Что на повестке? Как проводить эффективные совещания

Совещания, совещания и ещё раз совещания. Календарь переполнен: регулярные встречи команды, совещания по планированию, мозговые штурмы и контрольные встречи по проектам. И, скорее всего, так оно и есть.

Если совещания занимают так много времени, вы, должно быть, получаете от них большую пользу, независимо от того, руководите ли вы ими или участвуете в них, не так ли? К сожалению, большинство совещаний обречены на провал. Конечная цель не ясна (или даже не определена), нет повестки, которой можно было бы руководствоваться, и люди уходят с большим количеством вопросов, чем ответов. Работники хотят быть продуктивными и чувствовать, что тратят время на важные вещи, но когда совещаниям не хватает структуры, они кажутся неэффективными и пустой тратой времени.

Поскольку в (рабочем) дне не так много часов, предлагаем вам простой способ проводить эффективные совещания, чтобы все участники знали, какие темы будут освещены, и понимали дальнейшие шаги.

Время подготовки: создайте повестку совещания и поделитесь ею

1. Определите назначение и цель совещания

Прежде чем начать проверять календари людей, спросите себя: «Чего мы должны добиться на этой встрече?» Если это повторяющееся совещание, это также поможет вам определить, как часто вам нужно встречаться. Например, если вы планируете сеанс планирования, целью может быть определение важных этапов для достижения годовых целей вашей команды, а целью — определение дедлайнов и ответственных за каждый этап. Определив назначение и цель, можно приступать к планированию.

2. Что включить в повестку совещания

Теперь, когда вы знаете, зачем проводите совещание, пора создать повестку, которая будет направлять обсуждение в нужное русло. Хотя есть соблазн быстро набросать её на стикере прямо перед совещанием, подготовка повестки заранее гарантирует, что вы расставите приоритеты правильно и не забудете ничего важного.

Начните с определения тем, на которых вы хотите сосредоточиться на совещании. На ежегодном совещании по планированию это может быть обсуждение результатов, мозговой штурм и определение дел, которые нужно выполнить для продвижения планирования. Чтобы не сбиться с пути, выделите временные блоки для каждой темы, чтобы успеть обсудить всё необходимое.

3. Добавьте темы для обсуждения

Теперь самое время добавить темы, которые вы хотите обсудить. Добавьте их в соответствующий раздел повестки, чтобы обсудить в нужное время во время совещания. Чем подробнее вы опишете, что именно хотите обсудить, тем лучше.

Если вы создадите повестку в инструменте, где отслеживаете свою работу, вам будет легко добавлять существующие задачи или ссылки на них, чтобы у всех был необходимый контекст и вам не приходилось выполнять дополнительную работу.

Мы предпринимаем осознанные шаги к тому, чтобы проводить совещания более эффективно и продуктивно, и Asana оказывается важным компонентом в продвижении этой инициативы.”

4. Заранее поделитесь повесткой с участниками

Чтобы сразу перейти к делу, заранее поделитесь повесткой с участниками. Если она уже готова, можно включить её в приглашение на совещание. Так у участников будет время ознакомиться с темами обсуждения, подготовить необходимую информацию или задать уточняющие вопросы до начала совещания. Кроме того, это даст возможность добавить или предложить темы, если чего-то не хватает.

Начнём: придерживайтесь повестки и фиксируйте дела по ходу совещания

5. Назначьте секретаря

Записи будут служить письменным отчётом о вашей дискуссии, решениях и дальнейших шагах. Они также полезны для людей, которые не смогли присутствовать на совещании (Календарь конфликты реальны), но должны знать, что произошло. Поэтому перед началом совещания назначьте секретаря, который в идеале должен вести протокол в том же инструменте, что и повестка и работа. Так, когда людям понадобится свериться с решениями о важных этапах и проектах, принятыми на совещании по планированию, они будут точно знать, где искать.

6. Прорабатывайте пункты типовой повестки и темы для обсуждения

На этом этапе важно поощрять участие в обсуждении каждой темы. Надеемся, что люди придут подготовленными с информацией, мыслями и вопросами, поскольку они знакомы с повесткой (потому что вы поделились ею заранее 😉). Важно, чтобы коллеги по команде чувствовали, что их голос имеет значение. Кроме того, отличные идеи возникают, когда люди могут свободно обмениваться мнениями друг с другом. А благодаря структуре обсуждение будет оставаться целенаправленным по мере перехода от одной темы к другой.

7. Назначайте дела по ходу совещания

Отслеживайте и назначайте дела по мере их возникновения, а не дожидаясь конца совещания. Не забудьте также указать даты сдачи дел — это повысит ответственность коллег по команде и сделает ожидания более чёткими. Лучше всего отслеживать их в повестке (как в приведённом выше шаблоне), чтобы коллеги по команде могли обращаться к заметкам о совещании для контекста.

Совещание окончено

После завершения совещания вам не придётся тратить время на рассылку заметок или назначение поручений — всё уже будет сделано. И хотя подготовка к совещанию занимает некоторое время, преимущества продуктивного и эффективного совещания (почти) бесценны. Благодаря чёткой цели, повестке и обсуждению, направленному на действия, все участники будут знать, что обсуждать, и понимать, что делать дальше. А вы станете суперзвездой совещаний.

Узнайте, как Asana поможет вам обеспечить отличный опыт для работников, улучшив выполнение всех ваших межфункциональных программ и мероприятий.