自 20 年前成立以來， Awin的受歡迎程度不斷提升。 但即使有這樣的往績，團隊仍未準備好應對 COVID-19 疫情引發的快速加速。 專案變得更大、更複雜，且期限更緊迫。 仰賴試算表和電子郵件進行協作的孤立部門不再有效。 此模式也不適合 Awin 對未來的願景，即一個每週工作四天的世界是可行的。 Awin 以最佳化流程並採用能夠試行每週 32 小時工作制的工作方法為目標，開始尋找一個可在整個公司使用的工作管理工具。

尋找合適的平台來管理工作

Awin 對工作管理工具並不陌生。 不同的部門使用不同的工具來管理其工作。 然而，這造成了孤島，使跨部門協作變得困難。 Awin 所需要的是一個能簡化組織並與公司已在使用的系統 (例如Microsoft Teams和Jira)整合的平台。 此時，行銷團隊中已有 30 名員工在使用 Asana。 資深行銷經理 Alexandra Bietz 非常喜歡該平台，並向整個公司推薦該平台。 行銷團隊的支持有助於 Asana 獲得良好地位，但在測試和評估其他工具之前，該平台並未被選中。

Asana 成為首選，因為其介面直觀且易於使用，並且可為整個公司的工作提供完全的透明度。

透過黑色星期五行銷活動試用 Asana

Awin 認為，向整個公司介紹 Asana 的最佳方式是展示其效率的具體範例。 該公司與其德國銷售團隊試用了該平台，該團隊僅使用 Asana 管理黑色星期五前的行銷活動。 黑色星期五是零售業的重要日子，其籌備工作涉及大量溝通、談判和協調。 銷售團隊在 Asana 中有效地處理了所有這些事務，並就其體驗提供了非常正面的回饋。

在黑色星期五期間，一次處理 600 個任務是很常見的。 能夠在任務中進行溝通，同時查看任務進度，對我們來說是一大優勢。

Felix Witte，AWIN AG 企業發展與策略總監

有了這項成功經驗，Awin 將 Asana 引入全公司。 Asana 易於使用，這意味著大多數員工都能輕鬆採用。 更精通科技的員工立即開始使用 Asana的自動化功能，例如「規則」和狀態更新功能。 那些覺得使用 Asana 更具挑戰性的人，則從基本任務清單開始，以便習慣全新的工作方式。 Asana 的客戶成功團隊提供了額外的協助，向人們確切展示他們可以在平台上做些什麼。 無論採用程度如何，Awin 的透明度都大幅提升，整個公司立即感受到這一點。

現在，Awin 企業發展與策略主管 Felix Witte 是 Asana 最重要的倡議者之一。 Felix 表示，沒有任何其他平台能像 Asana 那樣如此迅速地被引入和採用。 Felix 表示：「Asana 提供許多小功能，這些功能結合起來時能帶來巨大價值。」 Felix 最喜歡 Asana 的一點是，不再需要記錄會議紀要，因為員工可以當場獲得待辦事項的指派。

到目前為止，沒有其他平台能像 Asana 一樣如此迅速地被引入和採用。 一開始我必須進行一些說服，但如今我的同事已經成為比我更重要的 Asana 倡議者。

Felix Witte，AWIN AG 企業發展與策略總監

提高效率，實現一週四日的工作天

Asana 提供的自動化和效率提升，使 Awin 得以試行每週四天工作制。 這項令人興奮的變化讓員工更有動力在平台上更好地組織工作。 其結果是工作更加精簡，資源使用更有效率。

以下是一些藉助 Asana 而得到改善的流程：

• 全球行銷團隊不再孤立，彼此可以輕鬆協作。 團隊可以向當地領導層以外的人員匯報，從而更輕鬆地協調全球活動並分享知識。

• 具有多個專案關係人的全球專案更易於管理。 例如，Awin Access 是一款針對小型線上商店的新產品。 推出此專案涉及不同的國際團隊，他們之間有數百個子任務。 Asana 讓管理這個專案變得輕而易舉。

• Awin 及其合作夥伴的新優惠可在 Asana 中輕鬆傳達。 不需要向全球各地寄送電子郵件或使用複雜的試算表，因為每個人都可以在 Asana 中查看與自己相關的內容。

• 現在，報告已自動化並簡化。 像 Felix 所在的開發和策略部門這樣的團隊，不再需要每個月都為了報告而追查相同的資料。 請求已自動化，資料流程也無需任何人動手。

總體而言，Asana 提供的更高透明度對 Awin 而言是一大成功。 能夠查看端到端的專案計劃，並可視化哪些任務彼此依存，讓員工能夠更好地管理其工作和資源。 現在，全球團隊更容易溝通，跨部門協調也顯著改善。

不再需要常見的令人困惑的電子郵件來回傳送。 參與專案的人可以使用 Asana 追蹤事務，不再需要在試算表中進行複雜的對應。

Felix Witte，AWIN AG 企業發展與策略總監

展望未來

Awin 現在已開始使用 Asana 來規劃目標與關鍵結果 (OKR)。 這是 Felix 和他的團隊率先推動的專案，現在整個公司都能瞭解他們的工作如何向上銜接，以實現更大的目標。 OKR 已成為一種不可或缺的管理工具，Awin 的領導者將繼續探索如何使用 OKR 以及 Asana 的更多功能，以持續賦予團隊權能，發揮最大潛力完成工作。