Outreach總部位於華盛頓，在倫敦和布拉格設有國際辦事處，其業務規模已擴大到內部工作流程失控的程度。 每個人都使用不同的工具，從工作管理平台到試算表，再到筆記應用程式。 團隊在訂定專案範圍、按時完成工作以及就共同目標保持一致方面遇到困難。 除此之外，IT 部門還試圖管理不斷增加的工具，並需要管理其安全風險，同時簡化其管理權限的方式。

IT 專案暨計劃經理 Carley McGee 知道必須採取行動。 Carley 負責公司的主要 IT 實施，並負責 Outreach 的軟體採購計劃。 她的團隊有 7 位成員，服務公司 600 多名員工，而這些員工都向她提出同一個問題：「哪個工具最適合用來管理我的工作？」

除了潛在的安全性問題之外，分散的工作流程還造成了以下環境：

• 高階主管難以獲得高階概觀。 團隊難以呈現有關其工作的資料，且沒有有條理的工作和決策封存。

• 由於工作未在同一處管理，因此很容易錯過電子郵件。 專案詳細資料有時會在混亂中遺失。

• 管理資源變成猜謎遊戲。 沒有人能夠掌握即將到來的工作，也無法規劃產能。

根據工作剖析索引，在使用工作管理軟體的組織中，有 64% 表示其公司已做好提高效率的準備，而沒有工作管理系統的公司中，這個比例僅為 27%。 Carley 希望確保 Outreach 站在高效率的一邊，因此決定尋找一種易於使用、安全且對獨立學習者友好的解決方案。 最重要的是，這必須是人們真正會使用的工具。

尋求簡單性、安全性和彈性

Carley 需要一個具有強大安全措施的平台，特別是考慮到目前的規範，例如歐盟的《一般資料保護規範》(GDPR) 和《加州消費者隱私保護法》(CCPA)。 當有人離開公司時，Outreach 必須能夠將資料妥善轉移給同事，而當內部團隊與第三方合作時，他們需要輕鬆管控協作者的存取權限等級。

作為第一步，Carley 和她的團隊審查了 Outreach 其他團隊訂閱的工具。 工程團隊使用一個對他們來說效果良好的專案管理平台，最初，Carley 的團隊考慮將其擴展到更廣泛的跨團隊使用。 但其介面很複雜，讓公司其他部門進行到職會造成資源緊張。 Outreach 最終讓工程部門繼續使用現有工具，並決定讓公司其他部門使用 Asana，因為 Asana 既簡單，又能適用於各種使用案例。 Outreach 只需將 Asana 與工程團隊的工具 Jira 整合，即可讓團隊掌握彼此的進度，並在平台之間分享資訊，從而防止形成資訊孤島。

藉助 Asana，Outreach 的 IT 團隊現在可隨公司成長而彈性地新增授權，並可將其連結至 Okta，這是他們用於安全身分管理的工具。 行銷人員可以限制從事行銷活動的承包商的存取權限，而 Asana 的多項安全認證可幫助團隊在保密機密資訊方面安心無虞。

任何具有多項安全認證並對安全性嚴肅以待的公司，我們都非常重視。

IT 專案和計劃經理 Carley McGee

進階使用者引領全公司採用

Outreach 最初擁有 100 多個 Asana 授權，但在一兩個月的時間之內，使用量就急速增加。

當新員工加入公司時，Carley 會透過 Okta整合將他們新增至 Asana，而對於需要入門協助的員工，她會使用範本建立「Asana 基礎知識」對接專案，以便他們積極學習如何使用平台。 進階使用者和 Asana 推廣者 (通常是來自 Outreach 各團隊的專案經理) 有一個 Slack 頻道，用來分享最佳作法並指導新進人員，而新進人員也可以在頻道中提出問題。

要說服高階主管採用工作流程變更，通常很困難。 但在實施時，Asana 的一位進階使用者負責領導銷售營運。 在每週的高階主管會議中，他會使用專案集功能展示其團隊的工作。 他們的所有專案都已在 Asana 中記錄並保持最新狀態，因此他不需要花費額外的精力來尋找成果或更新最新狀態。 他對 Asana 的使用展示了高層要獲得更高可視度是多麼輕鬆，並讓組織中的其他人也加入使用。

Carley 很喜歡 Asana 的一個功能，就是內建的使用情況和登入報告。 這讓她能夠輕鬆查看員工是否確實使用平台，並且隨著 Outreach 的 Asana 席次數目增加，她也能夠追蹤成本效益。

跨團隊採用幾乎就像一夜之間發生的。 在一兩個月的時間之內，突然一下子， 人們不斷請求 Asana 的存取權限。 它以相當快的速度得到推廣。

從規劃高階工作到追蹤一對一目標

Asana 設計靈活，可協助 Outreach 的各個團隊管理其工作流程：

• 行銷部門執行行銷活動、與承包商協作，並管理外部活動。

• 銷售營運部門接收請求、管理系統更新，並規劃即將到來的工作。

• 銷售管理部門使用 Asana 進行年度規劃，並在一對一會議中使用報告，以實現職涯發展的當責。

• 多個團隊也在工具中管理 OKR。

人力資源部現在透過在 Asana 中建置的自動化功能，辦理新進員工的到職訓練，而不再手動追蹤試算表中的所有內容。 招募完成後，招募團隊會透過專案來通知人力資源部 (HR)，並在其中設定一組任務 (例如：向外傳送新進員工的檔案組)，以利管理後端到職過程。 透過此自動化，人力資源部 (HR) 已消除兩個重複輸入的步驟。

除了 Asana 的標準工作管理功能 (例如專案、任務和截止日期) 之外，Outreach 團隊還有幾個個人最愛的功能。 分析團隊喜歡使用表單處理收到的請求，在管理佇列之前預先取得所需的詳細資料。 團隊還大力提倡使用規則，以便自動化步驟並節省時間，以及使用專案集，從而從高層次掌握專案的動態。

全公司使用 Asana 後，經理和他們部屬間的當責提升到了嶄新層次。 來回溝通減少了，工作的可見度提升了。 在 2020 年期間，當 Outreach 團隊全都得遠距工作時，這提供相當大的助益。 在 IT 方面，Carey 和她的團隊現在花費在管理應用程式上的時間減少了，並且更輕易地管理安全風險。

使用 Asana 進行順暢的 IT IT 管理

如今，Outreach 的工作不再遺漏細節，而且由於 Asana 中的專案啟動和期限提醒，團隊更加積極主動。 有了順暢的工作流程，Outreach 現在可以更好地服務其客戶，並以更高的效率繼續優化全球的銷售週期。

在我們的 IT 和安全團隊擁有好用的專案管理工具之前，我們必須花費大量精力，才能取得專案的最新情況，並瞭解事情的進展。 Asana 在這方面提供了極大的幫助。