事 | 何時進行 | 為什麼？ |
為新員工訂購設備 | 新進員工開始日期的前一週 | 這樣，您的新員工就能從第一天開始就擁有所需的一切 (筆記型電腦、辦公室鑰匙等)。 |
傳送歡迎電子郵件 | 新進員工開始日期的前一週 | 讓您的員工知道他們在工作的第一天會發生什麼。 |
協助他們完成所有人力資源部 (HR)、福利和薪資表單 | 第 1 週 (事先準備) | 建立一份清單，列出您需要新員工完成的所有文書工作，並協助他們在第一週內完成。 |
辦公室和建築物導覽 | 第 1 天 | 因為知道洗手間在哪裡是至關重要的 (好吧，好吧，緊急出口也是)。 |
安排與他們將密切合作的人進行一對一會議 | 在新進員工開始工作的第 1 或第 2 週前安排會議 | 讓新員工有機會認識新同事及其角色，同時鼓勵他們儘早與團隊會面。 |
瞭解公司政策，並在可能的情況下分享參考文件 | 第 1 週 | 清楚概述有關帶薪休假、人力資源部 (HR) 指南、價值觀、工作方式、活動、溝通等的一般性全公司政策。 |
提供常用工具的訓練 | 第 1 至 2 週 | 雖然某些工具是針對特定功能，但請確保員工了解全公司工具 (例如 Asana 或 Slack) 的標準協定。 |
經理：安排時間進行職能訓練 | 第 1 至 2 週 | 確保新進人員不會被晾在一旁。 在經理/導師的行事曆中留出充足的空間，以進行與其角色直接相關的訓練。 |
跟進並確保他們感到自在/不困惑 | 第 4 週 | 在一個月後與他們聯絡，確保沒有任何疑問或疑慮。 |
熱烈歡迎：新員工到職的有趣想法
每個到職流程都會有所不同，具體取決於您公司的規模、文化和其他因素。 那麼，何不藉此機會注入一些公司個性，真誠地歡迎新員工呢？ 通常，這些有趣的小附加元件有能力讓一個人的第一天工作從好變得更好。
以下是我們在 Asana 中進行的一些其他事情，您可以在到職流程中採用：
用禮物歡迎每位新員工： Asana 的每位新員工在第一天都會收到一份小禮物。 禮物不必太多；像桌面植物、印有公司標誌的 T 恤或街上咖啡店的禮品卡等小東西，都能讓他們感覺像在首頁一樣。
慶祝並介紹新進人員：在開始日，公司會邀請全員參加簡短的全員會議，讓每位新進人員自我介紹。 這是辦公室人員為新面孔命名，並快速瞭解新員工一兩個事實的好方法。
將新老員工聚集在一起：我們每個月邀請新員工採訪慶祝「Asana 週年紀念日」的員工，以交流故事並相互認識。
幫助新進員工瞭解領導層：我們每季度都會為所有新進員工舉辦一次與創始人的問答活動。 他們在我們創辦人的家中享用晚餐，並在輕鬆的環境中認識他們。
彙整一切內容：從到職核對清單到範本
準備好到職核對清單後，請儲存，以便為每位新員工複製流程。 這將有助於您減少花費在重新思考的時間，將更多時間用於真正重要的事情：讓這些新員工安頓下來！
作為新員工，在新工作的前幾天 (或幾週) 可能會感到尷尬或困惑，但有意識且井然有序的到職體驗有助於將這種情況降到最低。”
在 Asana，我們 (很自然地) 使用 Asana 來協助新隊友上線。 雖然文件非常適合用於參考和政策，但 Asana 專案更適合用於可執行的任務。 新員工可以確切地看到他們需要完成的內容和時間，然後在完成時將其標記為已完成。 經理和導師可以設定明確的截止日期，追蹤新員工的進度，或直接在任務中回答任何問題。
通常，我們會為新進員工準備一個專案，並為人力資源部 (HR) 和經理準備一個幕後工作專案。
Asana Premium 版使用者甚至可以建立專案並將其儲存為自訂範本，以便團隊快速套用至專案。
如何設定到職專案或自訂範本：
建立專案，使其成為您的到職範本。 將專案命名為「[姓名] 人力資源部 (HR) 到職範本」。 對於每一位新員工，您都可以複製此專案，並以其姓名來命名專案名稱。
將任務分解為區段：按時間順序、任務類型或以最適合團隊的方式進行分組。
在「註冊福利」、「加入我們的 401k 計劃」、「將公司印表機連結到您的電腦」等區段中新增任務。 在任務描述中提供清晰的說明、附加必要的檔案或連結，並使用 @ 提及引用其他任務或專案。 將「訂購電腦」等任務指派給合適部門中的某位人員。
當新進員工開始工作時套用範本，並編輯名稱以包含新進員工的姓名。 然後，為時間緊迫的任務新增截止日期，例如註冊福利或薪資。
考慮建立兩個專案：一個用於新僱員，另一個用於協助設定的幕後團隊。 將新進員工的經理/導師新增為兩者的專案追蹤者。
讓員工從正確的起跑點開始
到職流程不僅僅是訓練。 它還代表了一個留下良好第一印象的機會，更重要的是，已經證明它有助於公司留住員工(談論責任！)。 這對公司的每個人都很重要，而不僅僅是新進員工，因此做對這一點至關重要。 但別擔心，您可以做到！
取得我們的新員工到職範本，或探索更多人力資源部 (HR) 和到職範本。
