本文最初發表於 Reworked。
優秀的公司不僅僅重視員工體驗 (EX)，而且對此充滿熱情。 過去，這種執著轉化為類似成人遊樂場的辦公空間，擁有攀岩牆和豆袋等功能，咖啡師提供手工製作的拿鐵，以及用於減壓的寧靜冥想空間。
但是，在當今的分散式工作時代，辦公室和遠端員工都嚴重依賴數位工具，因此 EX 也越來越數位化。 這是一種諷刺的情況。 公司正在將資金投入數位工具，SaaS 授權的支出甚至超過了每位員工的醫療保健成本。 然而，他們缺少了一個關鍵的部分：這些工具如何影響員工數位體驗 (DEX)，無論是好是壞。
您的數位工具可能會破壞員工體驗。 以下說明您可以如何因應這個問題。
認識問題
正面解決此問題的第一步是承認問題。 根據一些估計，平均一家企業需要使用 300 多個 SaaS 工具，其中許多是協作工具。 這種數位雜亂不僅僅是一種不便，還會大大消耗員工的時間和注意力。
我們在 Asana 的智庫The Work Innovation Lab與史丹佛大學教授 Bob Sutton 和加州大學聖塔芭芭拉分校教授 Paul Leonardi 合作進行的研究揭示了這種混亂的驚人影響。 我們發現，工作者每天在協作工具之間切換就會損失 57 分鐘。 他們會額外損失 30 分鐘的時間來決定應該使用哪種協作技術來完成特定任務。 這意味著每天有將近一個半小時的時間沒有花在富有成效的工作上，而是浪費在工具之間切換的心理活動上。
此外，每次工作者切換工具時，都會面臨「重新定位稅」，每次都會損失超過 20 分鐘的時間，因為他們努力重新獲得專注力和動力。 這種情境切換的影響以及由此產生的專注力喪失會波及工作的各個方面，並產生更廣泛的影響。 根據我們的研究，近三分之二的知識型工作者表示自己有數位疲勞，這對個人幸福感和組織效率都產生了直接影響。
啟動技術稽核
解決問題和改進 DEX 的下一步是啟動技術稽核。 將其視為公司數位工具組的定期健康檢查。 我們的研究顯示，近一半的知識工作者 (43%)不確定其公司是否定期評估其協作工具的有效性。 當公司不進行定期稽核時，他們會在不知不覺中堅持使用冗餘或次優的工具，使其數位工作空間變得雜亂無章。
技術稽核不僅僅是計算工具，還需要瞭解誰使用這些工具、使用頻率、用於何種特定目的，以及產生多少價值。 一個妥善進行的技術稽核不僅可以淘汰不必要的內容，還可以微調數位生態系統，建立新的整合和工作流程，從而提高效率。 透過妥善進行技術稽核，您可以確保技術堆疊中的每個工具不僅僅是一個實用程式或預算項目，而是對 DEX 和整體組織績效的重要貢獻者。
在員工支持下，致力於由上而下的策略
有效的數位工具管理需要自上而下的策略。 在我們最近的研究中，我們發現 74% 的員工希望組織中的每個人都使用一套標準化的核心協作技術。 雖然超個人化工具的魅力似乎很吸引人，但員工更喜歡標準化的工具，這些工具可以減少情境切換，並使他們更容易找到完成工作所需的資訊。
我們最近的「協作淨化」介入進一步闡明了標準化和自上而下指導的必要性。 在實驗中，員工被要求暫停使用某些協作工具兩週。 在兩週結束時，超過一半的受訪者表示，這種數位排毒有助於他們識別技術堆疊中的冗餘工具。
不過，他們也表示需要領導者提供更多支援和指導。 作為領導者，您需要為員工制定明確的數位道路指南和規則。 何時應使用 Slack？ 那麼 Google 雲端硬碟呢？ Asana 呢？ PowerPoint 呢？ 為什麼？ 這種方法與自上而下的指令無關，而是關乎明晰（度）、一致性和策略。 積極尋求並納入員工的回饋也很重要。 現有的工具和政策是否與員工產生共鳴，並提高他們的生產力？ 還是它們只是數位化的繁瑣程序？
認識到資訊長的策略角色
資訊長 (CIO) 和其他 IT 領導者 (如 CTO) 在領導您的自上而下技術策略和控制數位工具蔓延方面發揮著關鍵作用。 他們的角色與其說是門衛，不如說是策略警戒：監控工具如何無害地滲透到公司中。 您的 CIO 在引導您的組織邁向更簡化的 DEX 方面至關重要。 請考慮這個組織的真實範例，其中 CTO 引入了「良性摩擦」來控制數位雜亂。
他指示會計團隊審查並報告公司卡上的每一筆與軟體相關的費用。 任何未經 IT 部門批准的工具都會立即被擱置，並要求經理正式證明其工具選擇的合理性。 審查確定該組織正在使用多個冗餘工具，例如 Slack、Teams 和 Webex 等類似功能。 最終，該組織將 SaaS 工具的數量從 55 個減少到 20 個基本工具。
DEX 的未來
在這個員工體驗日益數位化的世界中，公司面臨著一個關鍵的挑戰：適應或落後。 前進的道路不僅僅是一系列步驟，而是一場戰略性的革新。
