YMCA Victoria是一家非營利組織，其使命是透過為年輕人提供技能和信心，使他們能夠過上積極且獨立的生活，從而賦予他們力量。 該組織管理澳大利亞各地的主要休閒和水上活動中心，並經營營隊、體育活動、托兒中心、領導力計畫等。 

維多利亞市 YMCA 的行銷團隊在 COVID-19 大流行爆發前夕開始使用 Asana，以保持資訊同步，從而實現其目標。 這也正值部門重組之際，將來自不同業務單位的行銷和數位專家整合為一個約 40 人的單一行銷團隊。 

YMCA Victoria 的數位最佳化經理 Josh Russo 在 2019 年初領導了 Asana 的實施工作。 該計劃最初是為了支援他的數位服務團隊而採用，並立即取得了成功。 Asana 易於使用，允許將任務新增至多個專案，並提供即用型範本，協助團隊快速上手。 使用 Asana 帶來了以下成效：

• 透過改善溝通工作流程，大幅減少內部電子郵件和重複資料輸入。

• 由於團隊正在進行的工作更加透明，因此團隊之間的信任度有所提升。

• 有更多時間進行網站建置等策略性工作，從而提高了 KPI 的達成率。

由於 Asana 在 Josh 的團隊中取得了成功，該平台已在更廣泛的行銷團隊中推行。

Asana 在我們的一個關鍵階段登場。 它幫助我們更高效地工作，這在我們轉為遠距工作時至關重要。

Josh Russo，數位最佳化經理

轉變為遠距工作 

疫情爆發時，行銷團隊和全球大多數團隊一樣，轉為遠端工作。 此時，團隊已熟練使用 Asana，並遵循每月衝刺模式。 由於 Asana 在行銷團隊的日常運作中扮演著核心角色，因此轉換為遠距工作並未造成太大的干擾。 事實上，Asana 是團隊在經歷多次封城（包括全球最長的封城之一）期間開始工作和恢復正常運作時所使用的核心平台。 

要讓 40 個人以相同的方式工作真的非常困難，特別是在遠距工作的情況下。 由於我們能夠建立工作流程和範本、指派任務並將其儲存在多個專案中，Asana 使這項工作變得輕鬆。

Josh Russo，數位最佳化經理

YMCA Victoria 的業務橫跨多個產業，所有產業在封城期間都經歷了重大變革和限制。 行銷團隊有責任向超過 6 萬名客戶以及數千名員工和志願者傳達停業和重新開業的資訊，而 Asana 對此流程至關重要。 

藉助 Asana 管理封城措施 

以下是維多利亞市 YMCA 的行銷團隊如何使用 Asana 來應對新冠疫情封城所帶來的挑戰： 

• 有一個包含 600 個子任務的重新啟動任務範本，可協助行銷團隊快速關閉並重新開放所有 YMCA 據點。 從變更 Google 上的營業時間到更新網站資訊，每個小細節都包含在範本中。 一開始，團隊需要花一週的時間來溝通業務的關閉或重新開放；現在使用範本，所需時間不到一天，所需時間減少了 85%。 

• 在新冠疫情爆發前就已使用請求表單，但在封城期間變得更加重要。 使用 Asana 表單，企業中的人員可以從任何地方提出行銷請求，無需擔心請求會遺失或被遺漏。 僅在一個月內，行銷團隊就完成了 316 個請求，總計 4,258 個任務。 

• 現在，報告工作變得更加輕鬆，因為 Asana 會擷取他們所需的資訊，包括已完成的請求數量。 如此一來，儘管有封城措施和新冠疫情 (COVID-19) 造成的其他干擾，Josh 和其他團隊領導者仍能更輕鬆地維持日常業務運作。

整體而言，Asana 使整個團隊的溝通與協作變得更加輕鬆。 建立和分享專案、指派任務以及評論任務的功能減少了內部電子郵件的需求。 轉為遠距工作進一步增加了 Asana 的使用量，現在，大多數團隊成員在開始工作日時，會先開啟 Asana，然後才是其他平台。  

我們最近的重新啟動使網站流量增加了 84%，銷售商機增加了 80%。 若沒有 Asana 協助團隊建立的流程，就不可能管理這一切。

Josh Russo，數位最佳化經理

轉向混合式工作 

YMCA Victoria 現在已改採混合工作模式。 行銷團隊繼續在 Asana 中管理工作。 所有新加入的行銷團隊成員都會參加Asana 基礎知識培訓課程，然後再進入一個專門的維多利亞市 YMCA 入職專案，該專案概述了內部流程，例如如何使用範本進行團隊專案。

Josh 計畫建立一個大型專案，概述未來一年計劃的所有行銷活動，以便以更高的精準度進行追蹤和報告。 還有計劃建立一個內部 Asana 大使俱樂部，以便團隊能夠確保他們持續以最佳方式使用該平台。